Introducción
Los usuarios pueden verse bombardeados con correos electrónicos entrantes que a menudo los dejan distraídos e incapaces de concentrarse en una sola tarea. Microsoft Power Automate puede ayudar con este problema al proporcionar a los usuarios la capacidad de supervisar las líneas Para, Desde y Asunto de correos electrónicos, y crear un flujo de trabajo automatizado para tomar acciones en función de las condiciones.
Flujos de desencadenador
Actualmente, hay cuatro desencadenadores disponibles para flujos de Power Automate. Son desencadenadores del conector estándar de Microsoft Office 365 Outlook, y se pueden usar para supervisar el correo electrónico entrante:
Cuando llega un correo electrónico nuevo
Cuando se marca un correo electrónico
Cuando llega un nuevo correo electrónico a un buzón compartido
Cuando llega un correo electrónico nuevo con mi nombre
Cada desencadenador supervisará todo el correo electrónico entrante de la carpeta que haya especificado en el desencadenador. Su bandeja de entrada predeterminada es una de esas carpetas. Puede hacer que la supervisión sea más específica describiendo a quién se envió el correo electrónico, si se agregó a alguien a la línea CC, quién envió el correo electrónico, una cadena específica en el asunto y si se agregaron archivos adjuntos.
Guardar metadatos en una lista de SharePoint
Los metadatos se definen como un conjunto de datos que describen y ofrecen información relevante sobre otros datos. Por ejemplo, a medida que los correos electrónicos lleguen a su bandeja de entrada de Outlook, se centrará principalmente en los metadatos clave, como el contenido de Para, Desde, Asunto y Cuerpo. Sin embargo, hay otros elementos de metadatos disponibles, como Importancia, que se pueden capturar para un uso futuro. La operación de guardar metadatos simplifica su tarea de búsqueda en el futuro.
Si solo desea capturar los metadatos de correos electrónicos específicos, puede usar una combinación de opciones que ya están disponibles para definir ese parámetro. Por ejemplo, puede desencadenar un flujo si solo se le envió el correo electrónico a usted, si usted está incluido en la línea CC de una dirección de correo electrónico de grupo específica y si el asunto del correo electrónico contiene las palabras "informe de inventario mensual".
Puede guardar los metadatos del correo electrónico en columnas en una lista de SharePoint como un elemento nuevo.
Elementos de metadatos que están disponibles actualmente.
Desde: propietario y remitente del buzón del mensaje.
Para: destinatarios del mensaje.
Asunto: asunto del mensaje.
Cuerpo: cuerpo del mensaje.
Importancia: importancia del mensaje como baja, normal y alta.
CC: destinatarios que reciben una copia de cortesía del mensaje con fines informativos.
BCC: destinatarios que reciben una copia carbón oculta del mensaje, cuyo nombre y dirección de correo electrónico no son visibles para otros destinatarios del mensaje.
Responder a: las direcciones de correo electrónico que se usan al responder a un mensaje.
Vista previa del cuerpo: vista previa del mensaje de correo electrónico.
Id. de mensaje: identificador único del mensaje.
Id. de mensaje de Internet: el id. de mensaje en el formato especificado por la Solicitudes de comentarios (RFC) o RFC 2822.
Id. de conversación: el id. de la conversación a la que pertenece el correo electrónico.
Hora de recepción: fecha y hora en que se recibió el mensaje.
Archivos adjuntos, id. de archivos adjuntos: agregue los archivos adjuntos o el id. de los archivos adjuntos.
Nombre de archivo adjunto: proporciona el nombre completo del archivo adjunto.
Contenido de datos adjuntos: proporciona el contenido del archivo adjunto.
Contenido de archivos adjuntos: tipo: indica el tipo de contenido que tienen los archivos adjuntos.
Fecha y hora de última modificación de archivos adjuntos: indica la última fecha en la que se modificaron por última vez los archivos adjuntos.
Id. de contenido de archivos adjuntos: proporciona el id. de contenido de los archivos adjuntos.
Con datos adjuntos: indica si el mensaje tiene archivos adjuntos.
Se ha leído: indica si se ha leído el mensaje.
Es HTML: indica si el cuerpo del correo electrónico tiene formato HTML.
Tamaño de los archivos adjuntos: el tamaño, en bytes, del archivo adjunto.
Guardar los archivos adjuntos de las bibliotecas de documentos de SharePoint
Una biblioteca de documentos de SharePoint es un lugar excelente para guardar sus archivos adjuntos de correo electrónico. A continuación, se puede obtener acceso a esos documentos desde cualquier lugar con acceso a Internet. Con Power Automate, puede crear un flujo para supervisar los correos electrónicos que elija y, luego, guardar sus archivos adjuntos en una biblioteca de documentos.
Desde la página principal de Power Automate, seleccione Mis flujos en el menú de navegación de la izquierda.
Seleccione + Nuevo flujo y, luego, Flujo de nube automatizado.
Póngale un nombre al flujo Guardar archivos adjuntos en Sharepoint.
