Procedimiento para conectar una lista externa a Outlook

Última modificación: viernes, 16 de abril de 2010

Hace referencia a: SharePoint Server 2010

Puede conectar una lista externa de Microsoft SharePoint Server 2010 a Microsoft Outlook 2010 para revelar datos externos en Microsoft Outlook 2010. A continuación, los usuarios pueden trabajar con datos externos dentro de Outlook, exactamente igual que cualquier otro tipo de elemento nativo de Outlook, como un elemento Contacto o Tarea. Los cambios o adiciones a los datos externos que se realizara dentro de Outlook se propagan al sistema externo, sin poner en peligro la integridad de los datos en el sistema externo.

Nota

También puede tomar una lista externa sin conexión en Microsoft SharePoint Workspace.

En este tema, se lleva la lista externa NWCustomers creada en el tema Procedimiento para crear listas externas en SharePoint sin conexión a Outlook. El tipo de contenido externo Cliente se ha asignado a un elemento Contacto de Outlook y se ha habilitado la sincronización sin conexión.

Requisitos previos

• Microsoft SQL Server 2005 o posterior instalado en el servidor que ejecuta SharePoint Server.

• La base de datos Northwind SQL Server 2000 instalada en el servidor que ejecuta SharePoint Server.

• Se crea una lista externa basada en la tabla Clientes de la base de datos de ejemplo Northwind según lo establecido en Procedimiento para crear listas externas en SharePoint.

• El equipo cliente tiene Microsoft Office 2010, tanto Microsoft SharePoint Designer 2010 como Microsoft Outlook 2010 instalados.

Mostrar datos externos en Outlook mediante una lista externa sin conexión

1. En el equipo cliente, navegue hasta la lista externa NWCustomers.

2. Para llevar la lista a Outlook, haga clic en el botón Conectar con Outlook en la cinta de opciones de SharePoint en la ficha Lista tal como se muestra a continuación. Esto crea un paquete de implementación ClickOnce de Visual Studio Tools para Office y lo implementa en el cliente. Haga clic en los botones Aceptar e Instalar cuando se le pida para instalar el paquete en Outlook.

   

   Si Outlook no está abierto, al llevar una lista externa sin conexión a Outlook se implementará la solución y se iniciará Outlook de forma automática sin intervención del usuario. Sin embargo, si Outlook ya está abierto, la nueva solución aparecerá en Outlook sin que el usuario tenga que cerrar Outlook. En Outlook, debería verse una nueva carpeta que contiene los elementos de la lista externa tal como se muestra a continuación. Observe que, de forma automática, Outlook asigna los campos que se asignaron a las propiedades de Outlook predeterminadas al crear el tipo de contenido externo Cliente y los muestra en la vista Contacto predeterminada.

   

   Para ver todos los demás campos de un cliente que se han seleccionado al crear el tipo de contenido externo, puede abrir un elemento y hacer clic en el botón Detalles de clientes en la cinta de opciones. Se mostrarán todos los campos del cliente en un formulario de Outlook independiente como se muestra a continuación. O bien, puede crear una vista personalizada, como se describe en el tema Procedimiento para ver todos los campos en una lista externa en el explorador de Outlook.

   

   Nota

   Tenga en cuenta que si el tipo de contenido externo contiene cinco campos o menos, solo se muestran los campos sin asignar en el área adyacente. Si hay más de cinco campos, se muestran en un formulario independiente como se mostró anteriormente.

   Puede crear, actualizar y eliminar contactos directamente desde Outlook, tal como crearía y actualizaría contactos de Outlook nativos. Los datos se actualizarán en el sistema externo. Para comprender el rol de la memoria caché de cliente y obtener formas de optimizar el rendimiento de la solución de Outlook, vea Memoria caché de cliente de Servicios de conectividad empresarial y Procedimiento para mejorar el rendimiento de la solución de Servicios de conectividad empresarial cuando se usa la memoria caché.