Celebre una asamblea informativa en Viva Engage y mantenga la conversación en marcha
Reúna su organización para comunicar el estado general del negocio, el estado de los proyectos a gran escala, los casos de éxito y las oportunidades de crecimiento. Cree una experiencia de eventos en directo de un extremo a otro en Viva Engage que atraiga al público antes, durante y después del evento.
A menudo, las organizaciones llaman a sus eventos a gran escala para los empleados una asamblea informativa. A veces, las organizaciones hacen referencia a una asamblea informativa como una reunión de manos a la obra o una reunión de toda la empresa. En este ejemplo, nos referiremos a este tipo de reunión como asamblea informativa, pero se pueden usar los mismos pasos e instrucciones para crear reuniones y eventos similares en directo en Viva Engage.
Empiece a preparar e implementar una asamblea informativa que sea a petición, segura, accesible para todos los públicos y le permita mantener la conversación después del evento en directo.
Las asambleas informativas pueden ayudar a reunir a su organización mediante:
- Compartir información en un formato significativo y atractivo
- Creación de confianza y conexiones en una organización
- Retransmitiendo a grandes grupos de personas a la vez
- Mantener la conversación en canales relacionados con la asamblea informativa
- Uso del análisis de eventos en directo para comprender el alcance y la participación de los eventos
- Conexión de equipos en entornos de trabajo híbridos
| Fase | Tareas |
|---|---|
| Plan | - Definir el perfil de audiencia y el tamaño de la audiencia de ámbito - Alinearse con las partes interesadas y definir la mensajería - Considerar opciones multigeográficas y multilingües - Revisar Microsoft 365 herramientas para ayudar a producir y hospedar el evento en directo - Planear y organizar estrategias de comunicación y promoción previas y posteriores al evento |
| Promover | - Identificar los canales en los que se puede promover la asamblea informativa - Uso de varios canales para llegar a diferentes audiencias - Considere dónde se almacenará la grabación de eventos para que todos puedan acceder a ella. |
| Producir | - Identificar y asignar roles y tareas - Revisar la lista de comprobación de configuración - Prepararse para moderar las preguntas y respuestas en directo |
| Host | - Hospedar el evento en directo y administrar la interacción en la fuente de Viva Engage - Hacer que la grabación se pueda compartir para los empleados |
| Compartir | - Compartir la grabación en los canales de comunicación (Viva Engage, Outlook, Teams y noticias de SharePoint) - Ver las conclusiones de los asistentes para medir la interacción |
Planear el contenido y el mensaje de la asamblea informativa
Dado que las asambleas informativas llegan a audiencias amplias y diversas, querrá tener en cuenta las necesidades y preferencias de su público y asegurarse de que se puede acceder al contenido antes, durante y después del evento.
Consideraciones de planificación:
- La asamblea informativa es un evento en directo virtual al que pueden acceder diferentes personas en distintas regiones y zonas horarias.
- Muchas personas asistirán con un dispositivo móvil.
- Algunas personas no asistirán al evento en directo, pero querrán ver la grabación del evento más adelante.
- Algunas personas no verán la grabación completa, pero querrán ver los aspectos destacados de la información más importante, por lo tanto, después de la asamblea informativa, se puede compartir una grabación y resaltados en forma de publicación de noticias de SharePoint.
- La sesión de Preguntas y respuestas del evento puede tener lugar en una comunidad de Viva Engage, por lo que las personas que no hayan podido asistir pueden seguir beneficiándose de la información compartida.
- La promoción del evento de la asamblea informativa será más satisfactoria mediante la diversificación de los distintos canales que usa actualmente el público.
R: Más información sobre el público
Invierta en aprender lo que es más importante para su público. Conocer al público le ayudará a determinar cómo entregar el mensaje de forma eficaz, qué oradores generarán resonancia con el público y cómo moderar y estructurar la asamblea informativa. Obtenga más información sobre cómo definir el ámbito y la audiencia.
B. Asegúrese de que el contenido sea accesible para todos los usuarios
Las asambleas están diseñadas para llegar a toda la organización o a grupos grandes dentro de ella. Asegúrese de que el público objetivo del evento tiene acceso a las herramientas que necesitan para consumir el contenido.
