Administración de metadatos

Artículo
09/18/2014

Última modificación: lunes, 18 de abril de 2011

Hace referencia a: SharePoint Server 2010

En este artículo
Información sobre los metadatos administrados
Trabajo con metadatos administrados
Ventajas del uso de metadatos administrados

Metadatos administrados es una colección jerárquica de términos de administración central que se pueden definir y luego usar como atributos de los elementos de Microsoft SharePoint Server 2010.

En este tema se presentan los conceptos básicos acerca de los metadatos administrados y, a continuación, se describen formas de usar los metadatos administrados. En la última sección se presentan varias ventajas de la incorporación de los metadatos administrados a su solución de SharePoint Server 2010. Este tema incluye:

Información sobre los metadatos administrados
Trabajo con metadatos administrados
Ventajas del uso de metadatos administrados

Información sobre los metadatos administrados

En esta sección se introducen varios conceptos clave que se usan en los metadatos administrados y que son la base de los objetos que los desarrolladores crean y administran al crear soluciones personalizadas de metadatos administrados.

Términos y conjuntos de términos

Un término es una palabra o frase que se puede asociar con un elemento de SharePoint Server 2010. Un conjunto de términos es una colección de términos relacionados. Puede especificar que una columna de SharePoint Server 2010 debe contener un término de un conjunto de términos específico. Los metadatos administrados son una manera de hacer referencia al hecho de que los términos y los conjuntos de términos pueden crearse y administrarse independientemente de las columnas.

Los conjuntos de términos locales se crean en el contexto de una colección de sitios. Por ejemplo, si agrega una columna a una lista en una biblioteca de documentos y crea un nuevo conjunto de términos al que enlazar la columna, el conjunto de términos nuevos es local en la colección de sitios que contiene la biblioteca de documentos.

Los conjuntos de términos globales se crean fuera del contexto de una colección de sitios. Por ejemplo, el administrador del almacén de términos podría crear un grupo de conjunto de términos denominado Recursos humanos y designar una persona para que administre dicho grupo de conjuntos de términos. El administrador del grupo crearía los conjuntos de términos relacionados con Human Resources, como puestos de trabajo y nóminas en el grupo de conjuntos de términos Recursos humanos.

Los usuarios pueden ver solo los conjuntos de términos globales y los conjuntos de términos locales de la colección de sitios del usuario.

Por ejemplo, suponga que su compañía ha adoptado el modelo RACI, en el que cada documento que se ha creado debe incluir una lista de las personas responsables, encargadas, consultadas e informadas sobre el documento.

Para implementar esto, deberá:

Definir términos basados en el nombre de cada persona.
Agrupar estos términos en un conjunto de términos global denominado Personas capacitadas en RACI.
Crear cuatro columnas nuevas: Responsable, Encargado, Consultado e Informado.
Especificar que el valor o valores de cada una de estas columnas debe proceder del conjunto de términos Personas capacitadas en RACI.
Asociar estas cuatro columnas con el tipo de contenido que representa los documentos.

En este ejemplo, cada vez que un usuario crea o carga un documento en SharePoint Server 2010, el usuario tendrá que seleccionar las personas que están asociadas con el documento en cada uno de los cuatro roles. Si la compañía contrata a un nuevo empleado, deberá agregar un nuevo término para el conjunto de términos de personas capacitadas en RACI y dicho término se convertirá en un valor válido para las cuatro columnas.

Términos administrados, palabras clave de empresa y el almacén de términos

Los términos se pueden dividir en dos tipos:

Términos administrados, que normalmente están predefinidos, se pueden crear solo a través de usuarios que tengan los permisos apropiados y a menudo se organizan en una jerarquía.
Palabras clave de empresa, que son simplemente palabras o frases que se han agregado a los elementos de SharePoint Server 2010. Todas las palabras clave de empresa son parte de un conjunto de términos único no jerárquico denominado conjunto de palabras clave.

Los términos administrados y las palabras clave de empresa se usan de manera diferente. Para obtener más información, vea la sección Uso de términos más adelante en este tema.

Nota

Cuando el significado queda claro con el contexto, la palabra "administrados" con frecuencia se omite al hacer referencia a los términos administrados.

