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Determinación de necesidades de datos profesionales e inteligencia empresarial

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En este artículo:

  • Acerca de la inteligencia empresarial

  • Planeación de características de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007

  • Planeación de escenarios de datos profesionales

  • Determinación de necesidades de inteligencia empresarial para la organización

  • Hojas de trabajo

Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye capacidades de inteligencia empresarial que pueden ayudarle a proteger la integridad de los datos en toda la organización a la vez que habilitan escenarios eficaces de búsqueda, integración de datos, análisis de datos, representación de datos y uso compartido de datos.

La funcionalidad de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007 permite la administración y el control centralizados de recursos compartidos que pueden incluir informes, formularios, documentos, hojas de cálculo y conexiones de datos.

Como parte de la planeación de la implementación inicial de Office SharePoint Server 2007, debe comprender la inteligencia empresarial y cómo se relaciona con los procesos y las condiciones de la organización. Esto permite identificar las necesidades de inteligencia empresarial específicas de la organización y usar dichas necesidades para identificar qué características de Office SharePoint Server 2007 implementar para mejorar los procesos de negocio con el tiempo.

Acerca de la inteligencia empresarial

La inteligencia empresarial, llamada en ocasiones administración del rendimiento empresarial, es un conjunto de tecnologías usadas para facilitar la compresión de los procesos de negocio y los datos asociados. El uso correcto de la inteligencia empresarial facilita la administración de los datos de la organización para que sean útiles, procesables y capaces de transformar los procesos de negocio subyacentes. Estos objetivos se logran mediante los siguientes procesos:

  • Recopilación de datos   El primer paso para desarrollar la inteligencia empresarial es crear y almacenar datos que representen de forma precisa las actividades de la organización. Las bases de datos sólo resultan útiles si los datos de los que se realiza el seguimiento son representativos de los procesos y las condiciones de negocio. Dado que puede ser difícil determinar qué falta en los orígenes de datos, se pueden recopilar datos adicionales para mejorar los procesos de negocio.

  • Conversión de datos en información útil   Los datos se suelen representar como conjuntos de campos con los valores correspondientes. Por sí mismos, los datos son neutrales y no son intrínsecamente útiles. Si usa herramientas y procesos de negocio para que los datos sean de utilidad, se genera información. Un método clave para generar información consiste en crear una vista de los datos que contenga un subconjunto de datos útil para uno o más grupos de usuarios de la organización.

  • Uso de la información para transmitir conocimientos   Los conocimientos se generan al proporcionar información procesable a los usuarios que pueden usar dicha información. Disponer de una lista de los datos que puedan ser de interés para un grupo de usuarios concreto es mejor que disponer de datos sin procesar, pero en realidad no permite realizar ninguna acción. Al personalizar la información, identificar las audiencias y los grupos, y proporcionar un método para que los usuarios analicen e interactúen con los datos, se genera información procesable, que es la base de los conocimientos de la organización.

  • Conversión de los conocimientos en acciones   Al crear la base de conocimientos de la organización, los trabajadores de la información actúan de forma más eficaz en la consecución de los objetivos de negocio clave y los administradores pueden identificar oportunidades para lograr mejoras y tomar decisiones basadas en dichos conocimientos para mejorar los procesos de negocio.

La inteligencia empresarial proporciona un conjunto de soluciones eficaz que se corresponde con cada uno de estos pasos en un proceso integrado que permite mejorar continuamente los procesos de negocio. Empezando por los datos, crea información que puede ayudarle a comprender los procesos. A continuación, actúa según dicha información para crear una base de conocimientos y actualizar la información al mismo tiempo que modifica los procesos de negocio. Estos cambios generan datos e información nuevos que puede usar para profundizar en los conocimientos y seguir modificando los procesos de negocio en el futuro.

La inteligencia empresarial incluye varias estrategias y técnicas diseñadas para mejorar los procesos empresariales:

  • **Integración de datos   **Incluye el almacenamiento, la minería y la consolidación de datos. La integración de datos implica la recopilación de información de varios orígenes estructurados y no estructurados, y su consolidación en un único origen de datos que se puede usar para crear información significativa mediante las herramientas de inteligencia empresarial de una organización. La presentación de la información permite a los usuarios consultar los orígenes de datos y buscar información utilizable que se puede analizar en relación con los objetivos de negocio a la vez que se garantiza la seguridad y la integridad de los datos en un área de trabajo de colaboración.

