Simulación: Crear un flujo de proceso de negocio
Esta unidad muestra cómo crear un flujo de proceso de negocio con Microsoft Power Automate. Un flujo de proceso de negocio se ha diseñado para orientar a los usuarios por los procesos de principio a fin.
Para obtener más información sobre cómo crear un flujo de tareas móviles, consulte el artículo Crear un flujo de tareas móviles.
Cuando un usuario inicia un flujo de proceso de negocio, la barra de proceso de la parte superior de la página muestra las fases y los pasos del proceso.
Puede probar primero la simulación y, luego, ver los pasos detallados una vez que la complete.
Nota
Seleccione la imagen en miniatura para iniciar la simulación de laboratorio. Cuando haya acabado, asegúrese de volver a esta página para poder seguir aprendiendo.
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Requisitos previos
Para crear flujos de procesos de negocio, necesita una licencia de Power Apps o Power Automate por usuario (o Premium) o un Plan de licencia de Dynamics 365 con derechos de uso de flujo de proceso de negocio.
Acceda a Power Automate.
Un entorno con una base de datos de Microsoft Dataverse. (Aplicable solo para las cuentas profesionales o educativas).
Una tabla a la que se asocia el flujo de proceso de negocio. Si el flujo de proceso de negocio no está relacionado con una tabla existente, cree una nueva tabla antes de crear el flujo.
Sugerencia
Cuando se crea una definición de flujo de procesos de negocio, puede definir quién tiene privilegios para crear, leer, actualizar o eliminar las instancias del flujo de procesos de negocio. Por ejemplo, para los procesos relacionados con el servicio, puede conceder a los representantes de servicio al cliente acceso total para cambiar la instancia de flujo de proceso de negocio. Pero podría conceder a los representantes de ventas acceso de solo lectura a la instancia, para que puedan supervisar las actividades posteriores a las ventas para sus clientes. Para establecer la seguridad de una definición de flujo de procesos de negocio que cree, seleccione Habilitar roles de seguridad en la barra de acciones.
Crear un flujo de proceso de negocio
Importante
A partir de agosto de 2022, ya no podrá crear ni administrar flujos de procesos de negocio desde Power Automate fuera del explorador de soluciones. Los flujos de procesos de negocio y las instancias se siguen admitiendo a través del explorador de soluciones, Power Apps y las vistas de tabla de Dataverse.
Abra Power Automate e inicie sesión con su cuenta organizativa.
En el panel de navegación izquierdo, seleccione Soluciones.
Seleccione una Solución existente o cree una nueva.
Dentro de la solución, seleccione + Nuevo, Automatización, Proceso y Flujo de proceso de negocio.
En el panel Crear flujo de proceso de negocio, rellene los campos obligatorios:
Nombre para mostrar: el nombre para mostrar del proceso no tiene que ser único, pero debe ser significativo para los usuarios que deben elegir un proceso. Puede cambiar este nombre más adelante.
Nombre: un nombre único que se basa en el nombre para mostrar. Puede cambiar el nombre al crear el proceso, pero no podrá cambiarlo una vez creado el proceso. Power Automate puede generarlo de forma automática.
Tabla: seleccione la tabla de Microsoft Dataverse en la que basar el proceso.
La tabla que seleccione afecta a los campos que están disponibles para los pasos que se pueden agregar a la primera fase del flujo de proceso. Si no encuentra la tabla que desea, asegúrese de que la opción Flujos de procesos de negocio (se crearán campos) esté establecida para esa tabla en la definición de tabla. No se puede cambiar la tabla después de guardar el proceso. En nuestro ejemplo, usamos la tabla 'Cuenta', que es una tabla de Dataverse estándar.
Seleccione Crear y espere a que Power Automate cree el nuevo proceso en la solución.
Seleccione el flujo de proceso de negocio que ha creado a partir del menú de la solución. Power Automate abre una nueva pestaña del navegador para editarla.
El diseñador de flujos de proceso de negocio (BPF) se encuentra ahora en su pantalla. La página del diseñador tiene tres secciones:
Se ha creado automáticamente una única fase denominada Nueva fase de [Su nombre de tabla]. (En nuestra imagen siguiente, usamos la tabla Cuenta.)
Debajo de esta fase se encuentra el minimapa, que es un navegador visual para su BPF que le permite ver todo el proceso o ir rápidamente a una parte del proceso. El icono de alternancia del minimapa amplía y contrae el mapa. Con solo un paso en el proceso, el mapa solo mostrará un icono de "fase" que rellena una pequeña parte en la esquina superior izquierda del mapa y un fondo gris que rellena el resto del mapa.
