Trabajar con equipos, instalaciones y grupos
Es importante que las organizaciones puedan programar recursos que sirvan de respaldo a todas las posibles situaciones de programación que ellas brinden. Para ayudar con esto, la Programación de recursos universal proporciona varios tipos de recursos. Puede usarlos para gestionar todo, desde reservar una habitación a situaciones más avanzadas donde necesitamos varios tipos de recursos para el mismo trabajo. Además, define recursos para usuarios, cuentas, contactos o piezas de equipamiento específicos. También se pueden definir recursos que representen instalaciones, equipos o grupos de recursos.
Definición de recursos de instalaciones
Al crear recursos, podemos definirlos como recursos de instalaciones. Los recursos de instalaciones resultan útiles cuando necesite reservar un espacio físico, como una habitación para un evento, o un puesto de reparación en un taller mecánico. Las instalaciones también resultan útiles si necesita programar una cita con una persona en una instalación, por ejemplo, una cita para que alguien arregle un portátil en una tienda de Microsoft o una consulta sobre gestión de patrimonio en un banco.
Dado que las instalaciones representan una ubicación física (por ejemplo, una sala de conferencias o un espacio para reuniones), tienen que estar asociadas con una unidad organizativa que contenga una dirección válida en términos de latitud y longitud. Es preciso fijar a la dirección de la unidad organizativa las ubicaciones de inicio y finalización de una instalación.
Equipos
Los equipos constituyen un tipo de recurso empleado cuando necesita representar un grupo predefinido de personas que se puede programar para distintos elementos. Por ejemplo, una empresa podría usar un equipo que proporcione servicios de limpieza de habitaciones para representar y definir los equipos de limpieza individuales que se envían a realizar los trabajos. Los equipos aparecen en el tablero de programación igual que cualquier otro recurso. Los miembros de un equipo se pueden mostrar en el tablero de programación, para poder ver la disponibilidad general de todos los miembros del equipo. Cuando se programe un equipo, todos los miembros del equipo quedarán programados también.
Cuando se seleccione equipo como tipo de recurso, tendrá que definir los miembros concretos del equipo. Defina los miembros del equipo seleccionando la pestaña relacionada del registro de recurso del equipo y la opción Grupos secundarios del recurso. A diferencia de otros registros en Dynamics 365, cuando esté definiendo un miembro del equipo, es preciso cumplimentar todos los campos del formulario.
Por cada miembro del equipo que defina, tiene que proporcionar lo siguiente:
Nombre: el nombre del recurso tal y como aparece como parte del equipo. Por ejemplo, Equipo de instalación 1 - Dave.
Recurso principal: define el nombre del equipo al que el recurso estará asociado. (Se rellena automáticamente de forma predeterminada).
Recurso secundario: define el recurso que se puede reservar que desea asociar al equipo.
Fecha desde: la primera fecha en que el recurso estará disponible como miembro del equipo.
Fecha hasta: la última fecha en que el recurso estará disponible como miembro del equipo.
Importante
Un recurso solo puede asociarse con un equipo o grupo de recursos durante un periodo de tiempo concreto. Por ejemplo, si han asignado a Ashley al equipo de limpieza de habitaciones uno del 1/1/2019 al 31/1/2019, no podrá estar en otro equipo o grupo de recursos durante dicho periodo de tiempo.
Cuando intente programar un equipo para una fecha concreta, solo se mostrarán y se podrán programar los recursos que pertenezcan a ese equipo en las fechas y horas especificadas.
Por ejemplo: una organización ha definido un nuevo equipo llamado Maid Crew 1. Han agregado los siguientes recursos secundarios al equipo.
Responsable del equipo 1: Ashley Chinn - Del 1 de junio al 31 de diciembre.
Miembro 1 del equipo 1: Bernadette Foley - Del 1 de junio al 31 de diciembre.
Miembro 2 del equipo 1: Clarence Desimone - Del 1 de junio al 31 de octubre.
Sustituto 1 del equipo 1: Dawn Phelps - Del 1 de septiembre al 31 de diciembre.
Si un distribuidor intenta programar el equipo para un trabajo el 4 de septiembre, todo el equipo se mostrará y programará, ya que todos están definidos como miembros del equipo en esa fecha. Sin embargo si un distribuidor trata de programar el equipo para un trabajo el 12 de diciembre, solo Ashley, Bernadette y Dawn aparecerán y estarán programadas, ya que Clarence no está definida como miembro del equipo a partir del 31 de octubre.
Grupos de recursos
Los grupos de recursos permiten a los programadores reservar requisitos para un grupo genérico sin necesidad de decidir qué recurso hace realmente el trabajo. Después, podemos reprogramar estas reservas para los miembros del grupo en una fecha posterior.
Hay muchas razones por las que puede resultar útil definir grupos de recursos.
Prevenir el compromiso excesivo: al programar trabajos, los grupos de recursos pueden actuar como marcadores de posición. Úselos para bloquear y marcar el tiempo como comprometido hasta que se puedan proporcionar los recursos reales.
Ayudar en la distribución regional: los distribuidores centrales que supervisan varias regiones pueden usar los grupos de recursos como marcadores de posición hasta que el jefe local correspondiente pueda proporcionar los detalles específicos.
Planificar la capacidad: aunque aún no se conozca el recurso específico, se puede definir la capacidad de un grupo y designar los recursos más adelante. Los programadores pueden seguir programando, ya que la capacidad del grupo se puede ajustar como si fuera un recurso con nombre.
Habilitar de manera deliberada la reserva en exceso para las cancelaciones previstas: con los grupos de recursos podemos reservar en exceso los recursos dando por hecho la posible cancelación de algunos clientes.
Los grupos de recursos se crean igual que el resto de recursos. Cuando seleccione el grupo como tipo de recurso, tendrá que definir el tipo de grupo de recursos. La idea es que los grupos de recursos sean recursos homogéneos, esto es, conviene que sean todos del mismo tipo. Por ejemplo, podría tener un grupo de recursos que sean electricistas, o un grupo de habitaciones que tengan la misma capacidad de programación. Los grupos de recursos también tienen la capacidad de calcular automáticamente la capacidad del grupo, esto es, cuántos recursos hay en el grupo.
Un grupo de recursos puede pertenecer a los siguientes tipos.
Instalaciones: representan edificios o ubicaciones.
Las instalaciones deben tener una unidad organizativa definida a partir de ellas.
Las ubicaciones de inicio y de fin deben fijarse a la unidad organizativa seleccionada.
Cuentas/Contactos/Usuarios: representan personas y elementos individuales que se pueden programar.
Equipamiento: piezas de equipamiento.
Importante
Un recurso solo puede asociarse con un equipo o grupo de recursos durante un periodo de tiempo concreto. Por ejemplo, si han asignado a Ashley al equipo de limpieza de habitaciones uno del 1/1/2019 al 31/1/2019, no podrá estar en otro equipo o grupo de recursos durante dicho periodo de tiempo.