Integración del calendario fuera de la oficina de Exchange Server con Project Server 2013
Resumen: En Project Server 2013, puede sincronizar calendarios de recursos de Project para Exchange Server calendarios para recuperar y sincronizar la hora fuera de la oficina de los usuarios. A continuación, cuando los usuarios actualizan esta información en Exchange, Project la conoce.
Se aplica a: Project Server 2013
Se trata de una característica local para Project Server 2013. No se admite en Office 365.
Habilitar la integración con el calendario fuera de la oficina de Exchange Server y Project Server 2013
De forma predeterminada, esta característica está deshabilitada y debe estar habilitada en el entorno de SharePoint Server 2013 por alguien con privilegios de administrador de granja de servidores.
Nota:
Se deben configurar períodos de presentación de informes de horas para que la integración con el calendario fuera de la oficina de Exchange Server funcione.
Para habilitar esta característica en Administración central
Con una cuenta que tenga credenciales de administrador de granja de servidores, inicie sesión en una instancia de SharePoint Server en la granja de servidores que ejecuta Administración central.
Vaya a Iniciar > ejecutar > todos los programas > Productos y tecnologías > de SharePoint SharePoint 2016 Administración central y elija esta opción para abrir Administración central.
En la página principal de Administración central, haga clic en Configuración general de la aplicación en el lado izquierdo.
En la página Configuración de aplicación general, haga clic en el vínculo Administrar de la sección Configuración de PWA.
Si tiene más de una instancia de PWA, asegúrese de que se muestra la instancia correcta de la aplicación web de Project en la parte superior derecha de la página. Si no es así, seleccione la flecha desplegable y haga clic en Cambiar instancia de Project Web App para que pueda seleccionar la instancia correcta.
Con la instancia correcta seleccionada, haga clic en el vínculo Configuración adicional del servidor en la sección Directivas operativas.
En la siguiente página, desplácese hacia abajo en la sección Detalles de Exchange Server, cerca de la parte inferior de la página. Esta sección contiene una casilla única para Sincronizar calendarios fuera de oficina. Active la casilla y haga clic en Guardar.
Una vez habilitada esta característica en el nivel de Administración central, un administrador de Project Web Access debe habilitarla para recursos individuales en el nivel de PWA.
Para habilitar la integración con el calendario fuera de la oficina de Exchange Server y Project Server 2013 para recursos individuales
Inicie sesión en un equipo como administrador de PWA y, a continuación, vaya al sitio de PWA que tiene habilitada Exchange Server sincronización.
Haga clic en el vínculo Recursos situado del lado izquierdo de la página principal.
Una vez que se muestran los recursos, puede seleccionar un recurso con una dirección de correo electrónico Exchange Server válida y, a continuación, hacer clic en el botón Editar de la pestaña Recursos.
En la página Editar recurso: [USUARIO], desplácese hacia abajo y busque la sección detalles de Exchange Server, que tiene una casilla Sincronizar calendarios fuera de office, similar a la sección Administración central descrita anteriormente.
Al igual que en Administración central, esta casilla debe estar activada para el usuario y, a continuación, se debe hacer clic en el botón Guardar de la parte inferior de la página.
Nota:
Repita este procedimiento para cada recurso en la lista de recursos de PWA que debe tener esta funcionalidad. La edición en masa no le proporciona esta opción para seleccionar varios usuarios a la vez.
Puede ajustar el trabajo del temporizador de sincronización de Exchange. De manera predeterminada, se ejecutará una vez al día y se programará para horas de poca actividad durante la noche. Un administrador de la granja puede cambiar la frecuencia o la hora modificando este trabajo.
Para cambiar el trabajo del temporizador de sincronización de Exchange
Inicie sesión en una instancia de SharePoint Server en la granja de servidores que ejecuta Administración central mediante una cuenta que tenga credenciales de administrador de granja de servidores.
Vaya a Inicio > Ejecutar > todos los programas > Productos y tecnologías > de SharePoint SharePoint 2013 Administración central y elija esta opción para abrir Administración central.