En el lado derecho de la pantalla hay un panel que muestra componentes del BPF. Este panel de dos pestañas permite arrastrar y colocar componentes en el BPF desde la pestaña Componentes. La pestaña Propiedades muestra las propiedades de la primera fase (si no ha seleccionado ninguna fase) o de la fase seleccionada. Cuando selecciona cualquier fase en su BPF, las propiedades de esa fase aparecen en este panel.
A medida que agrega cualquier componente que decida que no desea incluir en el BPF, puede eliminarlo seleccionando simplemente el componente o el detalle y, a continuación, seleccionando el botón Eliminar en el encabezado del editor.
Agregue fases para que los usuarios puedan continuar de una fase de negocio a otra en el proceso:
Arrastre un componente Fase desde la pestaña Componentes hasta el lienzo del diseñador. Observe que aparece un signo más (+) en un rectángulo discontinuo a la derecha de la fase inicial. Coloque la nueva fase en el rectángulo de signos más para anclarlo en el lienzo. Al finalizar, ahora tiene las dos fases en su BPF.
Seleccione la nueva fase y después, en la pestaña Propiedades a la derecha, establezca las propiedades:
Especifique un Nombre para mostrar de la fase.
Opcional: seleccione una Categoría en el menú desplegable para la fase (por ejemplo, Calificar o Desarrollar).
Esta categoría aparece como un botón de contenido adicional en la barra de proceso en la aplicación basada en modelo. No aparecerá aquí
Cuando haya terminado de establecer las propiedades, seleccione Aplicar.
Los pasos de cada fase pueden implicar varios campos de entrada de datos (un paso de datos por campo), así como flujos de trabajo, acciones y flujos (Power Automate). Vamos a agregar un paso de datos a esta fase con las siguientes acciones:
Sugerencia
Para ver los pasos en una fase, seleccione Detalles en la esquina inferior derecha de la fase.
Desplácese a Componentes en el panel lateral derecho y arrastre un componente Paso de datos a la primera fase y colóquelo allí. Su BPF debería tener ahora un aspecto similar al siguiente.
A continuación definimos qué queremos que haga el usuario con los datos. Seleccione la pestaña Propiedades del paso (Paso de datos n.º 1) en la fase y establezca las propiedades de la siguiente manera:
Escriba un nombre de paso (a su elección).
Defina un campo de datos que el usuario rellene.
Si desea que los usuarios rellenen el campo seleccionado para finalizar el paso antes de poder continuar a la siguiente fase del proceso, seleccione Necesario.
En este punto, puede dejar la Secuencia como 1, pero verá cómo cuando agregue otros pasos de datos, puede ajustar este número. Cuando ajuste este número, Power Apps ajusta automáticamente los demás pasos de datos en consecuencia. También puede simplemente arrastrar y colocar para ajustar el orden de los pasos dentro de la fase, y el editor de BPF ajustará automáticamente la Secuencia.
Cuando haya terminado, seleccione Aplicar. El paso de datos muestra los cambios en el Nombre del paso, así como el Campo de datos seleccionado de la tabla.
Agregue una condición al proceso:
Vuelva a cambiar el panel a Componentes y arrastre un componente Condición al cuadro de signo más (+) entre dos fases y colóquelo allí. En otras palabras, en este punto, en función de los datos introducidos en la primera fase, creamos una condición que afecta a cómo procedemos en el BPF. La Condición espera una Fase para ambos resultados. No puede validar el BCF sin una fase para verdadero y una fase para falso (no se confunda con la línea que conecta el lado verdadero con la siguiente fase).
Con su nueva condición seleccionada, mire el panel Propiedades y establezca las propiedades que desee en la sección Reglas, de acuerdo con sus datos. Cuando haya terminado, seleccione Aplicar.
Tenga en cuenta que su condición incluye una casilla de verificación verde, que representa el curso de su BPF si la condición es verdadera, y un cuadro naranja, que representa el curso si la condición es falsa. Agregue una nueva fase, arrastrando y colocando desde los Componentes, bajo el cuadro naranja.
Ajuste Nombre para mostrar, Categoría y Entidad (o tabla) y seleccione Aplicar.
Seleccione la pestaña Componentes y arrastre y coloque otras Fase en el lado de "verificación verde" de la condición.
Ajuste Nombre para mostrar, Categoría y Entidad para esta fase y seleccione Aplicar.
Observe cómo ambas fases se alinean en la misma columna de su BPF; esto se debe a que se consideran que pertenecen a la misma categoría que su BPF. La condición simplemente representa una opción de bifurcación para la categoría, por lo que pueden incluir pasos de datos, flujos o acciones independientes.
