Definir recursos que se pueden reservar
No todas las organizaciones usan los mismos modelos de distribución cuando programan recursos para realizar el trabajo. Por ejemplo, una empresa de servicios profesionales que se especializa en escenarios de asistencia técnica puede programar principalmente al personal interno para que realicen trabajos de servicio. Por otro lado, un minorista de grandes tiendas solo puede usar contratistas independientes para tareas como instalar alfombras, armarios de cocina o electrodomésticos. Una empresa de HVAC podría usar un modelo híbrido que utiliza tanto contratistas independientes como recursos internos. En muchos escenarios, puede que las organizaciones necesiten programar más que solo individuos. Por ejemplo, una empresa médica podría programar primero consultas de procedimientos con sus clientes. En esos escenarios, no solo necesita programar a una persona, sino también una sala o una máquina para ayudarle en la consulta.
La Programación de recursos universal ofrece a las organizaciones flexibilidad para poder adaptarse a cualquiera de estos escenarios de programación y otros muchos mediante la creación de recursos. Un recurso puede representar cualquier cosa que necesite una programación como personas, equipos o instalaciones.
Al crear recursos en URS, podemos definirlos del siguiente modo.
Genérico: se usa como un marcador de posición para definir un tipo de recurso que se precisa, hasta que se pueda utilizar en su lugar un recurso con nombre específico.
Contacto: define que el recurso está asociado con un registro de contacto de Dynamics 365.
Usuario: especifica el recurso como un usuario interno asignado a un registro de usuario de Dynamics 365.
Equipo: define los recursos como un equipo específico.
Cuenta: define que el recurso está asociado con un registro de cuenta de Dynamics 365.
Equipo: representa varios recursos que se pueden programar juntos para un elemento específico.
Instalaciones: representa una instalación que se puede programar, como un edificio o una sala.
Grupo: representa un conjunto de recursos.
Dependiendo del tipo de recurso que elija, aparecerán diferentes campos en el registro de recursos para que pueda asociar el recurso con registros como una cuenta, un usuario o un registro de contacto. Cada recurso que defina tiene dos pestañas que se pueden usar para la configuración. Esas pestañas son General y Programación. En función de las diferentes aplicaciones propias de Dynamics que haya instalado, es posible que haya pestañas adicionales, como Proyecto, Servicio de campo u Omnicanal. Cada una de esas pestañas contiene configuraciones únicas para esas aplicaciones.
Tras guardar el recurso por primera vez, estarán disponibles otros elementos para que pueda asociar dicho recurso con características (aptitudes) y categorías (roles). Puede que haya más pestañas para las organizaciones que utilizan Field Service o Project Service Automation.
Pestaña de programación
La pestaña de programación define los elementos necesarios que establecen cómo se presentan los recursos en el tablero de programación y qué opciones de programación están disponibles.
Uno de los elementos más importantes que debe definirse es la información de ubicación que usa el tablero de programación para el recurso. Los elementos que deben definirse son los siguientes.
Ubicación inicial: define dónde comienza el recurso un día en concreto. Esto se usa para ayudar en la asignación de rutas para el recurso.
Ubicación final: define dónde finaliza el recurso un día en concreto. Esto se usa para ayudar en la asignación de rutas para el recurso.
Unidad organizativa: define la unidad organizativa específica a la que pertenece el recurso y desde la que se programa.
Al definir una ubicación inicial y final, dispone de tres opciones que puede definir.
Dirección de la unidad organizativa: usa la latitud y la longitud asociadas con las unidades organizativas a las que pertenece el recurso.
Dirección del recurso: usa la latitud y la longitud asociadas al registro correspondiente en función del tipo de recurso:
Tipo de recurso, usuario: usa la latitud y la longitud asociadas con la dirección definida en su registro de usuario de Microsoft 365.
Tipo de recurso, contacto: usa la latitud y la longitud asociadas con la dirección definida en su registro de contacto de Dynamics 365.
Tipo de recurso, cuenta: usa la latitud y la longitud asociadas con la dirección definida en su registro de cuenta de Dynamics 365.
