Reglas de contestador automático para el usuario final

 

Se aplica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Última modificación del tema: 2010-04-12

Una de las principales funciones de Mensajería unificada de Exchange es responder llamadas entrantes, tomar mensajes de correo de voz y enviarlos a la Bandeja de entrada. Las reglas de contestador automático permiten dar instrucciones al sistema de correo de voz sobre cómo manejar las llamadas entrantes. Es posible fijar el sistema de correo de voz para que sólo conteste las llamadas entrantes y registre mensajes de voz, o bien se pueden configurar condiciones y acciones para que las llamadas entrantes se administren de manera diferente.

Contenido

Introducción a las reglas de contestador automático

Anatomía de una regla de contestador automático

Grabar un saludo de correo de voz personalizado

Cómo guardar reglas de contestador automático

Introducción a las reglas de contestador automático

Si su buzón de correo está habilitado para la Mensajería unificada de Exchange 2010, puede configurar hasta nueve reglas de contestador automático. Estas reglas son diferentes de las reglas de Bandeja de entrada que usted configura. De forma predeterminada, no se ha creado ninguna regla de contestador automático. Hasta que se hayan configurado reglas de contestador automático, se les indicará a todos los que llamen que dejen un mensaje de voz. Si está satisfecho con un servicio que solamente conteste las llamadas entrantes y grabe mensajes de voz, no será necesario que cree reglas de contestador automático. No obstante, si desea configurar condiciones o acciones, lo puede hacer en la sección Reglas de contestador automático de la ficha Correo de voz, de Outlook Web App. En la sección Reglas de contestador automático que se muestra a continuación es posible crear, editar y eliminar reglas de contestador automático.

Para crear una nueva regla de contestador automático, haga clic en .

Anatomía de una regla de contestador automático

Cada regla de contestador automático contiene dos partes esenciales:

• Condiciones: el criterio de lo que debe cumplirse para que la regla pueda aplicarse a una llamada entrante.

• Acciones: las opciones que deben presentarse al autor de la llamada cuando se cumplen todas las condiciones. Estas acciones se leerán por teléfono a quien llama y la persona podrá elegir lo que desea hacer, utilizando el teclado de su teléfono.

La siguiente figura muestra el formulario para crear una regla de contestador automático. El formulario se divide en dos columnas. La columna de la derecha muestra la lista de condiciones y acciones disponibles que se pueden usar para crear la regla. La columna de la izquierda muestra la lista de condiciones y acciones que se agregaron a la regla.

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Condiciones

Las condiciones son reglas que se pueden aplicar a las reglas de contestador automático. Mediante la combinación de condiciones, es posible crear numerosas reglas de contestador automático que se activarán cuando se cumplan las condiciones. Para crear una regla predeterminada que se aplique a todas las llamadas, se debe crear una regla que no contenga ninguna condición.

Existen cuatro condiciones que pueden usarse al configurar reglas de contestador automático, estas incluyen:

• Identificador de llamada

• Hora del día

• Estado de disponibilidad

• Respuesta automática por correo electrónico: habilitada o deshabilitada

Utilice una de las siguientes opciones para agregar una condición a una regla de contestador automático:

Acciones

Las acciones se usan para definir lo que se desea que ocurra cuando se cumple una condición. Los tres tipos de acciones son:

• Encontrarme

• Transferir llamadas

• Dejar un correo de voz

Utilice una de las siguientes opciones para agregar una acción a una regla de contestador automático:

Agregar la acción Encontrarme

Cuando la persona que llama seleccione Encontrarme, el sistema de correo de voz intentará localizarlo hasta en dos números telefónicos distintos y conectarlo con el autor de la llamada, si es que se encuentra disponible en alguno de esos números. Para agregar Encontrarme a su lista de acciones, haga clic en .

En el cuadro de diálogo Encontrarme, especifique los números de teléfono y otros parámetros. Los parámetros disponibles se enumeran a continuación:

Se puede especificar el texto que se leerá a la persona que llame. Por ejemplo, si introduce la opción "Asuntos urgentes" para informar a quienes lo llamen que solamente deben seleccionar esta acción en caso de tener temas importantes que hablar con usted, el sistema de correo de voz dirá "Por asuntos urgentes, presione la tecla 1".

