Proceso de programación de reuniones grandes en Lync Server 2013

 

Última modificación del tema: 2012-10-22

Dado que solo se admite una reunión grande a la vez en el grupo de reuniones grande dedicado, se recomienda implementar un proceso de programación de reuniones grande para ayudar a evitar conflictos de reuniones grandes. El propósito de este proceso de programación es facilitar la configuración de grandes reuniones. Esta funcionalidad no la proporcionan directamente los clientes de Lync Server o Lync Server. Para implementar este proceso tiene la posibilidad de usar el sistema de vales del equipo de soporte técnico de la organización, si está disponible.

Para los organizadores de reuniones grandes, programar una reunión grande implica completar los siguientes pasos:

1. El organizador de la reunión o el delegado determina la hora, la duración y el tamaño de la próxima reunión, además de presentar una lista de moderadores. Si se anticipa que el tamaño de la reunión va a superar los 250 usuarios o se desea garantizar la mejor experiencia de usuario para una reunión que no supere los 250 usuarios, el organizador o el delegado presentará una solicitud de convocatoria de reunión grande.

2. El personal de programación comprobará si la fecha y la hora están disponibles. Como solo admitimos una única reunión grande en el grupo de servidores dedicado a la vez, el personal de programación comprobará el calendario de reuniones grandes para determinar si hay otra reunión programada para la fecha y la hora solicitadas. Si la hora solicitada está disponible, el personal aprobará la solicitud de reunión.

3. Si se aprueba la solicitud, el personal de programación (con las credenciales del grupo dedicado) usa el complemento para reuniones en línea para Lync 2013 con Outlook para configurar una reunión en el grupo de reuniones grandes dedicado. Como parte del aviso de aprobación, se proporcionará al solicitante la dirección URL que se usará para unirse a la reunión.

4. El organizador de la reunión o el delegado usará Outlook para programar la próxima reunión y agregará a la invitación la dirección URL para unirse a la reunión. Después, el organizador de la reunión o el delegado especificará los usuarios que desea invitar y les enviará la invitación.

   En la figura siguiente se muestra un flujo de trabajo típico de solicitud y aprobación para programar reuniones grandes.