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Planeación de perfiles de datos profesionales

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En este artículo:

  • Perfiles de datos profesionales

  • Planeación de conexiones con el Catálogo de datos profesionales

  • Planeación de la inclusión de orígenes de contenido de datos profesionales

  • Planeación de las propiedades de los perfiles de datos profesionales

  • Hojas de trabajo

La correcta planeación de los perfiles de datos profesionales puede transformar una colección de sitios de un lugar donde los usuarios colaboran en los documentos y establecen vínculos con contenido y sitios que admiten dicho contenido en un lugar donde los usuarios pueden interactuar de forma dinámica y sencilla con datos profesionales clave que se sincronizan entre el explorador web y los orígenes de datos subyacentes.

Como parte de la planeación de la implementación inicial de Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe saber qué aplicaciones de datos profesionales desea conectar al Catálogo de datos profesionales y qué tipos y propiedades de datos profesionales de esas aplicaciones desea que estén disponibles en Office SharePoint Server 2007. Después, podrá usar estos planes durante la implementación inicial de Office SharePoint Server.

Perfiles de datos profesionales

Los perfiles de datos profesionales describen las propiedades de todas las personas, organizaciones, productos y ubicaciones empresariales importantes, o cualquier otro tipo de información cuyo seguimiento efectúan las aplicaciones de empresa. Puede crear perfiles para todos los tipos de datos, en función de las necesidades de la organización y el propósito de cada colección de sitios que planee. Otras características de Office SharePoint Server 2007 también usan las propiedades de los perfiles de datos profesionales.

Planeación de conexiones con el Catálogo de datos profesionales

El Catálogo de datos profesionales es un servicio que expone datos de aplicaciones de empresa en Windows SharePoint Services 3.0 y Office SharePoint Server 2007. El Catálogo de datos profesionales se puede usar en varias colecciones de sitios de una o varias granjas de servidores. Cada aplicación de línea de negocio se representa mediante una instancia de aplicación web que contiene sus datos en el Proveedor de servicios compartidos (SSP), consolidados en un único Catálogo de datos profesionales.

El Catálogo de datos profesionales permite que las aplicaciones de línea de negocio proporcionen datos como propiedades de Office SharePoint Server 2007. Estas propiedades se pueden usar en listas, elementos web (incluidos informes y resúmenes de varios informes, como los paneles) e indicadores clave de rendimiento (KPI) creados a partir de las listas de datos profesionales. Estas propiedades también se pueden usar como metadatos para la búsqueda, los perfiles de datos profesionales y de usuario, y las aplicaciones web personalizadas. A continuación, se incluyen algunos ejemplos de aplicaciones de línea de negocio:

  • SAP Business Information Warehouse o mySAP ERP

  • Siebel eBusiness Applications

  • Soluciones de acceso a datos heredados de Attunity

  • Microsoft BizTalk Server

El Catálogo de datos profesionales también reconoce las propiedades de los servidores de base de datos, como Microsoft SQL Server y Oracle, así como las propiedades de Excel Calculation Services. Los datos de aplicación se pueden administrar de forma interactiva mediante acciones para datos profesionales, a menudo mediante formularios de Microsoft Office InfoPath 2007.

Para poder usar los datos de las aplicaciones de línea de negocio en los perfiles de datos profesionales y otras características de Office SharePoint Server 2007, debe realizar los pasos siguientes:

  1. Registrar la aplicación en el Catálogo de datos profesionales

  2. Asignar las propiedades de aplicación a las propiedades de la colección de sitios y del esquema del SSP

  3. Crear y rastrear el origen de contenido para la aplicación de datos profesionales

Planeación de la inclusión de orígenes de contenido de datos profesionales

Se pueden crear orígenes de contenido para rastrear datos profesionales. Las propiedades de los perfiles de datos profesionales se actualizan siempre que se rastrea un origen de contenido que contiene la ubicación de la aplicación de empresa. Para obtener más información acerca del rastreo de datos profesionales, vea Planeación de conexiones de datos profesionales con el Catálogo de datos profesionales.

Planeación de las propiedades de los perfiles de datos profesionales

Los perfiles de datos profesionales se crean cuando se registra una aplicación en el Catálogo de datos profesionales. Se crean para todos los tipos de datos profesionales de una aplicación de empresa que el administrador del SSP decida mostrar. Existen copias de estos perfiles para cada colección de sitios que use el mismo SSP.

