Configurar la administración de concesiones de comercialización
La administración de concesiones de comercialización ayuda a las empresas a gestionar programas de promoción de ventas que ofrecen recompensas monetarias de "salario variable por rendimiento" minorista a clientes que alcanzan objetivos de volumen y de comportamiento. Las capacidades de la función se han diseñado para empresas que se centran en procesos integrales de promoción para obtener ganancias, desde el presupuesto y asignación de fondos de promoción, hasta la configuración del contrato de asignación, la creación y procesamiento de reclamaciones, el procesamiento de pagos y el análisis de efectividad de la promoción.
En esta unidad se proporciona una amplia visión general de la función Administración de concesión de comercialización y lo ayudará a familiarizarse con el conjunto típico de tareas implicadas en la administración de un programa de promoción de ventas.
He aquí una descripción general para saber qué puede hacer con la función Administración de concesión de comercialización:
- Asigne fondos discrecionales a cuentas seleccionadas y establezca acuerdos de concesión de comercialización para promociones, basados en facturaciones por uso y pagos únicos de sumas totales (para un servicio acordado).
- Ejecute un contrato de promoción negociado a través de las ventas en curso y genere reclamaciones de facturación por uso.
- Calcule, apruebe y procese las reclamaciones generadas y luego transfiéralas a los clientes como deducciones para la liquidación de pagos.
- Concilie el pago parcial del cliente con la deducción adeudada.
- Siga el uso del fondo promocional y evalúe la rentabilidad y efectividad del programa.
Fondo promocional y acuerdo de concesión de comercialización
Un acuerdo de concesión de comercialización es un programa de incentivos que ofrece recompensas monetarias de salario variable por rendimiento a los clientes que alcanzan objetivos específicos de volumen y/o de comportamiento. Los fondos promocionales son gastos presupuestados; así, las campañas promocionales pueden captarse.
Los fondos asignados a acuerdos de concesión de comercialización se registran en la página Fondos. Para abrir la página Fondos, seleccione Ventas y marketing > Concesiones de comercialización > Fondos > Fondos.
En la página Fondos, puede ver los detalles de los fondos promocionales.
Ventas y marketing > Concesiones de comercialización > Fondos > Fondos
La ficha desplegable General muestra el período durante el cual el fondo es válido y su importe presupuestado. Para que el fondo se asigne al acuerdo de promoción, el campo Estado debe tener el valor Aprobado.
La ficha desplegable Clientes muestra la jerarquía de clientes. Para seleccionar los clientes a los que va dirigido el fondo, arrástrelos hasta Reembolsar a los clientes. Esta ficha desplegable también muestra cómo se distribuye el importe total del fondo.
La ficha desplegable Artículos muestra los elementos incluidos en la promoción.
Una vez establecida la definición del fondo, el siguiente paso en la planificación de la promoción es registrar los contratos de promoción (conocidos como acuerdos de concesión de comercialización), asignar fondos y definir objetivos de rendimiento para cada evento de comercialización.
Los acuerdos de concesión de comercialización se registran en la página Acuerdos de concesión de comercialización, que puede abrir seleccionando Ventas y marketing > Asignaciones comerciales > Acuerdos de concesión de comercialización.
Ventas y marketing > Concesiones de comercialización > Acuerdos de concesiones de comercialización > Nuevo
Seleccione Encabezado para cambiar a la vista Encabezado. En la ficha desplegable General, los campos Pedido hasta y Pedido desde definen el período durante el cual el acuerdo es válido. Un estado de aprobación de Interno aprobado para el acuerdo indica que el acuerdo aún no es válido y no se puede aplicar durante el procesamiento de pedidos de ventas.
La sección Análisis de la ficha desplegable General contiene campos importantes que definen las cantidades y los costes que se utilizan para la evaluación de promociones:
- Unidades base: especifica la cantidad de productos que deben venderse a los clientes seleccionados antes de aplicar la promoción.
- Cantidad de envío calculada: se calcula en función del valor Porcentaje de incremento, que es un aumento objetivo planificado para esta promoción.
- Coste de la concesión de comercialización: se calcula en función de las cantidades de los diversos eventos en el acuerdo de concesión de comercialización.
En la ficha desplegable Clientes, en la lista de la izquierda, puede seleccionar y ver grupos de clientes, que se configuran como jerarquías predefinidas. Luego puede seleccionar toda la jerarquía o cuentas específicas como objetivos para el acuerdo de concesión.
En la ficha desplegable Artículos, al igual que en la ficha desplegable Artículos de la página Fondos, los productos se agregan al acuerdo para asociar sus ventas con la asignación acordada.
