Instalación y configuración

10 minutos

Antes de que una organización pueda programar elementos usando la Programación de recursos universal (URS), hay varios componentes que deberá configurar primero para garantizar que la programación sea efectiva y se ajuste a las necesidades de la organización.

Las organizaciones deberían considerar elementos como los siguientes:

¿Qué tipo de artículos estamos programando?
- ¿Se pueden programar los recursos para varios elementos en un solo día (pausas, citas, etc.), o tienden a funcionar solo en un elemento durante varios días a la vez (proyectos)?
¿Cómo aparecen los elementos no programados?
- ¿Pueden existir estados múltiples para elementos no programados?
¿Cómo aparece un elemento programado?
- ¿Hay alguna diferencia entre simplemente estar programado y estar trabajando en ello?
- ¿Qué pasa con los elementos como los descansos y los tiempos de viaje? ¿Cómo afecta eso a los estados de las reservas?
¿Utiliza información GPS?
- ¿Desde dónde se distribuyen los recursos? (Una oficina central, su hogar, depende)
¿Qué factores pueden afectar a la programación de un recurso?
- ¿Ubicación? ¿Habilidades o certificaciones?

Aunque no se trate de un lista completa, ayuda a identificar los tipos de elementos que debe tener en cuenta. Le ayuda a asegurarse de que, cuando configure los ajustes de URS, tenga en cuenta todo lo que podría afectar la forma en que se programan los elementos.

Dónde empezar

Lo primero que habrá que configurar antes de hacer cualquier otra cosa en URS es su funcionalidad de asignación. De manera predeterminada, URS no se conecta a ningún proveedor de asignación específico. Esto se puede modificar yendo a Configuración>Administración>Parámetros de programación. A partir de los parámetros de programación, puede controlar elementos como la frecuencia con la que se actualizará el tablero de programación (de manera predeterminada, 30 segundos) y la unidad y el radio que usará el asistente de programación al ofrecer recomendaciones. Por ejemplo, establecer la unidad predeterminada del radio en millas y el valor predeterminado del radio en 20 significaría que, al sugerirse recursos, solo se sugerirán recursos calificados dentro de un radio de 20 millas. Puede que le resulte conveniente tomarse un tiempo y pensar en lo que se necesita aquí para garantizar que la configuración de otros componentes resulte óptima.

De manera predeterminada, el campo para conectar con mapas estará establecido en No. Deberá establecer esto en Sí para asegurarse de que el tablero de programación y el asistente de programación usen mapas para programar elementos. De forma predeterminada, utiliza mapas de Bing, pero puede configurarlo para que funcione con cualquier proveedor de mapas. Proporcione un valor de clave de API de mapa específico para el proveedor de mapas que desea utilizar en el campo Clave de API de mapa. Además, las organizaciones pueden configurar una entidad de mapas personalizada para rellenar elementos como la longitud y la latitud, si es necesario.

Unidades organizativas

Las unidades organizativas se usan para agrupar diferentes recursos en contenedores. Las unidades organizativas se pueden utilizar cuando dispone de recursos que están todos ubicados en una ubicación específica. Por ejemplo, una empresa de software podría tener recursos que se encuentren en Francia, Estados Unidos y Alemania. Se podría crear una unidad organizativa para cada una de estas ubicaciones donde se almacenan los recursos. Este modelo se usa generalmente cuando se va a aplicar URS para una programación más basada en proyectos.

Otra opción en la que se suelen utilizar las unidades organizativas es como ubicaciones desde las que se pueden despachar recursos. Por ejemplo, una organización podría tener oficinas en Seattle, Tacoma y Portland. Se podrían crear unidades organizativas para cada una de esas ubicaciones. Cuando se va a usar una unidad organizativa para definir una ubicación de despacho, debe tener definidas configuraciones válidas de latitud y longitud. Puede especificar estos ajustes en la pestaña Programación de la unidad organizativa.

Nota

La entidad de la unidad organizativa no está codificada geográficamente como otras entidades. Deberá utilizar un proveedor de asignaciones (por ejemplo, Bing) para encontrar la dirección de ubicación física y copiar la información de latitud y longitud en la unidad organizativa.

Aptitudes de recursos, roles y modelos de eficacia

Algunos elementos que se van a programar pueden requerir que el recurso tenga un rol determinado o que posea una aptitud o certificación específica para trabajar en determinadas tareas. Por ejemplo, para realizar una instalación del sistema de seguridad en una marca específica de cámara de seguridad, la persona que se está programando debe ser un instalador certificado y estar altamente capacitado para instalar esa marca específica de cámara de seguridad. Para estos escenarios, URS permite que las organizaciones definan las siguientes opciones en la aplicación.