  • **Presentación de la información   **Incluye la detección, la visibilidad, el análisis y la colaboración de la información.

  • **Informes   **Se incluye el uso de cuadros de mandos y otras herramientas para comparar la información de varios procesos de negocio. Las herramientas de informes, como los cuadros de mandos, permiten a los trabajadores de la información evaluar la información, realizar acciones según la misma y crear de este modo una base de conocimientos para la organización.

Cada una de estas estrategias se corresponde con una fase esencial del rendimiento empresarial. El uso conjunto de todas estas técnicas genera una serie de respuestas positivas que aumentan los conocimientos que se pueden usar para mejorar la organización y sus procesos de negocio y datos asociados con el tiempo.

Planeación de características de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 proporciona diversas herramientas que permiten mostrar la información y generar conocimientos en la organización. Puede usar las características de personalización e identificación de Office SharePoint Server 2007 para aumentar la capacidad de uso de los datos y permitir a los trabajadores de la información de la organización actuar según la información basada en los datos. Puede agregar contenido a varios orígenes y buscarlo más fácilmente mediante las características de búsqueda. Office SharePoint Server 2007 complementa estas características con un conjunto de características importantes de inteligencia empresarial.

Estas características son:

  • Características de integración de datos, como las bibliotecas de conexiones de datos, el Catálogo de datos profesionales, los perfiles de datos profesionales y las listas de datos profesionales.

  • Características de presentación de información e informes, como los informes, los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los paneles.

Planeación de características de integración de datos de Office SharePoint Server 2007

El almacenamiento y la minería de datos son técnicas de recopilación de información útil a partir de los orígenes de datos existentes. Las soluciones de inteligencia empresarial suelen usar herramientas de procesamiento analítico en línea (OLAP) para proporcionar datos significativos y exponer patrones subyacentes que, de otro modo, podrían no ser evidentes. Office SharePoint Server 2007 usa Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. Se prefiere el uso de OLAP y SQL Server 2005 Analysis Services para orígenes de datos de gran tamaño con datos relativamente estables y no modificados. A continuación, estos datos se usan para generar información en procesos que cambian más rápidamente.

Office SharePoint Server 2007 también usa datos de otras aplicaciones empresariales, llamadas aplicaciones de línea de negocio. Aunque no formen parte de la funcionalidad de inteligencia empresarial clave, los datos de estas aplicaciones se pueden mostrar y analizar mediante métodos similares a los de los datos de las bibliotecas de conexiones de datos, lo que proporciona una vista integrada de todos los datos profesionales de la organización. Las aplicaciones de línea de negocio administran los datos de personas y operaciones de negocio, y se usan con frecuencia en organizaciones y empresas de gran tamaño. Algunos ejemplos de aplicaciones de línea de negocio son:

  • SAP Business Information Warehouse o mySAP ERP

  • Siebel eBusiness Applications

  • Soluciones de acceso a datos heredados de Attunity

  • Microsoft BizTalk Server

Estas aplicaciones se registran en el Catálogo de datos profesionales. Office SharePoint Server 2007 usa los datos del Catálogo de datos profesionales para generar tipos de información adicionales para los trabajadores de la información de la organización. Esta información se puede integrar fácilmente con el resto de las características de las colecciones de sitios de Office SharePoint Server 2007.

La consolidación de datos es el proceso de agrupación con sentido de los datos para que dichos datos sean útiles. Las características de consolidación de datos clave de Office SharePoint Server 2007 son las bibliotecas de conexiones de datos, los perfiles de datos profesionales y las listas de datos profesionales.

Una biblioteca de conexiones de datos es una biblioteca de conexiones a orígenes de datos que se pueden analizar con SQL Server 2005 Analysis Services. Esto permite analizar y mostrar los datos mediante las características de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007. Las bibliotecas de conexiones de datos incluyen vínculos a orígenes de datos, como cubos de SQL Server 2005 Analysis Services, que son relevantes para un sitio o una colección de sitios concretos.

