Descripción de la búsqueda en varios buzones
Se aplica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
Última modificación del tema: 2016-11-28
Si su organización se ajusta a requisitos legales de detección (relacionados con la directiva de la organización, cumplimiento o procesos judiciales), la Búsqueda en varios buzones de Microsoft Exchange Server 2010 ayuda a realizar búsquedas de detección de contenido pertinente dentro de buzones de Exchange.
La búsqueda en varios buzones usa los índices de contenido creados por Exchange Search. El Panel de control de Exchange (ECP) ofrece una interfaz de búsqueda fácil de usar para personal no técnico, como personal legal y de cumplimiento, responsables de registros y profesionales de recursos humanos (HH. RR.). El control de acceso basado en roles (RBAC) proporciona el grupo de roles de administración de Discovery Management para delegar tareas de detección a personal no técnico, sin necesidad de suministrar privilegios elevados que permitan a un usuario realizar cambios operativos en la configuración de Exchange.
Contenido
Usos de la búsqueda en varios buzones
Búsqueda de Exchange y Sintaxis de consulta avanzada
Grupo de roles de administración de detección y roles de administración
Buzones de detección
Realización de una búsqueda de detección
Visualización de los resultados de la búsqueda
Registro de búsquedas de detección
Detección y suspensión de litigio
¿Busca tareas de administración relacionadas con la Búsqueda en varios buzones? Consulte Administración de la búsqueda en varios buzones de correo.
Usos de la búsqueda en varios buzones
A continuación se enumeran algunos usos comunes de la Búsqueda en varios buzones:
Descubrimiento legal El cumplimiento de solicitudes de descubrimiento legal para registros de mensajería es una de las tareas más importantes para las organizaciones involucradas en procesos judiciales. Sin una herramienta dedicada, la búsqueda en registros de mensajería dentro de varios buzones que pueden residir en distintas bases de datos de buzones de correo puede ser una tarea lenta que consume muchos recursos. La Búsqueda en varios buzones permite buscar en un gran volumen de mensajes de correo electrónico almacenados en buzones de uno o más servidores de Exchange 2010 y, posiblemente, en distintas ubicaciones.
Investigaciones internas La búsqueda en varios buzones le puede ayudar a facilitar solicitudes de administradores o departamentos legales como parte de investigaciones internas.
Supervisión de recursos humanos La búsqueda en varios buzones le puede ayudar a facilitar solicitudes de HH. RR., ya sea que se trate de requisitos de supervisión de correo electrónico estándar o de una búsqueda específica.
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Búsqueda de Exchange y Sintaxis de consulta avanzada
La búsqueda en varios buzones usa los índices de contenido creados por Exchange Search. Para proporcionar la amplia funcionalidad de búsqueda que requiere la búsqueda en varios buzones, se han agregado nuevas funciones a Exchange Search. Con un solo motor de indización de contenido, no es necesario usar recursos adicionales para rastrear e indizar bases de datos de buzones de correo para la búsqueda en varios buzones cuando los departamentos de TI reciben solicitudes de detección.
Para obtener más información acerca de Exchange Search, consulte Descripción de Búsqueda de Exchange.
La Búsqueda en varios buzones también usa la Sintaxis de consulta avanzada (AQS), la sintaxis de consulta familiar que usa Windows Search y la Búsqueda instantánea en Microsoft Office Outlook 2007 y Outlook 2010. Los usuarios con un gran dominio de AQS pueden crear fácilmente consultas de búsqueda eficaces para buscar en índices de contenido.
Para obtener más información acerca de AQS, consulte Uso de la sintaxis de consulta avanzada mediante programación.
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Grupo de roles de administración de detección y roles de administración
Para que los usuarios realicen búsquedas de detección, debe agregarlos al grupo de roles de RBAC de Discovery Management. Este grupo de roles consta de dos roles de administración: el rol Búsqueda en el buzón, que permite a un usuario realizar una búsqueda de detección, y el rol Retención legal, que permite a un usuario colocar un buzón de correo en retención por juicio. Para obtener más información acerca del grupo de roles de RBAC de Discovery Management, consulte Administración de la detección. Para obtener más información acerca de RBAC, consulte Descripción del control de acceso basado en funciones.
