Configurar gestión de contratos de regalías
La gestión de contratos de regalías está destinada a aquellas empresas que ejercen el derecho a usar los activos o la propiedad intelectual de un tercero. Ayuda a las empresas a gestionar mejor sus acuerdos de regalías mediante la automatización de las tareas que forman parte de la administración, el seguimiento y la realización de pagos de regalías.
En esta unidad se ofrece una descripción general del proceso típico de gestión de las tarifas de regalías, que incluye:
- Registrar los detalles del contrato de regalías negociado.
- Ejecutar los contratos negociados a través de ventas en curso y generación de reclamaciones de regalías.
- Aprobar y procesar las reclamaciones generadas de modo que puedan transferirse a Proveedores para proceder al pago.
La persona encargada de los contratos de regalías tiene las siguientes responsabilidades:
- Negociar los contratos con el licenciante.
- Registrar en el sistema los términos de los acuerdos de regalías y las tarifas correspondientes.
- Dirigir al personal que procesa las reclamaciones de regalías y efectúa los pagos de las tarifas.
Las personas que desempeñan estas funciones tratan de lograr los siguientes objetivos:
- Considerar, con flexibilidad, diferentes definiciones de contratos de regalías y las condiciones de estos.
- Reducir la carga administrativa y los errores asociados al seguimiento y el procesamiento de reclamaciones de regalías.
- Mejorar las previsiones de flujo de efectivo acumulando pagos futuros y evitando intereses por pagos retrasados.
Contratos de regalías
Un contrato de regalías es un registro de un acuerdo con el propietario de un activo o de propiedad intelectual. Especifica los términos y condiciones negociados según los cuales el licenciante reúne los requisitos para recibir una compensación económica cuando el licenciatario utiliza su propiedad para obtener ingresos.
Los contratos de regalías se registran en la página Acuerdos de regalías; para abrir esta página, seleccione Proveedores > Agente y regalías > Acuerdos de regalías.
Proveedores > Agente y regalías > Acuerdos de regalías
La pestaña Selección de la parte inferior de la página muestra los productos que reúnen los requisitos para aplicarles una tarifa de regalía.
En la pestaña General, situada en la parte superior de la página, varios campos ofrecen detalles adicionales sobre las condiciones del acuerdo tal como se negociaron con el licenciante:
- Acumular ventas por: especifica el periodo para el que se calculará el importe de una regalía, en función de las ventas acumuladas. Este periodo puede ser, por ejemplo, un mes. Si prefiere calcular el importe de la regalía cada vez que se factura una línea del pedido de ventas, seleccione Factura.
- Aprobación requerida: si esta opción está definida en Sí, el propietario de un programa de regalías debe aprobar las reclamaciones para que una regalía pueda convertirse en una factura pagadera al licenciante.
- Cuenta de acumulación y Cuenta de gastos: es preciso especificar los números de cuenta que recibirán los importes acumulados durante la etapa intermedia entre la aprobación y el procesamiento.
Puede configurar las tarifas de la regalía en la pestaña Importes de regalías, situada en la parte inferior de la página. Para configurar las tarifas como niveles, agregue una línea para cada nivel e introduzca los valores correspondientes en los campos Valor inicial y Valor final.
Importante
Para que un acuerdo sea válido, debe seleccionar Validación en el panel de acciones. A continuación, el valor de la opción Validada de la pestaña General, situada en la parte superior de la página, será Sí.
Vender productos que reúnen los requisitos para aplicarles una tarifa de regalía y generar una reclamación
Cuando un procesador de ventas crea un pedido de ventas para un producto para el que la empresa tiene un contrato de regalías, siempre que los detalles de la línea de pedido se ajusten a los criterios de la regalía, el programa identifica la futura tarifa de regalía.
Para ver si una línea del pedido de ventas reúne los requisitos para aplicarle una tarifa de regalía, seleccione la ficha desplegable Línea de pedido de ventas > Ver > Detalles de precio > Regalía.
La ficha desplegable Regalía muestra la tarifa de regalía obtenida del código de contrato válido que se aplica a una línea. Además, en Estimación de margen, en la ficha desplegable Detalle, el campo Importe de regalías especifica la tarifa de regalía aplicable a cada unidad de producto.
Nota
Para acceder a la página Detalles de precio, en la página Parámetros de clientes, en la pestaña Precios, en la ficha desplegable Detalles de precio, defina la opción Habilitar detalles de precios en Sí.
La reclamación de regalías se crea cuando se factura el pedido de ventas.
Procesar reclamaciones y transferirlas como pagaderas a Proveedores
Las reclamaciones de regalías que se generan representan pagos futuros al licenciante. El propietario del contrato acumula las reclamaciones durante el periodo correspondiente y, a continuación, crea un pasivo provisional para el licenciante mediante la aprobación de dichas reclamaciones.
El propietario del acuerdo de regalías es responsable de revisar periódicamente las reclamaciones generadas y aprobarlas según lo exija la política de la empresa. Una vez que las reclamaciones se han aprobado, el administrador de Proveedores las transfiere como facturas de compra al procesamiento de proveedores normal.
Para ver todas las reclamaciones, seleccione Proveedores > Agente y regalías > Reclamaciones de regalías.
En la página Reclamaciones de regalías, el campo Importe de regalías inicial especifica el importe de la tarifa que, una vez aprobado y procesado, se pagará al proveedor en concepto de regalía.
Los campos de la sección Ventas de la página especifican los detalles relativos a la factura de venta de origen, como el número de factura, el importe neto de la línea de factura y la cantidad.
Tenga en cuenta que cuando se genera una reclamación según un parámetro de tiempo, su estado es Para calcularse. Este estado se utiliza porque la regalía se concede en el parámetro de tiempo especificado. La reclamación no se incluirá, junto con otras reclamaciones, en el cálculo acumulado hasta que haya concluido el periodo definido.
Si el mismo proveedor tiene varios pedidos de ventas, las reclamaciones deben recalcularse para que se considere cualquier efecto acumulativo. En el panel de acciones, seleccione Acumular.
Cuando se ejecuta la acción Acumular, se registra un diario de acumulación de los importes de las reclamaciones. Para ver los detalles del registro, busque la reclamación en la lista de reclamaciones de regalías y, a continuación, en el panel de acciones, seleccione Transacciones de regalías para ver y acceder al diario de acumulación.
El asiento registrado especifica que la tarifa de regalías prevista se ha abonado en la cuenta de acumulación de regalías y que el gasto previsto se ha cargado en la cuenta de gastos de regalías acumuladas provisionales.
Para transferir las reclamaciones al proceso de proveedores normal, el empleado de Proveedores debe completar la reclamación de regalías. En la página Reclamaciones de regalías, en el panel de acciones, seleccione Procesar.
A continuación, se producen los siguientes eventos y el estado de la reclamación cambia a Completada:
- Un registro en el diario de acumulación de regalías revierte los importes provisionales anteriores en los importes acumulados pagaderos y de gastos.
- Se crea y registra una factura de proveedor por el importe de regalías.
- Como resultado, se efectúa un abono en la cuenta por pagar del proveedor y el correspondiente cargo en la cuenta de tarifas de regalías.
El número de cuenta para las tarifas de regalías se especifica para la categoría de compras utilizada en la línea de la factura de compra de la regalía. Esta categoría de compras, a su vez, se define en la pestaña Agente y regalías de la página Parámetros de proveedores.
Para ver el número de factura de proveedor, abra la página Transacciones de regalías desde la reclamación de regalías.