En la ficha desplegable Fondos, puede ver los fondos de la promoción asociados a este contrato. También puede ver la asignación de costes de eventos del contrato. Una asignación del coste del evento del 100 por ciento significa que esta promoción se financiará exclusivamente con un fondo. Alternativamente, un acuerdo de promoción puede utilizar varios fondos y utilizar la asignación porcentual igual o diferencial.
A continuación, seleccione Líneas para cambiar a la vista Líneas.
La pestaña Eventos de comercialización muestra los tipos de eventos cubiertos por un acuerdo. Los tres tipos de eventos son facturación por uso, suma total y descuento en factura.
Al seleccionar el evento de comercialización y luego seleccionar la pestaña Importes, aparecen los detalles del evento.
En la sección Líneas de concesión de comercialización, puede especificar la cantidad o los rangos de importes que el cliente debe alcanzar de las definiciones para obtener recompensas.
En el caso de un evento de comercialización del tipo Facturación por uso, la sección superior de la pestaña Importes define las reglas bajo las cuales se aplicará, generará y pagará la facturación por uso. Por ejemplo, las reglas pueden especificar que las condiciones de las reclamaciones de facturación por uso deban:
- Basarse en la fecha de creación del pedido de ventas (el valor Tipo de fecha del cálculo es Creado).
- Calcularse en función del importe de la línea del pedido de ventas antes de los descuentos, no del importe neto, que incluye descuentos (el valor Procedente de es Bruto).
- Basarse en el volumen de los productos vendidos, no en la cantidad (el valor Tipo de salto de línea de devolución es Cantidad).
- Calcularse por período de un mes (el valor Acumular ventas por es Mes).
- Liquidarse como una deducción, no mediante el uso de A/P (el valor Tipo de pago es Deducciones de clientes).
En el caso de un evento de comercialización del tipo Suma total, la pestaña Importes muestra la cantidad que se pagará al cliente en forma de deducción cuando el cliente alcance un rendimiento específico. El estado de aprobación Abierto indica que la suma total no se ha pagado todavía.
Para aplicar el acuerdo a pedidos de ventas que cumplan las condiciones del acuerdo, el estado del acuerdo debe ser Confirmado.
Realizar ventas en el evento de comercialización planificado y generar reclamaciones de facturación por uso
Cuando crea un pedido de ventas con líneas que cumplen los requisitos del acuerdo, puede ver la información relacionada en la página Pedido de ventas; para ello, seleccione Línea de pedido de ventas > Ver > Detalles de precio.
En la página Detalles de precio, en la ficha desplegable Devoluciones, el vendedor puede ver una facturación por uso del acuerdo de concesión de comercialización válido (se muestra el Id. del programa de devoluciones) y el importe total aplicado a la línea. Este importe también aparece en el campo Importe de devolución en la sección Estimación de margen de la página Detalles de precio.
Cuando se registra la factura de venta, se genera una reclamación de facturación por uso correspondiente para cada línea de factura.
Para ver la página Detalles de precio, en la página Parámetros de clientes, en la pestaña Precios, seleccione la casilla Habilitar detalles de precio.
Procesar reclamaciones y transferirlas como deducciones a clientes
Los siguientes pasos en el proceso para manejar facturación por uso son revisar, calcular y aprobar reclamaciones, y luego convertirlas en deducciones.
El Área de trabajo de facturación por uso es donde el propietario del acuerdo de promoción revisa y procesa periódicamente las reclamaciones generadas. También es donde el administrador de clientes convierte las reclamaciones aprobadas en deducciones o pagos regulares, según el método de pago de la reclamación.
En la página Área de trabajo de facturación por uso, puede revisar las líneas de reclamaciones. Si las reclamaciones tienen el estado Para volver a calcular, deben volver a calcularse para cualquier efecto acumulativo.
Volver a calcular reclamaciones
Para volver a calcular las reclamaciones, en el panel de acciones, seleccione Acumular. A continuación, en el cuadro de diálogo Devoluciones acumuladas, seleccione el cliente.
Como resultado del nuevo cálculo, el programa genera nuevas reclamaciones de los importes para ajustar las reclamaciones originales al importe calificado de cada unidad. Se genera una reclamación de ajuste por cada combinación única de cliente, artículo, divisa, unidad de medida, dimensiones de inventario, dimensiones financieras y grupo de impuestos. Estas reclamaciones de ajuste tienen la misma referencia al pedido de ventas y al número de factura que las reclamaciones que se están ajustando, es decir, las reclamaciones que se crearon originalmente a partir del documento de ventas. A diferencia de la reclamación original, la reclamación de ajuste no tiene valores en los campos que describen los importes y la cantidad de la línea de pedido de ventas original.
Una vez completado el nuevo cálculo, el estado de las reclamaciones cambia a Calculado. Para aprobar las reclamaciones, en el panel de acciones, seleccione Aprobar.
