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Planeación del mantenimiento y la administración de sitios (Office SharePoint Server)

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En este artículo:

  • Planeación del mantenimiento de sitios

  • Planeación de la administración de colecciones de sitios

  • Hoja de trabajo

Todos los sitios web, en especial los que tienen más de un autor, se desordenan. La revisión y la limpieza periódicas pueden ayudar a mantener el buen funcionamiento del sitio, sin importar su tamaño. Si se elabora un plan de mantenimiento del sitio (o los sitios) desde el comienzo, se puede garantizar que permanecerán actualizados, útiles y aprovechables.

Planeación del mantenimiento de sitios

El plan de mantenimiento de un sitio es diferente del plan para otros entornos y contiene elementos específicos. El mantenimiento de sitios para los sitios administrados por un departamento de TI no es igual al mantenimiento de sitios creados por usuarios y sitios administrados. Sin embargo, algunos de los procedimientos recomendados que puede incluir en un plan de mantenimiento de sitios son los siguientes:

  • Pregunte a los usuarios qué desean en los sitios administrados por TI. Realice encuestas periódicas para determinar qué necesitan los usuarios del sitio.

  • Use registros e informes de uso para determinar qué áreas del sitio se usan y correlacione esta información con las encuestas a los usuarios para establecer posibles mejoras.

  • Archive contenido o sitios obsoletos. No obstante, para archivar o eliminar contenido o sitios obsoletos, asegúrese de que los usuarios comprendan el plan y realice estas acciones en momentos predecibles. Por ejemplo, puede publicar una programación que indique cuándo se archivará contenido o se eliminarán sitios que no se usen.

  • Revise periódicamente los permisos del sitio. Por ejemplo, puede revisarlos cada tres meses para quitar los permisos de usuarios que ya no formen parte del grupo o proyecto.

  • Seleccione un intervalo de tiempo razonable para las actividades de mantenimiento. Por ejemplo, si planea encuestas periódicas a los usuarios, no las realice más de dos veces al año (preferiblemente, una sola vez al año).

  • Cree un plan para realizar copias de seguridad regulares del contenido del sitio. Determine o establezca la frecuencia con la que se realizarán las copias de seguridad y el proceso para restaurar contenido, cuando sea necesario. Para obtener más información acerca de cómo planear copias de seguridad y un proceso de restauración, vea Planeación de protección y recuperación de datos (Office SharePoint Server).

Comience ahora, durante el proceso de planeación, a crear un plan para el mantenimiento del sitio. Registre el plan e incluya la frecuencia de ajuste del sitio y archivado de contenido. Muestre el plan a otros miembros del equipo y a representantes de la base de usuarios para que lo revisen. De esta forma, podrá identificar dudas de los usuarios ahora, determinar la mejor forma de responder a ellas y contar con un plan para el mantenimiento del sitio en el momento de poner el sitio en funcionamiento.

Actividad de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de mantenimiento de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73146&clcid=0xC0A) (en inglés) para crear un plan de mantenimiento de sitios.

Planeación de la administración de colecciones de sitios

Una parte del plan de mantenimiento de sitios debe incluir un método para administrar el tamaño y la cantidad de colecciones de sitios del entorno. Esto es de especial importancia si se permite la administración de sitios sin intervención del administrador. La mayoría de las organizaciones desean poder predecir y controlar el crecimiento esperado de los sitios, ya que esto tiene un impacto sobre los recursos de base de datos. Por ejemplo, si una base de datos de contenido específica contiene 100 sitios, y uno de esos sitios ocupa más del 50% del espacio, puede ser necesario que ese sitio tenga una base de datos de contenido propia. De esta forma, se reserva espacio para el crecimiento adicional al mismo tiempo que se mantiene la capacidad para realizar copias de seguridad de las bases de datos y restaurarlas.

Dos métodos para administrar colecciones de sitios son los siguientes:

  • Cuotas de colección de sitios:   use este método para controlar el tamaño máximo de las colecciones de sitios.

  • Confirmación y eliminación del uso de sitios:   use este método para supervisar y eliminar colecciones de sitios que no están en uso.