Agregue un flujo de trabajo al proceso:
Puede agregar un flujo de trabajo existente o puede crear un nuevo flujo de trabajo para agregarlo a su BPF mediante el componente Flujo de trabajo. Sin embargo, Microsoft continúa desarrollando el paso de flujo de Power Automate (actualmente en versión preliminar) como opción para agregar un flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es una característica heredada que muchas organizaciones siguen utilizando, pero no tiene una interfaz moderna, mientras que un flujo de Power Automate realiza acciones similares y tiene una interfaz moderna.
Hay dos opciones para agregar un flujo de trabajo a su BPF. Puede arrastrar un componente Flujo de trabajo desde la pestaña Componentes a una fase específica o el elemento Flujo de trabajo global (en la esquina inferior izquierda de la pantalla):
Arrastre el componente Flujo de trabajo a una fase determinada si el flujo de trabajo debe desencadenarse cuando el proceso entre o salga de esa fase. El componente Flujo de trabajo debe basarse en la misma tabla principal que la fase. Lo verá aparecer debajo de la sección Proceso desencadenado de la fase.
Arrastre el componente Flujo de trabajo al elemento Flujo de trabajo global si el flujo de trabajo debe desencadenarse cuando se activa o se archiva el proceso (es decir, cuando el estado cambia a Completado o a Abandonado). El componente Flujo de trabajo se debe basar en la misma tabla principal que el proceso.
Tenga en cuenta que debe usar o crear un flujo de trabajo a petición y activo creado para la misma tabla que el utilizado en esta fase. Seleccione el proceso de Flujo de trabajo y después, en la pestaña Propiedades, establezca las propiedades:
Escriba un nombre para mostrar.
Seleccione si debe desencadenarse el flujo de trabajo (entrada de Fase o salida de Fase).
Busque un flujo de trabajo activo a petición que coincida con la tabla de la fase.
Crear un nuevo flujo de trabajo queda fuera del ámbito de este ejercicio. Si desea aprender a crear uno, consulte Flujos de trabajo de Dataverse (que se encuentra en "Dataverse clásico").
Cuando haya terminado, seleccione Aplicar.
La validación de su BPF comprueba que se hayan completado todas las fases y le alerta sobre dónde debe realizar ajustes. Es un medio de comprobación de errores. Para validar el flujo de proceso de negocio, seleccione Validar en la barra de acciones. Si se omiten los errores, verá un mensaje de error de encabezado en texto rojo con el número total de errores, y cada fase o condición mostrará un mensaje de error con el número de errores en esa fase o condición.
En este punto, puede seleccionar cada fase/condición individualmente e intentar resolver los errores. Por ejemplo, si ha agregado un proceso de 'Flujo de trabajo' pero no tenía seleccionado un flujo de trabajo, simplemente seleccione el 'Flujo de trabajo' debajo de la fase y seleccione el botón Eliminar en la barra de comandos.
A medida que resuelve los errores desaparecen los mensajes de error en rojo.
No es necesario que resuelva todos los errores antes de guardar el BPF si necesita guardarlo antes de completar la validación. Para guardar el proceso como un borrador mientras continúa trabajando en él, seleccione Guardar en la barra de acciones.
Importante
Nadie puede utilizar un BPF mientras es un borrador.
Una vez que ha validado su BPF, el botón Activar de la barra de acciones se habilita y podrá activar el BPF para usarlo en sus aplicaciones basadas en modelos. Para activar el proceso y hacer que esté disponible para su equipo, seleccione Activar en la barra de acciones.
Después de unos momentos mientras Power Apps "activa" su BPF, el cuadro de diálogo de carga desaparece y observará un botón Desactivar en la barra de acciones. Si es necesario, puede seleccionar este botón en cualquier momento para eliminar este BPF de la disponibilidad de su equipo. No elimina el BPF, simplemente lo pone en espera.
Para definir quién tiene privilegios para crear, leer, actualizar o eliminar la instancia de flujo de proceso de negocio, seleccione Editar roles de seguridad en la barra de acciones. Por ejemplo, para los procesos relacionados con el servicio, puede conceder a los representantes de servicio al cliente acceso total para cambiar la instancia de flujo de proceso de negocio. Pero podría conceder a los representantes de ventas acceso de solo lectura a la instancia, para que puedan supervisar las actividades posteriores a las ventas para sus clientes.
En el panel Roles de seguridad, seleccione el nombre de un rol para abrir los detalles de la página para ese rol.