Procesar reclamaciones y transferirlas a clientes
Las reclamaciones ya están listas para el procesamiento de clientes. Para procesaras, en el panel de acciones, seleccione Proceso.
Una vez procesadas las reclamaciones, el estado cambia a Marca e indica que un registro de diario (diario de acumulación de devoluciones, como se especifica en los parámetros de clientes) ha causado los siguientes eventos:
- Las reclamaciones se han transferido al saldo temporal del cliente como deducciones.
- La cuenta de acumulación de devoluciones se ha acreditado para representar el pasivo futuro del cliente.
- La cuenta de gastos de devoluciones se debita para reconocer el coste incurrido en relación con las ventas.
Para completar el proceso, el administrativo de clientes debe manejar las deducciones acumuladas transfiriéndolas al saldo del cliente como una nota de crédito (pasivo).
Para comenzar la tarea, en el panel de acciones de la página Cliente, seleccione Cobrar > Liquidar transacciones > Funciones > Programa de facturación por uso. Esta página de devoluciones muestra todas las reclamaciones de facturación por uso procesadas previamente.
Si desea crear una nota de crédito, seleccione la casilla Marca de todas las líneas y luego seleccione Funciones > Crear nota de crédito.
Se registra un diario al crear dicha nota de crédito. El diario que se registra es el Diario de consumo de clientes, como se especifica en los parámetros de clientes. Como resultado, el importe del pasivo real (crédito) se transfiere al saldo del cliente. Financieramente, esta situación implica que han sucedido los siguientes eventos:
- Se ha acreditado la cuenta por cobrar del cliente.
- Se ha debitado la cuenta de acumulación de devoluciones.
Para aprobar un evento de comercialización del tipo Suma total, seleccione el evento en la página Acuerdos de concesión de comercialización y luego, en la pestaña Importe, seleccione Aprobar.
Liquidar la deducción adeudada y el pago parcial del cliente utilizando el área de trabajo de deducciones
A menudo, en anticipación de facturaciones por uso, los clientes eligen realizar pagos parciales de facturas seleccionadas. Para evitar problemas de conciliación de pagos en el futuro, el administrativo de clientes registra dichos pagos parciales como deducciones al registrar los pagos reales de los clientes. A continuación, en el Área de trabajo de deducciones, dichas deducciones de clientes se pueden liquidar fácilmente en los importes de reclamaciones adeudados por la empresa.
Para registrar el pago parcial de un cliente en el Diario de pagos, seleccione Clientes > Pagos > Diario de pagos y cree un nuevo diario de pagos. Luego, en el panel de acciones, seleccione la página Deducciones, donde puede crear y realizar un seguimiento del importe que se haya pagado parcialmente.
El director de cobros es el responsable de liquidar la transacción de la nota de crédito abierta y la transacción de pago parcial comparándolas entre sí en el Área de trabajo de deducciones.
Para administrar las deducciones, seleccione Ventas y marketing > Concesiones de comercialización > Deducciones > Área de trabajo de deducciones. La sección superior de la página contiene líneas que representan los pagos parciales del cliente. La sección inferior de la página contiene las transacciones de crédito abiertas del cliente.
Para liquidar la deducción en la transacción abierta, seleccione la línea de deducción y luego, en la pestaña Transacciones abiertas, seleccione la línea. En el panel de acciones, seleccione Mantener > Asociar.
El estado de las reclamaciones de origen se establece en Terminado.
Analizar la eficacia de la promoción y del consumo de fondos
Para obtener una descripción general de las estadísticas clave del programa y el uso de fondos, puede usar varios informes y visiones analíticas disponibles en Administración de concesión de comercialización.
En la página Administración de concesión de comercialización, la pestaña Información general muestra los detalles principales del acuerdo de concesión de comercialización. Las demás pestañas muestran detalles más específicos sobre los documentos asociados, pagos y otros eventos relacionados con el programa.
La pestaña Resumen muestra la cantidad total de productos que se han vendido en la promoción, el importe de ventas que se ha facturado y las facturaciones por uso y sumas totales que se han pagado.
La pestaña Créditos de facturación por uso contiene los detalles de las facturas individuales que se han cargado al cliente.
Para obtener una descripción más analítica de las diversas medidas de rendimiento de la promoción, puede usar la vista de análisis seleccionando Ventas y marketing > Concesiones de comercialización > Acuerdos de concesión de comercialización. En el panel de acciones, seleccione Análisis.
Además, puede usar la vista de análisis para obtener una descripción más analítica de las diversas medidas de rendimiento de la promoción. Vaya a la vista de análisis seleccionando Ventas y marketing > Concesiones de comercialización > Acuerdos de concesiones de comercialización y, luego en el panel de acciones, seleccione Análisis.