Funciones de Outlook 2010 en mensajería unificada

 

Se aplica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Última modificación del tema: 2015-03-09

Cuando se habilita a los usuarios para la mensajería unificada de Microsoft Exchange Server 2010, éstos pueden recibir correo electrónico, mensajes de voz y fax en su Bandeja de entrada particular de Exchange. En este tema se describen las características de Microsoft Microsoft Outlook 2010 para la mensajería unificada de Exchange 2010 que permiten a un usuario habilitado para UM y que usa Outlook 2010:

• Ver la transcripción para mensajes de voz.

• Reproducir un mensaje de voz de Windows Media Player, que está integrado en un formulario de correo de Outlook o de una lista de mensajes.

• Reproducir un mensaje de voz en un teléfono.

• Configurar opciones de mensajes de voz individuales.

• Responder a los mensajes de voz con un correo electrónico cuando se conoce la información de contacto del remitente.

• Agregar los números de teléfono recibidos a los Contactos mediante el menú contextual.

Para ofrecer una experiencia de correo de voz perfecta al usuario, Outlook 2010 y Microsoft Office Outlook Web App en Exchange 2010 ofrecen a los usuarios habilitados para mensajería unificada de Exchange 2010 un conjunto completo de características de correo de voz. Estas características incluyen muchas opciones de configuración de correo de voz, la Vista previa de correo de voz y la posibilidad de reproducir un mensaje de voz del panel de lectura mediante el reproductor Windows Media Player integrado o desde la lista de mensajes.

• Las características de Outlook 2010 para la mensajería unificada de Exchange se instalan con Outlook 2010. Una vez instalado Outlook 2010 y designado un usuario habilitado para mensajería unificada, dicho usuario dispondrá de una ficha Correo de voz con la configuración del correo de voz en el menú Opciones y podrá recibir en su buzón el correo de voz.

• Cuando el usuario habilitado para mensajería unificada recibe un mensaje de voz, éste se enviará a la carpeta de búsqueda Correo de vozde Outlook 2010. La captura de pantalla siguiente muestra un nuevo mensaje de voz que se ha enviado a la carpeta de búsqueda Correo de voz:

Carpeta de búsqueda Correo de voz

Formulario de mensaje de correo de voz y vista previa de correo de voz

El formulario de correo de voz de Outlook 2010 y Outlook Web App se parece al formulario de correo electrónico predeterminado, pero proporciona a los usuarios una interfaz para realizar acciones como reproducir, detener o pausar mensajes de voz, reproducir mensajes de voz en un teléfono y agregar y editar notas.

El formulario de correo de voz incluye el reproductor Windows Media Player integrado y un campo de notas. El reproductor Windows Media Player integrado y el campo de notas se muestran en el panel de lectura cuando un usuario obtiene la vista previa de un mensaje de voz o en una ventana separada cuando el usuario abre el mensaje de voz. Si los usuarios no están habilitados para mensajería unificada, no recibirán mensajes de voz en su buzón. O bien, si no tienen instalado Outlook 2010, recibirán los mensajes de voz como archivos adjuntos y el formulario de correo de voz no estará disponible.

Opciones del formulario de correo de voz

El formulario de correo de voz está disponible cuando un usuario obtiene acceso a su correo de voz mediante Outlook Web App o Outlook 2010. Las capturas de pantalla siguientes muestran el formulario de correo de voz en Outlook Web App y Outlook 2010.

Formulario de correo de voz de Outlook Web App

Formulario de correo de voz de Outlook 2010

Tanto Outlook Web App como Outlook 2010 disponen de las tres opciones siguientes en el formulario de correo de voz:

• Controles Windows Media PlayerLos usuarios pueden reproducir y escuchar mensajes de voz con los altavoces y auriculares del equipo. Al hacer clic en Reproducir, el reproductor Windows Media Player pasa al modo de reproducción.

• Reproducir por teléfono   Los usuarios envían una solicitud al servidor de mensajería unificada para reproducir el mensaje de voz seleccionado en su teléfono o en otro número de teléfono especificado. Después de hacer clic en Reproducir por teléfono, aparece el cuadro de diálogo Reproducir por teléfono para que el usuario pueda configurar y controlar la operación de reproducción por teléfono.

• Vista previa de correo de voz   El usuario puede ver la transcripción del mensaje de voz correspondiente que ha dejado alguien al llamar.

