Flujo de trabajo en Office SharePoint Server: escenario
Como antes, la mejor forma de hacerse una idea de cómo funciona un flujo de trabajo en un entorno con Office SharePoint Server es examinar un escenario. En esta sección se muestra el mismo flujo de trabajo que se usa como ejemplo en la sección de este documento relativa a Windows SharePoint Services. Como se mencionó anteriormente, es realmente el flujo de trabajo de aprobación predefinido proporcionado con Office SharePoint Server. En el ejemplo de Windows SharePoint Services, el flujo de trabajo interactuaba con los usuarios mediante formularios ASPX mostrados en un explorador web. No obstante, debido a que este escenario también usa Office SharePoint Server, toda la interacción con el flujo de trabajo ahora sucede a través de formularios de flujo de trabajo de InfoPath que se muestran en aplicaciones de Office 2007.
Una vez más, el proceso inicia la instalación del flujo de trabajo y su asociación a alguna biblioteca o lista de documentos y, una vez más, aquí se omiten esos detalles. Lo más interesante comienza con la creación de una instancia de flujo de trabajo en ejecución por parte del iniciador del flujo de trabajo. Como se muestra en la pantalla siguiente, ahora esto puede realizarse directamente desde un documento de Word 2007. Si se implementa Office SharePoint Server, aparece la opción Iniciar flujo de trabajo cuando se hace clic en el botón de Microsoft Office.
.jpg "Flujo de trabajo de Office SharePoint Server: inicio")
Al elegir esta opción, se abrirá la ventana Iniciar un nuevo flujo de trabajo, tal y como se muestra a continuación.
.jpg "Windows SharePoint Services: escenario de flujo de trabajo")
Como en el escenario anterior, se muestran todas las asociaciones de flujo de trabajo que están disponibles para este documento. Al hacer clic en el vínculo Inicio del flujo de trabajo denominado Aprobación, se inicia el flujo de trabajo y aparece la ventana que se muestra a continuación (que es realmente un formulario de flujo de trabajo de InfoPath). Como se ilustraba en el escenario anterior, el flujo de trabajo de aprobación predefinido permite al iniciador personalizar su comportamiento mediante la especificación de una lista de aprobadores, el establecimiento del tiempo durante el que cada uno de ellos tiene que realizar su tarea, etc. Los campos del formulario siguiente (formulario de inicio del flujo de trabajo), permiten establecer estas opciones.
.jpg "Office SharePoint Server: escenario de aprobación")
A los usuarios que aparecen como aprobadores en este flujo de trabajo se les enviará un mensaje de correo electrónico en el orden en que se especificaron sus nombres. Suponiendo que los aprobadores usan Outlook 2007, dicho mensaje podría ser como éste:
.jpg "Tareas de flujo de trabajo de Office SharePoint Server 2007")
El aprobador puede examinar el documento si hace clic en el vínculo del nombre del documento en el texto del mensaje. Al hacer clic en el botón Editar esta tarea en la parte superior del mensaje (aquí marcada con un cuadrado rojo), aparece el formulario que se muestra a continuación.
.jpg "Escenario de flujo de trabajo de SharePoint Server 2007")
Éste es el formulario de finalización de tareas del flujo de trabajo. Su contenido es idéntico a los que se muestran en el ejemplo de Windows SharePoint Services anterior. Esta vez, sin embargo, el formulario se definió como un formulario de flujo de trabajo de InfoPath y se muestra directamente en Outlook 2007. Como antes, el aprobador puede agregar comentarios y después aprobar o rechazar el documento.
El funcionamiento de este flujo de trabajo es idéntico al del ejemplo de Windows SharePoint Services. Aún así, hay diferencias importantes. Con Office SharePoint Server, el iniciador del flujo de trabajo crea una instancia de flujo de trabajo directamente desde Word en lugar de mediante un explorador para tener acceso a un sitio de Windows SharePoint Services. De forma similar, los participantes en el flujo de trabajo interactúan con esta instancia en ejecución sólo a través de aplicaciones de Office 2007. Como sucede con el iniciador, ya no hay necesidad de tener acceso al sitio en sí. La posibilidad de crear y usar los flujos de trabajo en un entorno totalmente basado en Office probablemente será importante para un gran número de aplicaciones de flujo de trabajo.
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