Configurar flujos de proceso de negocio

 

Se aplica a: Dynamics CRM 2015

Los flujos de proceso de negocio son guías para ayudar a realizar el trabajo. Use flujos de proceso de negocio para ayudar a garantizar que todos los miembros del equipo realizan las tareas comunes de manera coherente. Puede activar flujos de proceso de negocio para varias entidades, como clientes potenciales, oportunidades, o casos. El procedimiento para crear flujos de proceso de negocio es similar a otros tipos de procesos, pero su configuración es muy diferente.

Para obtener más información acerca de por qué usar flujos de proceso de negocio, consulte Flujos de proceso de negocio.

En este tema

Crear flujos de proceso de negocio

Editar flujos de proceso de negocio

Crear flujos de proceso de negocio

Al crear flujos de proceso de negocio, se define un conjunto de fases que contienen pasos. Elija distintos tipos de información que se incluirán para cada paso.

Para crear un flujo de proceso de negocio vaya a Configuración > Procesos y elija Nuevo. Para el procedimiento completado para crear un proceso de negocio, vea Cree un nuevo proceso de negocio.

Como sucede con otros procesos, especifique la siguiente información en el cuadro de diálogo Crear proceso:

• Nombre del proceso
  El nombre del proceso no necesita ser único, pero debe ser descriptivo para los usuarios que necesiten elegir un proceso. Puede cambiarlo más adelante.

• Categoría
  Esta propiedad establece que se trata de un proceso de flujo de proceso de negocio. No se puede cambiar una vez guardado el proceso.

• Entidad
  Seleccione una entidad para basar la primera fase del flujo de proceso de negocio. La entidad selecciona afecta a los campos disponibles para los pasos que se pueden agregar a la primera fase del flujo de proceso. Si no encuentra la entidad que desea, asegúrese de que la entidad tiene el conjunto de opciones Flujos de proceso de negocio (se crearán campos) en la definición de la entidad. No se puede cambiar una vez guardado el proceso.

Nota

Los flujos de proceso de negocio tienen una forma simplificada de volver a usar los flujos de proceso de negocio existentes como punto de partida avanzado para los nuevos flujos de proceso de negocio. Si selecciona Flujo de proceso de negocio como la Categoría, no hay ninguna opción disponible para establecer el valor Tipo como puede para otros tipos de procesos. En su lugar, cuando abra un flujo de proceso de negocio existente, encontrará un botón Guardar como en la barra de comandos. Esto creará un nuevo flujo de proceso de negocio que será igual al existente, pero el texto (Copia) deberá anexarse al nombre.

Una vez que haya completado las entradas, seleccione Aceptar en el cuadro de diálogo Crear proceso. Este cuadro de diálogo se cerrará y el cuadro de diálogo para el nuevo flujo de proceso de negocio se abrirá automáticamente. A continuación puede especificar fases y pasos.

Editar flujos de proceso de negocio

Para editar un flujo de proceso de negocio, vaya a Configuración > Procesos > Flujos de proceso de negocio y luego seleccione el proceso de negocio que desee editar. Un ejemplo de las primeras dos fases de un flujo de proceso de negocio aparece aquí.

Expanda Detalles en el nombre del proceso, para cambiar su nombre o agregar una descripción y vea información adicional.

Cuando configura un flujo de proceso de negocio, puede modificarlo y agregar fases y pasos. Para el procedimiento completo para editar un flujo de proceso de negocio, vea el libro electrónico: Personalizar un proceso de negocio en Dynamics CRM.

• Editar fases
  Los flujos de proceso de negocio pueden tener hasta 30 fases.

  • Para agregar una fase, seleccione Insertar fase bajo una fase y escriba Nombre de fase.

  • Para quitar una fase, selecciónela y después elija la x en la esquina superior derecha.

  Puede agregar o cambiar las siguientes propiedades de una fase:

  • Nombre de fase

  • Entidad. Puede cambiar la entidad para cualquier fase excepto la primera.

  • Categoría de fase. Una categoría le permite agrupar fases por tipo de acción. Es útil para informes que agruparán registros según la fase en que se encuentren. Las opciones de la categoría de fase vienen del conjunto de opciones globales Categoría de fase. Puede agregar opciones adicionales a este conjunto de opciones globales y cambiar las etiquetas de las opciones existentes si lo desea. También puede eliminar estas opciones si lo desea, pero se recomienda que mantenga las opciones existentes. No podrá agregar la misma opción exacta una vez eliminada. Si no desea que se utilicen, cambie la etiqueta por "No usar".

  • Relación. Especifique una relación cuando la fase precedente del proceso se base en otra entidad. Para la fase que se está definiendo actualmente, elija Seleccionar relaciones para identificar una relación para usar cuando se mueva entre las dos fases. Se recomienda que seleccione una relación para obtener las siguientes ventajas:

    • Las relaciones tienen a menudo mapas de atributo definidos que automáticamente transportan datos entre registros, minimizando la entrada de datos.

    • Cuando selecciona Fase siguiente en la barra de procesos para un registro, los registros que use la relación aparecerán en el flujo del proceso, promoviendo así la reutilización de registros en el proceso. Además, puede usar flujos de trabajo para automatizar la creación de registros para que el usuario los elija simplemente en lugar de crear uno para simplificar más el proceso.

• Editar pasos
  Cada fase puede tener hasta 30 pasos.

  • Para crear un nuevo paso, seleccione una fase, y luego seleccione el signo más (+) en Nombre del paso. Escriba un nombre.

  • En la columna Valor, seleccione un campo que se usará para la entrada de datos.

  • Opcionalmente, puede seleccionar la casilla Requerido para cualquier campo requerido.

  • Para quitar un paso, selecciónelo y después elija la X a la derecha del paso.

• Agregar rama
  Para aprender a agregar una rama a una fase, consulte Mejora de los flujos de proceso de negocio con bifurcación.

Para que un flujo de proceso de negocio esté disponibles para que lo utilicen los usuarios, debe ordenar el flujo de proceso, habilita los roles de seguridad y activarlo.

• Establecer orden del flujo de proceso
  Cuando tiene más de un flujo de proceso de negocio para una entidad (tipo de registro), deberá establecer qué proceso se asigna automáticamente a nuevos registros. En la barra de comandos, elija Ordenar flujo de proceso. Para los nuevos registros o los registros que todavía no tienen un flujo de proceso asociado, el primer flujo de proceso de negocio al que un usuario tiene acceso es el que se usará.

• Habilitar roles de seguridad
  Los usuarios solo podrán usar flujos de proceso de negocio que estén asociados a roles de seguridad asignados a su cuenta de usuario. De forma predeterminada, solo los roles de seguridad Administrador del sistema y Personalizador del sistema pueden ver un nuevo flujo de proceso de negocio.

  • Para establecer estos roles, en la barra de comandos, seleccione Habilitar roles de seguridad. Puede elegir las opciones Habilitar para todos o Habilitar solo para los roles de seguridad seleccionados.

  • Si elige Habilitar solo para los roles de seguridad seleccionados, puede seleccionar los roles de seguridad que permitirán el acceso al flujo de proceso de negocio.

• Activar
  Antes de que un usuario pueda usar el flujo de proceso de negocio, debe activarlo. En la barra de comandos, seleccione Activar. Tras confirmar la activación, el flujo de proceso de negocio está preparado para usar. Si un flujo de proceso de negocio tiene errores, no podrá activarlo hasta que se corrijan los errores.

Ver también

Flujos de proceso de negocio
Supervisar y administrar procesos

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