Información general de Resource Scheduling Optimization
Las organizaciones que usan Dynamics 365 Field Service pueden programar artículos de dos maneras:
Manualmente: programe elementos manualmente utilizando el tablero de programación en la Programación de recursos universal.
Semiautomatizada: el asistente de programación identifica los recursos cualificados y ofrece sugerencias de hora.
Ambos métodos son excelentes opciones para programar artículos. El problema con estas dos opciones es que para las personas es casi imposible programar manualmente grandes cantidades de órdenes de trabajo de manera que se maximice la productividad de los representantes de campo y se minimicen los gastos para mantener los costes bajos. Muchas organizaciones recurren a soluciones de programación automatizadas para ayudar con estos escenarios de programación más complejos. Con la programación automatizada, los distribuidores pueden centrar su atención en manejar las anomalías de programación que se producen durante el día.
Resource Scheduling Optimization (RSO) es una funcionalidad adicional de la aplicación de Dynamics 365 Field Service que permite a las organizaciones programar automáticamente órdenes de trabajo para los recursos más apropiados. Las organizaciones pueden optimizar las reservas para minimizar el tiempo de viaje, maximizar las horas de trabajo, programar el técnico más cualificado y más, según los objetivos configurados, como "minimizar el tiempo de viaje" y "maximizar las horas de trabajo".
Ventajas de usar Resource Scheduling Optimization
Las ventajas de usar la RSO son los siguientes:
Programación automatizada - Programar automáticamente la mayoría de los requisitos para ahorrar tiempo y permitir a los distribuidores centrarse en las excepciones y la facturación.
Aumentar el alcance - Los distribuidores pueden administrar más recursos, lo que, a su vez, permite a la empresa ampliar los recursos que dichos distribuidores administran.
Satisfacción del cliente - La eficiencia mejorada permite tiempos de llegada y de finalización más predecibles y, además, programa de forma fluida técnicos alternativos para situaciones urgentes.
Eficiencia técnica y coste reducido - Ajustar más citas al horario laboral genera ingresos y reduce los costes de las horas extra.
Asimismo, coordinar las órdenes de trabajo y las aptitudes de los técnicos reduce el coste de las citas perdidas.
Consumo de combustible reducido y menos mantenimiento del vehículo - Asegurarse de que los técnicos están utilizando la ruta más corta posible con instrucciones paso a paso reduce el consumo de combustible y el desgaste de los vehículos.
Por ejemplo, en muchas organizaciones, si cada técnico de campo ahorra un depósito de gasolina al mes, los ahorros generalmente superarán el coste de RSO.
Mejor retención de clientes: dar preferencia a las órdenes de trabajo de mayor prioridad ayuda a evitar penalizaciones según el contrato de nivel de servicio (SLA) y ayuda a cumplir los compromisos de servicio al cliente.
Cómo funciona Resource Scheduling Optimization
Resource Scheduling Optimization (RSO) comienza observando los recursos de una organización y lo que los hace únicos. A continuación, analiza los requisitos de programación de los artículos que deben programarse. Proporciona un programa optimizado basado en los objetivos de optimización que define la empresa. Por ejemplo, maximizar las horas de trabajo de los técnicos, utilizar el técnico más cualificado y minimizar el tiempo de desplazamiento.
Por ejemplo, una organización que da servicio en el sector de los aires acondicionados recibe una llamada sobre una avería en el aparato de aire acondicionado de una residencia para personas dependientes; además, es el día más caluroso del año. Como es probable que muchos residentes tengan problemas de salud que empeoren por el calor y la humedad, es fundamental enviar de inmediato al técnico cualificado más cercano.
Después de crear una orden de trabajo para esta solicitud, se puede activar la RSO. Vería los requisitos de programación para la reparación del aire acondicionado. La RSO también tendría en cuenta las habilidades y certificaciones que se requieren para arreglar este artículo. También tiene en cuenta dónde se encuentra el cliente y si existen restricciones adicionales que podrían afectar a la persona programada.
Luego, la RSO identifica qué recursos están capacitados o certificados para trabajar con esa marca de aire acondicionado. Si identifica a varios recursos, analizará factores tales como la disponibilidad del técnico y la ubicación en relación con el artículo que se debe programar.
La RSO devuelve una programación optimizada del recurso más adecuado para reparar el aparato de aire acondicionado averiado.
Cómo se puede usar la RSO
Si bien cada organización tiene diferentes necesidades de programación y resultados deseados, existen varias situaciones comunes que pueden considerarse puntos de partida para escenarios más específicos en los que una organización puede usar la RSO.
Generalmente, entre estos escenarios se incluyen los siguientes:
Programación nocturna: por lo general, implica crear una programación de optimización que se realiza por las tardes u horas posteriores. Los trabajos fuera del horario laboral suelen implicar grandes cantidades de datos, como la optimización de recursos, requisitos y reservas para el día siguiente o, en algunos casos, la semana siguiente.
Programación intradía - Se usa para realizar programaciones u optimizaciones a medida que avanza el día. Este escenario generalmente implica la creación de una programación que se ejecuta varias veces durante un día específico, como cada hora. Este escenario podría usarse para programar nuevos artículos de alta prioridad.
Programación basada en condiciones: esta opción no usa programaciones predefinidas para ejecutar. La programación de los nuevos artículos y la modificación de los existentes se basa en condiciones que deben cumplirse. Por ejemplo, un artículo que se ha marcado como emergencia podría programarse de inmediato.
Cancelaciones y retrasos: se usa cuando una cancelación o retraso va a afectar solo a un recurso individual. Las organizaciones pueden optimizar la programación para un recurso específico, según sea necesario, para los plazos de tiempo que especifiquen.
Simulaciones: permite a las organizaciones ejecutar trabajos predefinidos de manera simulada para evaluar los resultados antes de la programación. Si les gusta lo que ven, pueden optar por aplicar la simulación.
Introducción
Las organizaciones deben tener Resource Scheduling Optimization instalado y configurado en un entorno de Dynamics 365 que ejecute Field Service. Después de instalar y configurar la solución, la RSO comenzará a optimizar y programar artículos en función de la configuración.
En la siguiente imagen, se proporciona una descripción general de alto nivel de los flujos de datos.
Después de implementar la solución en una organización, debe seguir los pasos que se indican a continuación, que aportan más detalles sobre el gráfico anterior.
Configurar Resource Scheduling Optimization
La organización define qué objetivos y limitaciones son más importantes para su negocio. Por ejemplo, una organización clasificará la importancia de minimizar el tiempo de viaje en comparación con maximizar las horas de trabajo y con las citas de alta prioridad. Este proceso es posible mediante configuraciones sin código.
La organización define qué recursos, requisitos y reservas deben optimizarse aprovechando las configuraciones sin código.
Ejecutar perfiles de Resource Scheduling Optimization: los trabajos de optimización se envían al servicio Resource Scheduling Optimization. Esta tarea se puede completar de varias maneras:
Con una programación, por ejemplo, todas las mañanas a las 8:00
Mediante el uso de desencadenadores, por ejemplo, cuando un cliente cancela un trabajo
A petición, con una opción Ejecutar ahora
El servicio solicita y recibe datos - Todos los registros (recursos, requisitos o reservas) en Dynamics 365 que coinciden con las condiciones que se definen en el ámbito de optimización se envían al servicio para su optimización.
Ver resultados: ver los resultados en el tablero de programación y los dispositivos móviles. Los distribuidores ven las citas optimizadas en todos los recursos del tablero de programación interactivo. Los agentes de campo ven sus citas optimizadas diarias y semanales en su dispositivo móvil.