De forma predeterminada, el grupo de roles de Discovery Management no tiene ningún miembro. Los permisos necesarios para realizar tareas relacionadas con la detección no se asignan a ningún usuario. Además, de forma predeterminada, los administradores de Exchange no tienen permisos para realizar búsquedas de detección. Los administradores de Exchange que son miembros del grupo de roles de administración Administración de la organización pueden agregar usuarios al grupo de roles Discovery Management y crear grupos de roles personalizados para restringir el ámbito de un administrador de detección a un subconjunto de usuarios. La auditoría de los cambios de roles de RBAC garantiza que se conserven los registros adecuados para realizar un seguimiento de la asignación del grupo de roles de Discovery Management. Para obtener información detallada, consulte Información general sobre el registro de auditoría del administrador.
Importante
Si un usuario no se ha agregado al grupo de roles Discovery Management o no tiene asignado al rol Búsqueda en el buzón, la interfaz de usuario de la Búsqueda en varios buzones no se muestra al usuario en la ECP y los cmdlets de Búsqueda en varios buzones no se encuentran disponibles en el Shell de administración de Exchange.
Para obtener más información acerca de cómo agregar usuarios al grupo de roles de Discovery Management, consulte Agregar un usuario al grupo de funciones de administración de detección.
Advertencia
La Búsqueda en varios buzones es una característica eficaz que permite a un usuario con permisos apropiados tener acceso potencial a todos los registros de mensajería almacenados en la organización de Exchange 2010. Es importante controlar y supervisar las actividades de detección, incluida la incorporación de miembros al grupo de roles Discovery Management o a cualquier otro grupo de roles con el rol de administración de búsqueda en buzones de correo, la asignación del rol de administración de búsqueda en buzones de correo y la asignación del permiso de acceso a buzones para los buzones de correo de detección.
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Buzones de detección
Al realizar una búsqueda de detección, debe especificar un buzón de correo de destino donde almacenar los resultados de la búsqueda. Un buzón de detección es un tipo especial de buzón de Exchange 2010 que ofrece la siguiente funcionalidad:
Selección de buzón de correo de destino más simple y segura Cuando usa el ECP para crear una búsqueda de detección, solo los buzones de correo de detección estarán disponibles como un repositorio en donde almacenar los resultados de la búsqueda. No necesita revisar una posible lista extensa de buzones disponibles en la organización. Esto también elimina la posibilidad de que un administrador de detección seleccione accidentalmente otro buzón de correo del usuario o un buzón de correo no protegido en donde almacenar contenido de mensajería potencialmente confidencial.
Cuota de almacenamiento en buzones elevada El buzón de correo de destino debe poder almacenar la gran cantidad de mensajes que puede generar una búsqueda de detección. De forma predeterminada, los buzones de correo de detección tienen una cuota de almacenamiento de buzones de 50 gigabytes (GB). Aunque esta cuota se puede aumentar, no se admiten buzones de detección superiores a 50 GB.
Nota
En Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1), un administrador de detección puede obtener una estimación de los resultados de búsqueda para determinar el número total y el tamaño de los elementos devueltos mediante una búsqueda de detección.
Seguro de forma predeterminada Como todos los tipos de buzones, un buzón de detección posee una cuenta de usuario de Active Directory asociada. Sin embargo, esta cuenta está deshabilitada de forma predeterminada. Solamente los usuarios explícitamente autorizados para tener acceso al buzón de correo de detección tienen acceso al mismo. A los miembros del grupo de roles de Discovery Management se les asignan permisos de acceso total al buzón de detección predeterminado. Los buzones de detección adicionales que crea no tienen permiso de acceso al buzón de correo asignado a ningún usuario.
Importante
En Exchange 2010 SP1, puede habilitar el registro de auditoría de buzón para auditar el acceso a buzones y acciones, como el acceso a carpetas o mensajes y las supresiones realizadas por los propietarios, delegados y administradores de los buzones. Para obtener más información, consulte Descripción del registro de auditoría de buzón.
