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Crear y editar entidades

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Publicado: noviembre de 2016

Se aplica a: Dynamics CRM 2015

Las entidades definen los tipos de registros que los usuarios pueden usar en una organización de Microsoft Dynamics 365. En la aplicación Dynamics 365, puede editar las entidades personalizables del sistema, y crear, editar y eliminar entidades personalizadas.

En este tema

Tipos de entidades

Consideraciones de seguridad: Acceso a actividades y entidades

Crear entidades

Editar entidades

Editar mensajes de entidades del sistema

Eliminar entidades personalizadas

Establecer propiedades administradas

Tipos de entidades

Antes de crear o modificar entidades debe comprender que hay diferentes tipos de entidades. Una vez que se crea una entidad personalizada, estos tipos no se pueden cambiar. Las dos divisiones principales se basan en la propiedad de la entidad y en si las entidades son entidades de actividad.

Propiedad de la entidad

Existen cuatro tipos diferentes de propiedad de la entidad. Cuando cree una entidad personalizada las únicas opciones son propiedad de un usuario o equipo o propiedad de la organización, pero debe tener en cuenta que otras entidades tienen tipos de propiedad diferentes.

Propiedad

Descripción

Propiedad del negocio

Hay 12 entidades del sistema propiedad del negocio. Incluye Unidad de negocio, Calendario, Equipo, Rol de seguridad y Usuario.

Ninguna

Existen 127 entidades del sistema que no tienen un propietario, pero la mayoría de estas no son visibles en el explorador de soluciones. Estas están formadas principalmente por entidades intersecantes creadas para admitir relaciones de varios a varios o donde el acceso al registro está controlado por un registro primario. Por ejemplo, los registros de producto de oportunidad se deben realizar mediante un registro de oportunidad que sea propiedad del usuario o del equipo.

Propiedad de la organización

Hay 68 entidades del sistema propiedad de la organización. Incluyen Artículo, Plantilla de artículo, Competidor, Divisa y Recurso web.

Propiedad del usuario o el equipo

Existen 59 entidades del sistema que son propiedad del usuario o del equipo. Debido a que estos registros son propiedad de un usuario o un equipo, están conectados a una unidad de negocio y a roles de seguridad específicos de la unidad de negocio. Por lo tanto, estas entidades participan en la seguridad basada en roles.

Las entidades personalizadas que cree, y la mayoría de las entidades personalizables del sistema, son propiedad de la organización o propiedad de un usuario o equipo.

Importante

Cuando se crea una entidad, no puede cambiar la propiedad. Antes de crear una entidad, asegúrese de que elija el tipo adecuado de propiedad. Si determina posteriormente que la entidad personalizada debe ser de un tipo diferente, tendrá que eliminarla y crear una nueva.Más información:Eliminar entidades personalizadas

Entidades de actividad

Una actividad puede considerarse cualquier acción de la que se puede crear una entrada en un calendario. Una actividad puede tener dimensiones de tiempo (hora de inicio, hora de detención, fecha de vencimiento y duración) que ayudan a determinar cuándo se ha producido la acción o cuándo tendrá lugar. Las actividades también contienen datos que ayudan a determinar qué acción representa la actividad, por ejemplo, el tema y la descripción. Una actividad se puede abrir, cancelar o completar. El estado completado de una actividad tendrá varios valores de estado secundarios asociados para aclarar el modo en que la actividad se ha completado.

Las entidades de actividad solo pueden pertenecer a un usuario o equipo, no pueden ser propiedad de una organización.

Existen 15 entidades del sistema que representan actividades como se muestra en la siguiente tabla.

Nombre

Descripción

Mostrar en los menús de actividades

Cita

Compromiso que representa un intervalo de tiempo con las fechas de inicio y fin, y la duración.

Sí

Respuesta de campaña

Respuesta de un cliente existente o potencial para una campaña.

Sí

Dirección de correo electrónico

Actividad entregada con protocolos de correo electrónico.

Sí

Fax

Actividad que mantiene un seguimiento del resultado de llamadas y el número de páginas de un fax y que, opcionalmente, almacena una copia electrónica del documento.

Sí

Carta

Actividad que realiza un seguimiento de la entrega de una carta. Actividad que puede contener la copia electrónica de la carta.

Sí

Llamada de teléfono

Actividad para mantener un seguimiento de una llamada de teléfono.

Sí

Cita periódica

Cita principal de una serie de citas periódicas.