- Planee grabar eventos de la asamblea informativa. Cuando se graba un evento en directo, se agregará automáticamente a Microsoft Stream. Obtenga información sobre cómo habilitar subtítulos aot. El evento en directo también se puede guardar en la página principal de Viva Engage.
- Si su organización opera en varias regiones geográficas, asegúrese de que la zona horaria en la que tiene lugar el evento permita que la mayoría de las personas asistan en directo.
- Viva Engage admite eventos en directo y asambleas informativas en muchos idiomas y en varias plataformas.
- Considere la posibilidad de publicar la grabación de eventos como un vínculo de noticias de vídeo en SharePoint para que se muestre automáticamente en la fuente de Viva Connections en Microsoft Teams.
C. Definir el mensaje de la asamblea informativa
Cree un mensaje bien organizado, detallado y directo. Para atraer a su público y asegurarse de que todos los usuarios entiendan los mensajes en la asamblea informativa:
- Haga una presentación visual para crear mayor participación. Use PowerPoint para crear una presentación visual del mensaje para mantener la audiencia conectada. Las organizaciones tienen la opción de transmitir un evento en directo en Viva Engage con Teams. Obtenga información sobre cómo configurar el uso compartido de escritorio en Microsoft Teams para mostrar la presentación de PowerPoint durante la asamblea informativa.
- Proporcione los objetivos de la asamblea informativa a los asistentes con antelación. Comparta estos objetivos por correo electrónico o el sitio de SharePoint del evento.
- Comparta solo la información más relevante. Asegúrese de que la información más importante está resaltada para reservar tiempo y mantener al público comprometido.
D. Decidir la estructura y los oradores del evento en directo
Invite a los oradores que se alineen con el mensaje de la asamblea informativa. Si la intención del evento es informar sobre las ganancias trimestrales, reclute a personas del departamento de finanzas que puedan hablar con información y responder a preguntas.
- Desarrolle la programación y los límites de tiempo para la asamblea informativa.
- Asigne roles a los moderadores e indíqueles tareas clave. Si tiene previsto usar Preguntas y respuestas en directo Durante el evento, prepare a los oradores con una lista de preguntas o preocupaciones conocidas.
- Pruebe el equipo con antelación. Asegúrese de que cada orador y moderador sabe cómo usar las herramientas que se usan para llevar a cabo la asamblea informativa. Esto puede abarcar desde cómo compartir su pantalla, administrar preguntas y respuestas en directo y más oportunidades de interacción.
E. Usar Viva Engage para iniciar la asamblea informativa
Viva Engage permite a los usuarios conectarse entre sí en toda una organización. Ayuda a unir a las personas que no suelen interactuar y les ofrece la capacidad de descubrir contenido y reunirse e interactuar con los líderes de la organización. Introducción a la organización de eventos en directo en Viva Engage
Nota:
Para hospedar un evento en directo en Viva Engage, su organización debe tener seleccionado el Cumplimiento de la identidad de Office 365 y usar grupos de Viva Engage conectados a través de Microsoft 365. Para obtener más información, vea Cumplimiento de la identidad de Office 365 para usuarios de Viva Engage y Grupos de Microsoft 365 y Viva Engage.
Promover la asamblea informativa
Promueva la asamblea informativa antes de la fecha del evento en el que la audiencia a la que se dirige suela recibir anuncios y actualizaciones. A continuación, administre la participación durante la asamblea informativa y después de esta.
Promoción en Viva Engage
Impulse el reconocimiento previo al evento en Viva Engage. Al celebrar una asamblea informativa en Viva Engage, la participación del público comienza en cuanto se crea el evento. Los asistentes pueden promocionar y descubrir el próximo evento a través del banner del evento (en la fuente en directo), las notificaciones de eventos y mediante el acceso a la pestaña Evento en dispositivos móviles.
En la fuente principal de Viva Engage, los asistentes pueden configurar notificaciones que les informen cuando el evento esté en directo. Aparece un banner de evento cuando el evento está en directo, lo que les permite asistir a la asamblea informativa inmediatamente desde cualquier lugar.
