Módulo de gestión de devoluciones
El módulo de gestión de devoluciones se utiliza para elaborar contratos, ofertas o acuerdos que se concluyan entre su empresa y sus clientes o proveedores, a fin de facilitar los cálculos. El módulo de gestión de devoluciones permite realizar el seguimiento tanto de las devoluciones como de las deducciones en una única ubicación, donde todos los usuarios pueden crearlas, evaluarlas y procesarlas con rapidez.
- Devoluciones: devuelve una parte del precio de compra por parte de un vendedor o comprador, por lo general cuando se compra una cantidad específica o productos por un valor específico, en un período concreto. A diferencia de las deducciones, las devoluciones se efectúan después de la factura completa del importe de compra.
- Deducción: se trata de una compensación, una consideración o una tarifa que se paga por obtener una licencia o el privilegio de usar propiedad intelectual como, por ejemplo, una marca, derechos de autor, una patente, o bien el uso de un recurso natural como puede ser, por ejemplo, la pesca, la caza o la minería. Las deducciones se suelen calcular como un porcentaje de los ingresos o ganancias del uso realizado. Cuanto más uso haya, mayor será la deducción.
- Regalías: las regalías del cliente son pagos que realiza una de las partes al por una parte al licenciatario o franquiciado por el derecho a usar el activo. Las devoluciones, las regalías y las deducciones tienen todas el soporte del módulo de nuevas devoluciones y deducciones.
Antes de crear y procesar transacciones en el módulo de gestión de devoluciones, debe configurar perfiles de registro para provisiones, devoluciones y cancelaciones. Los perfiles de registro se pueden configurar para un cliente o proveedor específico.
Las transacciones de devolución se generan automáticamente según el método de cálculo seleccionado y programado en trabajos por lotes. Además, se pueden configurar flujos de trabajo de acuerdos de gestión de devoluciones para revisar y aprobar acuerdos.
El módulo de gestión de devoluciones tiene un banco de trabajo central de devoluciones que ayuda a agilizar el procesamiento de las devoluciones. También se integra con el banco de trabajo de deducciones para permitirle procesar devoluciones como deducciones para los clientes.
Los siguientes elementos permiten a Supply Chain Management simplificar el proceso de devoluciones:
- Banco de trabajo de devoluciones: el banco de trabajo le permite ver y procesar todas las provisiones, devoluciones y transacciones de cancelación en un lugar central, en lugar de tener que abrir cada programa de devoluciones por separado. Desde el banco de trabajo de devoluciones, puede acceder rápidamente a todas las provisiones y reclamaciones de devoluciones, y procesar o depurar las transacciones.
- Categoría de adquisiciones: esta categoría, que tiene un tipo de pago de Pagar con proveedores, está en el perfil de registro de gestión de devoluciones. Puede utilizar esta categoría para crear el diario de facturas del proveedor de destino.
- Detalles de la gestión de devoluciones para las líneas de pedidos de compra y venta: estos detalles le permiten ver las devoluciones elegibles durante el proceso de entrada de pedidos.
- Mejoras en el banco de trabajo de deducciones: esta característica agrega soporte para escenarios de pagos cortos al permitir a los usuarios transformar devoluciones en deducciones.
Vea Descripción general del módulo de gestión de devoluciones para obtener más información sobre el módulo de gestión de devoluciones.
Cálculos flexibles
Los periodos de cálculo de devolución se pueden utilizar para ofertas de clientes y proveedores. Un periodo de cálculo de devolución define la duración, la frecuencia y el periodo de cálculo de la oferta. Las devoluciones suelen acumularse durante el periodo de devolución en función de las cantidades de los pedidos de venta o de los importes de los productos cualificados.
Se pueden configurar los siguientes periodos para el cálculo de un acuerdo de devolución:
Factura
Día
Semana
Mes
Trimestre
Año
Periodo personalizado
Cualquier múltiplo de los periodos enumerados anteriormente
El cálculo se puede aplicar a:
Clientes y productos seleccionados.
Grupos de clientes y productos.
Todos los clientes y productos.
Las ofertas de devolución pueden tener varias líneas. Las diferentes líneas de detalle de ofertas de devolución pueden tener diferentes intervalos de fechas. El periodo de provisión y el periodo de reclamación pueden ser diferentes. Por ejemplo, las provisiones se pueden procesar cada semana, mientras que las reclamaciones se pueden procesar una vez al mes.