Seleccione el desencadenador Cuando llega un nuevo correo electrónico (V3) de Office 365 Outlook.
El flujo se abrirá en el nuevo diseñador de Power Automate. Guarde el flujo y desactive el Nuevo Diseñador en la esquina superior derecha.
Seleccione el desencadenador para revisar sus propiedades. Ponga la propiedad Solo con datos adjuntos en Sí.
Seleccione + Nuevo paso y busque Obtener adjunto (V2).
En el campo Id. de mensaje, seleccione la propiedad Message Id de Contenido dinámico.
En el campo Id. de datos adjuntos, seleccione la propiedad Attachments Attachment Id de Contenido dinámico.
En Dirección del buzón original, introduzca la dirección de correo electrónico que utilizó para el desencadenador.
Nota
Al agregar la información de datos adjuntos, se agregará automáticamente la acción Obtener adjunto en una acción Aplicar a cada uno. Esto significa que cada archivo adjunto se guardará en SharePoint.
Bajo la acción Obtener adjunto, seleccione + Agregar una acción, busque SharePoint y seleccione Crear archivo.
Nota
Quizás se pregunte por qué necesitamos crear un archivo si ya existe y lo acabamos de recuperar. SharePoint no conoce el archivo adjunto de Outlook, por lo que debemos usar la acción Crear archivo y pasar el contenido del archivo adjunto desde Outlook.
Seleccione la Dirección del sitio y la ruta de acceso de la carpeta de su biblioteca de SharePoint.
Nota
La ruta de acceso de la carpeta es para la biblioteca donde desea guardar los archivos adjuntos.
Seleccione el campo Nombre de archivo. Seleccione Contenido dinámico y busque Attachments Name. Esta propiedad proviene de la salida del desencadenador.
Seleccione el campo Contenido de archivo. Seleccione Contenido dinámico y busque Content Bytes. Esta propiedad proviene de la salida de la acción Obtener adjunto.
En este momento, el flujo debería tener un aspecto similar al de la siguiente imagen:
A continuación, deberá confirmar que los archivos se han guardado correctamente; de no ser así, deberá recibir una notificación.
Dentro del bucle Aplicar a cada uno y debajo de la acción Crear archivo, seleccione + Agregar una acción y agregue una acción Condición.
En el lado izquierdo de la condición, seleccione Agregar contenido dinámico y Expressions y, a continuación, agregue lo siguiente:
outputs('Create_file')['statusCode']En el lado derecho de la condición, agregue 403.
En la rama En caso afirmativo (verdadero), seleccione Agregar una acción y agregue una acción Enviar un mensaje de correo electrónico (V2).
Seleccione el campo Para en la acción. Se abrirá el cuadro de Contenido dinámico. Seleccione la propiedad Para en las salidas del desencadenador.
Nota
El correo electrónico de notificación de error se envía a la misma dirección de correo que recibió el correo electrónico original desde el que se debe guardar el archivo adjunto.
Ahora, cuando los correos electrónicos entrantes tengan archivos adjuntos, estos se guardarán en la biblioteca de documentos de SharePoint. Si, por el motivo que sea, hay un error al crear el archivo, se enviará una notificación a la dirección de correo electrónico. La acción "Aplicar a cada uno" debería tener un aspecto similar al de la siguiente imagen:
Publicar el mensaje en Microsoft Teams
Cuando se envían correos electrónicos de tipo consulta a una dirección general, puede crear un flujo de Power Automate para supervisar esos tipos de correos electrónicos y copiarlos luego a un equipo en Microsoft Teams. Este enfoque contribuirá a que el contenido del correo electrónico esté disponible para una audiencia más amplia y acelerará el tiempo de respuesta o la calidad de la respuesta.
Considere los correos electrónicos entrantes, que se envían desde un buzón específico que se usa para enviar notificaciones desde un formulario usado por el cliente. Puede usar esa dirección de correo electrónico en el campo Para. Si todos los correos electrónicos incluyen el mismo asunto, puede agregar esa línea de asunto también en el filtro Asunto.
Fuera de "Aplicar a cada uno", seleccione + Nuevo paso y busque Teams.
Seleccione la acción Publicar un mensaje en un chat o un canal.
Para Publicar como, seleccione Bot de flujo.
Para el campo Publicar en, seleccione Canal.
Seleccione el equipo en el que quiera publicar el mensaje.
En el campo Mensaje, agregue una combinación de texto y contenido dinámico. El contenido dinámico proviene del Asunto y del Cuerpo del correo electrónico entrante.
Enhorabuena Ahora, al recibir un correo electrónico con archivos adjuntos, el archivo adjunto se almacenará en SharePoint y se publicará un mensaje en un canal de Teams con el asunto y la información en el cuerpo del mensaje original. Al recibir un correo electrónico que no tiene ningún archivo adjunto, se genera una publicación en un equipo de Teams. Esta es una imagen del flujo final:
Puede profundizar en la información de esta unidad si lo desea. Por ejemplo, en el cuerpo del correo electrónico, puede agregar un vínculo a los archivos adjuntos del correo electrónico en SharePoint.