Tablas listas para usar o personalizadas

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En esta unidad se describen las tablas estándar listas para usar que se utilizan en la configuración, junto con tablas personalizadas y el propósito para el que se utilizan. Esta información es importante porque Microsoft Dataverse tiene muchas tablas comunes y, como regla general, no se debe crear una tabla personalizada si ya existe una tabla estándar que aborde ese propósito. La razón es que, si sobrecarga su configuración con muchas tablas redundantes, afectará negativamente al rendimiento del sistema y hará que finalmente el sistema sea más difícil de usar (con un alto número de tablas redundantes que confunden a los usuarios en la Búsqueda avanzada). Cada tabla personalizada debe tener un propósito específico. Este tema también lo ayudará a identificar las tablas más utilizadas y a determinar si está en riesgo de sobrecargar las tablas.

Determine si se reemplazarán las tablas estándar por tablas personalizadas

En ocasiones, los configuradores se plantearán reemplazar la funcionalidad estándar por tablas personalizadas. Por ejemplo, los configuradores a menudo pensarán que si necesitan una oportunidad de venta, pero el formulario tiene que ser más sencillo que el formulario de oportunidad estándar, es más fácil usar una tabla personalizada. Sin embargo, debe tener en cuenta las opciones a las que puede estar renunciando si usa una tabla personalizada en lugar de una tabla estándar. El uso de una tabla lista para usar garantiza una mayor coherencia con las características principales de la plataforma. Dado que se agregan características adicionales con regularidad, el uso de tablas estándar hace que sea más fácil beneficiarse de estas nuevas características cuando se lanzan. Por ejemplo, si decidió reemplazar la tabla de oportunidad estándar por una tabla de oportunidad personalizada, no podrá usar Sales Insights y otras características de IA.

Para tablas específicas del sector, plantéese el uso de Common Data Model. Además del sistema de metadatos, Common Data Model incluye un conjunto de esquemas de datos estandarizados y extensibles que Microsoft y sus partners han publicado. Esta colección de esquemas predefinidos incluye tablas, atributos, metadatos semánticos y relaciones. Microsoft está colaborando de manera estrecha con representantes de varios sectores para lograr que Common Data Model sea más relevante para ellos a través de la creación de aceleradores del sector.

Los aceleradores del sector son componentes fundamentales dentro de Microsoft Power Platform y Dynamics 365 que permiten a los fabricantes de software independiente (ISV) y otros proveedores de soluciones crear rápidamente soluciones verticales del sector. Los aceleradores amplían Common Data Model para incluir nuevas tablas y así respaldar un esquema de datos para conceptos de sectores específicos. Microsoft se centra actualmente en ofrecer aceleradores para los siguientes sectores:

• Automoción
• Servicios financieros (incluidos banca y seguros)
• Educación (incluidas la educación superior y la educación primaria y secundaria)
• Organizaciones sin ánimo de lucro
• Fabricación
• Medios
• Comunicaciones

No vuelva a crear cuentas ni contactos

Al implementar Dynamics 365, por lo general, realizará un seguimiento de varios tipos de empresas, organizaciones y contactos en el sistema. Algunos tipos representan clientes u organizaciones de clientes, algunos pueden ser organizaciones de asistencia y asesoría, como empresas contables o despachos de abogados, y otros pueden ser tipos diversos de organizaciones, como asociaciones de comercio.

Por este motivo, deberá determinar cómo gestionar varias categorías de relaciones empresariales. El enfoque más común es usar la tabla de cuenta para todos los tipos de organización y, a continuación, una columna como el tipo de relación o columnas de opciones personalizadas para marcar empresas por su tipo o categoría. Las vistas se pueden filtrar según el tipo de empresa y las reglas de negocio pueden mostrar u ocultar condicionalmente componentes de columna y formulario según el tipo.

Para beneficiarse de una integración estándar con aplicaciones de finanzas y operaciones mediante el uso de la doble escritura, la mejor opción es usar las tablas y columnas predeterminadas que la solución básica de doble escritura agrega al entorno de Dataverse.

Otro enfoque es crear tablas personalizadas para cada tipo de empresa. Una razón que suele mencionarse es que puede que los usuarios necesiten usar cuentas por otro motivo más adelante, por lo que no quieren personalizar la tabla de cuenta.