Entrega de correo electrónico deshabilitada Si bien se puede ver en las listas de direcciones de Exchange, los usuarios no pueden enviar correo electrónico a un buzón de detección. La entrega de correo electrónico a los buzones de detección está prohibida por restricciones de entrega. Esto conserva la integridad de los resultados de búsqueda.
El programa de instalación de Exchange 2010 crea un buzón de detección con el nombre para mostrar Buzón de búsqueda de detección. Puede usar el Shell para crear buzones de correo de detección adicionales. De forma predeterminada, los buzones de correo de detección adicionales que crea no tienen ningún permiso de acceso al buzón de correo asignado. Para obtener información detallada acerca de cómo crear un buzón de detección, consulte Crear un buzón de detección.
La búsqueda en varios buzones de correo también usa un buzón del sistema con el nombre para mostrar SystemMailbox{e0dc1c29-89c3-4034-b678-e6c29d823ed9} para contener los metadatos de la búsqueda en varios buzones. Los buzones del sistema no se pueden ver en la Consola de administración de Exchange (EMC) ni en las listas de direcciones de Exchange. Antes de quitar una base de datos de buzones de correo donde está ubicado el buzón del sistema de la Búsqueda en varios buzones, debe mover el buzón a otra base de datos de buzones de correo.
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Realización de una búsqueda de detección
Los usuarios que han sido agregados al grupo de roles Discovery Management pueden realizar búsquedas de detección. Para obtener más información acerca del grupo de roles de Discovery Management, consulte Grupo de roles de administración de detección y roles de administración anteriormente en este tema.
Puede realizar una búsqueda de detección con la interfaz basada en Web en el ECP, como se muestra en la siguiente figura. Esto facilita el uso de la búsqueda en varios buzones para los usuarios no técnicos, como los responsables de registros, el personal de cumplimiento, o los profesionales legales y de RR. HH. También puede usar el Shell para realizar búsquedas de detección.
Nota
En una implementación híbrida, que es un entorno en el que algunos buzones están en los servidores de buzón locales y otros buzones en una organización basada en la nube, se pueden efectuar búsquedas de detección de buzones basados en la nube mediante el ECP de la organización local. Si piensa copiar mensajes en un buzón de detección, primero debe seleccionar un buzón de detección local. Los mensajes de los buzones basados en nube que se devuelven en los resultados de las búsquedas se copian en el buzón de detección local especificado.
Para obtener más información acerca de implementaciones híbridas, consulte Introducción a la coexistencia.
Interfaz de búsqueda de detección
Al realizar una búsqueda, se crea un objeto de búsqueda en Exchange 2010. El objeto se puede manipular para iniciar, detener, modificar o quitar la búsqueda. Los elementos que muestra una búsqueda de detección se copian en el buzón de correo de detección seleccionado como buzón de destino para la búsqueda. Se pueden ejecutar varias búsquedas simultáneamente.
Nota
La búsqueda en varios buzones es una característica de Exchange 2010. Solamente se puede buscar en los buzones ubicados en servidores de Exchange 2010 mediante la Búsqueda en varios buzones. Para optimizar los resultados de búsqueda, recomendamos que busque en 2.500 buzones como máximo en una única búsqueda. Para buscar en más de 2.500 buzones, puede crear varias búsquedas. Por ejemplo, puede realizar búsquedas en los buzones de usuarios de un grupo de distribución de un grupo de distribución dinámico.
La búsqueda en varios buzones no busca mensajes en archivos .pst. Para reducir los costos de descubrimiento legal y administración, recomendamos suministrar buzones de archivos para los usuarios. Para obtener más información acerca de buzones de archivo, consulte Descripción de archivos personales.
La siguiente información se aplica a la realización de una búsqueda de detección:
Palabras clave Puede especificar palabras clave y frases para buscar contenido de mensaje. También puede usar los operadores lógicos AND, OR y NOT. Para buscar una coincidencia exacta de una frase de varias palabras, debe colocar la frase entre comillas. Por ejemplo, al buscar la frase "plan y competencia" verá mensajes que contienen una coincidencia exacta de la frase, mientras que si especifica plan y competencia verá mensajes que contienen las palabras plan y competencia en cualquier parte del mensaje. También puede usar AQS. Para obtener información detallada, consulte Using Advanced Query Syntax Programmatically. Para obtener más información acerca de búsquedas avanzadas de palabras clave, consulte Búsquedas avanzadas de palabras clave.
