Planeación del ciclo de vida del proyecto en Project Web App
Resumen: información sobre cómo planear proyectos, recursos y campos personalizados para nuevos proyectos y cómo archivar proyectos finalizados en Project Web App.
Se aplica a: Project Server 2016, Project Server 2013
Existen muchas metodologías y sistemas que administran de manera eficaz un ciclo de vida del proyecto. En este artículo no se defiende ninguno de ellos frente a los demás. El artículo está dirigido a administradores de Project Server y proporciona una lista de actividades de creación, mantenimiento y archivado de proyectos. Estas tareas son generales y serán las mismas, o al menos similares, sin importar la metodología que se usa en la organización. Planear estas actividades ayuda a garantizar que los proyectos estén administrados de una manera coherente con el objetivo de la organización y puede promover una experiencia satisfactoria para el usuario final. En este artículo se advierte a los responsables de la planeación de la implementación y configuración de Project Server que se deben realizar algunas elecciones relacionadas con estas características.
Los proyectos pueden transformarse de un concepto a la realidad de varias maneras. Algunas veces el proceso es casual y puede ser el resultado de una idea generada en menos de una hora. Otras veces, un proyecto se crea después de años de estudio y análisis detallados. Si no se planea ni administra, este proceso de creación puede ser caótico. Este caos puede resultar costoso para la organización de diferentes maneras: eficiencia reducida, recursos mal asignados, prioridades desiguales, duplicación del esfuerzo, enfoques problemáticos y oportunidades perdidas, etc. A continuación se enumeran algunos puntos clave que hay que tener en cuenta cuando se usa Project 2016 para crear proyectos en la organización.
Planear la migración de proyectos de listas de tareas en Project Web App
Project Server 2016 proporciona la capacidad para importar proyectos que se crearon mediante listas de SharePoint en una instancia de Project Web App. Esta funcionalidad le permite iniciar proyectos rápidamente y administrarlos de manera sencilla mientras son pequeños. A medida que su ámbito aumenta, puede migrarlos para que se conviertan en proyectos completos de Project Server.
Project Server solo admite una única instancia de Project Web App por colección de sitios. Al planear proyectos de listas de tareas de SharePoint, tenga en cuenta en qué colección de sitios desea crearlos de manera que los proyectos que estén relacionados entre sí se puedan importar en la misma instancia de Project Web App.
También recomendamos que desarrolle instrucciones para su organización respecto a durante cuánto tiempo desea administrar proyectos en una lista de SharePoint antes de importarlos en Project Web App.
Planeación de recursos en Project Web App
Los recursos de empresa son las personas, el equipo y los materiales que se usan para completar las tareas en un proyecto empresarial. Los recursos de empresa son parte del grupo de recursos de la organización y se almacenan de forma central en cada instancia de Project Web App. Puede crear el grupo de recursos de empresa que los jefes de proyecto usarán cuando asignen recursos a las tareas de los proyectos; para ello, debe agregar recursos al grupo de recursos de empresa o importarlos. Debe definir los contenidos de la plantilla de la información global de la empresa antes de agregar recursos al grupo de recursos de empresa.
Para poder crear y mantener correctamente el grupo de recursos de empresa para la organización, debe definir y documentar cuidadosamente los campos personalizados de recursos de empresa y crearlos. Además, para organizaciones grandes, rellenar inicialmente el grupo de recursos de empresa es tan importante como el proceso para que el grupo de recursos de empresa se mantenga exacto y actualizado. Realizar el seguimiento de cambios importantes en la información de recursos que se almacena y se administra en el grupo de recursos de empresa puede ser una actividad que exige dedicación.
Antes de crear el grupo de recursos de empresa para Project Web App, debe determinar el punto de partida. El proceso de agregar recursos al grupo de recursos de empresa puede variar en función de que el usuario vaya a realizar lo siguiente:
Comenzar nuevos proyectos Es necesario una preparación mínima para este escenario. El proceso se simplifica si puede recopilar toda la información de los recursos necesarios en un único documento. Puede confeccionar una lista en papel. Después, habría que importar los recursos identificados desde Active Directory o desde un almacén de pertenencia en caso de que estuviera usando la autenticación de formularios. Otra opción consiste en recopilar esta información mediante Excel. De este modo, importa la hoja de cálculo resultante a Project Professional 2016 y la guarda en Project Web App.
Crear un grupo de recursos de empresa En este escenario, se crea el grupo de recursos de empresa en Project Professional 2016. Con Project Professional 2016, conéctese a Project Web App y desproteja el grupo de recursos de empresa. Especifique los recursos y guarde el grupo de recursos de empresa.