Sí

Actividad de servicio

Actividad que ofrece la organización para satisfacer las necesidades de su cliente. Cada actividad de servicio incluye la fecha, la hora, la duración y los recursos necesarios.

Sí

Tarea

Actividad genérica que representa el trabajo que se debe realizar.

Sí

Actividad de la campaña

Tarea realizada o que va a realizar un usuario para planear o ejecutar una campaña.

No

Resolución del caso

Tipo especial de actividad que incluye la descripción de la resolución, el estado de facturación y la duración del caso.

No

Cierre de oportunidad

Actividad creada automáticamente cuando se cierra una oportunidad, que contiene información como la descripción del cierre y los ingresos reales.

No

Cierre de pedido

Actividad generada automáticamente cuando se cierra un pedido.

No

Campaña exprés

Operación del sistema usada para realizar operaciones largas y asincrónicas en conjuntos de datos de gran tamaño, como la distribución de una actividad de campaña o una campaña exprés.

No

Cierre de oferta

Actividad generada cuando se cierra una oferta.

No

Puede crear nuevas entidades de actividad personalizadas. Por ejemplo, puede crear una entidad de actividad personalizada para registrar comunicaciones de mensajes instantáneos. Crear una entidad de actividad es diferente de crear una entidad de no actividad porque no especifica un campo principal. Todas las entidades de actividad tienen Campo principal establecido en Asunto y otros campos comunes que se definen mediante la entidad Actividad. Esto permite que se incluyan todos los tipos de actividades en una vista que solo muestra los campos comunes.

Para crear una entidad de actividad personalizada, seleccione Definir como entidad de actividad. Después de seleccionar esto, verá que la opción Mostrar en los menús de actividades está seleccionada. Esta opción permite a las personas elegir la opción para crear este tipo de actividad en los menús de actividad. No está activada para las actividades que suelen asociarse con determinados eventos y que se crean detrás mediante código o por un flujo de trabajo. Después de guardar la entidad, no se puede cambiar la configuración.

Consideraciones de seguridad: Acceso a actividades y entidades

En Dynamics 365, un usuario con un determinado rol de seguridad tiene el mismo conjunto de privilegios a todas las actividades del sistema y personalizadas. No puede agregar o quitar privilegios para actividades individuales. Por ejemplo, no puede otorgar a un usuario el privilegio de eliminación a la actividad del sistema, como por ejemplo Tarea, y no conceder el privilegio de eliminación a las actividades personalizadas. Sin embargo, puede otorgar a un usuario distintos privilegios a entidades individuales del sistema o personalizadas.Más información:Blog de la comunidad: Entidad personalizada o actividad personalizada en CRM

Crear entidades

Antes de crear una entidad personalizada, evalúe si el uso de una entidad existente cumplirá sus requisitos.Más información:Crear nuevos metadatos o usar los metadatos existentes

La parte del nombre de cualquier entidad personalizada que cree es el prefijo de personalización. Esto se establece en función del editor de soluciones para la solución en la que trabaja. Si le interesa el prefijo de personalización, asegúrese de que está trabajando en una solución no administrada o en la solución predeterminada donde el prefijo de personalización es el que desea para esta entidad. Para obtener información acerca de cómo cambiar el prefijo de personalización, consulte Editor de soluciones.

Para obtener instrucciones paso a paso para crear una entidad, vea Ayuda y entrenamiento: Creación de una nueva entidad.

Nota

Si usa Safari como explorador, es posible que reciba un mensaje de error de tiempo de espera al intentar guardar o publicar una nueva entidad personalizada. Si ocurre esto se recomienda usar otro explorador para crear entidades.

Los campos mínimos obligatorios para crear una entidad personalizada son:

Campo

Descripción

Nombre

Este es el nombre singular de la entidad que aparecerá en Dynamics 365.

Nombre plural

Este es el nombre plural de la entidad que aparecerá en Dynamics 365.

Nombre

Este campo se rellena previamente según el nombre para mostrar que escriba. Incluye el prefijo de personalización del editor de soluciones.

Propiedad

Puede elegir que sea propiedad del usuario o el equipo, o propiedad de la organización.Más información:Propiedad de la entidad.

Para crear una entidad de actividad, seleccione Definir como entidad de actividad antes de guardar la entidad.Más información:Entidades de actividad

En Áreas que muestran esta entidad, elija las áreas disponibles en la barra de navegación en las que desee que esta entidad esté disponible. No es necesario, pero si necesita usuarios que puedan descubrir la entidad fácilmente, seleccione uno de estos. La realización de cambios aquí actualiza los datos que define el panel de navegación. No puede cambiar la configuración de las entidades del sistema. Sin embargo, puede modificar estos datos para modificar donde se muestra cada entidad y cómo se muestra al cambiar el mapa del sitio.

