Instalación del complemento de Outlook para Project Server 2007

Actualizado: noviembre de 2006

 

Última modificación del tema: 2011-02-25

En este artículo se describe cómo instalar y configurar el complemento de Microsoft Office Outlook para los usuarios de Project Web Access con el fin de usarlo con Project Server 2007.

[!NOTA] La información sobre cómo usar el complemento de Outlook se entregará en el contenido de operaciones en una fecha posterior.

Introducción a la integración de Outlook con Project Server 2007

En Project Server 2003, se reintrodujo una característica que permitía a los integrantes del equipo realizar un seguimiento del progreso de las asignaciones en el calendario y los avisos de Outlook. Era una alternativa para los usuarios que trabajan principalmente en Outlook en lugar de Project Web Access para especificar y actualizar sus horas nuevamente en Project Manager.

Aunque se sigue notificando el progreso de las asignaciones según el método de seguimiento seleccionado, en Project Server 2007, la integración de Outlook se ha mejorado con las siguientes características:

• Una opción para la integración con las tareas o calendarios de Outlook.

• La posibilidad de escribir el uso del parte de horas de las asignaciones mediante los siguientes campos: Facturables, No facturables, Horas extra y Horas extra no facturables.

Junto con el centro de tareas de Project Web Access y el parte de horas, la integración con Outlook presenta otro método para que los integrantes del equipo informen del progreso y registren el uso de sus asignaciones. Al importar las asignaciones de Project Server y especificar horas desde Outlook, se simplifica la forma en que los usuarios hacen un seguimiento de su tiempo.

Requisitos previos

Para instalar el complemento de Outlook para Project Server 2007 es necesario cumplir los siguientes requisitos previos:

• Una cuenta válida de Project Web Access.

• Microsoft Office Outlook 2003 o 2007.

  Advertencia:
  El complemento de Project 2007 para Outlook no es compatible con Microsoft Outlook 2010.

• El complemento de Microsoft Office 2007 Project Web Access para Outlook.

Instalación del complemento de Outlook

1. Abra Project Web Access y, en la sección Mi trabajo de Inicio rápido, haga clic en Mis tareas.

2. En la página Mis tareas, en el menú Acciones, haga clic en Configurar Sincronizar con Outlook.

3. En la página Sincronizar las tareas con Outlook, haga clic en Descargar ahora.

4. En el cuadro de diálogo de la advertencia de seguridad sobre descarga de archivos que le pregunta si desea ejecutar o guardar este archivo, haga clic en Ejecutar para instalar el complemento de Outlook ahora.

5. En el cuadro de diálogo de la advertencia de seguridad sobre descarga de archivos que le pregunta que confirme su elección, haga clic en Ejecutar para continuar.

6. En la pantalla de bienvenida, haga clic en Instalar para iniciar la instalación.

   [!NOTA] Se recomienda cerrar todas las instancias de Microsoft Outlook en el equipo en el que va a instalar el complemento de Outlook.

7. Cuando la instalación finalice correctamente, se mostrará un cuadro de diálogo que indica que el complemento de Outlook se ha instalado correctamente. Haga clic en Aceptar.

8. Cuando la instalación haya finalizado, se agregará lo siguiente a las opciones del menú de Outlook:

• En el menú Herramientas, si selecciona Project Web Access obtendrá una lista con las siguientes opciones:

  • Importar nuevas asignaciones: se establecerá una conexión con Project Server y se intentará importar a Outlook cualquier nueva asignación que exista.

  • Actualizar Project Web Acces: se establecerá una conexión con Project Server y se intentará actualizar Project Web Access con los cambios realizados en Outlook.

  • Página principal de Project Web Access: abre la página principal de Project Web Access. La ubicación de la página principal de Project Web Access se configura en la página de propiedades de Project Web Access.

  • Ayuda: se mostrará la ayuda sobre la integración de Outlook con Project Web Access.

Configuración del complemento de Outlook

Para Project Server 2007, la configuración del complemento de Outlook se realiza en la página de propiedades de Project Web Access que se agrega en Outlook.