Ubicación incierta: no tiene ubicación específica definida. Puede ser útil cuando los recursos no tienen una ubicación inicial y final claramente definida.
Además, puede especificar si el recurso se muestra en el tablero de programación o si está disponibles para la búsqueda de recursos.
Pestaña Servicio de campo
Si su organización utiliza Dynamics 365 for Field Service, habrá otras opciones disponibles para la definición en la pestaña Servicio de campo. Lo que sigue es una lista con algunas de estas opciones.
Tarifa por hora: le permite especificar la tarifa por hora que se cobrará por el recurso cuando se agregue a órdenes de trabajo.
Aprobación de indisponibilidad requerida: especifica si se requiere aprobación cuando el recurso presente una solicitud de indisponibilidad.
Almacén: especifica qué almacén se debe asociar con el recurso. Un almacén suele estar en cualquier lugar donde se puede ubicar el inventario. En el caso de un recurso, el almacén podría ser el camión que conducen cada día.
Habilitar programación incremental: la programación incremental solo le muestra al recurso un número específico de elementos programados a la vez. Por ejemplo, es posible que solo desee mostrar al recurso sus próximas dos reservas. De esa manera, si la programación cambia a lo largo del día, el técnico solo verá las reservas a medida que se acerquen las horas programadas.
Cuando se programan recursos para trabajar en elementos, a menudo deben tenerse en cuenta otros aspectos para encontrar el mejor recurso. Por ejemplo, elementos como qué habilidades o certificaciones se precisan o en qué zona se está programando el elemento. Dynamics 365 proporciona más elementos que se pueden definir en el recurso para facilitar la identificación del recurso ideal para un trabajo.
Características: las características son otra forma de determinar las aptitudes del recurso. Puede definir las aptitudes del recurso en la subcuadrícula de características del registro del recurso. Al agregar una nueva característica para un recurso, debe definir lo siguiente.
Característica: define la aptitud o certificación que posee un recurso.
- Las características disponibles se basan en las aptitudes de los recursos que se han definido para la organización.
Valor de calificación: define el nivel de competencia que tiene el recurso con esa aptitud o característica.
El menú desplegable se rellena con todas las calificaciones definidas para todos los modelos de competencia.
Puede seleccionar la flecha abajo para ver el modelo de competencia específico con el que está asociada una calificación.
Asociaciones de categorías: permite definir qué roles de recursos están asociados con un recurso específico.
- Se pueden definir múltiples asociaciones de rol/categoría para un recurso.
- Zonas de ventas de recursos: permite definir las zonas específicas a las que pertenece un recurso. Un solo recurso se puede asociar a varias zonas.
- Plantillas de trabajo: se usa para definir las horas laborales en las que un recurso está disponible para su programación.
Definición de las horas laborales de un recurso
Cuando programa recursos en el tablero de programación, las horas laborales de los recursos se utilizan para ayudar a determinar la disponibilidad. Cada recurso que cree necesita tener definidas sus horas de trabajo e información de zona horaria. Esto garantiza que aparezcan correctamente y que no se programen fuera de los horarios en los que están disponibles. Las horas laborales de los recursos se pueden definir de las siguientes dos maneras.
Botón Definir horas laborables: le permite definir manualmente las horas laborales de un recurso. Los horarios pueden definirse diariamente o semanalmente y aplicarse hacia delante. Las horas laborales se pueden establecer en:
Las mismas todos los días
Variar por día
Nada
Asegúrese de que la zona horaria esté configurada con el valor correcto para el recurso.
Aplicar una plantilla de horas laborales: le permite asociar el recurso con una plantilla de horas laborales existente. Las plantillas se basan en las horas laborales de un recurso existente.
Las plantillas de horas laborales se aplican seleccionando los recursos a los que desea aplicar la plantilla y haciendo clic en el botón Establecer calendario.
Las plantillas de horas laborales se pueden crear en Configuración > Plantillas de horas laborales.
Dependiendo de los tipos específicos de recursos que esté creando, puede que deban definirse otros elementos para garantizar que se puedan programar adecuadamente.