Los términos administrados y las palabras clave de empresa se almacenan en una base de datos que se conoce como almacén de términos.

Trabajo con metadatos administrados

En las siguientes secciones se describe cómo se crean y usan los términos.

Creación de términos

SharePoint Server 2010 incluye la Herramienta de administración de almacén de términos, que se usa para crear y administrar conjuntos de términos. Si tiene los permisos adecuados, puede usar la Herramienta de administración de almacén de términos para:

Crear o eliminar un conjunto de términos.
Agregar, modificar o eliminar términos.
Organizar términos administrados dentro de un conjunto de términos en una jerarquía.
Definir sinónimos.
Importar términos.
Convertir palabras clave de empresa en términos administrados moviéndolas a un conjunto de términos.

Ejemplo:

Para aplicar la convención de RACI en todos los documentos, comience usando la Herramienta de administración de almacén de términos para definir un conjunto de términos que represente a todas las personas que puedan servir en cualquiera de los roles de RACI. A continuación, use la misma herramienta para agregar un término al conjunto de términos para cada persona. Defina los siguientes los términos y conjunto de términos:

Personas capacitadas en RACI (conjunto de términos):
- María González
- Arturo López
- Tomás Navarro
- Francisco Pérez-Olaeta
- Jesús Escolar
- Enrique Gil
- Miguel Ángel García
- Juan Carlos Rivas
- Nuria González
- Cecilia Cornejo
- Fabricio Noriega
- Antonio Bermejo
- Patricia San Juan
- Jose Ignacio Peiro
- Alfredo Maldonado
- Diego Arteaga

El conjunto de términos se vuelve difícil de usar, porque hay muchos nombres. Decide reorganizar el conjunto de términos en función de la estructura de informes. El nuevo conjunto de términos y los términos ahora tienen esta estructura:

Personas capacitadas en RACI (conjunto de términos):
- Juan Carlos Rivas
  - María González
  - Arturo López
  - Jesús Escolar
  - Fabricio Noriega
  - Antonio Bermejo
  - Jose Ignacio Peiro
  - Diego Arteaga
- Cecilia Cornejo
  - Tomás Navarro
  - Francisco Pérez-Olaeta
  - Enrique Gil
  - Miguel Ángel García
  - Nuria González
  - Patricia San Juan
- Alfredo Maldonado

Uso de términos

Una columna es una ubicación en una lista en la que se va a almacenar información sobre un elemento de SharePoint Server 2010. Al definir una columna, proporcione un nombre para la columna, especifique el tipo de columna y proporcione información adicional que dependa del tipo de columna.

SharePoint Server 2010 incorpora un nuevo tipo de columna denominado metadatos administrados. Al crear una columna de metadatos administrados, especifique el conjunto de términos del que deben provenir los valores de la columna. Cuando desea que los usuarios proporcionen información para los elementos de lista (incluidos los documentos) y los valores válidos para la información se encuentran en un conjunto de términos, use una columna de metadatos administrados. Cree un nuevo tipo de contenido o modifique un tipo de contenido existente y, a continuación, agregue la columna de metadatos administrados al tipo de contenido.

Ejemplo:

Debido a que todos los documentos deberán identificar a las personas responsables, encargadas, consultadas e informadas, decide crear columnas para cada uno de estos atributos. Cree una columna de sitio denominada Responsable, seleccione Metadatos administrados para el tipo de columna, seleccione el conjunto de términos Personas capacitadas en RACI para proporcionar los valores de la columna Responsable e indique que la columna solo puede contener un único valor. A continuación, cree tres columnas adicionales usando las instrucciones de la tabla 1.

Tabla 1. Instrucciones para las columnas

Nombre de columna	Conjunto de términos	¿Permitir varios valores?
Encargado	Personas capacitadas en RACI	No
Consultado	Personas capacitadas en RACI	Sí
Informado	Personas capacitadas en RACI	Sí

Después de crear las columnas, cree un nuevo tipo de contenido para representar los documentos que deben tener sus contactos de RACI identificados. Cree un nuevo tipo de contenido, asígnele el nombre RACI documenty seleccione Documento para el tipo de contenido primario. A continuación, modifique el tipo de contenido RACI document y agregue las columnas Responsible, Accountable, Consulted e Informed al tipo de contenido.

