Flujo de trabajo en Windows SharePoint Services: escenario

El ejemplo más habitual de flujo de trabajo humano en la mayoría de organizaciones es alguna variación de la aprobación: un grupo de individuos debe aprobar o rechazar algún documento y quizás agregar comentarios para explicar sus decisiones. El ejemplo aquí descrito refleja esta popularidad y muestra el aspecto que podría tener un flujo de trabajo de aprobación implementado con Windows SharePoint Services. Antes de ver el ejemplo en detalle, es conveniente definir las funciones que desempeñan los distintos individuos. Estas funciones incluyen:

• Autor del flujo de trabajo: el programador o trabajador de la información que crea una plantilla de flujo de trabajo.

• Administrador de Windows SharePoint Services: la persona que instala una plantilla de flujo de trabajo y la asocia con una biblioteca de documentos o lista.

• Iniciador del flujo de trabajo: la persona que inicia la ejecución de un flujo de trabajo, lo que hace que se cree una instancia de flujo de trabajo a partir de una plantilla de flujo de trabajo concreta.

• Participantes del flujo de trabajo: los individuos que interactúan con una instancia de flujo de trabajo para llevar a cabo el proceso de negocio al que da soporte.

Tal como se describe a continuación, los individuos de cada una de estas funciones desempeñan su propio papel en la creación, la instalación, la creación de instancias y el uso de un flujo de trabajo.

Creación de un flujo de trabajo

Microsoft ofrece dos opciones para crear flujos de trabajo dirigidos a Windows SharePoint Services. Los programadores usan Visual Studio 2005 y WF Workflow Designer, mientras que los trabajadores de la información usan el enfoque basado en reglas más simple que proporciona Office SharePoint Designer. En ambos casos, el resultado es una plantilla de flujo de trabajo que se debe implementar en un servidor que ejecute Windows SharePoint Services. La creación de flujos de trabajo se describe en más detalle más adelante en este documento, así que, por ahora, en este escenario se da por supuesto que ya se ha creado una plantilla.

Asociación de un flujo de trabajo con una biblioteca de documentos o lista

Para poder usarse, una plantilla de flujo de trabajo debe instalarse en un sistema con Windows SharePoint Services y luego asociarse a una biblioteca de documentos, lista o tipo de contenido en concreto. Después de hacer esto, se puede iniciar el flujo de trabajo desde cualquier documento o elemento en la biblioteca o lista. Los flujos de trabajo funcionan del mismo modo en elementos y documentos, por lo que normalmente una plantilla de flujo de trabajo puede adjuntarse a cualquiera de los dos (aunque es posible crear una plantilla que pueda asociarse sólo con un elemento o sólo con un documento). Y, aunque los flujos de trabajo no se pueden iniciar de forma explícita desde tipos de contenido, un flujo de trabajo asociado con un tipo de contenido se puede iniciar desde un documento o elemento de lista al que se ha adjuntado ese tipo de contenido.

Tanto la instalación como la asociación se realizan automáticamente para los flujos de trabajo creados con Office SharePoint Designer. Sin embargo, en el caso de los flujos de trabajo creados con WF Workflow Designer y Visual Studio, un administrador del servidor de Windows SharePoint Services debe instalar explícitamente la plantilla de flujo de trabajo. Una vez hecho esto, la plantilla debe asociarse con una biblioteca, lista o tipo de contenido, lo cual puede hacer alguien con menos permisos que un administrador del servidor. La persona que crea esta asociación también le asigna un nombre único, que pueden usar los usuarios como referencia. De forma opcional, el autor del flujo de trabajo puede dejar a la persona que crea la asociación establecer opciones para el comportamiento del flujo de trabajo, como especificar una lista predeterminada de personas que deben participar siempre en el proceso. La misma plantilla se puede asociar con varias bibliotecas, listas o tipos de contenido, y cada asociación se puede personalizar según sea necesario. Después de crear la asociación y de establecer todas las opciones, un iniciador de flujo de trabajo puede crear una instancia del flujo de trabajo a partir de esta asociación, tal como se describe a continuación.

Inicio de un flujo de trabajo

Windows SharePoint Services ofrece tres opciones para crear una instancia de flujo de trabajo. Las tres ejecutan el flujo de trabajo desde el principio cada vez. (De hecho, si una instancia de flujo de trabajo creada a partir de una asociación en particular se está ejecutando actualmente, no es posible crear otra instancia a partir de la misma asociación.) Las opciones son:

• Un usuario de Windows SharePoint Services puede iniciar el flujo de trabajo manualmente.