Nota
La búsqueda en varios buzones no es compatible con expresiones regulares.
Los operadores lógicos deben estar en mayúsculas, AND y OR, para que se traten como operadores en lugar de palabras clave. Se recomienda usar paréntesis explícitos en las consultas donde se mezclen varios operadores lógicos (AND, OR, NOT, etc.) para evitar errores o malas interpretaciones. Por ejemplo, si desea buscar mensajes que contengan WordA o WordB AND WordC o WordD, debe usar (WordA OR WordB) AND (WordC OR WordD).
Remitentes o destinatarios Para limitar una búsqueda, puede especificar los remitentes y los destinatarios de los mensajes. Puede usar direcciones de correo electrónico, nombres para mostrar o el nombre de un dominio para buscar los elementos que ha enviado alguien o que se han enviado a alguien en el dominio. Por ejemplo, para buscar el correo electrónico que alguien envió a Contoso, Ltd., escriba @contoso.com en el campo De en ECP. También puede especificar @contoso.com en el parámetro Senders en el Shell.
Intervalo de fechas De forma predeterminada, la búsqueda en varios buzones no limita las búsquedas por un intervalo de fechas. Para buscar mensajes enviados durante un intervalo de fechas específico, puede limitar la búsqueda especificando la fecha de inicio y de finalización. Si no especifica una fecha de finalización, la búsqueda mostrará los últimos resultados cada vez que la reinicie.
Buzones de correo La Búsqueda en varios buzones permite buscar en todos los buzones ubicados en servidores de buzones de correo de Exchange 2010 de la organización de Exchange, o bien, puede especificar los buzones en los que desea realizar la búsqueda. También puede especificar un grupo de distribución para incluir usuarios de buzones de correo que sean miembros del grupo.
Archivo personal De forma predeterminada, si el archivo personal está habilitado para un usuario de buzón, la búsqueda en varios buzones también realiza las búsquedas en el buzón de archivo. No hay ninguna opción en ECP para invalidar esta característica. Para excluir buzones de archivos, debe usar el Shell para crear o modificar la búsqueda.
Tipos de mensajes De forma predeterminada, solo se realizan búsquedas en los mensajes de correo electrónico. Sin embargo, también puede incluir los siguientes tipos de mensajes: contactos, documentos, conversaciones de mensajería instantánea, diario, reuniones y notas.
Datos adjuntos La búsqueda en varios buzones realiza búsquedas en los datos adjuntos admitidos por Exchange Search. Se puede agregar compatibilidad con tipos de archivos adicionales al instalar filtros de búsqueda (también conocidos como iFilter) para el tipo de archivo que hay en los servidores de buzones.
Elementos que no se pueden buscar Los elementos que no se pueden buscar son los elementos de los buzones que Exchange Search no puede indizar. Las razones incluyen la falta de un filtro de búsqueda instalado para un archivo adjunto, un error de filtro o mensajes cifrados. Cuando crea una búsqueda de detección, puede incluir elementos que no se pueden buscar en los resultados de la búsqueda.
Lista segura Ciertos tipos de archivo no contienen contenido que se puede indizar y, por lo tanto, Exchange Search no los puede indizar. Estos tipos de archivos no se consideran elementos que no permiten búsquedas. Los elementos del buzón que contengan estos tipos de archivos no se devuelven en la lista de elementos que no permiten búsquedas. Para obtener más información, consulte Filtros predeterminados para la búsqueda de Exchange.
Elementos cifrados Como Exchange Search no puede indizar los mensajes cifrados con S/MIME, la Búsqueda en varios buzones no realiza búsquedas en estos mensajes. Si selecciona la opción para incluir los elementos en los que se ha producido un error en los resultados de la búsqueda, estos mensajes cifrados con S/MIME se muestran como elementos en los que se ha producido un error.
