Determinación de la estructura y las necesidades de contenido de sitios individuales
En este artículo:
Formal: encuesta a los participantes y usuarios
Informal: organización aproximada con espacio para evolucionar
La creación de un sitio es un proceso rápido, pero decidir el contenido que debe colocarse en el sitio y cómo organizar el contenido de manera que sea útil toma su tiempo. Se puede enfocar esta tarea de muchas maneras, pero se recomiendan las dos formas siguientes:
Método formal Encueste a los participantes y usuarios para determinar lo que desean ver en el sitio. Siga este proceso formal si está creando un sitio de gran tamaño o estratégico al que tendrán acceso varias audiencias por diferentes necesidades. Deberá realizar una planeación y una revisión minuciosas para asegurarse de que todas las audiencias puedan tener acceso al sitio, encontrar lo que necesitan, colaborar correctamente y continuar con su trabajo.
Método informal Empiece con una organización aproximada para el sitio y, a partir de ahí, déjela evolucionar en función de las necesidades y los comentarios de los usuarios. Siga este proceso informal si tiene un sitio pequeño con colaboraciones más informales donde la mayoría de los usuarios trabajan en el mismo conjunto de tareas de forma similar.
En el artículo Determinación de objetivos para los sitios, ha identificado los objetivos que concuerdan más con sus necesidades del sitio. Use estos objetivos para ayudarle a identificar un método para determinar el contenido y la estructura del sitio individual.
Sitio de almacenamiento de documentos En función de la complejidad prevista, es recomendable que siga el método formal o informal. Si se va a crear un sitio de gran tamaño para almacenar documentos desde varios equipos dispares, deberá enfocar la tarea de organización formalmente. Si éste es sólo un espacio de almacenamiento pequeño para documentos de trabajo usados por el equipo, un proceso informal puede ser suficiente.
Sitio de comunicación es recomendable que siga el método más formal y determine exactamente quién tiene acceso al sitio, la información que desean obtener y como guiarlos hasta ésta.
Sitio de colaboración probablemente puede seguir el método informal, según el cual permite que el sitio crezca y evolucione según convenga.
En las secciones siguientes, se explica el proceso para cada método.
Formal: encuesta a los participantes y usuarios
Si tiene que adoptar un proceso de planeación formal para los sitios, deberá crear un comité de planeación formal para obtener la entrada de los participantes y para realizar los pasos siguientes:
Determine las necesidades de la audiencia realizando una encuesta a la audiencia y a los participantes. Averigüe la información que cada segmento de la audiencia o participante desea ver o usar.
Determine las necesidades de contenido realizando una encuesta de contenido. Revise y realice un inventario del contenido actual, del contenido planeado para el futuro, del contenido infrautilizado o difícil de encontrar y calcule el cambio esperado en el contenido a lo largo del tiempo.
Diseñe la arquitectura de información. Incluya las listas o bibliotecas necesarias para organizar la información, los elementos que deben promocionarse en las páginas iniciales y si debe personalizar la navegación de modo que exponga la arquitectura de la información a los usuarios del sitio.
Pida a los usuarios y participantes de destino que revisen los prototipos de la arquitectura de la información. Evalúe si encuentran la información que necesitan en el prototipo.
Realización de una encuesta de contenido
Antes de planear la estructura del sitio, debe comprender el contenido que ya tiene en su organización. Al realizar una encuesta del contenido actual, puede identificar las necesidades de contenido y el diseño e implementar una solución que trate dichas necesidades de contenido. Existen varios elementos específicos que debe incluir en la encuesta de contenido, entre los que se encuentran los siguientes:
Número de documentos.
Ubicación de documentos.
Tipos de documentos, tanto en términos de tipos de archivo como clasificación.
Estructura de las personas y la empresa.
Procesos de aprobación de contenido y flujo de trabajo.
Puede usar la encuesta de contenido para asignar prioridades a contenido importante y sugerir una estructura para dicho contenido. La planeación del contenido suele producirse en etapas. En la primera fase, se toman decisiones estructuras a gran escala, como por ejemplo qué divisiones o proyectos tienen necesidades de contenido diferentes y cuántos sitios son necesarios para cada uno de los distintos cuerpos de contenido. A continuación, los equipos de planeación de contenido de cada sitio, normalmente alineados a divisiones o proyectos, deciden la estructura adecuada para tratar las necesidades de contenido en su nivel. Esto podría requerir la revisión de la estructura a gran escala a medida que se identifiquen nuevas necesidades de contenido. Es posible que pase por varias fases de planeación antes de la implementación y que siga planeando los cambios incluso después de que los sitios estén en funcionamiento.
Informal: organización aproximada con espacio para evolucionar
Al crear un sitio informal, puede empezar con un proceso menos rígido, que puede incluir los siguientes pasos:
Si va a integrar el contenido existente en un sitio nuevo, tómese tiempo para evaluar el contenido del que dispone y lo que desea colocar en el sitio.
A continuación, genere ideas sobre lo que piensa que el sitio debe incluir y cree una lista de contenido obligatorio. Por ejemplo, un sitio de colaboración de grupo podría incluir:
Documentos (documentos de proyecto, planes, propuestas, presentaciones, ofertas: todo lo que el equipo necesita para leer o realizar una colaboración).
Programaciones de equipo (programaciones de días festivos, trabajo y vacaciones individuales, proyecto, etc.). Puede registrar eventos compartidos en el sitio y mostrarlos, a continuación, en la vista Calendario.
Información de contacto (miembros del equipo, socios, clientes, proveedores, acreedores, etc.). Puede crear listas de contactos independientes para contactos internos y externos, o mezclarlas mediante campos que puede ordenar y filtrar.
Tareas o asignaciones (identificar quién hace qué).
Vínculos usados con frecuencia a otros sitios web (incluidos sitios sobre proyectos o equipos relacionados).
Importantes anuncios o noticias que todo el equipo debe conocer.
Un blog : posible imagen pública para el sitio de colaboración.
Revise los escenarios de usuario que podría tener y piense lo que podría buscar en el sitio si fuera un usuario concreto.
Agregue los elementos que faltan a la lista original y, si es posible, haga que algunos usuarios de destino revisen la lista.
Una vez que haya identificado los elementos aproximados, se puede comenzar con el sitio y dejar que los miembros del equipo trabajen en la organización a medida que avanzan.