Planeación de cuotas de colección de sitios

Use cuotas para hacer un seguimiento del almacenamiento del sitio y limitarlo. Puede enviar un mensaje de advertencia por correo electrónico a los propietarios del sitio cuando el almacenamiento alcance un tamaño determinado (en megabytes) y luego bloquear el sitio para impedir que se agregue contenido una vez alcanzado el tamaño máximo. Al planear la capacidad de la base de datos y el servidor, determine los límites de tamaño que se aplicarán, si desea usarlos. Para aprovechar al máximo las cuotas:

  • Cree diferentes plantillas de cuota para los distintos tipos de sitios. Se pueden usar diferentes cuotas para diferentes divisiones, tipos de clientes o rutas (por ejemplo, los sitios en la ruta /sites pueden contar con sólo 100 MB para cada colección de sitios, mientras que los sitios en la ruta /vip pueden ocupar hasta 300 MB por colección de sitios). Cuando se crea una colección de sitios desde Administración central, se puede especificar en qué plantilla de cuota se basará. Tenga en cuenta que los sitios creados con Administración de sitios sin intervención del administrador usan la cuota predeterminada para la aplicación web.

  • Otorgue espacio suficiente para un crecimiento razonable en los sitios. En función del uso de cada sitio, los requisitos de espacio varían notablemente. Los sitios están diseñados para crecer a medida que se usan. Un límite de cuota de 50 MB probablemente no sea un espacio de almacenamiento inicial suficiente para la mayoría de los sitios y mucho menos si el sitio tiene una vida prolongada.

  • Ofrezca un intervalo de tiempo razonable entre el mensaje de correo electrónico de advertencia y el bloqueo del sitio cuando se supera la cuota. Por ejemplo, no establezca el límite para la advertencia en 80 MB y el límite de almacenamiento del sitio en 85 MB. Podría resultar muy molesto para los usuarios que se aplicara el bloqueo mientras ellos están cargando archivos grandes si el tiempo de preaviso fue muy breve.

Actividad de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de mantenimiento de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73146&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar sus decisiones sobre el uso de cuotas de colección de sitios.

Planeación de la confirmación del uso de sitios y su eliminación

Debe planear cómo se administrarán los sitios que quedan inactivos una vez finalizado un proyecto o los sitios que los usuarios crean sólo como prueba y luego son abandonados. La confirmación del uso de sitios y su eliminación puede servir de ayuda para mantener el entorno ordenado, ya que permite identificar los sitios que ya no son necesarios. Esta característica envía automáticamente un mensaje de correo electrónico a los propietarios de los sitios para confirmar si ellos consideran que el sitio está en actividad. Si el propietario no responde al mensaje (después de un número de mensajes dado en un período determinado), el sitio puede eliminarse.

Para planear la confirmación del uso de sitios y su eliminación, decida:

  • Cuánto tiempo se esperará para verificar si un sitio está inactivo. El período predeterminado para los sitios de grupo o proyectos es de 90 días a partir de la creación del sitio, pero probablemente sea necesario asignar un período mayor. Para un sitio de prueba o personal, 90 días puede ser demasiado. Generalmente, un sitio que fue creado, usado activamente y ahora puede ser eliminado o archivado tiene un ciclo de vida de al menos seis meses o pocos años. Enviar un recordatorio cada seis meses resulta útil en estas situaciones.

  • La frecuencia con la que se enviará un mensaje de correo electrónico a los propietarios de los sitios para verificar si los sitios están inactivos. Después del primer mensaje, si el administrador no responde, es posible seguir enviando avisos adicionales con una frecuencia diaria, semanal o mensual.

  • Si desea eliminar automáticamente los sitios que no se usen. Si el administrador del sitio no responde a varios mensajes de correo electrónico, ¿desea continuar y eliminar el sitio automáticamente? Se recomienda realizar primero una copia de seguridad. Para ello, puede asegurarse de que se realicen copias de seguridad regulares. También puede usar el Kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007 (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72208&clcid=0xC0A) (en inglés) para personalizar esta funcionalidad de modo que realice automáticamente una copia de seguridad del sitio antes de la eliminación (éste no es un comportamiento predeterminado).

  • Si los sitios que no se usan se van a eliminar automáticamente, la cantidad de mensajes de correo electrónico que se enviarán a los propietarios de los sitios antes de la eliminación. De forma predeterminada, se envían cuatro avisos semanales antes de eliminar el sitio, pero se puede modificar este número de acuerdo con sus necesidades.

Actividad de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de mantenimiento de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73146&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar sus decisiones sobre la confirmación del uso de sitios y su eliminación.

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo para planear el mantenimiento y la administración de sitios:

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.