• Se puede configurar el flujo de trabajo para que se ejecute automáticamente cuando cambie un documento o elemento.

• Se puede configurar el flujo de trabajo para que se ejecute automáticamente cuando se cree un documento o elemento. Por ejemplo, un usuario de Microsoft Word puede guardar un nuevo documento en la biblioteca de documentos de un sitio, lo que provocaría la ejecución de una instancia de un flujo de trabajo asociado con esa biblioteca. Un iniciador de flujo de trabajo puede usar Microsoft Word 2007 o versiones anteriores para hacer esto. Incluso es posible iniciar los flujos de trabajo de este modo desde aplicaciones que no son de Microsoft.

En este escenario se usa la primera de estas tres opciones: iniciar manualmente un flujo de trabajo. La pantalla siguiente muestra cómo puede mostrarse un documento de una biblioteca de documentos a un usuario de Windows SharePoint Services. Para iniciar una instancia de flujo de trabajo a partir de este documento, el usuario hace clic en el documento y elige Flujos de trabajo en el menú.

Al realizar esta selección se abrirá la pantalla siguiente:

Bajo el encabezado Iniciar un nuevo flujo de trabajo aparecen los nombres de todos los flujos de trabajo que se pueden iniciar desde este documento. En este ejemplo, hay dos opciones: Aprobación y Recopilar comentarios, pero si un administrador hubiera asociado otras plantillas de flujo de trabajo con esta biblioteca de documentos, sus nombres también aparecerían. En este ejemplo, el iniciador selecciona Aprobación y aparece esta pantalla:

A diferencia de todas las pantallas mostradas hasta ahora, el contenido de ésta queda definido por el flujo de trabajo en sí. Cuando se inicia un flujo de trabajo (es decir, cuando se crea una instancia de flujo de trabajo), puede mostrar, de forma opcional, una pantalla que permite al usuario especificar información relevante. Para el flujo de trabajo de aprobación mostrado aquí, esta información incluye el nombre de cada persona que debe aprobar este documento, una indicación de cuándo debe realizarse cada aprobación y una lista de personas a las que hay que enviar una notificación. Una vez proporcionada esta información, el usuario hace clic en el botón Iniciar de la esquina inferior derecha de la pantalla. El flujo de trabajo empezará a ejecutarse, y solicitará a cada participante que revise este documento en el orden en que se especificaron sus nombres en esta pantalla.

De forma opcional, cuando se inicia un flujo de trabajo también puede enviar un mensaje de correo electrónico a la persona que lo inició. De forma similar, un flujo de trabajo puede informar a su autor por correo electrónico cuando se haya completado. En este ejemplo, el flujo de trabajo de aprobación puede enviar un mensaje de correo electrónico a su autor para informarle cuando se haya completado el proceso de aprobación. También es posible notificar por correo electrónico a los participantes del flujo de trabajo (en este ejemplo, las personas que aprueban el documento) cuando el flujo de trabajo tenga alguna tarea para ellos.

Interacción con un flujo de trabajo

La interacción entre una persona y un flujo de trabajo en ejecución se basa en el concepto de tarea. Una tarea es una unidad de trabajo que se asigna a un individuo. En este ejemplo, se asignará a cada persona de esta lista de aprobación del flujo de trabajo una tarea en que se le pedirá que apruebe el documento. Windows SharePoint Services mantiene una lista de tareas para cada sitio, y un flujo de trabajo en ejecución puede agregar tareas a esta lista y especificar a quién va dirigida cada una. Cada usuario del sitio puede ver qué trabajo le espera si obtiene acceso a esta lista de tareas mediante un explorador web o si sincroniza la lista de tareas del sitio con su lista de tareas de Outlook 2007. La siguiente pantalla muestra el aspecto que tiene el acceso desde un explorador a la lista de tareas para una de las personas asignadas a la aprobación del documento usado en este ejemplo.