Por último, modifique la biblioteca de documentos compartidos y agregue RACI document al conjunto de tipos de contenido que están disponibles en la biblioteca.

Escribir términos

Cuando un usuario crea o carga un nuevo elemento de SharePoint Server 2010 de un tipo que tiene columnas que requieren un valor, el usuario debe proporcionar un valor. Si es una columna de metadatos administrados, se muestra el control de metadatos administrados y el usuario interactúa con este control para especificar el valor.

El control de metadatos administrados permite al usuario escribir un valor o seleccionar un valor navegando de forma jerárquica por el conjunto de términos asociado con la columna. Si el usuario comienza a escribir un valor, el control muestra todos los términos del conjunto de términos asociado que comienzan con los caracteres que el usuario ha escrito. El nombre del conjunto de términos y la posición del término en la jerarquía se indican junto con el término en sí.

Si la definición de la columna permite varios valores, el usuario puede seleccionar más de un término. Si tanto el conjunto de términos como la definición de la columna permiten que se agreguen nuevos términos, el usuario también puede crear un nuevo término e insertarlo en el lugar adecuado de la jerarquía del conjunto de términos.

Ejemplo:

Cuando un usuario desea cargar un nuevo documento de RACI, el usuario identifica el documento que desea cargar y, a continuación, debe rellenar los valores de las columnas Responsible, Accountable, Consulted e Informed.

En el campo Responsible, el usuario muestra la jerarquía de los términos dentro del conjunto de términos de personas, expande Cecilia Cornejo y, a continuación, selecciona Patricia San Juan.

El usuario no recuerda el nombre completo de la persona encargada. El nombre de la persona encargada es Eric o Erik, y su superior jerárquico es Eugene Zabokritski, pero el usuario no puede recordar su apellido. El usuario escribe Er y se muestran los siguientes términos como opciones:

Eran Shtiegman [personas: Florence Flipo]
Eric Gruber [personas: Eugene Zabokritski]
Erik Rucker [personas: Florence Flipo]
Erlingur Jonsson [personas: Florence Flipo]

El usuario selecciona Eric Gruber.

En el campo Consulted, el usuario escribe Fred Vidul; Sunil Uppal.

En el campo Informed, el usuario navega por la jerarquía del conjunto de términos y selecciona Eugene Zabokritski, Florence Flipo y Mu Han.

Escribir palabras clave de empresa

SharePoint Server 2010 incluye una columna predefinida denominada Palabras clave de empresa. Puede agregar esta columna a los tipos de contenido. Cuando un usuario agrega un valor a la columna Palabras clave de empresa, se muestra el control de palabras clave de empresa y el usuario interactúa con el control para especificar el valor. El comportamiento del control de palabras clave de empresa es similar al comportamiento del control de metadatos administrados, excepto en que el control de palabras clave de empresa permite a los usuarios seleccionar palabras clave de empresa y términos administrados.

Cuando el usuario comienza a escribir un valor, el control muestra los términos que comienzan con los caracteres que ha escrito el usuario, tanto de los conjuntos de términos globales como de los conjuntos de términos que son locales en la colección de sitios del usuario. También se muestra el conjunto de términos en el que existe el término y la posición del término en la jerarquía. Normalmente, también hay una opción para especificar una nueva palabra clave de empresa. Si el usuario escribe una nueva palabra clave de empresa, la palabra clave de empresa se agrega al conjunto de palabras clave.

La columna Palabras clave de empresa permite varios valores de forma predeterminada.

Ejemplo:

Un usuario ha creado un nuevo documento de RACI y proporcionado los valores de las columnas Responsible, Accountable, Consulted e Informed. Sin embargo, dos consultores externos también trabajaron en el documento y el usuario desea asociar los nombres de los consultores con el documento, de manera que al buscar los nombres, se encuentre el documento. Como los consultores no son miembros del conjunto de términos de personas, los consultores no se puede agregar a las columnas Responsible, Accountable, Consulted o Informed. El usuario observa que el tipo de contenido de documentos de RACI incluye la columna Palabras clave de empresa y decide agregar sus nombres como palabras clave de empresa.