Para tener acceso a la página de propiedades de Project Web Access:

1. Abra Outlook.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Project Web Access.

3. La página Propiedades de Project Web Access le permitirá configurar las siguientes opciones:

• Integrar con

• Importación de asignaciones

• Opciones de asignación

• Opciones avanzadas

Integración de Outlook con Project Web Access

La sección de integración de la página de propiedades de Project Web Access le ofrece la opción de integrar Outlook con Project Web Access de dos maneras:

• Tareas de Outlook: hace el seguimiento de las asignaciones de Project como tareas en la carpeta Tareas.

• Calendarios de Outlook: hace el seguimiento de las tareas de Project como citas de su calendario.

Integración con las tareas de Outlook

Al seleccionar Tareas de Outlook en la sección Integrar con de la página de propiedades de Project Web Access, se colocarán las asignaciones importadas junto con las tareas creadas originalmente en Outlook.

Las ventajas de trabajar en las tareas de Outlook son:

• Se puede consultar una lista de las asignaciones por día, semana o mes.

• Se puede realizar un seguimiento de varias asignaciones.

• La característica de indicador sirve para especificar que una tarea ha finalizado o como recordatorio para trabajar en ella en una fecha concreta.

• Informe del progreso y el nivel de uso.

Integración con los calendarios de Outlook

Al seleccionar Calendario de Outlook en la sección Integrar con de la página de propiedades de Project Web Access, se colocarán las asignaciones importadas en el calendario de Outlook, donde los usuarios podrán informar del progreso y el nivel de uso.

Las ventajas de trabajar en los calendarios de Outlook son:

• Permite a los usuarios ver las asignaciones con otras citas para el día, la semana o el mes.

• Posibilidad de ver las horas específicas en las que no hay otras citas programadas; el usuario puede olvidarse de la franja temporal abierta para concentrarse en la asignación.

• Los avisos pueden configurarse para enviar una notificación cuando se inician o han vencido.

• Informe del progreso y el nivel de uso.

Abra Outlook. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Project Web Access.

Para configurar la opción Integrar con:

1. Abra Outlook.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Project Web Access.

3. En la página de propiedades de Project Web Access, vaya a la sección Integrar con y seleccione una de estas dos opciones:

   • Tareas de Outlook

   • Calendario de Outlook

4. Haga clic en Aceptar.

Importación de asignaciones

La sección Importación de asignaciones permite determinar cómo se importarán las asignaciones de Project Web Access a Outlook. Esto implica determinar el criterio de una importación, permitir a los usuarios administrar el intervalo de fechas y determinar cómo se introducirán las asignaciones (manualmente o automáticamente).

Intervalo de fechas

La opción Intervalo de fechas permite a los usuarios especificar el intervalo de fechas de las asignaciones que se importarán a Outlook desde Project Web Access. Están disponibles las siguientes opciones:

• Intervalo de fechas de Project Web Access: cuando se selecciona esta opción, toda la asignación del usuario se importará a Outlook.

• Siguientes (número) (días, semanas, meses): cuando se selecciona esta opción, todas las asignaciones del usuario que venzan en el período especificado (por ejemplo, Siguientes 2 días) se importarán a Outlook.

Importación desde Project Web Access a Outlook

Puede usar esta opción para importar las asignaciones desde Project Web Access a Outlook manualmente (opción predeterminada), o para que esta operación se produzca a intervalos regulares.

• Sólo manualmente: seleccione esta opción si no desea importar automáticamente a intervalos regulares y sólo lo hará manualmente. Para importar asignaciones manualmente, haga clic en botón de la barra de herramientas Importar asignaciones o en Outlook, vaya al menú Herramientas, seleccione Project Web Access y haga clic en Importar asignaciones.

• Cada (número) (horas, días, semanas o meses) que comienza el (fecha) (hora): seleccione esta opción si desea importar las asignaciones a intervalos regulares que comiencen a una fecha y hora específicas. Después de Cada, especifique el número de horas, días, semanas o meses en los cuadros correspondientes y, a continuación, escriba cuándo desea que se produzca la siguiente actualización.

Solicitud de confirmación antes de importar

La opción Pedir confirmación antes de importar mostrará automáticamente la pantalla Importar asignación de la pantalla de confirmación de Project Web Access siempre que se haga clic en el botón Importar nuevas asignaciones. Esta pantalla muestra las asignaciones que se agregarán a Outlook. Al hacer clic en Aceptar se completa la operación.