Para un usuario de Windows SharePoint Services, su lista de tareas pendientes es sólo una lista más. En la pantalla mostrada arriba, el usuario ha seleccionado la lista Tareas de las opciones visibles en el lado izquierdo de la pantalla. La única tarea que se encuentra actualmente en la lista es una solicitud para aprobar el documento. (Se puede obtener acceso al documento en sí a partir del vínculo que aparece en el lado derecho de la pantalla.) Para realizar la tarea, el usuario de este ejemplo hace clic en el nombre de la misma, con lo que aparece esta pantalla:

La interacción entre el flujo de trabajo y los participantes puede variar, de modo que esta pantalla queda definida por el flujo de trabajo en sí. En este ejemplo, se proporciona un campo al participante para comentarios junto con botones para aprobar o rechazar el documento. También hay otras opciones disponibles, que le permiten reasignar la tarea a otra persona o solicitar un cambio. Aquí, el usuario puede escribir un comentario y luego hacer clic en el botón Aprobar. A continuación, el flujo de trabajo creará una tarea en la lista de tareas de la siguiente persona de la lista de aprobadores. Una vez que hayan respondido todos los participantes, finaliza el flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo de Windows SharePoint Services también ofrecen otras opciones, entre las que se incluyen:

• El iniciador de un flujo de trabajo puede comprobar el estado del mismo. En el escenario descrito aquí, por ejemplo, puede comprobar cuánto ha avanzado el proceso de aprobación.

• Un flujo de trabajo puede modificarse mientras se está ejecutando. Las modificaciones permitidas, si es que hay alguna, quedan determinadas por el autor del flujo de trabajo. Un flujo de trabajo de aprobación, por ejemplo, puede permitir agregar un nuevo aprobador mientras el flujo de trabajo está en curso. La capacidad de modificar los flujos de trabajo en ejecución es importante, ya que refleja el modo en que la gente trabaja en realidad. Los cambios espontáneos en los procesos de negocio constituyen una realidad inevitable; los flujos de trabajo de Windows SharePoint Services ofrecen un método para controlar este tipo de situación.

Resumen del proceso

Un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services consta de numerosas partes en movimiento. La siguiente ilustración ofrece una visión general del funcionamiento del proceso.

En resumen, una vez que una plantilla de flujo de trabajo se ha instalado y asociado a una biblioteca de documentos, lista o tipo de contenido, paso que no se muestra aquí, un usuario del sitio puede crear una instancia de este flujo de trabajo. El proceso empieza cuando el iniciador del flujo de trabajo selecciona un documento y una plantilla de flujo de trabajo asociada (paso 1). El iniciador crea una instancia de flujo de trabajo a partir de esta asociación (paso 2) y, a continuación, personaliza esta nueva instancia y la inicia (paso 3).

Después, la instancia de flujo de trabajo en ejecución agrega una tarea a la lista de tareas de un participante (paso 4). (El flujo de trabajo de aprobación usado en este escenario asigna estas tareas en orden, pero también es posible que un flujo de trabajo asigne tareas a muchos participantes a la vez para permitir que se lleven todas a cabo de forma paralela.) Los participantes del flujo de trabajo pueden saber qué tareas les asigna el flujo de trabajo cuando consultan su lista de tareas (paso 5). A continuación, cada participante interactúa con la instancia de flujo de trabajo en ejecución para completar esta tarea (paso 6). En el ejemplo descrito aquí, ésta requería aprobar un documento, pero puede tratarse de cualquier tarea que elija el autor del flujo de trabajo.

Conviene tener en cuenta que el documento en que se ejecuta un flujo de trabajo no se envía de persona a persona. En lugar de ello, el documento permanece en el sitio y cada participante del flujo de trabajo recibe un vínculo al mismo. De hecho, no es necesario que el flujo de trabajo use el documento o el elemento con el que está asociado. Otra cuestión que conviene destacar es que lo que el iniciador del flujo de trabajo y los participantes ven en los pasos 1, 2 y 5 queda definido por Windows SharePoint Services. En cambio, los formularios usados en los pasos 3 y 6 los define el autor del flujo de trabajo. Esto permite al autor controlar el modo en que los usuarios personalizan e interactúan con el flujo de trabajo.

Además de proporcionar una plataforma para crear aplicaciones de flujo de trabajo de usuarios, la versión 3.0 de Windows SharePoint Services también proporciona un flujo de trabajo Seguimiento de asuntos predefinido que los usuarios finales pueden usar tal cual. Este flujo de trabajo permite asignar asuntos activos a los participantes y realizar un seguimiento de los mismos. Una vez creado, un asunto puede moverse primero a un estado Resuelto, lo que indica que el participante del flujo de trabajo responsable ya se ha encargado del asunto, y luego a un estado Cerrado, lo que indica que el iniciador del flujo de trabajo ha aceptado la resolución y cerrado el asunto.

Entender los aspectos básicos del modo en que los individuos usan los flujos de trabajo en Windows SharePoint Services es fundamental para comprender esta tecnología. Sin embargo, también es útil tener ciertos conocimientos acerca del modo en que un autor crea estos flujos de trabajo. En la siguiente sección se describen los dos enfoques disponibles para hacer esto.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.