Configuración de retención y Autoarchivar en Outlook 2007
Actualizado: septiembre de 2007
Se aplica a: Office Resource Kit
Última modificación del tema: 2015-03-09
En este artículo:
Configuración de retención
Configuración de Autoarchivar
Funcionamiento de Autoarchivar en Outlook
Funcionamiento de la configuración de retención en Outlook
Trabajo con el archivado de Outlook y la administración de documentos de Exchange
En Microsoft Office Outlook 2007, la configuración de retención y la ayuda de Autoarchivar determinan la forma de administrar el correo electrónico en los buzones de correo de los usuarios. Puede establecer la configuración de estas características para los usuarios de la organización, determinando, por ejemplo, la frecuencia para ejecutar Autoarchivar y si se preguntará a los usuarios antes de ejecutar Autoarchivar.
Si configura la administración de documentos de Exchange Server para los usuarios, así como las opciones de Autoarchivar y retención de Outlook, tenga en cuenta que la configuración de Exchange puede afectar al comportamiento de la retención y la característica Autoarchivar de Outlook. Vea la sección Trabajo con el archivado de Outlook y la administración de documentos de Exchange más adelante en este artículo.
[!NOTA] Este artículo está dirigido a los administradores de Outlook. Para configurar las opciones de Autoarchivar de Outlook en el equipo, vea el documento sobre cómo configurar las opciones de Autoarchivar (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=100151&clcid=0xC0A).
Configuración de retención
Puede bloquear la configuración para personalizar los valores de configuración de retención mediante la plantilla de directiva de grupo de Outlook (Outlk12.adm). También puede establecer la configuración predeterminada mediante la Herramienta de personalización de Office (OCT), en cuyo caso los usuarios podrán cambiar la configuración. La configuración de OCT se encuentra en las ubicaciones correspondientes en la página Modificar configuración del usuario de OCT.
La plantilla de Outlook y otros archivos administrativos se pueden descargar desde la página de plantillas administrativas (ADM) de 2007 Office system (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0xC0A) en el Centro de descarga Microsoft.
Use el siguiente procedimiento para personalizar la configuración de retención mediante el uso de la directiva de grupo.
Personalización de la configuración de retención mediante el uso de la directiva de grupo
En la directiva de grupo, cargue la plantilla de Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
Para personalizar el funcionamiento de la configuración de retención, en Configuración del usuario\Plantillas administrativas\Microsoft Office Outlook 2007\Herramientas | Opciones\Otros\Autoarchivar, haga doble clic en Configuración de retención.
Haga clic en Habilitada y, a continuación, establezca las opciones de configuración de retención. Por ejemplo, para habilitar la configuración de retención, seleccione Activar directivas de retención.
Haga clic en Aceptar.
Las opciones que se pueden establecer para la configuración de retención se muestran en la tabla siguiente. Tenga en cuenta que la configuración de retención reemplaza la configuración de archivo para carpetas.
| Opción de retención | Descripción |
|---|---|
Activar directivas de retención |
Habilita la configuración de retención para los buzones de usuario. |
Número máximo que se mantendrán los elementos en |
Permite especificar el número de días que se conservarán los elementos en la Bandeja de entrada, todas las carpetas de correo excepto la Bandeja de entrada, los elementos del Calendario de cualquier carpeta y el resto de carpetas que se van a autoarchivar. |
Para los elementos que no se conserven |
Permite especificar si los elementos se moverán a la carpeta Elementos eliminados o se eliminarán de forma permanente. |
URL con información de la directiva de retención |
Permite especificar un sitio que describe las directivas de retención de la organización. No hay ninguna dirección URL predeterminada. |
Configuración de Autoarchivar
Puede bloquear la configuración para personalizar Autoarchivar mediante la plantilla de directiva de grupo de Outlook (Outlk12.adm). También puede establecer la configuración predeterminada mediante la Herramienta de personalización de Office (OCT), en cuyo caso los usuarios podrán cambiar la configuración. La configuración de OCT se encuentra en las ubicaciones correspondientes en la página Modificar configuración del usuario de OCT.
La plantilla de Outlook y otros archivos ADM se pueden descargar desde la página de plantillas administrativas (ADM) de 2007 Office system (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0xC0A) en el Centro de descarga Microsoft.
Use el siguiente procedimiento para personalizar las opciones de Autoarchivar mediante el uso de la directiva de grupo.
Personalización de opciones de Autoarchivar mediante el uso de la directiva de grupo
En la directiva de grupo, cargue la plantilla de Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
Para personalizar el funcionamiento de Autoarchivar, en Configuración del usuario\Plantillas administrativas\Microsoft Office Outlook 2007\Herramientas | Opciones\Otros\Autoarchivar, haga doble clic en Configuración de Autoarchivar.
Haga clic en Habilitada y, a continuación, configure las opciones de Autoarchivar. Por ejemplo, para habilitar Autoarchivar, seleccione Activar Autoarchivar y para seleccionar un intervalo de archivado, elija un número en el cuadro Ejecutar Autoarchivar cada <x> días.
Haga clic en Aceptar.