Antes de volver a crear la tabla de cuenta como una tabla de empresa personalizada, debe considerar seriamente las opciones a las que renuncia al crear una tabla personalizada, como las siguientes:

• Varias direcciones: la tabla de cuenta tiene una capacidad de dirección única que admite varias direcciones. Las dos primeras direcciones se muestran en el formulario de la empresa, pero estos registros de direcciones se encuentran en la tabla de dirección del cliente relacionada. Si bien puede crear una tabla de dirección personalizada que esté vinculada a una tabla de empresa personalizada, la recreación de la lógica única donde las direcciones se almacenan en la tabla relacionada y se muestran en el formulario indica que las vistas de tabla requerirían desarrollo. Si necesita varias direcciones, use la tabla de cuenta.

• Jerarquía de contactos: las cuentas son el elemento principal de los contactos. Las actividades relacionadas con los contactos se consolidan en el registro de cuenta primaria. Esta jerarquía no se puede reemplazar por un registro de empresa personalizado. Puede crear relaciones adicionales con tablas de empresa personalizadas, pero la relación de cuenta estándar/contacto no se puede reemplazar. Si la empresa tiene contactos con sus relaciones de empresa principales con este tipo de empresa, o si desea acumular actividades de contactos a empresas, utilice la tabla de cuenta.

• Tablas de empresa: el control de mapa estándar en aplicaciones basadas en modelo no admite tablas de empresa personalizadas.

• Relaciones jerárquicas: las relaciones entre las cuentas primaria/secundaria y la visualización de jerarquía estándar, así como la consolidación de las actividades de la cuenta secundaria en la cuenta primaria, solo funcionan con tablas de cuenta estándar.

• Columna Cliente: Dynamics 365 incluye un tipo especial de columna de búsqueda polimórfica denominado columna de cliente. Esta columna permite vincular un registro a una empresa/cuenta o un contacto. Dynamics 365 no permite que se seleccionen tablas personalizadas de columnas de búsqueda polimórficas.

• Marketing: las listas de marketing solo pueden funcionar con contactos, cuentas y clientes potenciales, no con tablas personalizadas. Microsoft Dynamics 365 Marketing puede enviar a cuentas y contactos, pero no a tablas de empresa personalizadas.

En casi todas las situaciones, la tabla de cuenta debe usarse para registros de empresas de todo tipo, con las siguientes excepciones:

• Tipos menores de empresas que no son relacionales y tienen atributos mínimos. Piense en un tipo de organización sin contactos ni direcciones, y que solo exista con fines de búsqueda.

• Empresas no cualificadas o sin comprobar importadas desde tarjetas de presentación o formularios web que no queremos que contaminen la tabla de cuenta. Para estas situaciones, puede utilizar la tabla principal.

Determine si debe reasignar tablas del sistema

Supongamos que tiene un requisito empresarial que es similar a las oportunidades, pero que en realidad no es una oportunidad de ventas. En este escenario, debe determinar si reutilizar las tablas del sistema o crear nuevas tablas.

En las siguientes secciones se explican las situaciones que debe evaluar antes de reutilizar las tablas del sistema.

Piense en el futuro

El futuro de Dynamics 365 avanza mucho más rápido que nunca, por lo que el uso de tablas de formas no estándar puede causar problemas si Microsoft cambia la tabla que está utilizando. Además, si elige reutilizar una tabla del sistema poco usada, como la de contratos, corre el riesgo de que Microsoft opte por poner esa tabla en desuso en el futuro. Las tablas personalizadas no quedan en desuso. Además, si reutiliza una tabla del sistema, es posible que tenga problemas si más adelante necesita esa tabla para los fines previstos. Se han producido situaciones en las que los clientes han reasignado un caso y luego, cuando precisaban la administración de casos más tarde, tuvieron que abordarlo por medio de tablas personalizadas, porque la tabla de caso estándar ya se usaba para propósitos completamente diferentes.

Tenga en cuenta la sobrecarga

Muchas tablas del sistema tienen algunas columnas que no se pueden eliminar de los formularios. Por ejemplo, algunas columnas de tablas, como oportunidad, caso y campaña, no se pueden eliminar del formulario. Si bien puede ocultar estas columnas, tener varias columnas bloqueadas en el formulario puede sobrecargar la configuración del entorno. 

Tenga en cuenta la experiencia del usuario

Si su caso de uso es inferior al 50 % en consonancia con la funcionalidad de la tabla estándar, una tabla personalizada suele ofrecer a los usuarios una experiencia de usuario más sencilla que reducir una tabla del sistema más compleja. También es posible agregar flujos de procesos de negocio a cualquier tabla, incluidas las tablas personalizadas, lo que puede hacer que la experiencia del usuario de una tabla personalizada sea tan buena o mejor que la reutilización de una tabla del sistema.