Métodos de cálculo
Las devoluciones se pueden configurar como un porcentaje, una tarifa o un importe fijo. Los principales métodos de cálculo incluyen:
Escalonado
Acumulado
Reversión
Valor total
Además, los cálculos de las devoluciones se pueden ver reducidos por otras devoluciones que cumplan los requisitos si la devolución está configurada para calcularse en función del importe neto.
Las devoluciones de proveedores que se basan en pedidos de venta pueden calcular el precio según la regla de "el primero en entrar es el primero en salir" (FIFO), el último precio de compra, el precio de compra promedio o el precio de venta.
Transacciones de objetivos de devolución
Existen dos tipos de salida que puede generar un acuerdo de devolución:
Resultados financieros: incluyen diarios de deducción de clientes, facturas de servicios y facturas de proveedores, y se definen por el tipo de pago asignado a la oferta o acuerdo de devolución desde el perfil de registro. Las transacciones financieras de destino de devolución tienen una referencia al acuerdo de devolución original, que puede revisarse para fines de auditoría.
Salidas de artículos: las devoluciones a clientes crean un pedido de venta de artículos gratuitos. Las salidas de artículos para devoluciones de proveedor crean un pedido de compra. Las transacciones de destino de devolución de artículos permiten definir una referencia de devolución específica que se introducirá en el pedido de compra o venta de artículos gratuitos.
Cálculos de devolución precisos
La precisión de los cálculos de devolución está definida por la configuración de las ofertas, la frecuencia de cálculo, la base de cálculo y el método de cálculo. Las provisiones de devoluciones se suelen utilizar para acumular valores registrados y reclamados.
Las Provisiones se pueden configurar para diferentes períodos. El sistema puede gestionar la asignación, el pago o la recepción de la devolución en cualquier intervalo que coincida o exceda el periodo de provisión. La Cancelación sigue el mismo intervalo que la devolución. Los usuarios pueden cambiar un plan o importe de pago en cualquier momento durante el pago.
El proceso de administración de ofertas o provisiones se simplifica en un solo paso. Las provisiones y cancelaciones se registran directamente en el libro mayor. Además, puede generar notas de abono automáticamente. Esto significa que los proveedores y los clientes están completamente integrados. Durante el procesamiento, los cálculos pueden tener en cuenta descuentos de liquidación, facturas pagadas, descuentos comerciales y notas de abono existentes para garantizar de que los importes y los valores sean correctos.
Los cálculos de devolución generan transacciones que pueden verificarse antes de registrarse. Las transacciones de gestión de devoluciones se registran mediante otro proceso. El registro en transacciones propuestas puede crear un diario, una nota de abono o una transacción de débito. Los informes de transacciones y los listados de transacciones se pueden utilizar para supervisar el cumplimiento, la eficacia y la transparencia.
Pagos de regalías garantizados
Con la gestión de devoluciones, puede administrar las regalías de forma eficiente y cómoda, incluso cuando existen mínimos garantizados, gracias a la generación automática de pagos.
Maximizar el gasto frente a las devoluciones
El territorio, que se basa en el país/región de la transacción, se puede utilizar para agrupar proveedores y productos y ofrecer distintas ofertas. Cuando los usuarios eligen productos, pueden especificar los artículos que forman parte de la liquidación de la devolución y la cantidad de artículos que se aplicarán.
En la página Parámetros de gestión de devoluciones, puede configurar opciones para el módulo de gestión de devoluciones en todas las entidades jurídicas. Estas opciones cambian el funcionamiento de los registro, las actualizaciones de estado, las secuencias numéricas y otras cosas.
Flujos de trabajo para ofertas de gestión de devoluciones
La gestión de devoluciones emplea el marco de flujo de trabajo para aprobar acuerdos de devoluciones. Los dos procesos siguientes se gestionan con cada flujo de trabajo de gestión de devoluciones:
Un elemento de flujo de trabajo para aprobar la oferta.
Un elemento de flujo de trabajo para activar la oferta.
Se debe aprobar y activar una oferta de devolución a través de un flujo de trabajo de gestión de devoluciones antes de poder usarlo.
Para activar una oferta, envíela a la aprobación del flujo de trabajo. Para ello, vaya a Todas las ofertas de gestión de devoluciones > Seleccionar la oferta > Panel de acciones > Flujo de trabajo > Enviar.
Una vez completado el flujo de trabajo, la nueva oferta estará activa y podrá utilizarse.