La opción Pedir confirmación antes de importar está habilitada de forma predeterminada.

Actualización de asignaciones

Una vez que el usuario indique el progreso y el nivel de uso de una asignación importada a Outlook, esta información deberá actualizarse en el centro de proyectos y el parte de horas de Project Web Access. Hay dos métodos para actualizar las horas escritas manualmente:

En el detalle de asignación de Outlook, al hacer clic en Guardar en Project Web Access se actualizará esa determinada asignación.

En la barra de herramientas de Outlook, al hacer clic en Guardar en Project Server, se actualizarán todas las asignaciones en las que se detecte algún cambio.

La configuración del proceso de actualización automática para todos los niveles de uso se configura en la sección de actualización de asignaciones.

Actualización desde Outlook a Project Web Access:

Esta opción permite enviar a Project Web Access las actualizaciones de las asignaciones que haya realizado en Outlook. Puede configurarse para que se produzca de forma manual (opción predeterminada) o a intervalos regulares.

• Sólo manualmente: seleccione esta opción si no desea enviar automáticamente las actualizaciones de asignaciones de Outlook a Project Web Access y sólo lo va a hacer manualmente. Para realizar actualizaciones manuales desde Outlook a Project Web Access, haga clic en Actualizar Project Web Access o en Outlook, vaya al menú Herramientas, seleccione Project Web Access y haga clic en Actualizar Project Web Access.

• Cada (número) (horas, días, semanas o meses) que comienza el (fecha) (hora): seleccione esta opción si desea enviar las actualizaciones de asignaciones de Outlook a Project Web Access a intervalos regulares que comiencen en una fecha y hora específicas. Después de Cada, especifique el número de horas, días, semanas o meses en los cuadros correspondientes y, a continuación, escriba cuándo desea que se produzca la siguiente actualización.

Solicitud de confirmación antes de actualizar

Con la opción Pedir confirmación antes de actualizar se mostrará automáticamente una lista de actualizaciones de asignaciones en Outlook que se envían a Project Web Access cuando se ejecuta una actualización de Project Web Access. Esta opción está habilitada de forma predeterminada.

Opciones avanzadas

La sección Opciones avanzadas permite configurar la información de inicio de sesión de Project Web Access, así como el modo en que las asignaciones del proyecto mostrarán el estado y enviarán avisos en Outlook.

Inicio de sesión de Project Web Access

La sección Inicio de sesión de Project Web Access permite definir la dirección URL de Project Web Access y la información de inicio de sesión si hace clic en el cuadro Escribir información de inicio de sesión....

En la pantalla Escribir información de inicio de sesión, están disponibles las siguientes opciones:

• Dirección URL de Project Web Access: escriba la dirección URL de la página principal de Project Web Access. Después de escribir la dirección URL, puede comprobar si es posible conectarse a la página mediante el botón Probar conexión (suponiendo que tenga permiso para tener acceso a la página en la que se encuentre la información de su cuenta).

• Al conectar: puede especificar si desea usar una cuenta de Windows (opción predeterminada) o una cuenta autenticada mediante formularios. Si usa una cuenta autenticada mediante formularios, deberá escribir su contraseña para esta cuenta.

  [!NOTA] Las cuentas de Project Server ya no son válidas en Project Server 2007. Para obtener más información sobre los métodos de autenticación de Project Server 2007, vea Configuración de la autenticación en Project Server 2007 <se especificará vínculo a documento más adelante>.

Importación de asignaciones

La sección Importación de asignaciones de la sección Opciones avanzadas permite configurar las siguientes opciones:

• Mostrar disponibilidad para cita de asignación como: si configura esta opción, cuando los usuarios programen reuniones, se mostrará el tiempo destinado a la asignación con uno de los estados seleccionados:

  • Disponible

  • Provisional

  • Ocupado

  • Fuera de la oficina

• Al importar desde Project Web Access a Outlook: esta sección controla cómo se muestran los avisos de las asignaciones en Outlook. Hay tres opciones que se pueden seleccionar:

  • Seguir la configuración predeterminada de Outlook para los avisos

  • No crear avisos nunca

  • Crear avisos siempre: esta opción permite establecer el período de tiempo de antelación a la asignación con el que se recibirá un aviso.