Creación de un plan de comunicaciones de actualización (Project Server 2010)
Se aplica a: Project Server 2010
Última modificación del tema: 2016-11-30
Es importante que establezca una comunicación con los usuarios durante el proceso de actualización a Microsoft Project Server 2010. Los usuarios de Microsoft Project Web App deben saber qué esperar cuando vuelven a visitar el sitio después de la actualización, y los usuarios del cliente de Project (Project Web App y Microsoft Project Professional) deben saber cómo pueden ayudar a preparar la actualización y qué tendrán que hacer después de esta. Todos los usuarios que obtienen acceso a Project Server deben saber cuándo se producirá la actualización. Como parte del proceso de planeación, determine lo siguiente:
¿Quiénes son los miembros del equipo de actualización, qué otras partes interesadas están involucradas y quién se verá afectado por la actualización?
¿Qué información debe tener el equipo de actualización y cuándo?
¿Qué información deben tener los usuarios y otras partes interesadas y cuándo?
En este artículo se describe cómo crear un plan de comunicación de modo que el equipo de actualización, las partes interesadas y los usuarios sepan qué esperar antes, durante y después de la actualización.
En este artículo:
Integrantes del grupo de actualización
Cuándo comunicarse con el equipo de actualización y qué comunicarle
Cuándo comunicarse con los usuarios del sitio y qué comunicarles
Gold Certified Partners
Integrantes del grupo de actualización
Para pequeñas implementaciones, el equipo de actualización puede constar de una sola persona. Por otro lado, en el caso de implementaciones más grandes, pueden requerirse varias personas con distintos roles tal como se describe en la lista siguiente.
Administradores del servidor El administrador del servidor realiza la mayoría de las tareas de actualización. Debe haber al menos un administrador del servidor en el equipo de actualización, ya que ejecutar el Asistente para instalación requiere un miembro del grupo de administradores locales en cada servidor front-end web.
Nota
Es posible que los administradores de la granja de servidores no sean administradores locales para el servidor.
Administradores de Project Server Los administradores de Project Server están capacitados para usar varias características de control y configuración de Project Web App. Son responsables de modificar y mantener la configuración general de la aplicación EPM como los códigos globales de empresa, las vistas de Project Web App, la configuración global de Microsoft Project Professional, etc.
Administradores de la base de datos Si tiene un equipo de administración de base de datos independiente, debe coordinarse con dicho equipo para programar la actualización y llevarla a cabo, especialmente si planea usar el método de actualización de base de datos adjunta.
Equipos de seguridad de servidor Debe coordinarse con los equipos de seguridad, como el equipo de servicio de directorio de Active Directory, para comprobar las cuentas y los permisos o aprovechar la nueva configuración de directiva que puede aplicar para Project Server 2010.
Equipo de implementación del cliente Comuníquese con los equipos de implementación del cliente para coordinar implementaciones de las nuevas aplicaciones de servidor y cliente de Project Professional 2010. El equipo de implementación del cliente tiene que comprobar que todos los usuarios de Project Web App admitan los nuevos requisitos de explorador (Internet Explorer 7.0 o superior). El modo de compatibilidad con versiones anteriores (BCM) le permite tener flexibilidad al programar la actualización del cliente de Project Professional 2010. Este equipo también debe contener un representante para Project Management Office (PMO).
Equipo de programadores Si tiene plantillas personalizadas. elementos web, servicios web u otros elementos personalizados asociados con los sitios de Project Web App, debe trabajar con los responsables de la programación y personalización de esos elementos para garantizar que pueda crear nuevas versiones de elementos personalizados o comprobar que estos elementos se hayan actualizado adecuadamente. También debe asegurarse de que las aplicaciones personalizadas desarrolladas para funcionar con Project Server aún funcionan. Esto es especialmente útil cuando realiza una actualización de base de datos adjunta donde muchas de las personalizaciones deben volver a implementarse manualmente al nuevo entorno.
Usuarios de Project Server Este grupo puede incluir usuarios generales, integrantes del grupo, jefes de proyecto, administradores del parte de horas de Project Web App y todas las demás personas que tiene acceso a datos en Project Server. Debe comunicarse con los usuarios de Microsoft Project Professional y Project Web App acerca de cuándo se realiza la actualización y qué deben esperar con respecto a modificaciones. Si tiene usuarios de Project Professional 2010 existentes, debe notificarles acerca de las características que se habilitan cuando deshabilita el modo de compatibilidad con versiones anteriores en Project Server 2010. Antes del proceso de actualización, debe informar a los usuarios acerca de las tareas que deben realizar para garantizar que los datos de proyectos con los que trabaja estén en un estado actualizable. Comunicar las tareas previas a la actualización a los usuarios finales (por ejemplo, "garantizar que todos los proyectos estén protegidos") ayuda a prevenir problemas durante la actualización
Ingenieros de red Los ingenieros de red deben trabajar con el administrador del servidor para realizar tareas como crear nuevas entradas DNS, etc.
