Identificación de participantes y partes interesadas en la administración de documentos

El primer paso de la planeación de la administración de documentos consiste en determinar los participantes y las partes interesadas en la solución de administración de documentos. Puede usar una encuesta para recopilar esta información. Por ejemplo, la encuesta puede contener las siguientes preguntas:

1. ¿Quién crea documentos en su organización?

2. ¿Qué tipos de documentos crean?

3. ¿Quién revisa los documentos?

4. ¿Quién edita los documentos

5. ¿Quién usa los documentos?

6. ¿Quien aprueba la publicación de documentos?

7. ¿Quién diseña los sitios web usados para hospedar documentos?

8. ¿Quién establece las instrucciones y las directivas para administrar documentos?

9. ¿Quién administra los registros de la organización?

10. ¿Quién implementa y mantiene los servidores en los que están almacenados los documentos?

Acción de hoja de trabajo
Cada una de estas preguntas puede tener varias respuestas. Registre la información que recopile de la encuesta en la hoja de trabajo de participantes en la administración de documentos (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73285&clcid=0xC0A) (en inglés), como en el siguiente ejemplo.

Posición	Tipos de documentos	Función
Analista financiero Redactor técnico	Nota de estudio de equidad Modelo financiero Página web	Autor
Analista financiero Administrador	Nota de estudio de equidad Modelo financiero	Revisor
Editor técnico	Nota de estudio de equidad Página web	Editor
Cliente	Nota de estudio de equidad Modelo financiero Página web	Lector
Abogado corporativo Administrador	Nota de estudio de equidad Modelo financiero Página web	Aprobador de contenido
Administrador del servidor	Todo	Especialista en TI
Administrador de bases de datos	Todo	Especialista en bases de datos
Agente de cumplimiento	Todo	Especialista legal
Administrador de registros	Todo	Administrador de registros
Administrador del sitio	Todo	Publicador de contenido
Administrador del sitio	Todo	Auditor de contenido

Identificar las partes interesadas en el contenido le ayudará a garantizar una solución de administración de documentos exhaustiva y a diseñar sitios y bibliotecas de documentos que se adapten a las necesidades y los procesos de contenido de su empresa.

Hoja de trabajo

Hoja de trabajo de participantes en la administración de documentos (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73285&clcid=0xC0A) (en inglés)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.