¿Qué son los flujos de trabajo?
En este artículo:
Acerca de los procesos de negocio
Flujos de trabajo de Office SharePoint Server 2007
Acerca de los procesos de negocio
Gran parte del trabajo de cualquier empresa se realiza mediante el uso de procesos de negocio que dependen del flujo de información o documentos. Estos procesos de negocio requieren la participación activa de los trabajadores de la información para completar las tareas que contribuyen a la toma de decisiones del grupo de trabajo o el material que debe entregar. En Microsoft Office SharePoint Server 2007, estos tipos de procesos de negocio se implementan y administran mediante flujos de trabajo.
Algunos ejemplos de procesos de negocio que podrían facilitarse mediante flujos de trabajo son:
Aprobación de contratos Instrucciones para un contrato propuesto entre los miembros de una organización que deben aprobarlo o rechazarlo.
Informes de gastos Administración del envío de un informe de gastos y los recibos asociados, revisión del informe, aprobación y reembolso al remitente.
Soporte técnico Instrucciones relacionadas con el progreso de un incidente de soporte técnico cuando lo abre un cliente, lo investiga un ingeniero de soporte técnico, se envía a los expertos técnicos, se resuelve y se agrega a una base de conocimientos.
Entrevistas Administración del proceso de entrevista a un candidato a un puesto de trabajo. Incluye la programación y el seguimiento de las citas de entrevista, la recopilación de comentarios acerca de las entrevistas a medida que se acumulan, la puesta a disposición de estos comentarios para los entrevistadores posteriores y la presentación de las decisiones de contratación o no contratación.
Publicación de contenido Administración de la aprobación de la publicación del contenido en un sitio de presencia en Internet de la empresa.
Uno de los problemas a que se enfrentan muchos departamentos de TI al implementar los procesos de negocio que requieren la participación de los trabajadores de la información es que estos procesos no se integran con la forma en que trabajan los usuarios. Para que un proceso de negocio sea eficaz, se debe integrar con las herramientas y aplicaciones de uso común en el área de trabajo de modo que forme parte de la rutina diaria de los trabajadores de la información. En un área de trabajo electrónica, esto incluye la integración con el correo electrónico, los calendarios, las listas de tareas, los sitios web de colaboración y las aplicaciones como Microsoft Office Outlook 2007 y Word 2007. Éste es el enfoque implementado en los flujos de trabajo basados en Office SharePoint Server 2007.
Flujos de trabajo de Office SharePoint Server 2007
Office SharePoint Server 2007 incluye los siguientes flujos de trabajo estándar para satisfacer las necesidades de negocio principales:
Recopilar comentarios Se envía un documento para su revisión. El autor elige a los revisores, envía instrucciones y comprueba el progreso del flujo de trabajo. Los revisores reciben una notificación por correo electrónico y se les asigna una tarea con un vínculo al documento que se va a revisar. Los participantes pueden delegar opcionalmente sus tareas o rechazarlas.
Aprobación Se envía un documento para su aprobación. La aprobación suele ser un requisito previo para otra tarea de administración de documentos, como la publicación de un documento en un sitio web o el envío de una propuesta de negocio a un cliente. Al igual que en el flujo de trabajo de recopilación de comentarios, los autores eligen a los aprobadores, envían instrucciones y realizan un seguimiento del estado del flujo de trabajo. De forma predeterminada, la aprobación es un flujo de trabajo en serie, donde el orden en que los aprobadores ven el documento lo especifica el autor. Por el contrario, la recopilación de comentarios es un flujo de trabajo paralelo, donde los revisores pueden incluir comentarios en cualquier orden.
Aprobación de disposición Permite a los participantes aprobar la eliminación de los documentos expirados.
Recopilar firmas Envía un documento a un conjunto de participantes que deben firmarlo.
Traducción Administra la traducción de un documento a uno o más idiomas. Este flujo de trabajo crea documentos de texto genérico y realiza un seguimiento de las tareas de traducción para cada versión de idioma del documento de origen. Si el documento de origen cambia, el flujo de trabajo asigna tareas para actualizar las versiones traducidas.
Seguimiento de asuntos Envía un problema a los miembros del equipo para su resolución.
Aprobación de documentos para Asia oriental Envía un documento para su aprobación mediante el uso de marcas de firma digital y un proceso de consenso orientado al grupo. Este flujo de trabajo sólo está disponible para las versiones de productos y los paquetes de idiomas de Asia oriental.
En Office SharePoint Server 2007, los diseñadores de sitios pueden asociar los flujos de trabajo a bibliotecas, listas o tipos de contenido para que estén disponibles para ejecutarlos en los documentos o los elementos de lista. El progreso de un flujo de trabajo se registra en un historial de flujos de trabajo y las tareas de flujos de trabajo se asignan a los participantes mediante una lista de tareas.
Para que formen parte de la rutina diaria de los trabajadores de la información, los flujos de trabajo se integran completamente en Office SharePoint Server 2007 y 2007 Microsoft Office system, lo que permite a los trabajadores de la información participar fácilmente en dichos flujos de trabajo. Las siguientes tareas se pueden realizar en la interfaz web de Office SharePoint Server 2007 o los programas cliente de 2007 Office System:
Visualización de los flujos de trabajo disponibles para ejecutarlos en un documento o un elemento de lista.
Inicio de un flujo de trabajo.
Visualización e inicio de una tarea de flujo de trabajo.
Realización de una tarea de flujo de trabajo y cumplimentación del formulario de finalización de tarea.
Los flujos de trabajo de Office SharePoint Server 2007 se basan en el componente Windows Workflow Foundation de Microsoft Windows y los programadores de software pueden crear flujos de trabajo personalizados mediante Windows Workflow Foundation Designer en Microsoft Visual Studio 2005. Una vez que el administrador instala y habilita un flujo de trabajo basado en el componente Windows Workflow Foundation de Microsoft Windows, los usuarios pueden asociarlo a una o más bibliotecas, listas o tipos de contenido.
Además, los usuarios pueden crear flujos de trabajo personalizados mediante Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Cada flujo de trabajo creado con Office SharePoint Designer 2007 se puede asociar a una sola biblioteca o lista. El uso de Microsoft Visual Studio 2005 permite crear acciones de flujo de trabajo personalizadas que pueden estar disponibles en Office SharePoint Designer 2007. Office SharePoint Designer 2007 incluye un entorno de diseño de flujo de trabajo visual y un conjunto de acciones de flujo de trabajo que los usuarios pueden agregar a los flujos de trabajo sin tener que escribir código fuente, incluidas las siguientes:
Establecimiento de metadatos de listas
Creación, copia, eliminación o cambio de elementos de lista (incluidos documentos)
Protección o desprotección de elementos
Pausa, inicio o detención del flujo de trabajo
Envío de mensajes de correo electrónico
Configuración del estado de moderación de un elemento
Configuración de los metadatos de un elemento
Asignación de tareas
Descarga de este libro
En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:
Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.