Elementos protegidos por IRM Exchange Search indiza los mensajes protegidos con Information Rights Management (IRM) y, por lo tanto, se incluyen en los resultados de la búsqueda de detección. Los mensajes deben protegerse mediante un servidor de Active Directory Rights Management Services (AD RMS) en el mismo bosque de Active Directory que el servidor de buzones de correo de Exchange 2010. Para obtener más información sobre IRM, consulte Protección de derechos.
Importante
Cuando Exchange Search no indiza un mensaje protegido por IRM, ya sea por un error de descifrado o porque IRM está deshabilitado, el mensaje protegido no se agrega a la lista de elementos en los que se ha producido un error. Si selecciona la opción para incluir los elementos en los que se ha producido un error en los resultados de la búsqueda, es posible que los resultados no incluyan los mensajes protegidos que no se pudieron descifrar.
Para incluir los mensajes protegidos por IRM en la búsqueda, puede crear otra búsqueda de detección para que se muestren los mensajes con datos adjuntos .rpmsg. Puede usar la cadena de consultaattachment:rpmsgpara buscar en todos los mensajes protegidos. De esta forma, se mostrarán todos los mensajes protegidos por IRM de los buzones en los que se realiza la búsqueda, estén indizados o no. Esto puede generar cierta duplicación de los resultados de búsqueda en escenarios en los que una búsqueda muestra mensajes que coinciden con los criterios de búsqueda, incluidos los mensajes protegidos que se han indizado correctamente. La búsqueda no muestra los mensajes protegidos que no se pudieron indizar. La realización de una segunda búsqueda de todos los mensajes protegidos también incluye los mensajes protegidos que se pudieron indizar correctamente y que mostró la primera búsqueda. Además, es posible que los mensajes protegidos que muestra la segunda búsqueda no coincidan con los criterios de búsqueda tales como las palabras clave usadas para la primera búsqueda.Eliminación de duplicados En Exchange 2010 SP1, puede habilitar la eliminación de duplicados de los resultados de la búsqueda de detección para copiar solamente una versión de un mismo mensaje en el buzón de detección. La deduplicación tiene las ventajas siguientes:
Requisitos de almacenamiento y tamaño de buzón de detección menores debido a la disminución de la cantidad de mensajes copiados.
Reducción de la carga de trabajo para los administradores de detección, los asesores legales o cualquier otro individuo que esté involucrado en la revisión de los resultados de búsqueda de detección.
Reducción del coste de detección, en función del número de elementos duplicados de los resultados de búsqueda.
Si selecciona un buzón de detección ubicado en un servidor de Exchange 2010 que no se haya actualizado a Exchange 2010 SP1, no se llevará a cabo la eliminación de duplicados en los resultados de búsqueda. Para usar la eliminación de duplicados, debe seleccionar un buzón de detección ubicado en un servidor de buzones de Exchange 2010 SP1.
Estimaciones de resultados de búsqueda Al crear una búsqueda de detección en Exchange 2010 SP1, el administrador de detección puede seleccionar la opción para realizar una estimación de los resultados de búsqueda antes de decidir si desea copiar los mensajes devueltos por la búsqueda al buzón de detección. La estimación de los resultados de búsqueda incluye el número total de elementos devueltos por la búsqueda, su tamaño total y un desglose de los elementos devueltos para cada palabra clave especificada. Una estimación de búsqueda proporciona las ventajas siguientes:
El administrador de detección puede determinar la eficacia de la consulta de búsqueda. Mediante las estimaciones de búsquedas, un administrador de detección puede realizar un análisis what-if de las palabras clave y las consultas de las búsquedas para crear consultas más eficaces.
El administrador de detección puede evitar copiar una gran cantidad de elementos que puede que no cumplan los requisitos o la finalidad de la búsqueda, pero que de todos modos deben revisarse.
En los escenarios en que una consulta de búsqueda da como resultado una gran cantidad de elementos que deben copiarse, el administrador de detección puede trabajar con el administrador de Exchange para determinar si hay disponible espacio suficiente para almacenar los resultados en el buzón de detección.