Los perfiles de datos profesionales son listas de propiedades asociadas a tipos de datos profesionales de aplicaciones de línea de negocio registradas en el Catálogo de datos profesionales. Cada perfil de datos profesionales es una consolidación significativa de datos relevantes de procesos de negocio clave para crear información que puedan usar los usuarios de la organización. Por ejemplo, puede tener un perfil de datos profesionales para los clientes que realice un seguimiento de los números de teléfono, las direcciones, las direcciones de correo electrónico y las ubicaciones de cada cliente.

Las listas de datos profesionales son listas de SharePoint que recopilan una o más columnas directamente de los datos de una o más aplicaciones empresariales. Cada lista incluye una colección de elementos con varias columnas que representan las propiedades de cada elemento. Las listas pueden contener información similar a la de los perfiles de datos profesionales. Además, puede crear listas para KPI, otra característica de inteligencia empresarial importante.

Planeación de las características de presentación de información e informes de Office SharePoint Server 2007

Una vez consolidados los datos de forma significativa, las herramientas de inteligencia empresarial adicionales permiten a los trabajadores de la información consultar y analizar la información resultante y actuar según esta información del modo más rápido y eficaz posible.

Para consultar los datos profesionales, use las características de inteligencia empresarial de la búsqueda de Office SharePoint Server 2007. Las aplicaciones se registran en el Catálogo de datos profesionales y, a continuación, se rastrean los orígenes de contenido de dichas aplicaciones. El subconjunto de datos seleccionado por los administradores para el Catálogo de datos profesionales está disponible para que los administradores de la búsqueda lo asignen a las propiedades administradas que afectan a los resultados de las consultas de búsqueda.

Los usuarios de la organización pueden buscar datos profesionales y encontrar resultados útiles y relevantes. Por ejemplo, el administrador del Catálogo de datos profesionales registra una aplicación de ventas y selecciona tipos de datos profesionales para los clientes, las líneas de productos y los asociados de ventas, y selecciona además las propiedades de los perfiles de datos profesionales asociados a dichos tipos de datos profesionales. A continuación, el administrador del proveedor de servicios compartidos (SSP) responsable de la búsqueda crea un origen de contenido para la aplicación. Una vez rastreado el origen de contenido, el administrador del SSP para la búsqueda asigna ciertas propiedades rastreadas a las propiedades administradas que usa el sistema durante las consultas de búsqueda. Los usuarios que buscan un cliente por el nombre, la ubicación o la dirección del cliente tienen más probabilidades de encontrar al cliente si el nombre, la ubicación y la dirección del cliente son propiedades administradas. Estas propiedades administradas también se pueden usar para crear ámbitos de búsqueda.

Puede analizar los datos profesionales si los presenta en los sitios de la colección de sitios. Los datos profesionales almacenados como información en listas o perfiles de datos profesionales del Catálogo de datos profesionales se pueden usar en varias tecnologías diseñadas para habilitar el análisis de la información de modo que los trabajadores de la información puedan actuar según dicha información y generar conocimientos.

Por ejemplo, puede crear KPI, que calculan un valor a partir de un intervalo de datos, y comparar los datos con un destino para indicar el rendimiento de los procesos de negocio clave. Si analiza una lista de KPI relacionados, puede ver cómo interactúan los distintos procesos de negocio.

Además, puede crear informes a partir de los KPI o las lista de datos profesionales mediante las propiedades del Catálogo de datos profesionales y mostrar esta información junto con la información relacionada de SharePoint, como los documentos o las áreas de trabajo.

Los paneles muestran varios elementos web de datos profesionales para distintos orígenes de datos y procesos de negocio en una sola ubicación. Los elementos web de los paneles se conectan a los filtros de modo que el propietario del panel pueda limitar el ámbito de los datos presentados en todos los elementos web. Los usuarios pueden aplicar uno o más filtros para analizar los datos del modo más relevante para cada persona. En los paneles, los usuarios de la organización también pueden usar Excel Calculation Services y los elementos web de Excel Web Access para examinar los orígenes de datos y filtrarlos en función de una o más columnas de cada libro.