Las opciones que se pueden establecer para la característica Autoarchivar se muestran en la tabla siguiente.
| Opción de Autoarchivar | Descripción |
|---|---|
Activar Autoarchivar |
Establece Autoarchivar para se ejecute para los usuarios, con la frecuencia especificada en la opción Ejecutar Autoarchivar cada <x> días. |
Ejecutar Autoarchivar cada <x> días |
Permite especificar un intervalo de Autoarchivar en un número de días. |
Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute |
Notifica a los usuarios que Autoarchivar se va a ejecutar, en lugar de ejecutarse en modo silencioso. |
Eliminar elementos caducados (sólo carpetas de correo electrónico) |
Elimina los mensajes de correo electrónico caducados, en lugar de moverlos a una carpeta de archivos. |
Almacenar o eliminar elementos antiguos |
Mueve elementos de Outlook al archivo de almacenamiento o elimina los elementos. |
Mostrar la carpeta de archivos en la lista de carpetas |
Muestra la carpeta de archivos en la lista de carpetas de Outlook del usuario. |
Eliminar elementos anteriores a |
Especifica el tiempo que se conservarán los elementos antes de archivarlos o eliminarlos. |
Eliminar permanentemente los elementos antiguos |
Elimina los elementos de forma permanente en lugar de moverlos a la carpeta Elementos eliminados. |
Funcionamiento de Autoarchivar en Outlook
Los buzones de Outlook crecen a medida que los usuarios crean y reciben elementos. Para que los buzones sean fáciles de administrar, los usuarios necesitan otro lugar para almacenar (o archivar) los elementos más antiguos que son importantes pero no se usan con frecuencia. Lo más conveniente suele ser mover de forma automática estos elementos antiguos a la carpeta de archivos y descartar los elementos cuyo contenido ha expirado y ya no resulta útil. Autoarchivar administra este proceso de forma automática para los usuarios.
Programación del archivado automático
La característica Autoarchivar está activada de forma predeterminada y se ejecuta automáticamente en intervalos programados, eliminando elementos antiguos y expirados de las carpetas. Los elementos más antiguos son aquéllos que alcanzan la antigüedad de archivado especificada por un usuario (la antigüedad de archivado predeterminada varía según el tipo de elemento de Outlook). Los elementos expirados son elementos de correo y reunión cuyo contenido deja de ser válido a partir de una fecha determinada, como un elemento de correo establecido para expirar hace dos meses que aún aparece en la Bandeja de entrada de un usuario.
Los usuarios pueden especificar una fecha de expiración para los elementos de Outlook en el momento de crear o enviar el elemento o en una fecha posterior. Cuando el elemento expira, deja de estar disponible y se muestra en una lista de carpetas con una marca de tachado.
Ubicación de la carpeta de archivos
Cuando se ejecuta Autoarchivar, puede eliminar elementos o mover elementos a una carpeta de archivos, dependiendo de la configuración que se especifica.
El archivo de almacenamiento es un archivo de datos de Outlook (archivo PST) que aparece como Carpetas archivadas en la lista de carpetas de Outlook. La primera vez que se ejecuta Autoarchivar, Outlook crea el archivo de almacenamiento de forma automática en la siguiente ubicación:
%perfilDeUsuario%\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Funcionamiento de la configuración de retención en Outlook
Además de la configuración de Autoarchivar, también puede habilitar la configuración de la directiva de retención de los elementos de los buzones de los usuarios. La configuración de la directiva de retención puede ayudar a los usuarios a seguir las instrucciones de la directiva de retención que su compañía establece para la retención de documentos.
[!NOTA] Puesto que la configuración de directivas de retención forma parte de la funcionalidad Autoarchivar de Outlook, la configuración de retención sólo se ejecuta cuando se ejecuta Autoarchivar. La ejecución manual de un archivo no desencadena la aplicación de la configuración de retención.
Las opciones de la directiva de grupo de retención en Outlook pueden configurarse para seguir las directivas de la compañía, para animar a los usuarios a conservar documentos y elementos sólo durante un período de tiempo fijo. La implementación de la configuración de retención requiere que la característica Autoarchivar esté habilitada, pero la configuración de retención tiene prioridad sobre la configuración de Autoarchivar.
Trabajo con el archivado de Outlook y la administración de documentos de Exchange
Si Microsoft Exchange está configurado para implementar características de administración de documentos que establecen las fechas de expiración de los mensajes de correo electrónico para los buzones de usuario, asegúrese de que la configuración de archivado de Outlook se ha establecido de manera que la expiración, el archivado y la eliminación de los elementos funcionen forma predecible para los usuarios.
De forma predeterminada, en la mayor parte de las configuraciones, las directivas de retención de Exchange reemplazan la configuración de retención de Outlook. Los usuarios que no son conscientes de que las directivas de Exchange tienen prioridad pueden perder elementos de Outlook. Esto puede suceder si los usuarios esperan que la configuración de Autoarchivar traslade los elementos a un archivo de datos de Outlook y, en su lugar, los elementos se eliminen mediante procedimientos de administración de documentos de Exchange.
Para evitar la confusión de los usuarios a este respecto, deshabilite la opción para configurar el archivado manual. Use el siguiente procedimiento para deshabilitar el archivado manual mediante el uso de la directiva de grupo.
Deshabilitación del archivado manual mediante el uso de la directiva de grupo
En la directiva de grupo, cargue la plantilla de Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
En Configuración del usuario\Plantillas administrativas\Microsoft Office Outlook 2007\Herramientas | Opciones\Otros\Autoarchivar, haga doble clic en Deshabilitar Archivo|Archivar.
Haga clic en Habilitada.
Haga clic en Aceptar.