Determinación de los requisitos de administración de proyectos en Project Server
Resumen: obtenga información sobre el uso de las características de Project Server 2016 para escenarios de administración de proyectos empresariales, parte de horas y administración de propuestas.
Se aplica a: Project Server Edición de Suscripción, Project Server 2019, Project Server 2016, Project Server 2013
Es importante para determinar las necesidades y los requisitos de administración del proyecto de su organización. La configuración variará según el tipo de trabajo que realice su organización y si usa Project Server para el seguimiento del tiempo, la colaboración o la administración de carteras. Después de caracterizar los proyectos típicos de su organización, determine qué escenarios de Project Server debe admitir.
Caracterización de los proyectos
Comprender las características de los proyectos de su organización le permite planear la configuración de Project Server. Las siguientes características ejercen un efecto considerable en la configuración:
El número de proyectos en los que trabaja la organización en un momento dado.
El tamaño de los proyectos, que varía con el número de tareas y asignaciones que incluyen los proyectos.
El período de tiempo necesario para completar un proyecto.
El número de integrantes del grupo a los que se asignan tareas de proyectos.
La mayoría de las organizaciones administran proyectos que varían en tamaño y duración, pero el grado de variación es una función del tamaño de la organización y del tipo de trabajo que realiza. Por ejemplo, una empresa de consultoría de gran tamaño puede administrar varios miles de proyectos que abarcan desde proyectos pequeños, proyectos de diez tareas que duran dos semanas, hasta proyectos de gran tamaño que incluyen 1.500 tareas y duran más de un año.
Las organizaciones normalmente tienen un número de proyectos cuyo tamaño abarca desde pequeño hasta mediano y grande. Con fines de planeación, asegúrese de que puede admitir adecuadamente el tipo de proyecto con el que suele trabajar su organización con más frecuencia.
Determinar el escenario de Project Server 2016
Las necesidades y los requisitos de la administración de proyectos varían de acuerdo con el tipo de trabajo que realiza la organización. Como parte del proceso de planeación de la configuración, identifique el escenario que debe admitir. Por ejemplo, puede usar Project Server para admitir los siguientes tipos de escenarios:
Administración de proyectos empresariales
Seguimiento de horas
Administración de propuestas
Uso de Project Server 2016 para la administración de proyectos empresariales
El escenario de Project Server para EPM se aplica a una organización grande cuyo área de enfoque es el planeamiento de arriba abajo controlado a través de la Oficina de administración de proyectos (PMO). Este escenario se ve con más frecuencia en los mercados de fabricación y desarrollo de productos. Se caracteriza por:
Un número pequeño de proyectos grandes que suelen estar relacionados entre sí
Centrarse en la PMO
Amplio uso de Project Professional 2016
Uso del rastreador de trabajo
Las consideraciones esenciales para este tipo de implementación son:
El nivel de detalle para seguimiento
El uso de la redistribución como un proceso
Cómo priorizar la capacidad
Cómo usar el seguimiento de aptitudes
En este escenario, el uso del cliente es el siguiente:
| Aplicación cliente | Frecuencia de uso |
|---|---|
| Project Professional |
Alto |
| Project Web App |
Alto |
En este escenario, el uso del servidor es el siguiente:
| Característica de Project Web App | Frecuencia de uso |
|---|---|
| Rastreador de trabajo |
Alto |
| Programas |
Alto |
| Partes de horas |
Medio |
| Administración de carteras |
Medio |
| Proyectos principales |
Alto |
| Áreas de trabajo de proyecto |
Mínimo |
| Administración de riesgos |
Medio |
| Administración de problemas |
Alto |
| Administración de documentos |
Medio |
| Administración de recursos |
Medio |
| Administración de tareas |
Medio |
Uso de Project Server 2016 para el seguimiento del tiempo
El escenario de Project Server para la implementación de servicios profesionales o parte de horas se puede aplicar a una organización grande que quiera usar Project Server principalmente para capturar y notificar el tiempo. En este escenario, los empleados y contratistas usan la funcionalidad del parte de horas de Project Server para enviar horas trabajadas en tareas durante períodos de tiempo específicos. Este escenario se caracteriza por:
Mínimo uso de Project Professional 2016
Facturación de tiempo y materiales
Un gran número de proyectos que tienen relativamente pocas tareas
Un período predecible de máximo uso que corresponde a la entrada del parte de horas programado en Project Web App
Las organizaciones que admiten este escenario suelen usar un conjunto limitado de características de Project Profesional para realizar un seguimiento del tiempo y los costos mediante partes de horas para capturar información. Este escenario presenta problemas de escalabilidad, ya que cuando se envía un gran número de partes de horas en un breve período de tiempo, los recursos del sistema pueden verse sometidos a una gran presión.
