Recuperar el Impuesto sobre el valor añadido (IVA) en Viaje y gasto

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Para recibir devoluciones en transacciones de IVA aptas, una organización debe identificar, recopilar, comprobar y enviar información precisa. Este proceso incluye varias tareas y, en función del tamaño de la empresa, puede incluir varios empleados o roles.

Para la devolución de IVA mediante Gestión de gastos, es necesario realizar las siguientes tareas de requisitos previos:

• Los códigos de impuestos se deben crear para países/regiones asignados a categorías de gastos.

• Debe crearse un grupo de impuestos sobre las ventas para cada código de impuestos.

• Debe crearse un código de impuestos sobre las ventas de artículos para cada grupo de impuestos sobre las ventas.

Una vez cumplidos estos requisitos previos, los empleados pueden completar los pasos necesarios para solicitar devoluciones en transacciones de IVA. Esos pasos son:

1. En un informe de gastos, especifique la información fiscal sobre transacciones de tarjeta de crédito para identificar devoluciones de IVA aptas.

2. Asegúrese de que toda la información fiscal está completa antes de registrar un informe de gastos.

3. Procese los gastos aptos para la devolución de IVA internacional.

4. Envíe datos de recuperación de IVA al proveedor de terceros para archivar la devolución internacional.

5. Procese los gastos de recuperación de IVA nacional.

Las situaciones siguientes proporcionan ejemplos de cómo los empleados de Fabrikam completan estos pasos.

En un informe de gastos, especificar la información fiscal sobre transacciones de la tarjeta de crédito para identificar devoluciones de IVA aptas

Nancy, una representante de ventas de Fabrikam en Estados Unidos, acaba de volver de un viaje de ventas al Reino Unido. Nancy debe crear un informe de gastos para conciliar los gastos. Durante el viaje, ella incurrido en algunos gastos personales de tarjeta de crédito para comidas. Cuando Nancy especifica información en su informe de gastos en Enterprise Portal de Microsoft Dynamics AX, en el campo País o región de la página Editar informe de gastos, selecciona Reino Unido. Microsoft Dynamics AX filtra la lista de grupos de impuestos sobre las ventas para mostrar sólo los grupos que se aplican al Reino Unido. Nancy selecciona el grupo de impuestos del Reino Unido 001 y después selecciona el grupo de impuestos de artículos Comidas. Después, Nancy agrega una nueva transacción para el alojamiento. Dado que sólo hay un grupo de impuestos y un grupo de impuestos de artículos en el Reino Unido, esta información se completa automáticamente en el informe de gastos de Nancy. Como Fabrikam ha creado una directiva según la cual todos los gastos deben tener un recibo que coincida, cuando Nancy guarda el informe de gastos, aparece un mensaje que indica que debe adjuntar un recibo de cada transacción enumerada en su informe. Comprueba que ha adjuntado una imagen digital de cada recibo de transacción a su informe de gastos y envía el informe para aprobación. A continuación, envía los recibos en papel al equipo de procesamiento de la oficina, que envía los datos de devolución de IVA al proveedor de terceros, que archiva las devoluciones internacionales de IVA para que los recupere Fabrikam.

Asegurarse de que toda la información fiscal está completa antes de registrar un informe de gastos

April, la coordinadora de proveedores de Fabrikam, debe especificar la información fiscal que falta en un informe de gastos antes de que éste pueda registrarse. Abre el formulario Detalles de informe de gastos y ve el informe de gastos aprobado de Nancy. April abre el informe de gastos para ver los detalles de las transacciones. Observa que Nancy no especificó un grupo de impuestos de artículos para una las transacciones. Puesto que esa información no se ha proporcionado, April no puede enviar el informe de gastos. Busca en el formulario Configuraciones de impuestos de Gestión de gastos y encuentra el grupo apropiado de impuestos de artículos para el país o región y el tipo de transacción. Ahora, April puede registrar el informe de gastos en la contabilidad general. Cuando April registra el informe de gastos, Microsoft Dynamics AX crea un artículo de trabajo recuperable de IVA. Este elemento de trabajo se asigna a un miembro del equipo de procesamiento de la oficina administrativa. Microsoft Dynamics AX finaliza el registro del informe de gastos. Abril recibirá un mensaje que confirme el éxito de registro y que indique el número de transacciones de IVA que se identifiquen para devolución.

Procesar los gastos aptos para la devolución de IVA internacional

Arnie, miembro del equipo de servicio de procesamiento administrativo de Fabrikam, es el responsable de confirmar que toda la información necesaria para la devolución de IVA se incluye en los informes de gastos. Arnie abre el formulario Devolución de impuestos de gastos y selecciona el informe de gastos que Nancy ha enviado. Arnie comprueba que todas las recepciones necesarias están adjuntadas y que se han especificado los códigos correctos de impuestos de artículos y del grupo ventas. Cuando Arnie recibe los recibos en papel de Nancy, los coteja con los recibos digitales y cambia el estado del informe de gastos a Listo para recuperación.

Enviar datos de devolución de IVA al proveedor de terceros para archivar la devolución internacional

Cuando Arnie puede enviar los datos del informe de gastos al proveedor de terceros que archivará la devolución de IVA, abre el formulario Devolución de impuestos de gastos. Arnie filtra el formulario para ver sólo los informes de gastos marcados como Listo para recuperación. A continuación, haga clic en Archivo > Exportar a Excel.

La información de IVA de los informes de gastos se exporta a hoja de cálculo Microsoft Office Excel. Arnie muestra esta hoja de cálculo al proveedor de terceros e incluye un mensaje de que los recibos de papel se han enviado por mensajero.

Procesar los gastos de devolución de IVA nacional

Arnie debe comprobar que las transacciones del informe de gastos son aptas para la devolución de IVA y que los recibos digitales se han adjuntado a los informes. Para empezar a procesar los gastos aptos para la devolución nacional, Arnie abre el formulario Devolución de impuestos de gastos y selecciona el informe de gastos que necesita comprobarse. Arnie comprueba que los recibos figuran a nombre de la empresa y no del empleado, lo que es necesario para la devolución de IVA. Arnie confirma que se han aplicado los códigos correctos del grupo de impuestos sobre las ventas y de impuestos de ventas de artículos. Cuando Arnie recibe los recibos en papel, cambia el estado del informe de gastos a Listo para recuperación, lo que le permite archivar la devolución con la autoridad fiscal correspondiente. En este caso, la autoridad fiscal adecuada de Estados Unidos es Internal Revenue Service (IRS).