Se debe asociar la acción Encontrarme con el número del teclado telefónico que deberá presionar la persona que llame para seleccionar esta acción. En el ejemplo anterior, la tecla 1 del teléfono es el número que deben presionar quienes llamen para ubicarlo en uno de los números telefónicos que especifique.

A continuación, debe indicar uno o dos números telefónicos para que el sistema de correo de voz marque. Si especifica dos números, se llamará al segundo cuando no esté disponible en el primero. Cada número de teléfono que especifique tiene una duración asociada. La duración es el período durante el cual el sistema de correo de voz intentará marcar el número antes de pasar al siguiente. En caso de que no sea posible comunicarse con usted, el sistema de correo de voz regresará al menú de opciones.

Una vez que haya introducido esta información, haga clic en Aplicar para guardar la configuración de Encontrarme.

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Agregar opciones de Transferencia de llamadas

Al establecer la acción Transferencia de llamada, se le ofrece a quien llama la opción de transferirlo al número telefónico de otra persona. Para agregar Transferencia de llamada a su lista de acciones, haga clic en .

Existen varias opciones disponibles cuando se desea transferir una llamada entrante a otro teléfono o contacto. El cuadro de diálogo Transferir llamada se muestra a continuación.

• Se puede especificar el texto que se leerá a la persona que llame. Por ejemplo, puede introducir la opción "Asuntos importantes" para informar a quienes lo llamen que deben seleccionar esta opción cuando tengan un tema importante que tratar y necesiten hablar con alguien.

• Se debe asociar la acción Transferencia de llamada con el número del teclado telefónico que deberá presionar la persona que llame para seleccionar esta acción.

• Cuando se elije la acción Transferencia de llamada, se debe especificar una persona o un número telefónico al que se transferirá a quien llame. Se puede elegir un número telefónico o seleccionar un contacto a quien llamar cuando el autor de la llamada presiona la tecla correspondiente del teclado de su teléfono. Si se indica un contacto que se encuentra en el directorio de la empresa, el sistema de correo de voz intentará transferir la llamada al número de extensión de dicho contacto.

• Además de especificar una persona o un número al cual transferir la llamada, también se debe indicar el número del teclado telefónico que deberá presionar la persona que llame para seleccionar la acción Transferencia de llamada.

• Una vez que haya introducido esta información, haga clic en Aplicar para guardar la configuración de Transferencia de llamada.

Agregar y quitar la acción Dejar un correo de voz

De manera predeterminada, la opción de correo de voz se agrega automáticamente a cada regla de contestador automático. Si no desea ofrecer esta opción, la puede quitar haciendo clic en . Presione la tecla # para grabar un mensaje de voz. Si quitó la opción para recibir mensajes de voz, la puede volver a agregar haciendo clic en la opción .

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Grabar un saludo de correo de voz personalizado

Se puede grabar un saludo personalizado para cada regla de contestador automático creada. De manera predeterminada, Mensajería unificada generará un saludo predeterminado de acuerdo con las acciones configuradas. Para grabar un saludo personalizado, puede hacer clic en .

la ventana Regla de contestador automático y el sistema de correo de voz lo llamará para que pueda grabar un saludo. En la grabación, se deben incluir las acciones que se hayan configurado en la regla en cuestión. Si se graba un mensaje personalizado, el sistema de correo de voz no enumerará las acciones.

Otra opción es permitir o evitar que la persona que llama interrumpa el saludo de correo de voz mientras se está reproduciendo, mediante la activación o desactivación de la casilla .

Cómo guardar reglas de contestador automático

Antes de guardar una regla, se le debe asignar un nombre significativo. Después de hacerlo, haga clic en Guardar y cerrar para crear la regla. Finalmente, debe comprobar que la regla de contestador automático funciona de la manera deseada, llamando a su propia extensión telefónica y aguardando hasta que Mensajería unificada responda la llamada.

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