En la página principal de Administración central, haga clic en el vínculo Supervisión en el lado izquierdo.
En la página Supervisión, haga clic en el vínculo Revisar definiciones de trabajo en la sección Trabajos del temporizador.
Debe buscar el trabajo de sincronización Project Web App: Exchange Calendar Out of Office para el trabajo del temporizador [DIRECCIÓN URL de PWA] , donde [PWA-URL] es la dirección URL del sitio PWA en el que ha habilitado la característica. Haga clic en este vínculo del trabajo del temporizador.
En la página Editar trabajo del temporizador, puede hacer los cambios que necesite, como ejecutar el trabajo a horas distintas que las primeras horas de la mañana o cambiar para que sea más frecuente, como cada hora. Para más información sobre trabajos del temporizador, vea Timer job reference.
Efecto de la integración de fuera de la oficina para los usuarios y jefes de proyecto
Con esta característica habilitada, los usuarios podrán especificar su hora de OOF en Exchange a través de Outlook o Outlook Web Access y esa información se volverá visible en su parte de horas de Project Server. Todo el tiempo de descanso programado, ya sea un día completo o parcial, se muestra como no disponible en un calendario de recursos para un jefe de proyecto.
Desde la perspectiva del Administrador de proyectos, no es necesario realizar ningún trabajo. Ahora se tiene en cuenta a los usuarios que envían su hora fuera de la oficina en Exchange Server. Esto permite que el planeamiento de proyectos sea más preciso.
Cómo funciona la integración de calendarios fuera de la oficina de Exchange Server con Project Server 2013
La sincronización entre Project Server y Exchange Server se desencadena desde Project Server. Esto sucede cuando se habilita una cuenta de usuario o a través de trabajos del temporizador programados.
Una vez iniciado el procedimiento, se contacta con Exchange Server para obtener información de disponibilidad para el usuario o los usuarios especificados.
Si un recurso no está disponible para su edición porque ha sido desactivado, dicho usuario se omite como parte de la operación de sincronización y se sincronizará la próxima vez que se ejecute el trabajo del temporizador.
Aunque tal vez los usuarios no quieran especificar su tiempo de descanso y vacaciones en varios sitios, esta característica de integración de calendario probablemente no va a reemplazar las planillas de horas trabajadas, porque son necesarias para la facturación y otros fines de línea de negocios.
Para admitir este escenario, la hora de OOF sincronizada desde Exchange Server se muestra como tiempo no laborable en el parte de horas del usuario, de forma coherente con la forma en que el tiempo no laborable se muestra actualmente en el parte de horas del usuario. Esto indica al usuario que la hora ya está bloqueada en otro origen, pero no le impide especificar una hora para dicho día.
Una nueva adición a Exchange Server 2013 y Outlook 2013 es la opción de programación de tiempo "trabajar desde otro lugar". Esta opción no debe reflejarse en las importaciones, ya que la decisión se tomó para respetar las opciones de períodos no laborables y descanso tradicionales para la compatibilidad con versiones anteriores del producto que no tienen dicho tipo de enumeración.
Los datos de tiempo se importan desde Exchange Server a intervalos de 15 minutos y se agregan para determinar el efecto total que debe tener la hora de OOF importada en el calendario de recursos. Si el total de horas de descanso en un día determinado es menor que cuatro horas, el tiempo de descanso no se refleja en los calendarios de recursos. Las cantidades de cuatro horas o superiores sí se reflejarán.
Como los calendarios de recursos de Exchange Server y Project Server de un usuario tienen definidas horas de trabajo y horas no laborables. Por lo tanto, fuera de horas del calendario de Exchange Server que se encuentran dentro del período de tiempo de trabajo Exchange Server se cuenta para el número de horas tomadas del tiempo de trabajo en Project Server. Si todo el día se define como no laborable en Exchange Server, todo el día también se especificará como no laborable en Project Server.