Planeación de la directiva de administración de información en SharePoint Server 2013

SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

Una directiva de administración de la información es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Cada regla de una directiva es una característica de directiva. Por ejemplo, una característica de directiva de administración de la información podría especificar cuánto tiempo debe conservarse un tipo de contenido, o podría proporcionar auditoría para los documentos. Las directivas de administración de la información permiten controlar quién tiene acceso a la información de su organización, qué pueden hacer con la información y el tiempo que se debe conservar la información.

Directivas de administración de la información y características de directiva

Nota:

En este artículo, el término directiva hace referencia a una directiva de administración de la información, a menos que se especifique lo contrario.

Puede implementar directivas para ayudar a una organización a cumplir con los requisitos legalmente impuestos, tales como la necesidad de conservar los registros. Por ejemplo, una directiva de recursos humanos, usada en una organización para asegurarse de que los registros de empleados se administran conforme a las directrices legalmente recomendadas, podría incluir las siguientes características de directiva:

• Auditoría, para registrar el historial de ediciones y visualizaciones de los documentos relativos a cada empleado.

• Retención, para garantizar que el contenido en curso no se conserve durante un tiempo innecesariamente largo.

• Restricciones de impresión, para asegurarse de que los documentos confidenciales relativos a los empleados únicamente se imprimen en impresoras seguras. Tenga en cuenta que este es un ejemplo de una característica de directiva personalizada que debe implementarse mediante el modelo de objetos de SharePoint Server u obtenerse de un proveedor de software de terceros.

Las características de directiva se implementan como programas que se ejecutan en SharePoint Server. Un administrador del servidor puede habilitarlas y configurarlas y, una vez habilitadas, pueden los administradores de sitios pueden usarlas para definir directivas. SharePoint Server incluye características de directiva para ayudarle a administrar el contenido. Mediante el modelo de objetos de SharePoint Server, puede diseñar e instalar características de directiva personalizadas que satisfagan necesidades empresariales únicas.

Cuando su organización usa aplicaciones cliente de Office junto con SharePoint Server, las directivas se aplican tanto en el servidor como en las aplicaciones cliente. Este proceso es transparente: las características de directiva que se aplican a un documento se describen en una declaración de directiva que está asociada al documento, y las aplicaciones con reconocimiento de directivas impiden que los usuarios realicen tareas que infrinjan la directiva del documento.

Para implementar una directiva, asóciela con tipos de contenido, bibliotecas o listas de sitios.

Puede asociar una directiva con una biblioteca, lista o tipo de contenido de las siguientes maneras:

• Asocie las características de directiva con una directiva de colección de sitios y, después, asocie esa directiva con un tipo de contenido o con una lista o biblioteca. El sitio de nivel superior de una colección de sitios incluye una galería de directivas de colección de sitios donde los administradores del sitio de nivel superior pueden crear nuevas directivas. Después de crear una directiva de colección de sitios, puede exportarla para que los administradores de otras colecciones de sitios puedan importarla a sus galerías directivas de colección de sitios. Esto permite normalizar las directivas en toda la organización.

  Cuando una directiva de colección de sitios se asocia con un tipo de contenido y ese tipo de contenido se asocia con una lista o biblioteca, el propietario de la lista o biblioteca no puede modificar la directiva de colección de sitios en la lista o biblioteca. Esto garantiza que las directivas asignadas a un tipo de contenido se aplican en cada nivel de la jerarquía de sitios.

• Asocie un conjunto de características de directiva directamente con un tipo de contenido y, después, agregue ese tipo de contenido a una o varias listas o bibliotecas. Para asegurarse de que una directiva que se ha creado con este método se usará en toda la colección de sitios, asóciela con un tipo de contenido en la galería de tipos de contenido de la colección de sitios de nivel superior. Después, todos los elementos de ese tipo de contenido de la colección de sitios, y todos los elementos de un tipo de contenido que hereda del tipo de contenido original, tendrán la directiva. Cuando se usa este método para asociar una directiva a un tipo de contenido, es más difícil reutilizar la directiva en otras colecciones de sitios porque las directivas creadas con este método no se pueden exportar.

  Nota:

  Para controlar más estrictamente las directivas que se usan en una colección de sitios, los administradores de la colección de sitios pueden deshabilitar la capacidad para establecer características de directiva directamente en un tipo de contenido. Cuando se restringe el establecimiento de características de directiva en un tipo de contenido, los diseñadores de tipos de contenido solo pueden asociar directivas con tipos de contenido desde la galería de directivas de colección de sitios.

• Asocie un conjunto de características de directiva directamente con una lista o biblioteca. Solo puede utilizar este método si la lista o biblioteca no admite varios tipos de contenido. Este método para crear una directiva solo resulta útil para una directiva con una definición limitada que se aplica a una única lista o biblioteca.

  Nota:

  Para controlar más estrictamente las directivas que se usan en una colección de sitios, los administradores de la colección de sitios pueden deshabilitar la capacidad para establecer características de directiva directamente en una biblioteca. Cuando se restringe el establecimiento de características de directiva en una biblioteca, los diseñadores de tipos de contenido solo pueden asociar directivas con bibliotecas desde la galería de directivas de colección de sitios.