Cada una de estas herramientas de análisis genera más información procesable. Para completar el ciclo de inteligencia empresarial, hay varios métodos proporcionados por Office SharePoint Server 2007 para actuar según la información inmediatamente después de analizar los datos. Si usa Microsoft Office Excel 2007 y tiene los permisos adecuados, puede iniciar un cliente de Office Excel 2007 para editar directamente el libro subyacente. Puede agregar acciones de datos profesionales que aparecen en los resultados de búsqueda, el perfil de datos profesionales, los informes y los paneles directamente relacionados con la información de cada una de estas opciones de presentación. Puede editar los perfiles de datos profesionales a medida que se recopila información nueva acerca de su negocio. Los trabajadores de la información de la organización pueden actuar según la información conforme la examinan para agregar de inmediato comentarios que aumenten la productividad. Además, pueden detectar patrones subyacentes a los procesos de negocio, que se pueden usar para mejorar los procesos, la recopilación de datos y la presentación de la información.

Planeación de escenarios de datos profesionales

Las características de inteligencia empresarial se implementan como parte de escenarios de datos profesionales más amplios. Estos escenarios se pueden definir de varios modos, incluidos los siguientes:

  • Según la finalidad de la organización y la colección de sitios que usan los datos profesionales.

  • Según los procesos de negocio específicos de un escenario más amplio de la organización.

  • Según la infraestructura de tecnología de la información, la implementación y los problemas de seguridad.

Planeación de escenarios basados en la finalidad

Algunos ejemplos de escenarios basados en la finalidad de una organización y una colección de sitios son:

  • Centro de atención telefónica   Busque solicitudes de servicio al cliente (CSR) abiertas en la base de datos de CSR del sitio del Centro de búsqueda, actualice las CSR con los formularios de InfoPath Forms Services asociados a las acciones empresariales y vea el rendimiento de los técnicos de primera línea mediante el uso de KPI.

  • Registros de empleados y personalización   Dirija los datos a los empleados en los sitios del portal en función de las propiedades de Siebel o SAP, y permita que los empleados actualicen la información mediante formularios habilitados para Web.

  • Orientación al cliente   Use formularios de InfoPath Forms Services habilitados para Web de modo que los clientes puedan personalizar la información de cuenta, actualizar la información de reclamación al seguro o enviar formularios oficiales.

Resulta útil tener en cuenta estos tipos de escenarios al planear las necesidades de inteligencia empresarial de la estructura del sitio.

Las necesidades de inteligencia empresarial pueden ser mucho más diversas que estos ejemplos y cada organización es única. En el caso de su organización, se recomienda establecer un escenario amplio que sea relevante para poder iniciar la planeación específica para implementar una solución para dicho escenario. Para cada colección de sitios de la organización, identifique los casos en que se usan aplicaciones empresariales e identifique qué aplicaciones son fundamentales para la finalidad de cada colección de sitios. Piense en las características que va a usar en líneas generales.

Planeación de escenarios basados en procesos

Algunos ejemplos de escenarios basados en procesos de negocio más específicos de un marco más amplio de datos profesionales e inteligencia empresarial son:

  • **Análisis de predicciones   **Muestre elementos adicionales que pueden ser interés para los usuarios que adquieren un elemento mostrado. Por ejemplo, muestre productos adicionales creados por el mismo usuario u organización.

  • **Venta cruzada   **Ofrezca servicios y productos con descuento en la compra. Por ejemplo, ofrezca un artículo gratuito por la compra de dos artículos similares.

  • **Minería de datos   **Busque y use los datos ocultos. Cree modelos de comportamiento basados en el seguimiento. Por ejemplo, busque el acceso con clave de tarjeta por hora del día, fecha, edificio o evento para determinar los patrones de tráfico.

  • **Previsión de ventas   **Revise el estado de la cuenta o las características del cliente actuales y realice los ajustes correspondientes en función de los datos activos.

  • **Aprobación de pedidos de compra   **Compruebe el estado del presupuesto actual y otros datos antes de aprobar un pedido de compra generado por un flujo de trabajo.

Puede identificar escenarios similares para representar distintos conjuntos de procesos de negocio de la organización. A continuación, puede planear las características específicas necesarias para controlar cada conjunto de procesos de negocio.