Una vez que una oferta esté activa, no podrá modificar la mayoría de sus configuraciones. Para cambiar una oferta activa, debe desactivarla y luego crear una nueva oferta. Si desea que la nueva oferta sea similar a la anterior, puede copiar la anterior. Sin embargo, se pueden cambiar las siguientes configuraciones para una oferta activa:
Conciliar por
Garantía acumulada
Perfil de registro
Perfil de registro de garantía
Notas de documento
Divisa
Fecha de inicio
Fecha de finalización
Eliminar líneas de devolución
Estado de devolución
Configure los estados de las ofertas de devolución. Para ello, vaya a Gestión de devoluciones > Configuración > Estado > Estado.
En la página Parámetros de devolución, especifique el estado predeterminado de oferta de devolución.
Grupos de gestión de devoluciones
Los grupos de gestión de devoluciones para clientes, proveedores o artículos se pueden usar para impulsar los cálculos de gestión de devoluciones.
Grupos de clientes de gestión de devoluciones
Los grupos de clientes de gestión de devoluciones suelen configurarse para clientes relacionados con una cadena de empresas, por ejemplo, una empresa de franquicia o una cadena de supermercados, y normalmente están relacionados con las devoluciones.
Cree grupos de clientes de gestión de devoluciones. Para ello, vaya a Gestión de devoluciones > Configuración de grupos de gestión de devoluciones > Grupos de clientes.
Un cliente puede asignarse a diferentes grupos de clientes de gestión de devoluciones.
Grupos de proveedores de gestión de devoluciones
Configure los grupos de proveedores de gestión de devoluciones y agregue los proveedores que se utilizarán para las devoluciones. Para ello, vaya a Gestión de devoluciones > Configuración de grupos de gestión de devoluciones > Grupos de proveedores.
Grupos de devoluciones de artículos
Configure grupos de devoluciones de artículos y agregue artículos. Para ello, vaya a gestión de devoluciones > Configuración de grupos de gestión de devoluciones > Grupos de artículos.
Un artículo puede asignarse a diferentes grupos de artículos de gestión de devoluciones.
Perfiles de registro de la gestión de devoluciones
Configure los perfiles de registro de gestión de devoluciones para definir entradas de registro para las líneas de cálculo de gestión de devoluciones. Un perfil de registro seleccionado en el encabezado de la oferta se aplica a todas las líneas de la oferta.
La configuración de perfiles de registro se aplica a todas las empresas (entidades jurídicas). Además, puede especificar la empresa en la que se le acumularán las provisiones y quién pagará las reclamaciones. Además, puede especificar diferentes cuentas de débito de provisión y cuentas de crédito de cancelación por empresa de registro de origen.
Vaya a Gestión de devoluciones > Configuración del registro de la gestión de devoluciones > Perfiles de registro de la gestión de devoluciones para configurar perfiles de registro de gestión de devoluciones para clientes y proveedores.
Si establece el campo Conciliar por en Oferta en los detalles del negocio, no podrá usar la cuenta de oferta dinámica durante el registro. En su lugar, debe especificar una cuenta de cliente o proveedor. Si establece el campo Conciliar por en Línea en los detalles de la oferta, puede usar un perfil de registro que pone la contrapartida en una cuenta de oferta dinámica en la línea de oferta porque la cuenta del cliente o proveedor se especifica por línea de oferta.
Puede configurar una cuenta de registro para cada entidad jurídica en la ficha desplegable Registro por empresa de cada perfil de registro de gestión de devoluciones. Para ello, complete el registro de cada entidad jurídica y proporcione la siguiente información:
Tipo de débito: elija si desea registrar un adeudo a una cuenta contable o a un proveedor. Para devoluciones y regalías a clientes, el campo Tipo de débito se establece en Cuenta contable.
Cuenta de debe: especifique la cuenta donde se registra el importe de débito cuando se realiza una provisión de devolución.
Cuenta principal: introduzca la cuenta principal para las cancelaciones.
Administrar principios de reducción de devoluciones
Los acuerdos de gestión de devoluciones pueden usar principios de reducción para disminuir otras provisiones o cálculos del valor de devolución para un artículo. Puede configurar los principios de reducción de devoluciones y luego asignarlos a sus líneas de oferta de gestión de devoluciones, si es necesario. Las reglas del principio de reducción de devoluciones funcionan únicamente cuando las ofertas de devoluciones se superponen. Por lo tanto, se podrían conceder devoluciones adicionales cuando no se adeuden diversas devoluciones. Para configurar los principios de reducción de devoluciones, vaya a Gestión de devoluciones > Configuración > Principios de reducción de devoluciones.