Seleccione la pestaña Flujos de procesos de negocio y, a continuación, seleccione las opciones para asignar al rol los privilegios CRUD adecuados para el flujo de proceso de negocio. Los botones de opción se comportan como "botones de opción" y están seleccionados (rellenos de verde) o no (círculo no relleno con contorno rojo).
Nota
De forma predeterminada, los roles de seguridad Administrador del sistema y Personalizador del sistema tienen acceso a nuevos flujos de procesos de negocio.
Seleccione Guardar.
Sugerencia
Al trabajar en el flujo de proceso de negocio en el diseñador, tenga en cuenta estas sugerencias:
Para tomar una instantánea de todo en el diseñador de flujos de procesos de negocio, seleccione Instantánea en la barra de acciones, que descarga un archivo "png" de su BPF en la carpeta "Descargas" del navegador. Esta opción es útil si se desea compartir y obtener comentarios de un miembro del equipo sobre el proceso.
Use el minimapa para ir rápidamente a diferentes partes del proceso. Esta opción es útil cuando se tiene un proceso complejo que no cabe en la pantalla.
Para agregar una descripción del proceso de negocio, seleccione la flecha abajo situada inmediatamente a la derecha del nombre del proceso en la esquina superior izquierda de la página. Puede escribir hasta 2000 caracteres en el campo de descripción.
Cuando termine de utilizar el editor de BPF, cierre simplemente la pestaña del navegador para volver a los objetos de la Solución.
Editar un flujo de proceso de negocio
Puede editar el flujo de proceso de negocio cuando se haya creado.
En la página principal de Power Automate, seleccione Soluciones en el panel izquierdo. Seleccione su solución.
En la solución, seleccione Procesos; luego, seleccione el proceso para editarlo.
Tenga en cuenta los siguientes aspectos al editar las fases de un flujo de proceso de negocio:
Los flujos de procesos de negocio pueden tener hasta 30 fases.
Puede agregar o cambiar las siguientes propiedades de una fase.
Nombre: puede cambiar el nombre de fase después de crear la fase.
Tabla: puede cambiar la tabla para cualquier etapa, excepto la primera de ellas.
Categoría de fase: recuerde, una categoría permite agrupar las fases por el tipo de acción. Es útil para los informes que agrupan los registros por la fase en la que están. Las opciones para la categoría de la fase proceden del conjunto global de opciones de la Categoría de fase. Puede agregar más opciones a este conjunto global de opciones y cambiar las etiquetas de las opciones existentes. También puede eliminar las opciones, pero se recomienda que mantenga las que ya existen. Si elimina una opción, no podrá agregarla más adelante. Si no desea que se use una opción, cambie la etiqueta a No usar.
Relación: escriba una relación cuando la fase anterior del proceso se base en una tabla diferente a la fase actual. En la fase actual, seleccione Seleccionar relaciones y después especifique la relación que se debe usar cuando se mueve el flujo entre las dos fases. Se recomienda que especifique relaciones, ya que proporcionan las siguientes ventajas:
Las asignaciones de atributos suelen estar definidas por relaciones. Estas asignaciones de atributos transmiten datos automáticamente entre los registros. Por lo tanto, ayudan a minimizar la cantidad de entrada de datos necesaria.
Al seleccionar Siguiente fase en la barra de proceso para un registro, se muestran todos los registros que usan la relación en el flujo del proceso. Por lo tanto, se promueve la reutilización de registros en el proceso. Además, puede usar flujos de trabajo para automatizar la creación de registros. Después, los usuarios simplemente tienen que seleccionar el flujo de trabajo en lugar de crear un registro. Por lo tanto, se simplifica el proceso.
Establecer el orden de los flujos de procesos: cuando hay más de un flujo de proceso de negocio para una tabla, debe especificar qué proceso se asigna automáticamente a los nuevos registros. En la barra de acciones, seleccione Ordenar flujo de proceso. En el caso de nuevos registros, o registros que aún no tengan un flujo de proceso asociado, se usará el primer flujo de proceso de negocio al que un usuario tenga acceso.
Habilitar roles de seguridad: el acceso de un usuario a un flujo de proceso de negocio depende de los privilegios que se definen para el flujo de proceso de negocio en el rol de seguridad que se asigna al usuario. De forma predeterminada, solo los roles de seguridad Administrador del sistema y Personalizador del sistema pueden ver un nuevo flujo de proceso de negocio.
Ahora que ha visto cómo agregar un flujo de proceso de negocio a una solución, exploremos cómo usarlos para guiar sus procesos de negocio.