Además, debe tener en cuenta la planeación de la infraestructura, la seguridad y otros aspectos relacionados con la tecnología de la información. La planeación de escenarios y procesos de negocio en cada escenario identificado se ve afectada por el entorno de la implementación y los escenarios generales similares con distintos escenarios de implementación se planean de forma distinta.

Es útil tener en cuenta estos tipos de escenarios si el objetivo es la planeación de la inteligencia empresarial y desea determinar el ámbito correspondiente de la solución de inteligencia empresarial.

Planeación de escenarios basados en TI

Algunos ejemplos de escenarios basados en aspectos de la implementación y la seguridad son:

  • Colección de sitios de recursos humanos   Un origen se corresponde con un consumidor. El administrador de aplicaciones usa las características de datos profesionales para crear una colección de sitios que muestre los datos de recursos humanos de un almacén de datos. Los datos de la colección de sitios son confidenciales y se muestran sólo en dicha colección de sitios.

  • Informes de gastos entre sitios y colecciones de sitios   Un origen se corresponde con varios consumidores. Los propietarios del sitio de grupo desean mostrar una lista de informes de gastos pendientes para sus grupos. Los usuarios desean que aparezca un elemento web de informes de gastos en las páginas principales de sus sitios personales. Dado que los datos de gastos cambian con frecuencia, los datos se recopilan en SAP mediante el registro de la aplicación en el Catálogo de datos profesionales y, a continuación, se usan en varios sitios.

  • Bases de datos de incidencias de productos   Varios orígenes se corresponden con varios consumidores. Los propietarios de un sitio de grupo desean incluir datos activos de la aplicación de base de datos de incidencias de productos en sus sitios de grupo. Hay varias bases de datos para los distintos productos y grupos.

  • Datos de incidencias de productos para un asociado externo   Un asociado de negocio usa una extranet con acceso a un subconjunto de incidencias de productos relevantes.

Es útil tener en cuenta estos tipos de escenarios en la planeación de la arquitectura y la implementación de la solución de inteligencia empresarial.

Con independencia de los aspectos de la implementación, los miembros de los equipos de planeación deben considerar todos los escenarios y características de negocio en el contexto de la infraestructura compatible de la organización.

Determinación de necesidades de inteligencia empresarial para la organización

Uno o varios de los escenarios descritos anteriormente, o escenarios similares, pueden existir en cualquier organización que implemente Office SharePoint Server 2007. Al planear los datos profesionales y la inteligencia empresarial, debe tener en cuenta los escenarios que se pueden aplicar a su organización y seleccionar las características de Office SharePoint Server 2007 correspondientes a dichos escenarios.

Los escenarios giran en torno a varios procesos de negocio, cada uno de los cuales se basa en uno o más orígenes de datos. Estos orígenes los usan las características que presentan los datos a los trabajadores de la información, quienes actúan según dicha información. Las necesidades de inteligencia empresarial para cada proceso de negocio se corresponden con una serie de pasos esenciales de inteligencia empresarial. Estos pasos básicos de inteligencia empresarial son:

  1. Establezca una conexión con los orígenes de datos y recopile los datos.

  2. Presente los datos profesionales como información.

  3. Consulte y analice los datos.

  4. Actúe según los datos.

Los pasos de planeación de características correspondientes son:

  1. Planee las aplicaciones de línea de negocio, el Catálogo de datos profesionales y las bases de datos de SQL Server.

  2. Planee los perfiles y las listas de datos profesionales.

  3. Planee la búsqueda de datos profesionales, los KPI y los informes.

  4. Planee los paneles, el sitio del Centro de informes y las acciones de datos profesionales.

Si tiene en cuenta estos aspectos al planear la implementación inicial de las características de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007, tendrá más probabilidades de crear una solución de inteligencia empresarial que cumpla sus objetivos.

Acción de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de datos profesionales (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar las decisiones. Para obtener más información, vea las acciones de la hoja de trabajo descritas en los temas acerca de la planeación de características concretas de datos profesionales y de inteligencia empresarial.

Hojas de trabajo

Use las siguientes hojas de trabajo para determinar las necesidades de datos profesionales e inteligencia empresarial:

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.