Roles: especifica roles específicos de una organización que pueden asociarse con diferentes recursos. Se pueden agregar roles a recursos específicos y elementos programables, como una orden de trabajo, para garantizar que solo los recursos con ese rol se sugieran como personas aptas para trabajar en un elemento.
- Como ejemplos de roles de recursos comunes pueden citarse los siguientes: desarrollador, arquitecto de soluciones, técnico y consultor funcional.
- Un solo recurso puede tener varios roles asignados. Por ejemplo, un recurso puede tener asignados un rol de desarrollador y un rol de técnico.
Aptitudes: especifica una aptitud o certificación que pueden asociarse con diferentes recursos. También se denominan características en Field Service. Cada característica necesitará tener definido un Tipo de característica. Hay dos opciones disponibles.
- Aptitud:
- Certificación:
  
  También puede usar las aptitudes de recursos para escenarios concretos en los que los recursos deben tener acceso a algo, como un edificio o un nivel específico de pase de seguridad.
  
  Como ejemplos de aptitudes de recursos, pueden citarse los siguientes:
  - Una certificación como A+, MSCE, etc.
  - Una habilidad establecida como C#, Azure, Exchange, etc.
  - Acceso o pase de seguridad como acceso al Edificio 12, o pase de seguridad de nivel 1.
  Es probable que un solo recurso tenga múltiples aptitudes asignadas.

Modelos de eficacia: se usan junto con las aptitudes de recursos para definir el grado de eficiencia de alguien en un elemento. Los modelos de eficacia se pueden aplicar para definir diferentes tipos de escenarios.

Eficacia del producto	Pase de seguridad
Familiarizado	Pase de Nivel 1
Bueno	Pase de Nivel 2
Experimentado	Pase de Nivel 3
Altamente cualificado	Pase de Nivel 4
Maestro	Pase de Nivel 4

Estados de reserva

Los estados de reserva se usan para comunicar el estado de una reserva. Las organizaciones pueden crear estados específicos para reflejar sus necesidades específicas. Por ejemplo, después de que un elemento se haya programado, puede entrar en uno de los siguientes estados:

Programado
De viaje
En curso
Completada

Se puede definir cada uno de estos estados en la aplicación, y además, las organizaciones pueden asociar cada estado con un color e imagen específicos. El color y la imagen se mostrarán en el tablero de programación para cualquier elemento que se encuentre actualmente en ese estado.

Debe valorar para qué tipos de elementos desea usar el tablero de programación y en qué estado podrían estar esos elementos. Puede crear diversos estados de reserva diferentes para reflejar esos elementos. Por ejemplo, si desea mostrar el tiempo de indisponibilidad en el calendario, podría interesarle crear estados de reserva para elementos comunes de indisponibilidad, como vacaciones, eventos de negocio o tiempo personal. Esto asegurará que todo lo que sea necesario mostrar se complete de la forma prevista.

Estados de requisitos

Los estados de requisitos son como los estados de reserva, pero están asociados al requisito de programación. Por lo general, no necesita tantos estados de requisitos porque no tienen el mismo ciclo de vida. Estos son algunos ejemplos habituales de estados de requisitos.

Activo: un requisito que aún no se había programado en el sistema.
Completado: un requisito que se había programado correctamente y tiene creada una reserva relacionada.
Cancelado: un requisito que ya no necesita programarse por alguna razón.

Otras consideraciones

Como cada organización es única y puede tener sus necesidades de programación específicas, existen otros elementos que pueden configurarse potencialmente según sea necesario. Entre estos elementos se encuentran los siguientes:

Grupos de recursos: se usa para agrupar varios recursos a los que se puede recurrir para que trabajen en elementos.
Plantillas de grupo de recursos: se usan para crear plantillas que puedan usarse a fin de crear e implementar rápidamente los grupos de recursos que se usarán con mayor frecuencia.
Preferencias de pedidos: ayuda a especificar cómo se pueden programar los elementos. Por ejemplo, una preferencia de entrega podría definir que, al intentar programar un elemento:
- este utilice intervalos de 60 minutos;
- se programe en la parte superior de cada hora.
Plantillas de horas de trabajo: se usan para crear plantillas asignables a recursos para definir las horas en que están disponibles y poder así programarlos para el trabajo en los elementos. Supongamos, por ejemplo, que tiene varios técnicos de una zona horaria específica que trabajan de 8:00 a 17:00. Se puede crear una plantilla de horas laborables y asociarla a cada uno de esos recursos.
Prioridades: se utiliza para indicar la prioridad del requisito. Se pueden tener en cuenta las prioridades para garantizar que los elementos con prioridades más altas se programen con elementos que se consideren de menor prioridad.
Empresa cerrada: especifica los momentos en los que una organización no está abierta, como los días festivos.