Planeación de conjuntos de documentos en SharePoint Server 2013
SE APLICA A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint en Microsoft 365
En este artículo se describen los conjuntos de documentos y se proporcionan instrucciones sobre cómo integrarlos con la solución de administración de documentos de SharePoint Server.
Acerca de los conjuntos de documentos
Los conjuntos de documentos son una característica de SharePoint Server que permite a una organización administrar un solo producto de entrega o trabajo, que puede incluir varios documentos o archivos. Un conjunto de documentos es un tipo especial de carpeta que combina atributos de conjunto de documentos únicos, los atributos y el comportamiento de carpetas y documentos, y proporciona una interfaz de usuario (UI), metadatos y elementos del modelo de objetos para ayudar a administrar todos los aspectos del producto de trabajo.
Los grupos y usuarios de muchas organizaciones necesitan un conjunto de documentos, o producto de trabajo, para administrar mejor un proyecto o entrega. Por ejemplo, un grupo legal podría necesitar recopilar, crear y administrar diversos documentos, fotografías y archivos de audio relacionados con un caso determinado. O bien, un grupo de ventas podría necesitar recopilar documentos de varios orígenes para crear y administrar una solicitud de propuesta (RFP) para un posible cliente. Los conjuntos de documentos proporcionan a esos grupos y usuarios la capacidad de administrar esos documentos como una sola colección, entrega o producto de trabajo. Después, los propietarios de los conjuntos de documentos pueden crear una página de presentación personalizada que muestra los elementos incluidos así como información importante sobre el producto de trabajo.
En SharePoint Server, las organizaciones que quieren crear y administrar conjuntos de documentos de forma coherente pueden configurar un tipo de contenido de conjunto de documentos para cada producto de trabajo que crean normalmente. Después, el tipo de contenido del conjunto de documentos puede definir tipos de contenido permitidos, atributos, elementos predeterminados, columnas, flujos de trabajo y directivas. A continuación, se pueden crear tipos de contenido de conjunto de documentos más personalizados a partir del tipo de contenido primario, cada uno de los cuales hereda las propiedades y la configuración del tipo de contenido conjunto de documentos primario. Una vez agregado el tipo de contenido a una biblioteca, los usuarios pueden crear un conjunto de documentos que herede los atributos del tipo de contenido del conjunto de documentos mediante el comando Nuevo. Un tipo de contenido del conjunto de documentos proporciona opciones de configuración adicionales que permiten especificar los tipos de contenido permitidos, el contenido predeterminado, las columnas compartidas, las columnas de la página de presentación y la vista predeterminada de la página de presentación.
Para obtener más información sobre los tipos de contenido, vea Planear tipos de contenido y flujos de trabajo en SharePoint 2013.
Para obtener más información sobre cómo crear y administrar conjuntos de documentos en SharePoint Server 2013, vea Crear y configurar un nuevo tipo de contenido de conjunto de documentos en la Ayuda de SharePoint Server 2013.
Administrar conjuntos de documentos
Los conjuntos de documentos de SharePoint Server comparten muchos de los mismos atributos y propiedades que las carpetas. Sin embargo, hay algunas consideraciones importantes a tener en cuenta a la hora de planear una solución de conjunto de documentos.
No hay ningún límite en el número de documentos que pueden existir en un conjunto de documentos. Sin embargo, los tiempos de carga de visualización pueden estar limitados por el umbral de vista de lista, que de forma predeterminada se establece en 5000 elementos. Las carpetas se permiten en conjuntos de documentos, pero la navegación por metadatos no se puede usar en un conjunto de documentos. Por lo tanto, es importante tener en cuenta la posibilidad de superar los umbrales de vista de lista y los problemas de diseño de navegación al determinar cuántos elementos deben existir en un conjunto de documentos. Además, cuando se usa la característica Enviar a con un conjunto de documentos, la suma de todos los documentos de un conjunto de documentos no puede ser superior a 50 MB. Para una colección o un producto de trabajo con un gran número de elementos, una estructura de carpetas en una biblioteca de documentos puede ser una mejor solución.
No hay ningún límite en el número de conjuntos de documentos que pueden existir en una biblioteca de documentos. Sin embargo, el umbral de la vista de lista limita el número de conjuntos de documentos que pueden aparecer en las listas.
Cuando se usan metadatos compartidos, si hay más de 10 elementos en un conjunto de documentos que usan los metadatos compartidos, las actualizaciones de los metadatos se ejecutan mediante un trabajo del temporizador cada 15 minutos. Por ejemplo, si tiene 10 documentos en el nivel superior de la biblioteca y un único documento en un conjunto de documentos con metadatos compartidos, el trabajo de tiempo no se ejecutará. Pero si agrega otro conjunto de documentos con nueve documentos más, se ejecutará el trabajo del temporizador.
Cuando se usa el enrutamiento de conjuntos de documentos, los conjuntos de documentos que se envían a un organizador de contenido permanecerán en la biblioteca temporal y se moverán a la ubicación apropiada mediante un trabajo del temporizador que procesa el organizador de contenido y que, de forma predeterminada, se ejecuta diariamente.
Para usar conjuntos de documentos en una colección de sitios, debe habilitarse la característica Conjuntos de documentos.
Para habilitar la característica Conjuntos de documentos para una colección de sitios
En la página Configuración del sitio, en Administración de colecciones de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.
En la página Características, en Conjuntos de documentos, haga clic en Activar.
Después de habilitar la característica Conjuntos de documentos, puede crear tipos de contenido del conjunto de documentos.