Promote en SharePoint
Informe y prepare a su público para el evento creando un Sitio de comunicaciones de SharePoint con la plantilla de Eventos. Incluya instrucciones para asistir y cualquier otro recurso, como lecturas previas o vínculos de noticias.
Promote en Outlook
Invite a todos los asistentes al evento con una invitación de calendario por correo electrónico en Outlook. Proporcione información detallada, como un vínculo al sitio de eventos de SharePoint, el vínculo de la reunión de Viva Engage y la página de eventos de Viva Engage.
Incluya objetivos o puntos de conversación en la invitación. Esto ayudará a los asistentes a preparar las preguntas que se harán durante el evento. Los eventos en directo de Viva Engage también se integran con Outlook para que los organizadores de eventos puedan agregar otras partes interesadas del evento que ayudarán con la producción.
Promoción en Viva Connections
Viva Connections es una aplicación de Microsoft Teams y se basa en las capacidades existentes de Microsoft 365. Permite a las organizaciones personalizar las experiencias de los empleados que centralizan información, herramientas y recursos importantes en dispositivos móviles y de escritorio.
La página principal de Viva Connections incluye los elementos web Fuente y Panel que se pueden usar para promover el evento. Obtenga más información sobre Viva Connections. Use las publicaciones de noticias de SharePoint y vínculos de noticias de vídeo para promover el evento y compartir la grabación del evento después del evento. A continuación, el contenido del evento se mostrará de forma destacada en la Fuente de Viva Connections.
Producir e iniciar una asamblea informativa
Según el tipo de evento, los eventos en directo los puede ejecutar una persona o como un equipo. Algunos de estos roles pueden ser interpretados por la misma persona. Una práctica con todos los usuarios para el evento en directo ayudará a que todos se sientan seguros y preparados durante el evento. Es importante probar el equipo, compartir pantallas y practicar el flujo de varios moderadores o entregas antes del evento para garantizar transiciones fluidas. Un recorrido por el contenido, las notas o los entornos de demostración más recientes es clave para asegurarse de que todos estén alineados.
| Role | Descripción | Detalles del rol |
|---|---|---|
| Productor | Para ejecutar una asamblea informativa correctamente, necesitará uno o varios productores. Un productor puede programar, organizar y manipular la pantalla durante el evento en directo. Esta persona es responsable de elegir a los oradores y conceder a todos los asistentes los permisos y licencias adecuados. En muchos casos, el productor también es moderador o orador. | - Programar, editar o cancelar el evento - Organizar el evento - Enviar invitaciones a los asistentes - Preparar los moderadores y oradores - Conceder a todos los asistentes los permisos y licencias adecuados - Manipular la pantalla mientras durante el evento en directo |
| Moderador | El productor también tendrá que incluir uno o varios moderadores responsables de impulsar la participación en el evento de Viva Engage realizando un seguimiento de las preguntas y los comentarios de los miembros del público y ofreciendo soporte técnico cuando sea necesario. | - Realizar un seguimiento de las preguntas y comentarios de los miembros de la audiencia - Ofrecer soporte técnico a los miembros del público que lo necesiten - Asegurarse de que todos los asistentes siguen las reglas de conducta - Agregar comentarios, preguntas, sondeos - Responder a las publicaciones según sea necesario - Organizar publicaciones - Resaltar las mejores respuestas a preguntas en el chat - Ayudar a los oradores a administrar el tiempo |
| Ponente | Considere a cada orador como principal atractivo. Esta es la persona que entrega el mensaje. Su asamblea informativa puede incluir más de un orador. Esto puede incluir al líder de una organización, un departamento o incluso un experto en la materia. Su asamblea informativa puede tener más de un orador. | - Preparar la presentación - Prepararse probando la calidad de audio y vídeo antes de la presentación - Configurar el streaming de eventos según sea necesario - Realizar un seguimiento del tiempo |
| Asistente de evento | Cada miembro del público asiste a las asamblea informativa para obtener información o comprender los puntos de conversación de cada orador. Fomente la participación del público aprovechando las preguntas y respuestas integradas y la característica de conversación abierta en Viva Engage. | - Asistir a la asamblea informativa - Formular preguntas al moderador - Participar en conversaciones relacionadas con otros miembros del público |
Iniciar una asamblea informativa en Viva Engage
Paso 1: Configurar Viva Engage
La creación y producción de eventos en directo en Viva Engage requiere licencias de Microsoft Stream y/o Teams y permisos específicos. Los administradores de Viva Engage pueden programar reuniones en directo en Viva Engage. En el caso de los eventos que usan una aplicación o un dispositivo externo, deberá tener habilitada la licencia de Microsoft Stream. Obtenga más información sobre los Permisos para programar, crear y producir eventos en directo en Viva Engage.
