Planeación de flujos de trabajo (Windows SharePoint Services)

En este artículo:

• ¿Qué son los flujos de trabajo?

¿Qué son los flujos de trabajo?

La mayor parte del trabajo en cualquier empresa se lleva a cabo mediante procesos de negocio, los cuales dependen del flujo de información o documentos y de la participación de los trabajadores de la información para completar tareas que contribuyen a las decisiones y entregas del grupo de trabajo. En Windows SharePoint Services 3.0, los flujos de trabajo implementan procesos de negocio automatizados y centrados en las personas.

Algunos ejemplos de procesos de negocio que podrían facilitarse mediante flujos de trabajo son:

• Aprobación de contrato Presentar una propuesta de contrato a los miembros de una organización que deben aprobarla o rechazarla.

• Informe de gastos Administrar el envío de un informe de gastos e ingresos asociados, revisar y aprobar dicho informe y reembolsar al remitente.

• Centro de llamadas Guiar el progreso de un incidente de soporte técnico cuando lo abre un cliente, lo investiga un ingeniero de soporte técnico, se envía a expertos técnicos, se resuelve y se agrega a una base de conocimiento.

• Bucle de entrevista Administrar el proceso de entrevista a un candidato al puesto. Esto incluye la programación y el seguimiento de citas para entrevista, el resumen de comentarios de las entrevistas a medida que se acumulan, hacer que los comentarios estén disponibles para los siguientes entrevistadores y facilitar la decisión de contratación o no contratación.

• Publicación de contenido Administrar la aprobación de la publicación de contenido en el sitio de presencia en Internet de la empresa.

Uno de los problemas a los que se enfrentan muchos departamentos de TI a la hora de implementar procesos de negocio automatizados y centrados en personas es que los procesos no se integran con el modo en que las personas trabajan. Con el fin de que un proceso de negocio centrado en personas sea efectivo, deberá integrarse en las herramientas y aplicaciones conocidas y de uso diario usadas en el área de trabajo, de modo que forme parte de la rutina diaria de los trabajadores de la información. En el área de trabajo electrónica, dicho proceso incluye la integración con el correo electrónico, calendarios, listas de tareas, sitios web de colaboración y aplicaciones de cliente, como por ejemplo Microsoft Office Outlook 2007 y Word 2007. Éste es el enfoque implementado en flujos de trabajo basados en Windows SharePoint Services.

En Windows SharePoint Services 3.0, los diseñadores de sitio puede asociar flujos de trabajo con bibliotecas, listas o tipos de contenido para que puedan ejecutarse en documentos o elementos de lista. El progreso de un flujo de trabajo se registra en una lista de historial de flujo de trabajo y las tareas del flujo de trabajo se asignan a los participantes mediante una lista de tareas.

Los flujos de trabajo de Windows SharePoint Services 3.0 se crean en el componente Windows Workflow Foundation de Microsoft Windows. Los programadores de software pueden crear flujos de trabajo personalizados mediante Windows Workflow Foundation Designer en Microsoft Visual Studio 2005. Una vez que un administrador ha instalado y habilitado dicho programa, los usuarios podrán asociar un flujo de trabajo creado en el componente Windows Workflow Foundation de Microsoft Windows con una o varias bibliotecas, listas o tipos de contenido.

Los usuarios también pueden crear flujos de trabajo personalizados mediante Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Cada flujo de trabajo creado mediante Office SharePoint Designer 2007 puede asociarse con una sola lista o biblioteca. Office SharePoint Designer 2007 incluye un entorno de diseño de flujo de trabajo visual y un conjunto de acciones de flujo de trabajo que los usuarios pueden agregar a flujos de trabajo sin tener que escribir código fuente, incluido lo siguiente:

• Establecimiento de metadatos de listas

• Creación, copia, eliminación o cambio de elementos de lista (incluidos documentos)

• Protección o desprotección de elementos

• Pausa, inicio o detención del flujo de trabajo

• Envío de mensajes de correo electrónico

• Configuración del estado de moderación de un elemento

• Configuración de los metadatos de un elemento

• Asignación de tareas

Mediante Microsoft Visual Studio 2005, puede crear acciones de flujo de trabajo personalizadas que podrán usarse en Office SharePoint Designer 2007.