Nota
La deduplicación no se considera al calcular estimaciones de resultados de búsqueda. Al volver a ejecutar la búsqueda con la opción para copiar mensajes a un buzón de detección, el número real de mensajes copiados puede ser inferior a la estimación proporcionada al usar la opción para realizar sólo estimaciones.
Para obtener información detallada acerca de cómo realizar una búsqueda de detección, consulte Crear una búsqueda de detección.
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Visualización de los resultados de la búsqueda
Los resultados de la búsqueda se copian en el buzón de correo de detección seleccionado como buzón de destino para la búsqueda. Si usa un buzón de correo de destino distinto del buzón de búsqueda de detección predeterminado, debe asignar permisos de acceso a buzones a los usuarios autorizados para que puedan tener acceso a ese buzón de detección. Los usuarios autorizados pueden tener acceso al buzón de correo mediante Microsoft Office Outlook Web App o Outlook.
Para obtener información acerca de cómo asignar a un buzón permisos de acceso total al buzón de correo, consulte Administrar el permiso Acceso completo.
Si un administrador de detección selecciona la opción para copiar los resultados de búsqueda a un buzón de detección, se creará una carpeta con el mismo nombre que la búsqueda en el buzón de destino. Para almacenar los mensajes devueltos por ese buzón de correo, se crea una subcarpeta para cada buzón de correo en el que se realiza una búsqueda. El nombre de la carpeta es el nombre para mostrar del usuario del buzón de correo junto con la fecha y hora de creación de la búsqueda. Los mensajes se copian en una carpeta que tiene el mismo nombre que su ubicación en el buzón de correo donde se ha realizado la búsqueda. Por ejemplo, si el nombre de búsqueda es Discovery-ProjectContoso, y se muestra un mensaje de la carpeta Bandeja de entrada en el buzón principal de Francisco Pérez Olaeta, la jerarquía de carpetas que se crea en el buzón de detección es Discovery-ProjectContoso -> Francisco Pérez Olaeta-9/4/2009 3:57:10 PM -> Buzón principal > Bandeja de entrada. Se mantienen las marcas de mensaje, incluido el estado leído o no leído y las marcas de seguimiento.
Nota
Si el administrador de detección selecciona la opción de deduplicación, se copiará en la carpeta Resultados - <marca de hora> una única copia de los mensajes encontrados en diversas ubicaciones de todos los buzones de correo en los que se haya buscado. Si el administrador de detección selecciona la opción Registro completo para la búsqueda, el registro de la búsqueda contendrá una entrada para cada copia del mensaje.
Anotaciones
En Exchange 2010 SP1, cuando un administrador de detección revisa los mensajes copiados a un buzón de detección, este puede agregar anotaciones al mensaje. A continuación, el administrador de detección puede buscar en el buzón de detección los mensajes con anotaciones que contengan frases o palabras concretas.
Los administradores de detección pueden usar anotaciones para asociar un número de caso u otro identificador único con un mensaje, lo cual facilita la búsqueda de todos los elementos que contengan dicho número.
Nota
Las anotaciones se almacenan con el mensaje en el buzón de detección. Si entrega mensajes a terceros, tenga en cuenta que dichos usuarios podrán obtener acceso a la información de las anotaciones. Se recomienda no incluir información confidencial en las anotaciones.
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Registro de búsquedas de detección
Existen dos tipos de registro disponibles para las búsquedas de detección:
Registro básico El registro básico está habilitado de forma predeterminada para todas las búsquedas de buzón de correo. Incluye información acerca de la búsqueda y quién la realizó. La información que captura el registro básico se muestra en el mensaje de correo electrónico que se envía al buzón de correo en el que se almacenan los resultados de la búsqueda. Este mensaje se encuentra en la carpeta que se crea para almacenar los resultados de la búsqueda.
Registro completo El registro completo incluye información acerca de todos los mensajes que muestra la búsqueda. Esta información se proporciona en un archivo con formato de valores separados por comas (.csv) que se adjunta al mensaje de correo electrónico que contiene la información del registro básico. El nombre de la búsqueda se usa para el nombre del archivo .csv. Esta información puede ser necesaria para el cumplimiento de normas o la conservación de un registro. Para habilitar el registro completo, debe seleccionar Habilitar registro completo en el ECP o especificar el nivel de registro con el parámetro LogLevel en el Shell. En Exchange 2010 SP1, el archivo de registro .csv se incluye en un archivo comprimido (.zip).