Para cada principio de reducción, establezca los campos como se describe en la siguiente tabla.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Principio de reducción de devoluciones | Escriba un nombre único para el principio de reducción de devoluciones. |
| Descripción | Escriba una descripción del principio de reducción de devoluciones. |
| Aplicar reducción | Seleccione esta casilla para aplicar una base de reducción a las devoluciones que pertenecen a este principio de reducción de devoluciones. |
| Base de reducción | Si seleccionó la casilla Aplicar reducción, seleccione la base de reducción (Provisión, Devoluciones o Ambas). Si selecciona Ambos, y si se ha registrado tanto una provisión como una devolución para una oferta anterior, solo se aplicará la devolución. |
| Excluir de reducción | Si se selecciona esta casilla, las provisiones y las devoluciones que pertenecen a este principio de reducción de devoluciones se excluirán de las reducciones posteriores. La configuración del campo Base de reducción no se aplica a esta configuración. |
Ejemplos de configuración del principio de reducción de devolución
En la siguiente tabla se presentan ejemplos de configuración para los principios de reducción de devoluciones. El campo Descripción define el propósito del principio de reducción de devoluciones.
| Principio de reducción de devoluciones | Descripción | Aplicar reducción | Base de reducción | Excluir de reducción |
|---|---|---|---|---|
| Aplazado | Reducir devolución | Sí | Ambos | No |
| Exclreb | Excluir devolución | Sí | Devolución | Sí |
| Múltiple | Múltiples devoluciones | Sí | Ambos | Sí |
| Nada | Solo provisión y devolución | No | Ambos | Sí |
| Provisión | Solo provisión | Sí | Provisión | No |
| Devolución | Solo devolución | Sí | Devolución | Sí |
Ejemplos de cálculos del principio de reducción de devolución
Ha creado un pedido de venta con una línea de pedido de venta que tiene un valor de 1000 USD. Las siguientes ofertas se aplican a este pedido de venta:
Oferta 1: 10 por ciento sobre 1000 USD
Oferta 2: 15 por ciento sobre 1,000 USD
Oferta 3: 20 por ciento sobre 1,000 USD
Oferta 4: 25 por ciento sobre 1,000 USD
La forma en que trabaja define el orden de procesamiento, que es importante para el cálculo. En la siguiente tabla se describe el resultado si utiliza la secuencia 1, 2, 3, 4, y si procesa únicamente las provisiones.
| Oferta | Descripción y configuración | Resultado de provisión |
|---|---|---|
| 1 | La clasificación no comprueba otras ofertas para ver si hay reducciones. La comprobación se hace tanto para las provisiones como para las devoluciones. Aplicar reducción: no Base de reducción: ambos Excluir de reducción: no |
1000 USD x 10 % = 100 USD |
| 2 | La clasificación comprueba otras ofertas en busca de reducciones, pero está marcada para que ella misma sea ignorada. La comprobación se hace solo para devoluciones. Aplicar reducción: sí Base de reducción: devolución Excluir de reducción: sí |
1000 USD x 15 % = 150 USD |
| 3 | La clasificación comprueba otras ofertas para ver si hay reducciones. La comprobación se hace tanto para las provisiones como para las devoluciones. Aplicar reducción: sí Base de reducción: ambos Excluir de reducción: no |
(1000 USD - Oferta 1) x 20 % = 180 USD |
| 4 | La clasificación comprueba otras ofertas para ver si hay reducciones. La comprobación se hace tanto para las provisiones como para las devoluciones. Aplicar reducción: sí Base de reducción: ambos Excluir de reducción: no |
(1000 USD - Oferta 1 - Oferta 3) x 25 % = 180 USD |
Procesar, revisar y registrar devoluciones
Los acuerdos de gestión de devoluciones determinan cómo calcular los descuentos y las regalías utilizando diversos métodos y criterios. También definen qué incluir o excluir en el cálculo. Hay tres tipos de acuerdos de gestión de devoluciones: devoluciones de clientes, regalías de clientes y devoluciones de proveedores. Tienen muchas configuraciones comunes y algunas diferencias.
Para obtener más información acerca de los acuerdos de gestión de devoluciones, consulte Acuerdos de gestión de devoluciones.