El usuario comienza a escribir el nombre del primer consultor, Sunil Kasturi, en el campo de palabras clave de empresa. Cuando el usuario ha escrito Sunil, se muestran las opciones siguientes:

Sunil Kasturi [Palabras clave de empresa]
Sunil Uppal [personas: Eugene Zabokritski]
Crear nuevo

Ya existía una palabra clave de empresa para este consultor, por lo que el usuario simplemente lo selecciona.

Para agregar el nombre al segundo consultor, Jan Kotas, como una palabra clave de empresa, el usuario escribe Jan. La única opción que se muestra es Crear nuevo. El usuario selecciona Crear nuevo y crea la palabra clave de empresa Jan Kotas, que se agrega a la columna Palabras clave de empresa del documento y al conjunto de palabras clave.

Ventajas del uso de metadatos administrados

En esta sección se describen algunas de las ventajas del uso de metadatos administrados.

Uso más coherente de la terminología

Los metadatos administrados facilitan el uso más coherente de los términos y el uso más coherente de las palabras clave de empresa que se agregan a los elementos de SharePoint Server 2010. Puede predefinir términos y puede permitir que solo los usuarios autorizados agreguen nuevos términos. También puede impedir que los usuarios agreguen sus propias palabras clave de empresa a los elementos y exigirles el uso de las palabras clave de empresa existentes. Los metadatos administrados también proporcionan mayor precisión al presentar solo una lista de términos correctos de la cual pueden seleccionar valores los usuarios. Debido a que las palabras clave de empresa también son un tipo de metadatos administrados, incluso las palabras clave de empresa que los usuarios aplican a los elementos pueden ser más coherentes.

Debido a que los metadatos se usan de forma más coherente, puede tener un mayor grado de confianza de que son correctos. Al usar metadatos para automatizar los procesos empresariales, por ejemplo, colocar documentos en distintos archivos en el centro de registros según el valor del atributo de departamento, puede estar seguro de que los metadatos se han creado con usuarios autorizados y de que el valor del atributo de departamento es siempre uno de los valores válidos.

Mejores resultados de búsqueda

Una búsqueda simple puede proporcionar resultados más relevantes si los elementos tienen atributos coherentes.

A medida que los usuarios aplican términos administrados y palabras clave de empresa a los elementos, son guiados a los términos que ya se han usado. En algunos casos, es posible que los usuarios incluso no puedan escribir un nuevo valor. Como los usuarios están centrados en un conjunto de términos específico, es más probable que se apliquen estos términos a los elementos, y no los sinónimos. Por tanto, es probable que al buscar un término administrado o una palabra clave de empresa se recuperen resultados más relevantes.

Dinámico

En versiones anteriores de SharePoint Server 2010, para restringir el valor de un atributo a un conjunto de valores, se debía crear una columna cuyo tipo era "opción" y, a continuación, proporcionar una lista de valores válidos. Cuando necesitaba agregar un nuevo valor a un conjunto de opciones, modificaba cada columna que usaba el mismo conjunto de valores.

El uso de metadatos administrados en SharePoint Server 2010 permite separar el conjunto de valores válidos de las columnas cuyo valor debe ser uno del conjunto de valores válidos. Cuando tiene que agregar un nuevo valor, agregue un término al conjunto de términos y todas las columnas que se asignan a ese conjunto de términos usarán el conjunto de opciones actualizado.

El uso de términos puede ayudarle a mantener los elementos de SharePoint Server 2010 sincronizados con el negocio a medida que este cambia. Por ejemplo, suponga que el nuevo producto de su empresa tenía un nombre en código al principio de su desarrollo y recibió el nombre oficial poco antes del lanzamiento del producto. Incluyó un término para el nombre en código en el conjunto de términos "producto" y los usuarios han estado identificando todos los documentos relacionados con el producto usando el término. Cuando cambió el nombre del producto, pudo modificar el término y cambiar su nombre por el nombre oficial del producto. El término aún se aplica a los mismos elementos, pero su nombre se ha actualizado.