Archivar un proyecto completado (Project Server 2010)
Se aplica a: Project Server 2010
Última modificación del tema: 2016-11-30
Una vez que haya completado un proyecto, es probable que ya no necesite tener acceso inmediato a él y quizás desee ocultarlo para que ya no aparezca en el Centro de proyectos y en las vistas Mis tareas de los integrantes del grupo. Al archivar y ocultar los proyectos completados, se reduce la acumulación de proyectos en estas vistas y le ayuda a evitar que los usuarios realicen cambios en los proyectos que ya no están activos.
Existe un método "estándar" para archivar proyectos de forma eficaz mediante Microsoft Project Server 2010. Si ese método no satisface sus necesidades, hay algunos métodos alternativos que quizás sean más convenientes para su organización. En este artículo se describen estos métodos y las prácticas recomendadas para el archivado a largo plazo.
En este artículo:
Archivar un proyecto mediante el método estándar
Paso 1: Cancelar la publicación de todas las tareas de proyecto
Paso 2: Desactivar las actualizaciones en la tarea de resumen del proyecto
Paso 3: Configurar un grupo de seguridad para los usuarios que no son administradores
Paso 4: Configurar una categoría de seguridad Archive
Paso 5: Archivar el sitio de grupo del proyecto
Archivar un proyecto mediante un método alternativo
Prácticas recomendadas para el archivado a largo plazo
Archivar un proyecto mediante el método estándar
El método estándar para archivar un proyecto es un proceso que consta de varios pasos:
Paso 1: Cancelar la publicación de todas las tareas de proyecto
Paso 2: Desactivar las actualizaciones en la tarea de resumen del proyecto
Paso 3: Configurar un grupo de seguridad para los usuarios que no son administradores
Paso 4: Configurar una categoría de seguridad Archive
Paso 5: Archivar el sitio de grupo del proyecto
Estos pasos los realizan el jefe de proyecto y el administrador, tal como se indica en las secciones a continuación.
Paso 1: Cancelar la publicación de todas las tareas de proyecto
Si anteriormente el proyecto se ha publicado para los integrantes del grupo y ahora desea quitar el proyecto y las tareas de sus vistas, el jefe de proyecto debe cancelar la publicación de todas las tareas del proyecto que va a archivar. El jefe de proyecto puede iniciar este proceso en Microsoft Project Web App pero el verdadero proceso de cancelación se lleva a cabo en Microsoft Project Professional 2010.
Nota
La cancelación de la publicación de una tarea no elimina un trabajo aceptado y aplicado desde el proyecto. Sin embargo, sí se elimina cualquier historial de aprobación de actualización asociado a una tarea.
Para cancelar la publicación de todas las tareas de proyecto
En el Inicio rápido, en Proyectos, haga clic en Centro de proyectos.
Haga clic en el nombre del proyecto que desea archivar en la columna Nombre del proyecto.
En la ficha Tarea, en el grupo Proyecto haga clic en la flecha que aparece en el botón Editar y, a continuación, haga clic en En Project Professional.
En Project Professional 2010, desplácese hasta la columna más a la derecha en la parte de la tabla de la vista Diagrama de Gantt, haga clic en el encabezado Agregar nueva columna y, a continuación, haga clic en Publicar.
Si la vista Diagrama de Gantt ya muestra la columna Publicar, omita este paso.
En la columna Publicar de cada tarea del proyecto, haga clic en No.
Sugerencia
Para acelerar este proceso en proyectos más grandes, establezca la primera tarea en No. A continuación, haga clic en el controlador en la esquina inferior derecha de la celda y arrástrelo para copiar el contenido de la celda en la columna Publicar.
En la ficha Archivo, haga clic en Publicar.
Una vez que se haya publicado el proyecto, ciérrelo y protéjalo.
Paso 2: Desactivar las actualizaciones en la tarea de resumen del proyecto
A continuación, es posible que el jefe de proyecto deba desactivar las actualizaciones en la tarea de resumen del proyecto para que no sea posible la creación de informes de parte de horas.
Para desactivar las actualizaciones en la tarea de resumen del proyecto
En el Inicio rápido, en Proyectos, haga clic en Centro de proyectos.
Haga clic en el nombre del proyecto que desea archivar en la columna Nombre del proyecto.
En la ficha Opciones, en el grupo Mostrar u ocultar , active la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto.
En la ficha Opciones, en el grupo Tareas, haga clic en Cerrar a actualizaciones.
En la sección Seleccionar tareas, active la casilla de verificación para la tarea de resumen del proyecto (el identificador es 0) y, a continuación, haga clic en Publicar.
Paso 3: Configurar un grupo de seguridad para los usuarios que no son administradores
Una vez que el jefe de proyecto ha preparado el proyecto para que archivarlo, el administrador crea un grupo de seguridad que contiene todos los usuarios excepto a los administradores.
Para crear un grupo de seguridad para los usuarios que no sean administradores
En el Inicio rápido, en Configuración, haga clic en Configuración del servidor.
En la página Configuración del servidor, en Seguridad, haga clic en Administrar grupos.
Haga clic en Nuevo grupo.
En la sección Información del grupo, escriba All Non-Admin Users en el cuadro Nombre del grupo.
En la sección Usuarios, en el cuadro Usuarios disponibles, seleccione los nombres de todos los usuarios que no son administradores y, a continuación, haga clic en Agregar para moverlos al cuadro Usuarios seleccionados.
Haga clic en Guardar.
