Configurar la gestión de contratos de agente
La administración de contratos de agente ayuda a las empresas a gestionar mejor sus acuerdos de corretaje mediante la automatización de las tareas que forman parte de la administración, el seguimiento y el pago de las comisiones adeudadas a los agentes.
En esta unidad se ofrece una amplia descripción general del proceso típico de gestión de las comisiones de agentes, que incluye:
- Registrar los detalles del contrato de agente negociado.
- Ejecutar los contratos negociados a través de ventas en curso y generación de reclamaciones de agente.
- Aprobar las reclamaciones generadas de modo que puedan transferirse a Proveedores para proceder al pago.
- Gestionar los casos de aprobación parcial de reclamaciones y contabilidad diferencial.
Contrato de agente
Proveedores > Agente y regalías > Contratos de agente
Un contrato de agente es un registro de un acuerdo con un agente. Especifica los términos y condiciones negociados según los cuales la empresa de corretaje tiene derecho a recibir una compensación económica por alcanzar los objetivos de ventas preestablecidos.
Los contratos de agente se registran en la página Contratos de agente; para abrir esta página, seleccione Proveedores > Agente y regalías > Contratos de agente.
El contrato incluye una condición negociada que determina quién deberá hacerse cargo de la comisión del agente (el cliente que compra el producto o la empresa que lo vende). Esta condición se configura en la página Códigos de cargos asociada.
La sección Detalles del contrato muestra las condiciones y el artículo que cumple con los requisitos de corretaje. La compensación económica que recibirá el agente por alcanzar el objetivo de ventas se indica en la sección Descanso.
La opción de configuración de cargo Comisión de agente indica que el cliente no es responsable del pago de la comisión por los servicios del agente. En este caso, la empresa vendedora será quien pague la comisión del agente como un gasto de ventas.
Si un contrato estipula que el cliente debe hacerse cargo de la comisión por los servicios del agente, el cargo asociado debe configurarse de modo que el campo Tipo de la sección Débito esté definido en Cliente/Proveedor. En este caso, la empresa recibe el pago de la comisión del cliente primero y luego paga el pasivo correspondiente al agente. Si es la empresa vendedora quien debe pagar la comisión del agente como gasto de ventas, el cargo asociado debe configurarse de modo que el campo Tipo de las secciones Débito y Crédito esté definido en Cuenta contable.
La cuenta de débito recibe los gastos intermedios en el balance de ingresos. La cuenta de crédito es una cuenta de pasivos provisionales en la que se consigna el importe del cargo (comisión) desde el momento en que el cargo se registra hasta el momento en que se aprueba la reclamación de agente y se transfiere al proceso de pago real como resultado del registro de la factura.
La sección Detalles del contrato del contrato de agente muestra las condiciones y el artículo que cumple con los requisitos de corretaje. La compensación económica que recibirá el agente por alcanzar el objetivo de ventas se indica en la sección Descanso.
El Estado del contrato debe ser Aprobado para poder aplicarlo a los pedidos de ventas que cumplan las condiciones definidas.
Vender productos que reúnen los requisitos para aplicarles una comisión de agente y generar una reclamación
Cuando crea un pedido de ventas que incluye líneas que cumplen con los requisitos del contrato de agente, puede ver la información relacionada en la página Pedido de ventas; para ello, seleccione Línea de pedido de ventas > Ver > Comisiones de agente.
Debido a que las acumulaciones de comisiones de agente se gestionan como un cargo, también puede acceder a la comisión del agente abriendo la página Cargos estándar desde el pedido de ventas. Seleccione la línea de pedido y, a continuación, seleccione Línea de pedido de ventas > Operaciones financieras > Gestionar cargos.
Cuando registra la factura del pedido de ventas, además del registro de las transacciones de factura de venta normales, también ocurre lo siguiente:
- Se genera la reclamación de agente para la línea de factura.
- El cargo acumulado que representa la comisión de agente se registra en las cuentas de pasivos provisionales y de gastos, según corresponda.
El registro de la comisión de agente acumulada se puede ver en las transacciones de asiento asociadas al diario de facturas de venta.
Revisar y procesar las reclamaciones
Una vez que las reclamaciones se han aprobado total o parcialmente, la factura de proveedor se crea y se registra, si la directiva para proveedores admite el registro. De esta forma, el crédito del proveedor se transfiere al proceso de pago normal.