Integración de directivas de administración de la información con aplicaciones de Office system

Las directivas de administración de información de SharePoint Server se exponen en las aplicaciones cliente de Office. Cuando se configura una directiva de administración de la información en el servidor, puede escribir una instrucción de directiva que informa a los trabajadores de la información sobre las directivas que se aplican a los documentos. Por ejemplo, la declaración de directiva podría indicar que un documento se eliminará después de un tiempo determinado o que contiene información confidencial que no debe divulgarse fuera de la compañía. La declaración podría incluso proporcionar un nombre de contacto si el trabajador de la información necesita más información acerca de la directiva.

Las características de directivas personalizadas se pueden integrar en las aplicaciones cliente de Office. Sin embargo, debe implementar comportamientos específicos de directivas que quiera que estén disponibles en las aplicaciones cliente de Office, y debe proporcionar a los usuarios una manera de instalar estos comportamientos en sus equipos cliente a través de mecanismos como complementos para que estén disponibles desde aplicaciones cliente de Office. Por ejemplo, si implementa una característica de directiva personalizada que restringe la impresión de un tipo de contenido en las impresoras, debe proporcionar un complemento personalizado para las aplicaciones cliente de Microsoft Office con el fin de aplicar la restricción a estas aplicaciones.

Características de directiva disponibles en SharePoint Server

En esta sección se describen las características de directiva que se incluyen en SharePoint Server.

• Retención La característica de directiva de retención permite definir fases de retención, con una acción que se produce al final de cada fase. Por ejemplo, podría definir una directiva de retención en dos fases para todos los documentos de una biblioteca determinada que elimina todas las versiones anteriores del documento un año después de su creación, y que declara que el documento es un registro cinco años después de su creación.

  Las acciones que se pueden producir al final de una fase son las siguientes:

  • Mover el elemento a la Papelera de reciclaje

  • Eliminar permanentemente el elemento

  • Transferir el elemento a otra ubicación

  • Iniciar un flujo de trabajo

  • Pasar a la siguiente fase

  • Declarar el elemento como registro

  • Eliminar todos los borradores anteriores del elemento

  • Eliminar todas las versiones anteriores del elemento

• Auditoría La característica de directiva de auditoría registra los eventos y operaciones que se realizan en documentos y elementos de lista. Puede configurar la auditoría para registrar eventos como los siguientes:

  • Editar un documento o elemento

  • Ver un documento o elemento

  • Proteger o desproteger un documento

  • Cambiar los permisos de un documento o elemento

  • Eliminar un documento o elemento

• Etiquetado La característica de directiva de etiquetado especifica la etiqueta que se asociará con un tipo de documento o elemento de lista. Las etiquetas son áreas de texto que se pueden buscar que SharePoint Server genera en función de las propiedades y el formato que especifique. Por ejemplo, en un despacho de abogados, un documento relacionado con un asunto legal podría incluir una etiqueta que contiene los nombres de los clientes, el número de caso y el abogado asignado al asunto. Las etiquetas son especialmente útiles en las versiones impresas de documentos como una manera de mostrar las propiedades de un documento en la copia impresa. Además de usar etiquetas en los documentos, puede asociar una etiqueta con un elemento de lista e incluir esa etiqueta en las vistas de la lista.

  Nota:

  La característica de directiva de etiquetas ha quedado en desuso y no debe usarse en SharePoint Server 2013 o SharePoint Server 2016.

• Código de barras La característica de directiva de código de barras permite realizar un seguimiento de las copias físicas de un documento; para ello, se crea un valor de identificador y se inserta una imagen de código de barras del valor en el documento. De forma predeterminada, los códigos de barras cumplen con el estándar común de código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, código 39), y puede usar el modelo de objetos de directivas para instalar otros proveedores de códigos de barras.

Planear las directivas de documentos

Para planear las directivas de su solución, determine primero las necesidades de directiva para toda la organización, diseñe directivas de colección de sitio que satisfagan esas necesidades y distribuya las directivas para incluirlas en las galerías de directivas de colección de sitios de todas las colecciones de sitios relevantes. Esto podría requerir la planeación de características de directiva personalizadas. Tenga en cuenta que si su directiva requiere características de directiva y recursos personalizados, esas características y recursos deben instalarse y habilitarse en todas las granjas de servidores donde se use su solución.

Un ejemplo típico de una directiva para toda la organización es aquella que se diseña para promover procedimientos recomendados de auditoría y conservar las especificaciones de productos en todas las divisiones de una organización. Se diseña una única directiva de colección de sitios para aplicarse a todas las especificaciones de productos de manera que se auditen y conserven de forma coherente. Una vez diseñada y probada la directiva de colección de sitios, se exporta y luego se importa a las galerías de directivas de colección de sitios de otras colecciones de sitios donde se guardan la especificaciones de productos. Después, se asocia con todos los tipos de contenido de especificaciones de productos en las distintas colecciones de sitios para imponer la directiva en todas las especificaciones de productos.

Vea también

Para obtener la versión de SharePoint en Microsoft 365 de este artículo, vea Crear y aplicar directivas de administración de información.