Paso 4: Configurar una categoría de seguridad Archive
Una vez que el administrador ha creado el grupo All Non-Admin Users, el siguiente paso es crear una categoría de seguridad Archive. Durante este proceso, el administrador elige qué proyectos se van a archivar incluyéndolos en esta categoría.
Para crear una categoría de seguridad Archive
En el Inicio rápido, en Configuración, haga clic en Configuración del servidor.
En la página Configuración del servidor, en Seguridad, haga clic en Administrar categorías.
En la página Administrar categorías, haga clic en Nueva categoría.
En la sección Nombre y descripción, escriba Archive en el cuadro Nombre de categoría.
En la sección Usuarios y grupos, en Usuarios y grupos disponibles, haga clic en All Non-Admin Users y, a continuación, haga clic en Agregar para mover el grupo al cuadro Usuarios y grupos con permisos.
En Permisos para All Non-Admin Users (grupo), active la casilla de verificación Denegar para todos los permisos.
Sugerencia
Active la casilla de verificación Denegar para cada nodo de permiso de nivel superior (Proyecto y Recurso) para denegar todos los permisos con sangría bajo cada nodo.
En la sección Proyectos, seleccione Solamente los proyectos que se indican y, a continuación, haga clic en el nombre del proyecto que desea archivar en el cuadro Proyectos disponibles.
Nota
Asegúrese de no activar ninguna de las casillas de verificación que aparecen en Aplicar los permisos de seguridad de proyecto anteriores a todos los proyectos en los que. Si lo hace, puede crear problemas de permisos en otros proyectos y recursos.
Haga clic en Agregar para mover el proyecto al cuadro Proyectos seleccionados.
Haga clic en Guardar.
Paso 5: Archivar el sitio de grupo del proyecto
Muchos proyectos utilizan el sitio de grupo del proyecto asociado para recolectar información que complementa la programación del proyecto. Quizás deba asegurarse de que también se archive esta información. Microsoft SharePoint Server 2010 permite realizar copias de seguridad en el nivel del sitio. Para obtener más información acerca de cómo el administrador debe realizar este paso, vea Exportación de un sitio, una lista o una biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).
Una vez que se haya realizado la copia de seguridad del sitio, el administrador puede eliminarlo.
Para eliminar un sitio de grupo del proyecto
En el Inicio rápido, en Configuración, haga clic en Configuración del servidor.
En la página Configuración del servidor, en Directivas operativas, haga clic en Sitios del proyecto.
Haga clic en la fila que contiene el sitio de grupo del proyecto del cual realizó la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Eliminar sitio.
Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.
Archivar un proyecto mediante un método alternativo
El método estándar de archivado es exhaustivo y permite la recuperación en caso de que fuera necesaria. Sin embargo, el archivado extenso no es siempre lo que necesita una organización. A veces, con solo ocultar los proyectos completados de la vista o guardar un proyecto de forma local, es suficiente para satisfacer sus requisitos de archivado.
Si el método estándar de archivo no parece satisfacer sus necesidades, le presentamos algunas alternativas:
Ocultar el proyecto en el Centro de proyectos Si simplemente desea ocultar los proyectos completados en el Centro de proyectos, puede agregar una marca Archivar en la página Detalles del proyecto y, a continuación, filtrar una vista del Centro de proyectos para mostrar solo los proyectos donde la marca Archivar está establecida en No.
Quitar el proyecto de la base de datos de borrador Otra opción consiste en asegurarse de que se realice una copia de seguridad del proyecto en la base de datos Archivo y, a continuación, eliminar el proyecto de las bases de datos Borrador, Publicada e Informes. Si más adelante necesita datos que están en el proyecto archivado, utilice la opción Restauración administrativa en la página Configuración del servidor para colocarlos nuevamente en la base de datos Borrador y volver a publicar el proyecto.
Guardar el proyecto como un archivo .MPP Si desea quitar el proyecto por completo de Project Server, otra opción es abrir el proyecto desde Project Server mediante Project Professional 2010 y, a continuación, guardar el proyecto como un archivo MPP. Para obtener más información, vea la sección titulada "Guardar el proyecto localmente" en el artículo sobre cómo guardar un proyecto. Se recomienda guardar el proyecto con todos los datos de campos personalizados para que el archivo MPP quede aislado de cualquier cambio adicional que se realice en los campos personalizados en Project Server. Una vez que haya guardado el proyecto como archivo MPP y haya creado una copia de seguridad de éste, podrá eliminarlo de Project Server. Si más adelante necesita recuperar el proyecto, puede abrir el archivo MPP en Project Professional 2010 mientras está conectado a Project Server y, a continuación, guardar el proyecto en el servidor. Para obtener más información, vea la sección titulada "Guardar un proyecto local en Project Server" en el artículo sobre cómo guardar un proyecto.
Nota
Mediante este método se interrumpe cualquier vínculo de entregas, problemas y riesgos entre el proyecto y su sitio de grupo del proyecto en Project Server.
Prácticas recomendadas para el archivado a largo plazo
De vez en cuando, el formato de archivo MPP del proyecto, los esquemas de las bases de datos de contenido de Project Server y los esquemas del sitio de SharePoint pueden cambiar para reflejar las características nuevas. Esto puede afectar a la compatibilidad con versiones anteriores hasta tal punto que un proyecto guardado como archivo MPP, una copia de seguridad antigua de una base de datos de contenido de Project Server o la copia de seguridad de un sitio de grupo del proyecto quizás no se puedan utilizar de inmediato.
Una práctica recomendada es planear siempre cómo incluir el contenido archivado en su planeación de actualización. Esto reduce el tiempo de recuperación de un proyecto anterior que de lo contrario puede requerir varios pasos de actualización.