Puede ver todas las reclamaciones en la página Reclamaciones de agente. Para cada comisión, el campo Autorizado especifica el importe de la comisión que, una vez aprobada la reclamación, se pagará al proveedor de servicios de corretaje.
Para aprobar una reclamación, en la columna Marcar, seleccione la casilla correspondiente a la línea. A continuación, en el panel de acciones, seleccione Aprobar.
Como resultado de la aprobación, ocurre lo siguiente:
- Un registro en el diario de gastos revierte el importe provisional anterior tanto en la cuenta de pasivos acumulados como en la cuenta de gastos acumulados.
- Se crea una factura de reclamación de agente (proveedor) por el importe de la comisión de agente aprobado. La factura de reclamación de agente se puede registrar automáticamente, como parte del proceso de aprobación de reclamaciones, o manualmente. El campo Registro manual de la pestaña Agente y regalías de la página Parámetros de proveedores especifica la directiva que controla el comportamiento de registro.
- Como resultado del registro de la factura de reclamación de agente, se efectúa un cargo en la cuenta de gastos y un abono en la cuenta por pagar del proveedor. El Número de cuenta de gastos se especifica para la categoría de compras cuando el gasto de compra para el registro de gastos se configura para los pedidos de compra. La categoría de compras se define en la pestaña Agente y regalías de la página Parámetros de proveedores.
En la página Reclamaciones de agente, puede revisar los registros y documentos asociados con la reclamación y el número de factura de proveedor que se ha creado para el agente. Si la factura de proveedor se ha registrado (automática o manualmente), en la pestaña Facturas, los campos Fecha e Importe en divisa de transacción contienen los valores correspondientes. Si la factura aún está pendiente, esos campos están en blanco.
Si el campo Aprobada de la línea de reclamación indica el mismo importe que el campo Autorizada, pero el valor del campo Diferencia es 0, la reclamación no tiene problemas sin resolver y ya puede cerrarse.
Procesar reclamaciones parcialmente
Si un cliente devuelve algunas unidades de un pedido de ventas, es posible que el agente ya no reúna los requisitos para recibir la comisión correspondiente a la cantidad devuelta. En este caso, debe aprobarse una segunda reclamación por el importe parcial. Seleccione Proveedores > Agente y regalías > Reclamaciones de agente y, a continuación, seleccione la reclamación que corresponda. En el campo Aprobación, introduzca la cantidad total menos las unidades devueltas. A continuación, en el panel de acciones, seleccione Aprobar.
Si existe alguna diferencia entre el valor de los campos Aprobada y Autorizada, esta diferencia se registra en el campo Diferencia. Estos valores indican que la reclamación aún está pendiente y que la diferencia debe gestionarse para poder considerar que la reclamación está cerrada.
Para gestionar la diferencia, seleccione la línea de la reclamación sin resolver y, a continuación, en el panel de acciones, seleccione Cerrar.
El sistema identifica que la reclamación todavía tiene un número de unidades pendiente y solicita al usuario que introduzca el código de motivo que justifica la diferencia.
Después de cerrar la reclamación, ocurre lo siguiente:
- Un registro en el diario de gastos revierte el importe provisional anterior tanto en la cuenta de gastos acumulados.
- El mismo registro revierte el importe provisional anterior en la cuenta de pasivos acumulados.
En la línea de la pestaña Diferenciales, se especifica el importe de la comisión de agente cuyo pago se ha desaprobado.
En los casos en los que quien paga la comisión de agente es la empresa, y no el cliente, las ganancias o las pérdidas asociadas al sobrepago o el pago insuficiente de una comisión no tienen que contabilizarse en el balance de ingresos. En estos casos, no se asociará ningún diario diferencial con la línea de Diferenciales.
A su vez, cuando gestiona diferencias en casos en los que la comisión de agente es responsabilidad del cliente, verá que el sistema registra un diario diferencial al cerrar la reclamación. Este diario efectúa un cargo/abono en la cuenta de cancelación de comisiones de agente y un cargo/abono en la cuenta de pasivos provisionales.
Nota
El número de la cuenta de cancelación se especifica en el campo Cuenta principal para un código de auditoría específico en la página Motivos diferenciales.