Los perfiles de datos profesionales son similares a los perfiles de usuario por el hecho de que contienen un conjunto de propiedades y valores asociados. El SSP rastrea las propiedades de cada perfil, tras lo cual están disponibles para su uso en las consultas de búsqueda y las características para datos profesionales de Office SharePoint Server 2007.

Además de las propiedades de los tipos de datos profesionales, los perfiles de datos profesionales incluyen vínculos a todas las acciones para datos profesionales que se han creado para la aplicación. Para obtener más información, vea Planeación de acciones para datos profesionales.

Las propiedades de las aplicaciones de empresa del Catálogo de datos profesionales deben considerarse parte del plan general de la arquitectura de la información. Según el propósito de cada colección de sitios, decida si va a necesitar usar cada una de las aplicaciones de empresa.

Después de identificar las colecciones de sitios que van a usar los datos de las aplicaciones de empresa, determine qué características de las colecciones de sitios van a usar estos datos y cómo se van a usar los datos en el SSP. A continuación, se citan algunos ejemplos de tipos de datos que se pueden usar en cada colección de sitios de la organización:

  • Usuarios (por ejemplo, clientes, empleados y asociados de negocio)

  • Organizaciones que podrían ser también clientes, asociados, grupos internos o divisiones, y otros grupos asociados a los datos de una de las aplicaciones de empresa principales de su organización

  • Lugares (por ejemplo, distintas zonas de ventas)

  • Productos o servicios proporcionados por la organización

Muchas aplicaciones de empresa realizan el seguimiento de estos tipos de datos. Importar los datos al Catálogo de datos profesionales como tipos de datos profesionales es relativamente sencillo. Entre los factores que se deben tener en cuenta en la planeación, se incluyen:

  • Qué propiedades se van a incluir durante la importación

  • Cómo se mostrarán esas propiedades en el perfil de datos profesionales

  • Cómo se mostrarán esas propiedades en otras características que dependen de las propiedades de los datos profesionales

Únicamente los administradores de SSP pueden ver las propiedades de los perfiles de datos profesionales del Catálogo de datos profesionales. Sin embargo, cualquier usuario puede ver el perfil de datos profesionales de cada tipo de datos profesionales si hace clic en un vínculo a ese tipo de datos en una lista de datos profesionales o elemento web. Por ejemplo, en una lista de transacciones de cliente recientes, si se hace clic en el nombre del cliente, se muestra su perfil, con su nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico. De manera similar, si se hace clic en el nombre de producto en la misma lista, se muestra un perfil para el producto que contiene su nombre, descripción y precio.

Las propiedades de los perfiles de datos profesionales se pueden mostrar de estas otras maneras:

  • Búsqueda de datos profesionales

  • Listas de datos profesionales

  • Elementos web de datos profesionales

  • Elementos web de filtro que aplican un filtro según las propiedades del Catálogo de datos profesionales (como los filtros de los sitios de personalización y paneles)

  • KPI basados en orígenes de datos profesionales

  • Informes generados a partir de uno o varios KPI o elementos web de datos profesionales

  • Acciones para datos profesionales

  • Formularios habilitados para el explorador de InfoPath Forms Services

Las propiedades de empresa que hacen referencia a datos de perfil de usuario o a propiedades de lista de discusiones se redirigen a los almacenes de perfiles que corresponden a esos tipos de datos de perfil, que no se almacenan en el Catálogo de datos profesionales. Por ejemplo, los registros de personal almacenados en SAP, que se importan mediante el servicio compartido de personas y audiencias, aparecen como perfiles de usuario que se pueden administrar desde el SSP correspondiente.

Cada una de las características de la lista anterior que se crea con datos profesionales tiene consideraciones de planeación propias y precisas. Al planear los perfiles de datos profesionales, es importante centrarse en incluir las propiedades relevantes que harán que los perfiles sean útiles por sí mismos, además de ser útiles para estas otras características. En este caso, podría ser útil empezar por el final: primero planear los sitios; después, resaltar las características de datos profesionales de cada sitio y planear cada uno de ellos; finalmente, enumerar las propiedades relevantes que se deban incluir en el perfil de datos profesionales para cada tipo de datos profesionales de ese sitio. Cuando vaya a evaluar todos los sitios, dispondrá de una lista de aplicaciones, tipos de datos profesionales y propiedades de estos últimos. Después, lo único que hará será asegurarse de que se incluyen esas propiedades al registrar las aplicaciones en el Catálogo de datos profesionales.