• Notas de audio   El usuario abre el mensaje de voz y puede agregar o editar notas o comentarios en el campo Notas de audio.

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Vista previa del correo de voz

Cuando los usuarios reciben un correo de voz, reciben un mensaje que contiene no solo la grabación, sino también el texto que se crea a partir de la grabación de voz. Los usuarios ven el texto del correo de voz en el mensaje de correo electrónico de Outlook Web App o en la versión siguiente de Outlook. La captura de pantalla siguiente muestra un ejemplo de una vista previa de correo de voz:

Vista previa del correo de voz

Configuración del correo de voz

Una vez que el usuario queda habilitado para el acceso a correo de voz, puede cambiar la configuración de las reglas de contestador automático de Outlook Voice Access, las notificaciones de mensajes y correo electrónico, y la vista previa de correo de voz. Pueden hacer clic en el botón que aparece junto a la opción Administrar correo de voz en la figura siguiente para ver y configurar los parámetros del correo de voz.

Administrar la configuración de correo de voz

Reglas de contestador automático

Mediante las opciones de la sección Reglas de contestador automático, los usuarios pueden crear reglas que permitan especificar cómo desean que se traten las llamadas entrantes. Pueden configurar reglas de contestador automático para administrarlas según una condición como la hora del día, transferir una llamada recibida a otro número de teléfono o utilizar la característica Buscarme para llamar a otros números de teléfono que configuren.

Si no crean reglas de contestador automático, los autores de las llamadas recibidas se transferirán directamente al correo de voz.

	El botón Nueva regla se usa para agregar una nueva regla de contestador automático. De forma predeterminada, no se configura ninguna regla, de modo que se reenviarán a su correo de voz todos los autores de llamadas si no hay reglas disponibles.
	El botón Editar se usa para cambiar una regla de contestador automático existente.
	El botón Eliminar se usa para Eliminar una regla de contestador automático existente.
	Esta flecha se usa para mover hacia arriba una regla de contestador automático en el orden de procesamiento.
	Esta flecha se usa para mover hacia abajo una regla de contestador automático en el orden de procesamiento.

Restablecer PIN

Utilice esta opción para restablecer el PIN de Outlook Voice Access.

Utilice esta configuración para restablecer su PIN del correo de voz. Después de hacer esto, recibirá un nuevo PIN temporal en la bandeja de entrada. Utilice el PIN para tener acceso al buzón de correo e información del calendario.

Outlook Voice Access

Con las opciones de la sección Outlook Voice Access en la ficha Correo de voz puede definir los números de acceso desde el teléfono, restablecer el PIN de correo de voz y seleccionar la carpeta de correo electrónico a la que se va a tener acceso cuando se use Outlook Voice Access.

Puede tener acceso a los mensajes de voz en el orden que desea que se lean en voz alta. Esta opción permite reproducir mensajes de voz no escuchados del más reciente al más antiguo o viceversa.

Use esta opción para seleccionar de qué carpeta de correo electrónico leer los mensajes de correo de voz, de correo electrónico u otros cuando use Outlook Voice Access Si desea que Outlook Voice Access lea en una carpeta diferente de la que está especificada, haga clic en el nombre de la carpeta junto a Leer esta carpeta. A continuación, en la ventana Seleccionar carpeta, selecciónela en la lista. También puede hacer clic en Crear nueva carpeta para crear otra carpeta en la que lea Outlook Voice Access. Después de haber seleccionado la carpeta correcta, haga clic en Aceptar.

Saludos

Puede elegir el saludo que se reproducirá para las personas que llaman cuando no esté disponible o no conteste al teléfono. Para grabar un saludo, llame al Número de Reproducir en el teléfono.

	Utilice esta configuración para seleccionar el mensaje de bienvenida del correo de voz predeterminado que se utilizará cuando no responda al teléfono.
	Utilice esta configuración para seleccionar un mensaje de bienvenida del correo de voz que permita a los demás saber que está ausente durante un largo período de tiempo. Por ejemplo, utilizaría esta configuración cuando esté de vacaciones o de viaje de negocios.
	Utilice esta configuración para llamar al número de teléfono de Reproducir en teléfono y reproducir el mensaje de correo de voz predeterminado o el mensaje de bienvenida que utilizará en su teléfono cuando esté lejos durante un período prolongado de tiempo. Puede utilizar esta configuración para reproducir o grabar un nuevo mensaje de bienvenida desde un teléfono.