Paso 2: Probar equipo
Determina si los altavoces retransmitirán desde una cámara web o desde una difusión generada por el estudio. Asegúrese de que todo el equipo necesario para conectar vídeo y audio está protegido y en su lugar. Obtenga más información sobre cómo producir un evento en directo en Viva Engage mediante un dispositivo externo.
Paso 3: Administrar la interacción
Los miembros del público y los moderadores pueden interactuar durante el evento mediante la barra de conversación. Asegúrese de grabar el evento para que las personas que no pudieron asistir en directo puedan verlo más adelante.
Viva Engage permite una sesión de preguntas y respuestas en directo durante el evento, así como una conversación de forma libre que promueve la conversación en toda la organización. Obtenga más información sobre cómo usar Preguntas y respuestas en una comunidad de Viva Engage.
Interacción posterior al evento
Después del evento, planee compartir la grabación del evento en una ubicación compartida. Use las publicaciones de noticias de SharePoint y los vínculos de noticias de vídeo para compartir la grabación del evento y mostrarla de forma destacada en la Fuente de Viva Connections. Después, revise el análisis de eventos para obtener más información sobre el alcance del evento y el comportamiento del usuario.
Compartir una grabación del evento en directo
Los miembros de la organización pueden ver la grabación de la secuencia de eventos después del evento. Las comunidades creadas en Viva Engage durante el evento pueden continuar la conversación y ver la grabación de la asamblea informativa en la plataforma de Viva Engage. Los moderadores también pueden proporcionar resúmenes automáticos para aquellos que puedan haberse perdido la asamblea informativa.
Haga que su participación en el cabildo y posterior al evento sea escalable compartiendo la grabación de su asamblea informativa en varias plataformas. Agréguela a su sitio de SharePoint con un elemento web de Viva Engage o un elemento web de fuente de noticias; agréguela a su fuente de noticias en Viva Connections o compártala con un canal de equipo en Teams.
Stream (en SharePoint) proporciona compatibilidad con Multi-Geo para almacenamiento de vídeo y opciones avanzadas de uso compartido. Aumente la detectabilidad y la capacidad de uso compartido de la grabación de eventos agregándola al portal de Stream de su organización. Acceda a análisis de vídeo adicionales, incluidas las vistas a lo largo del tiempo y la participación del espectador, guardando la grabación de la asamblea informativa en Stream.
Medir la información de los asistentes
Los informes de eventos de Viva Engage incluyen información detallada que muestra la ubicación de los asistentes, la información del departamento, el análisis de opiniones y la confidencialidad de la API. Vea información detallada para ver cuántas personas han asistido, el tiempo promedio de inspección y mucho más. Reconozca las tendencias viendo cuántas conversaciones, comentarios, preguntas, respuestas y reacciones se generaron a través del evento. Use esta información para ampliar el contenido con el que más se involucraron los usuarios y para planear su próxima asamblea informativa.
Medir la participación de la comunidad
Información de Viva Engage que permite a los creadores de asambleas informativas identificar tendencias como conversaciones, preguntas, colaboradores principales, temas, hashtags, ubicación y departamento.
Estas conclusiones proporcionan información que permite medir el crecimiento de la comunidad mediante el seguimiento de la creación de miembros, miembros activos, ubicación de miembros, departamento y mucho más. También puede ver cómo interactúan los miembros de la comunidad al ver cuántos comentarios, reacciones, preguntas, respuestas, eventos en directo y mucho más. Obtenga más información sobre examinar ideas de la comunidad en Viva Engage.
Más recursos
Uso de PowerShell para configurar eventos y directivas en directo.
Producir y organizar un evento en directo en Viva Engage.