Fundamentos básicos de flujo de trabajo y Productos y Tecnologías de SharePoint

Para comprender la forma en que Microsoft integra el flujo de trabajo de usuarios es preciso tener conocimientos básicos de las dos tecnologías fundamentales subyacentes: Windows Workflow Foundation y Windows SharePoint Services. En esta sección se describen brevemente.

Windows Workflow Foundation

Es normal que el software implemente alguna clase de proceso, mediante la realización de varios pasos uno tras otro, según un orden definido. Dado lo común de este enfoque, no existen razones por las que no se debe proporcionar compatibilidad explícita para crear esta clase de aplicación. El objetivo de Windows Workflow Foundation es exactamente eso. Una aplicación creada con Workflow Foundation se compone de uno o varios flujos de trabajo, cada uno de los cuales contiene un número de actividades determinado. El motor en tiempo de ejecución de Workflow Foundation ejecuta las actividades de un flujo de trabajo de una en una y el propio flujo de trabajo determina el orden de ejecución. Al ofrecer compatibilidad directa con las aplicaciones orientadas a procesos, Workflow Foundation simplifica su creación y mantenimiento.

En la siguiente ilustración se muestran los componentes principales de Workflow Foundation. Un flujo de trabajo, que se crea a partir de actividades, se ejecuta con el motor de tiempo de ejecución. Su ejecución depende de un conjunto de servicios de tiempo de ejecución que proporciona Workflow Foundation y que permite, por ejemplo, conservar un estado de flujo de trabajo o realizar un seguimiento de su ejecución. Todo ello tiene lugar en un host, que puede ser cualquier proceso de Windows, desde una simple aplicación de escritorio hasta un servidor escalable. Para admitir los distintos requisitos que imponen los diferentes hosts y las diferentes clases de aplicaciones, si es preciso, se pueden sustituir los servicios de tiempo de ejecución de Workflow Foundation.

Como se observa en la ilustración, los flujos de trabajo se pueden crear con la herramienta Workflow Designer de Workflow Foundation, que se ejecuta en Visual Studio 2005 y proporciona un entorno gráfico para organizar las actividades en flujos de trabajo. Una actividad es solamente una clase, por lo que los flujos de trabajo se pueden crear también totalmente en el código (no se requiere ninguna herramienta gráfica). Aunque un flujo de trabajo puede usar las actividades que elija el programador, Workflow Foundation proporciona una biblioteca de actividades básicas (BAL) que incluye varias actividades fundamentales, entre las que se encuentran las siguientes:

• IfElse: ejecuta las actividades contenidas en dos o más rutas posibles en función de si se cumple una condición.

• While: ejecuta repetidamente una o más actividades mientras se cumpla una condición.

• Sequence: ejecuta un grupo de actividades de una en una, siguiendo un orden definido.

• Parallel: ejecuta dos o más grupos de actividades en paralelo.

• Code: ejecuta un fragmento de código definido.

• Listen: espera un evento de un conjunto de eventos y, cuando se recibe, ejecuta una o más actividades.

• InvokeWebService: llama a un servicio web.

• Policy: permite definir y ejecutar reglas de negocio mediante un motor de reglas suministrado con Workflow Foundation.

Workflow Foundation proporciona dos tipos de flujos de trabajo integrados:

• Flujos de trabajo secuenciales, que ejecutan las actividades en un orden definido y pueden contener IfElse, While y otras actividades.

• Flujos de trabajo de equipo de estado, que implementan un equipo de estado finito convencional. Este tipo de flujo de trabajo también puede contener IfElse, While y otras actividades, pero depende de otras actividades, como State, para representar estados y transiciones.

Es importante saber que Workflow Foundation no es en sí una aplicación de flujo de trabajo completa, sino que proporciona una base para que los programadores creen software de flujo de trabajo. Dado que se puede hospedar en cualquier proceso de Windows, Workflow Foundation se puede combinar con otras tecnologías para proporcionar servicios de flujo de trabajo. Es exactamente el caso de Windows SharePoint Services 3.0, por lo que el siguiente paso para comprender cómo integra Microsoft la compatibilidad con el flujo de trabajo de usuarios es conocer los conceptos básicos de esta tecnología.

Windows SharePoint Services

El uso compartido de la información es algo fundamental en la vida moderna. Ya sea para trabajar o para colaborar en una organización benéfica, necesitamos compartir documentos y otra información con grupos de personas. Con Windows SharePoint Services, una parte estándar de Windows Server 2003, compartir es más fácil.

Como se puede observar en la ilustración siguiente, los usuarios de Windows SharePoint Services pueden crear sitios, cada uno de los cuales contiene bibliotecas de documentos y listas. La información de cada sitio, incluidos documentos y elementos de lista, se almacena en SQL Server. A través de Internet Information Services (IIS), los usuarios pueden interactuar con los sitios desde las aplicaciones de Microsoft Office o desde un explorador web como Internet Explorer. Los usuarios también pueden personalizar la interfaz del explorador mediante elementos web, lo que les permite crear una interfaz adaptada a sus necesidades.

La versión 3.0 de Windows SharePoint Services incluye también compatibilidad con los tipos de contenido. Un tipo de contenido proporciona un esquema que define un documento o elemento de lista. De manera predeterminada, todos los documentos de una biblioteca tienen el mismo esquema, igual que todos los elementos de una lista determinada. Al asociar un tipo de contenido a un documento o elemento de lista, se puede especificar el esquema de ese documento o elemento con independencia de los demás elementos de la biblioteca o lista a la que pertenece. También se pueden asociar directivas a los tipos de contenido, para especificar, por ejemplo, durante cuánto tiempo se debería retener un documento. Estas directivas se aplicarán después a cualquier documento o elemento al que se asocien.

Varios equipos donde se ejecuta Windows SharePoint Services pueden obtener acceso a la misma base de datos de SQL Server o a un grupo de bases de datos con particiones de sitios entre ellas. Esto mejora la escalabilidad, ya que permite que un gran número de usuarios obtenga acceso a los mismos sitios. Cabe señalar que, aunque están separados lógicamente y los usuarios los consideran diferentes, en esencia, los documentos y elementos se parecen mucho: ambos son simples entradas en tablas de SQL Server. Existen algunas diferencias (por ejemplo, los documentos se pueden proteger y desproteger, mientras que los elementos no), pero la diferencia se encuentra más en cómo los ve el usuario que en cómo se implementan.

Windows SharePoint Services también se basa en otras tecnologías estándar de Windows. Puede usar Active Directory para identificar a los usuarios, por ejemplo, y su interfaz de usuario, incluidos los elementos web, se basa en ASP.NET. Dado que es un elemento estándar de Windows y que soluciona varios problemas comunes, Windows SharePoint Services se ha convertido en una tecnología muy popular. Muchas organizaciones la usan para compartir muchos tipos de información. Sin embargo, hasta Windows SharePoint Services 3.0, no se integró la compatibilidad para crear flujos de trabajo. A continuación, se describe cómo esto es posible en la versión 3.0.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.