Hay varias opciones que están configurados de forma predeterminada. Si no está seguro de desearlas para la entidad personalizada, deshabilítelas antes de guardar. Puede elegir siempre activarlas más tarde, pero determinadas opciones no se pueden deshabilitará después de habilitarse.Notas, Actividades y Conexiones se activan de forma predeterminada y no se pueden desactivar más adelante. Para obtener más información sobre las opciones disponibles, consulte Editar entidades.

Cada entidad personalizada tiene un campo principal. Se define en la ficha Campo principal. Se usa este campo cuando los registros de la entidad se muestran en una lista. El campo principal suele ser un vínculo que abre el registro. Este campo debe ser un campo Línea de texto única con el formato Texto. Al crear la entidad el valor único que no se puede cambiar después es Nombre. De forma predeterminada, Nombre para mostrar es "Nombre" y Nombre es el prefijo personalizaciones del editor de soluciones, un carácter de subrayado y "nombre". Si no es lo que desea, cámbielo antes de crear la entidad. Después de guardar la entidad, no puede editar los valores de campos principales desde la ficha Campo principal de la entidad. Debe buscar este campo en los campos de la entidad. Podrá modificarlo como cualquier otro campo con una sola línea de texto.

Los usuarios con roles de seguridad de administrador o personalizador del sistema puede ver todas las nuevas entidades personalizadas. Esto permite probar las entidades personalizadas antes de mostrarlas a las personas que usarán el sistema. Antes de que los usuarios con otros roles de seguridad puede ver estas entidades, deberá editar los roles de seguridad y otorgar acceso a otros usuarios para que puedan verlas. Al crear la entidad personalizada se incluye en la pestaña Entidades personalizadas de cada rol de seguridad. Debe proporcionar al menos acceso de lectura en el nivel de usuario a la entidad personalizada para que los usuarios puedan verla en la aplicación.

Al crear una entidad nueva, varios metadatos y registros del sistema compatibles se crean para esta. Siga editando la entidad trabajar con estos.

Editar entidades

Puede modificar cualquier entidad personalizada que cree. Las entidades del sistema o las entidades personalizadas administradas pueden tener limitaciones sobre los cambios que puede realizar.

Las entidades del sistema son entidades cualesquiera que se incluyen con Microsoft Dynamics 365. Las entidades personalizadas administradas son entidades que han sido agregadas al sistema importando una solución administrada. El grado con que puede modificar estas entidades depende de las propiedades administradas establecidas para cada entidad. Las propiedades que no puede modificar estarán deshabilitadas. Para ver las Propiedades administradas de una entidad seleccionada en el explorador de soluciones, haga clic en el botón Propiedades administradas en la barra de menú.

Nota

Debe publicar personalizaciones después de guardar los cambios en una entidad existente.Más información:Publicar personalizaciones

Cuando edita entidades puede realizar los siguientes cambios en los metadatos:

También puede realizar cambios en los registros que admiten la entidad:

Para las entidades personalizadas puede cambiar las Áreas que muestran esta entidad, pero para las entidades del sistema o las entidades personalizadas administradas descubrirá que las opciones están deshabilitadas.

Cambiar el nombre de una entidad

Use las propiedades Nombre para mostrar y Nombre en plural para cambiar el nombre de la entidad de la aplicación. Sin embargo, el nombre de muchas entidades del sistema también se puede usar en otro texto de la aplicación. Para buscar y cambiar el texto donde se ha usado este nombre, consulte Editar mensajes de entidades del sistema.

Cambiar los iconos usados para entidades personalizadas

De forma predeterminada, todas las entidades personalizadas en la aplicación web tienen los mismos iconos. Puede crear recursos web de imagen para los iconos que desee para las entidades personalizadas y establecerlos mediante el botón Actualizar iconos en la barra de herramientas. Hay dos tamaños de iconos:

  • Icono en aplicación web. Este icono debe tener un tamaño de 16 x 16 píxeles.

  • Icono para formularios de entidad. Este icono debe tener un tamaño de 32 x 32 píxeles.

Ninguno de estos iconos debe superar los 10 KB. Los archivos de formato PNG con fondos transparentes se recomiendan.Más información:Ayuda y entrenamiento: Cambio de iconos de entidades

Nota

Microsoft Dynamics CRM para tabletas y Microsoft Dynamics CRM para teléfonos no muestran iconos personalizados para las entidades personalizadas.