Patrocinadores y otras partes interesadas Es posible que su empresa tenga a otras personas involucradas en el proceso de planeación de la actualización. Asegúrese de incluirlas en el plan de comunicación según corresponda.
Nota
Un equipo de actualización puede incluir uno o más integrantes en cada rol según la organización.
Cuándo comunicarse con el equipo de actualización y qué comunicarle
En general, los administradores del servidor y los administradores de servicios compartidos establecen la escala de tiempo para la actualización, y los propietarios de sitios reciben una notificación sólo cuando el proceso está a punto de comenzar. Sin embargo, debido a que los integrantes del grupo tienen sus propias tareas que realizar en determinados momentos en el proceso de actualización general, asegúrese de tener un plan sólido para comunicar el progreso de la actualización a todos los integrantes del grupo de modo que todos sepan cuándo se deben realizar las tareas determinadas.
Todo el equipo de actualización debe trabajar junto para determinar lo siguiente:
El método de actualización que se va a usar El artículo acerca de la determinación del método de actualización en Project Server 2010 contiene información para ayudar a decidir qué tipo de actualización se debe realizar. Para tomar esta decisión, también es importante considerar el informe generado por el comprobador previo a la actualización.
Fechas y horas en que se realizará la actualización Se recomienda (especialmente en el caso de una actualización en contexto) que realice la actualización cuando el uso del sitio sea bajo. Para las implementaciones pequeñas de un único servidor, es posible que la actualización se complete en menos de un día. Para implementaciones más grandes, como granja de servidores con gran cantidad de datos, puede demorar mucho más. No hay forma de determinar el período de tiempo preciso que se requiere para la actualización. Por esto, es muy importante comunicarse con otros integrantes del grupo involucrados en el proceso de actualización además de los usuarios finales. El día o días que elija para la actualización deben estar lo suficientemente lejos de modo que el equipo de actualización tenga suficiente tiempo para completar todos los pasos preliminares. Cuando planee la escala de tiempo, asegúrese de programar la hora para validar los datos de proyectos y el sitio de Project Web App actualizado, y también programar la hora para implementar cualquier cambio.
Es importante comunicarse con los propietarios, los diseñadores y los programadores del sitio en los siguientes momentos del proceso de actualización:
Antes de comenzar el proceso, de modo que sepan la escala de tiempo general y qué roles cumplen en el proceso.
Después de la actualización, de modo que puedan validar los datos actualizados y el sitio de Project Web App, y puedan realizar cualquier cambio necesario.
Cuándo comunicarse con los usuarios del sitio y qué comunicarles
Es igualmente importante comunicarse con los usuarios de Project Server acerca de los siguientes temas:
Cuándo se actualizan los sitios En el caso de una actualización en contexto, deberá informarse a los usuarios que no podrán obtener acceso a datos durante la actualización. También debe informar a los usuarios que deben dejar los datos en un estado listo para la migración. (Por ejemplo, deben proteger todos los proyectos antes de la actualización). Esto ayuda a eliminar los problemas que se pueden producir durante la migración.
Cuándo esperar que Project Server 2010 esté preparado para el acceso "Preparado para el acceso" significa que el equipo de actualización no sólo ha realizado la actualización, sino que también ha comprobado la funcionalidad después de la actualización. También debe preparar la información requerida para que los usuarios se conecten a la versión actualizada como la nueva URL de Project Web App para una actualización realizada con el método de base de datos adjunta).
Cómo afecta la actualización y qué deben saber acerca del nuevo entorno Por ejemplo, el sitio de Project Web App se verá diferente y funcionará un poco diferente en la nueva interfaz de usuario. Puede preparar el material de aprendizaje, como hojas de referencia rápida, para preparar a los usuarios para cualquier cambio que pueda producirse en los procesos que realizan en Project Server. También puede indicarles el contenido disponible, como los artículos "Novedades", para que aprendan sobre la nueva versión.
Cómo obtener ayuda Si los usuarios encuentran un problema con los datos después de la actualización, ¿dónde pueden acudir para obtener información o ayuda?
Gold Certified Partners
Microsoft ha certificado a varias compañías asociadas como expertos para migraciones de sistemas e implementaciones de EPM. Puede encontrar asociados en el sitio web de Microsoft mediante la búsqueda de proveedores de soluciones de EPM en el catálogo de soluciones de Microsoft (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187521\&clcid=0xC0A).