Reproducir en teléfono

Use Reproducir en teléfono para que el sistema de correo de voz le llame al número que especifique en este cuadro.

El número de teléfono que agrega en este cuadro determina el número de teléfono al que el sistema de correo de voz llama al utilizar Reproducir en teléfono y hacer clic en Llamarme a mi número de teléfono de Reproducir en teléfono para reproducir o grabar el saludo seleccionado. De forma predeterminada, este número de teléfono es su número de extensión; pero puede cambiarlo. Si en este cuadro hay algo distinto a una extensión o un número de teléfono, por ejemplo una dirección de correo electrónico, la llamada se envía a donde se haya iniciado sesión.

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Notificaciones

Los usuarios pueden recibir notificaciones acerca de las llamadas perdidas y los mensajes de voz en su teléfono móvil o en el teléfono de la oficina. Pueden recibir una notificación de correo electrónico cuando alguien les llame a su teléfono móvil o al teléfono de la oficina, pero no deje un mensaje de voz. También pueden recibir una notificación de mensaje de texto para avisarles cuando pierdan una llamada o reciban un mensaje de voz en su teléfono móvil.

Los parámetros siguientes se usan para configurar notificaciones para llamadas perdidas y mensajes de correo de voz recibidos:

	Si esta casilla está activada, el usuario recibirá una notificación de correo electrónico en la Bandeja de entrada cuando el autor de una llamada intente ponerse en contacto con ellos, pero no deje un mensaje de voz. En la mayoría de los casos, el usuario también recibirá una notificación de llamada perdida en el móvil de su proveedor de telefonía móvil. De forma predeterminada, esta casilla está activada.
	Si el usuario selecciona este botón de opción, no recibirá una notificación de mensaje de texto en el teléfono móvil cuando pierda una llamada o reciba un mensaje de voz. En la mayoría de los casos, verá una notificación de llamada perdida del proveedor de telefonía móvil, pero no verá una notificación en su teléfono móvil que le advierta de que tiene un mensaje de voz. De forma predeterminada, la opción para recibir las notificaciones de mensajes de texto no estará disponible hasta que el usuario las configure. Los usuarios pueden configurar las notificaciones de mensajes de texto haciendo clic en Configurar notificaciones y siguiendo los pasos necesarios.
	Si el usuario selecciona este botón de opción, recibirá las notificaciones de mensajes de texto en el teléfono móvil cuando tenga un mensaje de voz, pero no recibirá las notificaciones de las llamadas perdidas. En la mayoría de los casos, los usuarios verán una notificación de llamada perdida del proveedor de telefonía móvil, pero no verán una notificación de su proveedor de telefonía móvil que les advierta de que tienen un mensaje de voz. De forma predeterminada, esta opción no está disponible hasta que el usuario configura las notificaciones de mensajes de texto. Los usuarios pueden configurar las notificaciones de mensajes de texto haciendo clic en Configurar notificaciones y siguiendo los pasos necesarios.
	Si el usuario selecciona este botón de opción, recibirá notificaciones de mensajes de voz y de llamadas perdidas en un mensaje de texto en su teléfono móvil. En la mayoría de los casos, también verá una notificación de llamada perdida y una notificación de correo de voz en su teléfono móvil enviadas por el proveedor de telefonía móvil. De forma predeterminada, esta opción no está disponible hasta que el usuario configura las notificaciones de mensajes de texto. Los usuarios pueden configurar las notificaciones de mensajes de texto haciendo clic en Configurar notificaciones y siguiendo los pasos necesarios.

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Vista previa del correo de voz

Los usuarios pueden obtener una vista previa del texto de los mensajes de voz que reciba. También pueden hacer que se incluyan vistas previas de texto en los mensajes de voz que envíen. Para activar la vista previa de correo de voz, elija entre las opciones siguientes. Los usuarios pueden usar la configuración de la sección de vista previa de correo de voz para activar o desactivar la vista previa de correo de voz o para permitir que se envíe una vista previa del texto mediante Outlook Voice Access.

	Si se activa esta casilla, el usuario recibirá una vista previa del texto de los mensajes de voz recibidos en un mensaje de correo electrónico. De forma predeterminada, esta casilla está activada.
	Si esta casilla está activada, se enviará una vista previa del texto con los mensajes de voz que envíe el usuario. De forma predeterminada, esta casilla está activada.

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