Nota
Cuando usa el Shell para crear o modificar una búsqueda, también puede deshabilitar el registro.
Para obtener información detallada, consulte Registro de búsqueda en varios buzones de correo.
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Detección y suspensión de litigio
Como parte de solicitudes de detección, es posible que tenga que conservar contenido del buzón de correo hasta que finalice un proceso judicial. Para conservar el contenido del buzón de correo, también se deben conservar los mensajes eliminados o alterados por el usuario del buzón de correo. En Exchange 2010, esto se realiza mediante la suspensión de litigio.
Cuando un buzón se coloca en suspensión de litigio, los mensajes y otros elementos del buzón de correo que el usuario elimina, y todos los cambios que se realizan a determinadas propiedades de los elementos del buzón, se conservan en la carpeta Elementos recuperables. Para obtener más información sobre la suspensión de litigio, consulte Descripción de la retención por juicio. Para obtener más detalles acerca de cómo colocar un buzón de correo en suspensión de litigio, consulte Poner un buzón en retención legal.
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Conservación de buzones para efectuar detecciones
Cuando un empleado deja una empresa, es habitual inhabilitar o eliminar su buzón. Después de inhabilitar un buzón, este se desconecta de la cuenta de usuario, aunque permanece en la base de datos de buzones durante un período determinado, por lo general, 30 días. El asistente para carpetas administradas no procesa los buzones desconectados y durante este período no se aplica ninguna directiva de buzones de carpetas administradas ni ninguna directiva de retención. No se puede buscar el contenido de un buzón desconectado. Al llegar al período de retención de buzones eliminados, el buzón se purga de la base de datos de buzones.
Si su organización necesita que se apliquen valores de retención a los mensajes de empleados que ya no trabajan en la organización, o bien si necesita conservar el buzón de un antiguo empleado para una búsqueda de detección en curso o futura, no inhabilite ni elimine el buzón. Puede ejecutar los pasos siguientes para asegurarse de que no se pueda acceder al buzón y que no se envíe ningún mensaje al mismo.
Inhabilite la cuenta de usuario de Active Directory mediante Usuarios y equipos de Active Directory u otra herramienta o script de aprovisionamiento de cuenta de Active Directory. Esto impide que se inicie sesión en el buzón mediante la cuenta de usuario asociada.
Importante
Los usuarios que tengan un permiso de acceso total al buzón de correo podrán seguir accediendo al buzón. Para evitar que accedan otros usuarios, deberá eliminar su permiso de acceso total del buzón. Para obtener más información acerca de cómo eliminar permisos de acceso total de un buzón, consulte Administrar el permiso Acceso completo.
Establezca el límite de tamaño de los mensajes que el usuario del buzón puede enviar o recibir en un valor muy bajo; por ejemplo, 1 KB. Esto impide la entrega de correo electrónico en el buzón o el envío desde el mismo. Para obtener más información sobre cómo configurar los límites de tamaño de los mensajes para un buzón, consulte Configurar los límites de tamaño de mensaje para un buzón o una carpeta pública habilitada para correo electrónico.
Configure las restricciones de entrega del buzón, de modo que nadie pueda enviar mensajes desde el mismo. Para obtener información más detallada, consulte Configurar las restricciones en la entrega de mensajes.
Importante
Ejecute estos pasos junto con cualquier otro proceso de administración de cuentas que su organización exija, sin inhabilitar ni eliminar el buzón o la cuenta de usuario asociada.
Cuando prevea implementar una retención de buzón para una administración o detección de retención de mensajería, debe tener en cuenta el flujo de mensajes del empleado. Una retención a largo plazo de los buzones de antiguos empleados precisará un almacenamiento adicional en los servidores de buzones, lo que también producirá un incremento de la base de datos de Active Directory, ya que la cuenta del usuario asociado también deberá retenerse por un mismo período de tiempo. Asimismo, será preciso efectuar cambios en los procesos de administración y de aprovisionamiento de cuentas de su organización.
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