Opciones de la entidad que solo pueden estar habilitadas

La siguiente tabla enumera las opciones que puede habilitar para una entidad, pero después de habilitar estos elementos, estos no se pueden deshabilitar:

Opción

Descripción

Flujos de proceso de negocio

Cree flujos de proceso de negocio para esta entidad.Más información:Flujos de proceso de negocio

Notas

Anexe notas a los registros de esta entidad. Las notas incluyen la capacidad de agregar datos adjuntos.

Actividades

Asocie actividades a los registros de esta entidad.

Conexiones

Use la característica de conexiones para mostrar cómo los registros de esta entidad tienen conexiones a los registros de otras entidades que también tienen las conexiones habilitadas.

Enviando correo electrónico (si no existe un campo de correo electrónico, se creará uno)

Envíe correos electrónicos mediante una dirección de correo electrónico almacenada en uno de los campos de esta entidad. Si un campo Línea de texto única con el formato establecido en correo electrónico no existe ya para esta entidad, se creará uno nuevo al habilitar el envío de correo electrónico.

Colas

Use la entidad con colas. Las colas mejoran el proceso de redirigir y compartir trabajo haciendo que los registros de esta entidad estén disponibles en una ubicación central a la que todos los usuarios pueden obtener acceso.

Habilitar o deshabilitar las opciones de la entidad

La siguiente tabla enumera las opciones de la entidad que puede habilitar o deshabilitar en cualquier momento.

Opción

Descripción

Imagen principal

Las entidades del sistema que admiten imágenes ya tendrán un campo Imagen. Puede decidir si mostrar los datos en este campo como la imagen del registro estableciendo el campo en [Ninguna] o Imagen predeterminada.

Para las entidades personalizadas primero debe crear un campo de imagen. Cada entidad solo puede tener un campo de imagen. Después de crear uno, puede cambiar este valor para establecer la imagen principal.Más información:Campos de imagen

Combinar correspondencia

Los usuarios pueden usar esta entidad con la combinación de correspondencia.

Administración de documentos

Después de realizar otras tareas para habilitar la administración de documentos para la organización, habilitar esta característica permite que esta entidad participe en la integración con Microsoft SharePoint.Más información:Ayuda y entrenamiento: Administrar documentos de SharePoint desde Microsoft Dynamics CRM

Detección de duplicados

Si la detección de duplicados está habilitada para la organización, habilitar esta opción le permite crear reglas de detección de duplicados para esta entidad. Para obtener información sobre cómo habilitar la detección de duplicados, consulte Ayuda y entrenamiento: Activar o desactivar la detección de duplicados.

Permitir creación rápida

Después de la creado y publicación de un Formulario de creación rápida para esta entidad, los usuarios tendrán la opción de crear un nuevo registro usando el botón Crear en el panel de navegación.Más información:Crear y diseñar formularios

Cuando esta opción está habilitada para una entidad de actividad personalizada, dicha actividad personalizada será visible en el grupo de entidades de actividad cuando los usuarios usen el botón Crear en el panel de navegación. Sin embargo, debido a que las actividades no admiten formularios de creación rápida, el formulario principal se utilizará cuando se haga clic en el icono de entidad personalizada.

Auditoría

Cuando se habilita la auditoría para la organización, permite que se los cambios en los registros de la entidad se capturen con el tiempo. Al habilitar la auditoría de una entidad, también se habilita la auditoría de todos sus campos. Puede seleccionar o anular la selección de los campos en los que desea habilitar la auditoría.

Equipos de acceso

Cree plantillas de equipo para esta entidad.Más información:Ayuda y entrenamiento: Acerca de las plantillas de equipo

Habilitar para Phone Express

Haga que esta entidad esté disponible para la aplicación Microsoft Dynamics CRM para Phone Express.

Habilitar para móvil

Haga que esta entidad esté disponible para las aplicaciones de CRM para teléfonos y tabletas. También tiene la opción de convertir esta entidad en Solo lectura en móvil.

Si los formularios de una entidad requieren una extensión que no es compatible con Dynamics 365 para teléfonos y tableas, como controles de iFrame o de recurso web, use este valor para asegurarse de que los usuarios de aplicaciones móviles no pueden editar los datos de estas entidades.

Capacidad de trabajar sin conexión CRM para Outlook

Las personas que usan Microsoft Dynamics CRM para Outlook pueden elegir incluir datos de esta entidad con los datos que obtienen sin conexión.