Planear campos personalizados en Project Web App
Project Web App incluye campos y tablas de consulta que puede personalizar. Un campo personalizado puede contener información acerca de una tarea, un recurso o una asignación. En Project Web App, los campos que pueden contener datos personalizados son los de texto, marcas, números, fechas, costo, fechas de inicio y finalización, y duraciones. Puede personalizar estos campos para obtener la información que desee mediante fórmulas, cálculos de valores específicos o indicadores gráficos.
Puede escribir fórmulas propias, incluidas las referencias a otros campos, para que se calculen en un campo personalizado. Puede crear una lista de valores de un campo personalizado para garantizar que la entrada de datos se realice con rapidez y precisión. Es posible mostrar un indicador gráfico en un campo personalizado en lugar de los datos reales. De este modo, podrá ver rápidamente cuándo cumplen determinados criterios los datos de ese campo, como por ejemplo, cuándo superan un intervalo especificado los datos o cuándo ha habido un exceso de asignación de recursos. También puede crear una estructura jerárquica de los campos personalizados con fines informativos en el proyecto. Por ejemplo, podría interesarle asociar los códigos de costo de la compañía a los datos del proyecto. Después de crear esta estructura y aplicar estos campos personalizados a los datos, puede usarlos fácilmente para filtrar, ordenar y agrupar los datos del proyecto.
En Project Web App, hay dos tipos de campos personalizados: local y de empresa. Los campos personalizados locales los usa el jefe de proyecto dentro del ámbito de un proyecto determinado. Los campos personalizados de empresa los usa la oficina de administración de proyectos (PMO) para recopilar datos de informes de resumen en toda la organización. Para los campos personalizados de tarea de empresa y de proyecto, Project Web App admite la noción de adaptación al ámbito de un programa específico (colección de proyectos). De esta forma, se puede definir un campo personalizado de empresa que se aplica a un subconjunto de proyectos.
(Más información en Campos personalizados en Project Server y Project Online).
Retirar proyectos de Project Web App
Hay ciertas actividades que debe tener en cuenta cuando retira proyectos. Realizar una limpieza básica cuando se retira un proyecto puede ser útil para mejorar el rendimiento de Project Server. También puede proteger proyectos para garantizar que solo quienes necesitan la información (por ejemplo, por motivos históricos) puedan ver los proyectos. Eliminar otros objetos de empresa que no se usan, como los recursos y las asignaciones, puede ayudar a evitar la degradación del rendimiento del servidor.
Planear el archivado en Project Web App
Se puede realizar una copia de seguridad de una cantidad de objetos de empresa en Project Web App:
Proyectos
Grupo de recursos de empresa y calendarios
Campos personalizados de empresa
Información global de empresa
Definiciones de vista
Configuración del sistema
Configuración de categoría y grupo
La realización de una copia de seguridad de estos objetos permite restaurar de forma selectiva elementos específicos y mantener varias versiones de dichos elementos.
Las copias de seguridad se realizan en la página Configuración de Project Server en Project Web App. Hay dos métodos disponibles:
Programar copia de seguridad
Copia de seguridad administrativa
La copia de seguridad administrativa permite realizar una copia de seguridad de objetos de empresa en cualquier momento. La opción Programar copia de seguridad, como su propio nombre indica, permite realizar una copia de seguridad de objetos de empresa diariamente a una hora programada. Se recomienda hacer una copia de seguridad de los objetos de empresa con regularidad y, si se programa, a una hora en que el uso del servidor sea bajo.
Cuando se realiza una copia de seguridad de un objeto, se guarda en un área de archivado en la base de datos de contenido de SharePoint donde reside el Project Web App.
Cuando se completa un proyecto, hay varias opciones disponibles para retirar el proyecto.
Elimine los objetos de empresa de Project Web App pero conserve la copia archivada.
Elimine los objetos de empresa completamente y básese en copias de seguridad de bases de datos para archivado.
Ubique el proyecto en una categoría de Project Web App especial que deniegue el acceso a todos los usuarios excepto a algunos.
Ubicación de proyectos en una categoría especial de Project Server
Para permitir que solo ciertos usuarios vean un proyecto retirado, puede crear una categoría de Project Web App especial para ese propósito. Agregue el proyecto y todos los usuarios que no desea que tengan acceso al proyecto; a continuación, configure todos los permisos como denegados. Para más información sobre usuarios, grupos y categorías, vea Planear grupos, categorías y RBS en Project Server.
Nota:
Para crear una categoría, Project Web App debe estar en modo de permiso de Project Server.
Planear la limpieza en Project Web App
Si se eliminan los objetos de empresa no usados cuando se completa un proyecto, se podrá evitar la degradación del rendimiento del servidor. Eliminar las asignaciones es especialmente beneficioso para el rendimiento del servidor a largo plazo. También es una buena idea eliminar recursos si no se van a usar más en la empresa. Eliminar objetos de empresa no usados cuando se completa un proyecto también contribuye a ahorrar espacio en disco en el servidor de bases de datos.