Por ejemplo, cuando planee las colecciones de sitios, puede decidir que se realice un seguimiento de las ventas de la empresa en una sola colección de sitios. En ese caso, piense en usar la plantilla del sitio del portal para hospedar un sitio central que contenga noticias e información relacionadas con todos los ayudantes y jefes de ventas, sitios de personalización donde se realice el seguimiento de las ventas de cada empleado y un panel que presente las ventas de toda la organización, que se pueden filtrar por fecha, ayudante de ventas, línea de producto o ubicación. Asimismo, deseará que los empleados puedan realizar búsquedas de clientes, especialmente cuando administren cuentas clave para la empresa.

Los administradores y los responsables de planear la colección de sitios, planean los elementos web y las listas que son necesarios para satisfacer estas necesidades profesionales. El panel tendrá un conjunto de elementos web de datos profesionales, como KPI, elementos web de Excel Web Access y elementos web que muestren datos de aplicaciones registradas en el Catálogo de datos profesionales. Cada uno de esos elementos web de datos profesionales recopilará sus datos de un tipo de datos profesionales diferente en la aplicación de empresa central que realiza el seguimiento de las ventas. Los datos relevantes (y las propiedades asociadas) dependerán de la información de la que se realice el seguimiento. Cada elemento web de filtro empleado aplicará el filtro según una propiedad diferente de datos profesionales. La búsqueda se basará en un subconjunto de propiedades administradas que se usan en consultas y ámbitos de búsqueda cuando los usuarios buscan clientes, productos u oficinas de ventas. Por último, las acciones profesionales que se implementan normalmente usan propiedades de datos profesionales.

Para cada una de las páginas y sitios que planee para la colección de sitios, debe planear los tipos de datos profesionales y las propiedades relevantes que serán necesarios. Cuando finalice, tendrá una lista de tipos de datos profesionales para la aplicación, las propiedades de las que se desea realizar un seguimiento para cada uno de ellos y las propiedades que se usan con más frecuencia en toda la colección de sitios. Cada colección de sitios se planeará de manera similar y el administrador del SSP para el Catálogo de datos profesionales dispondrá finalmente de una lista completa de perfiles de datos profesionales que aplicar durante la implementación inicial.

La planeación de propiedades y perfiles de datos profesionales es un proceso interactivo en el cual primero se prevé la arquitectura de la información, después se consideran los sitios planeados según esa arquitectura de la información, se identifican las características de cada sitio y, por último, se usa la información sobre las propiedades requeridas por esas características para planear y crear perfiles de datos profesionales en el Catálogo de datos profesionales. En ese proceso, es posible que también desee identificar las posibles lagunas del plan de la arquitectura de la información o quizás descubra que algunas propiedades de datos profesionales son menos prioritarias y pueden esperar a una fase posterior de la implementación. Puede ser igual de importante decidir lo que no se debe incluir en la implementación inicial.

Acción de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creación de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar los sitios que usan aplicaciones de datos profesionales para su jerarquía de colecciones de sitios y para cada colección de sitios. Además, registre los elementos web de datos profesionales y las listas de SharePoint que se usan para cada sitio.

Use la hoja de trabajo de datos profesionales (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en inglés) para tomar nota de las aplicaciones registradas en el Catálogo de datos profesionales, junto con las propiedades y tipos de datos profesionales incluidos para cada perfil de datos profesionales.

Para los orígenes de datos de bases de datos de SQL Server y otras bases de datos relacionales que se almacenarán en bibliotecas de conexiones de datos, registre el origen de datos planeado y los tipos de datos profesionales y las propiedades relevantes usados por SQL Server 2005 Analysis Services y SQL Server 2005 Reporting Services al analizar y mostrar los datos.

Para cada origen de datos de la hoja de trabajo, registre los KPI, los informes y los elementos web y las listas de datos profesionales que se basen en ese origen de datos, y agregue las propiedades que usa cada lista o elemento web. Para los KPI, registre el método de cálculo previsto y los destinos de cada nivel de indicador.

Hojas de trabajo

Use las siguientes hojas de trabajo para planear los perfiles de datos profesionales:

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.