Advertencia

Cada entidad que habilite para la funcionalidad sin conexión afecta directamente al tiempo necesario para que los usuarios sincronicen los datos cuando se vuelvan a conectar. Esto es especialmente real para los usuarios con equipos menos potentes. Considere detenidamente si una entidad debe estar disponible para las personas sin conexión.

Panel de lectura en CRM para Outlook

Los registros de esta entidad pueden mostrarse en una vista de solo lectura en Dynamics CRM para Outlook.Más información:Panel de lectura de CRM para Outlook

Editar mensajes de entidades del sistema

El nombre para mostrar predeterminado de algunas entidades del sistema se usa en texto y mensajes de error de la interfaz de usuario en Dynamics 365. Si cambia el nombre para mostrar, también debe actualizar los mensajes que usan el nombre para mostrar predeterminado. Por ejemplo, si cambia el nombre para mostrar de "Cuenta" a "Empresa", podría aparecer un mensaje de error con el nombre antiguo.

En el explorador de soluciones, debajo de la entidad, si ve un nodo Mensajes, puede editar determinado texto que incluye referencias al nombre para mostrar de la entidad original. Modificar este texto es bastante sencillo. Abra el mensaje para ver un formulario con tres campos:

Campo

Descripción

Cadena para mostrar predeterminada

Muestra el texto original.

Cadena para mostrar personalizada

Edite este texto para cambiar la cadena para mostrar.

Comentario

Opcional. Incluya un comentario sobre lo que cambió y porqué.

Parte de texto del mensaje puede tener marcadores. Estos marcadores son números con llaves a ambos lados. Por ejemplo: {0}. Estos marcadores permiten insertar texto en el mensaje. Si modifica mensajes, asegúrese de mantener esos marcadores.

Eliminar entidades personalizadas

Como usuario con el rol de seguridad de administrador del sistema, puede eliminar entidades personalizadas que no sean parte de una solución administrada.

Importante

Cuando se elimina una entidad personalizada, las tablas de base de datos que almacenan los datos de la entidad se eliminan y se pierden todos los datos que contienen. Los registros asociados con una relación jerárquica con la entidad personalizada también se eliminan. Para obtener más información acerca de las relaciones jerárquicas, consulte Crear y editar relaciones entre entidades.

Para poder eliminar una entidad personalizada, debe quitar las dependencias que existan en otros componentes de la solución. Por ejemplo, si otra entidad tiene un campo de búsqueda en un formulario que usa esta entidad personalizada, primero debe quitar el campo del formulario para poder eliminar la entidad personalizada. Esto también se aplica a las vistas definidas para otras entidades que incluyen una referencia a esta entidad. Si intenta eliminar la entidad y se descubren dependencias, no se permitirá la eliminación. Haga clic o pulse en Mostrar dependencias en la barra de menú para facilitar la identificación de las dependencias que tiene que eliminar antes de que la entidad se pueda eliminar.

La única forma de recuperar datos de una entidad que se haya eliminado es restaurar la base de datos desde un punto anterior a la eliminación de la entidad.

Establecer propiedades administradas

Propiedades administradas se aplica únicamente al incluir una entidad con una solución administrada e importarla en otra organización. Estos valores permiten al desarrollador de la solución tener un determinado control sobre el nivel de personalización que desea permitir a los usuarios que instalen su solución. Para establecer las propiedades administradas de una entidad, seleccione la entidad y haga clic en Propiedades administradas en la barra de menú.

La opción Se puede personalizar controla el resto de opciones. Si esta opción es False, no se aplicará ninguno de los demás valores. Si es True, puede especificar las demás opciones de personalización.

Las entidades tienen más propiedades administradas que ningún otro tipo de componente de la solución. Si la entidad es personalizable, puede definir las siguientes opciones:

  • Se puede modificar el nombre para mostrar

  • Se puede cambiar propiedades adicionales

  • Se pueden crear nuevos formularios

  • Se pueden crear nuevos gráficos

  • Se pueden crear nuevas vistas

Excepto Se puede cambiar propiedades adicionales, estas opciones deben explicarse por sí mismas. La propiedad Se puede cambiar propiedades adicionales significa simplemente cualquier elemento no cubierto por las otras opciones. Si establece todas las opciones individuales en False, también puede establecer Se puede personalizar en False.

Ver también

Crear y editar metadatos
Crear y editar campos
Crear y editar relaciones entre entidades
Crear y editar conjuntos de opciones globales
Blog de la comunidad: Entidad personalizada o actividad personalizada en CRM

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