Las consideraciones esenciales para este tipo de implementación son:
Qué clasificaciones de tiempo usar
Qué períodos de tiempo usar
Configuración de calendarios y horas extras
Qué períodos fiscales usar
Fuente de datos de costo
Configuración de campos personalizados: campos personalizados de control de proceso frente a campos personalizados de informes
Configuración de divisa
Auditoría
Existen factores adicionales que se pueden ver afectados por los procesos usados en la organización, que incluye lo siguiente:
Tipos de uso
Qué es el ciclo de actualización de proyectos
Qué es el ciclo de informes
En este escenario, el uso del cliente es el siguiente:
| Aplicación cliente | Frecuencia de uso |
|---|---|
| Project Professional |
Medio |
| Project Web App |
Alto |
En este escenario, el uso del servidor es el siguiente:
| Característica de Project Web App | Frecuencia de uso |
|---|---|
| Rastreador de trabajo |
Alto |
| Programas |
Mínimo |
| Partes de horas |
Alto |
| Administración de carteras |
Mínimo |
| Proyectos principales |
Mínimo |
| Áreas de trabajo de proyecto |
Mínimo |
| Administración de riesgos |
Mínimo |
| Administración de problemas |
Mínimo |
| Administración de documentos |
Mínimo |
| Administración de recursos |
Alto |
| Administración de tareas |
Medio |
Uso de Project Server 2016 para administración de propuestas
El escenario de Project Server para la implementación de Demand Management se puede aplicar a cualquier organización mediana o grande que quiera usar Project Server para administrar carteras de proyectos. Estas organizaciones normalmente se caracterizan por:
Un número grande de proyectos con muchas asignaciones
Un alto porcentaje de jefes de proyecto
Uso frecuente de Project Professional 2016
Las organizaciones que admiten este escenario normalmente usan todas las características de Project Server 2016, incluidos partes de horas, bibliotecas de documentos, problemas, riesgos, la plantilla de la información global de empresa y el grupo de recursos de empresa.
La organización a la que se puede aplicar este escenario puede ser tan pequeña como una organización de tamaño mediano (o un departamento dentro de una organización de mayor tamaño) cuyos usuarios comparten todos la misma ubicación física en la misma LAN, o puede tratarse de una organización de gran tamaño cuyos usuarios trabajan en varias ubicaciones físicas diferentes.
Estas organizaciones usan Project Profesional y Project Web App diariamente para publicar o actualizar proyectos en Project Server, y usan Project Web App para ver las asignaciones, notificar datos reales y acceder a documentos, problemas y riesgos. Además, estas organizaciones generan cubos de procesamiento analítico en línea (OLAP) de forma semanal.
Las consideraciones esenciales para este tipo de implementación son:
Nivel de datos de recursos para seguimiento
Qué proceso de nominación de proyectos usar
Qué tipo de proceso de revisión usar
Cuál es el ciclo de informes
Requisitos de flujo de trabajo
Qué tipo de trabajo controlar
Quién administra el proceso
Qué propuesta se captura
En este escenario, el uso del cliente es el siguiente:
| Aplicación cliente | Frecuencia de uso |
|---|---|
| Project Professional |
Medio |
| Project Web App |
Alto |
En este escenario, el uso del servidor es el siguiente:
| Característica de Project Web App | Frecuencia de uso |
|---|---|
| Rastreador de trabajo |
Mínimo |
| Partes de horas |
Medio |
| Administración de carteras |
Alto |
| Programas |
Mínimo |
| Proyectos administrativos |
Mínimo |
| Colaboración |
Medio |
| Administración de documentos |
Medio |
| Administración de riesgos |
Medio |
| Administración de problemas |
Medio |
| Administración de recursos |
Medio |
| Sitios de área de trabajo de proyecto |
Medio |