Tareas clave: crear y procesar planes presupuestarios (EP)
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Un plan presupuestario es un documento que contiene un encabezado, líneas de plan presupuestario y detalles de línea. Al crear un plan presupuestario, se le asigna automáticamente un número de documento único y el nombre del usuario se muestra en el campo Preparador de planes presupuestarios. El proceso de planificación presupuestaria que seleccione y el centro de responsabilidad del preparador del presupuesto determinan la jerarquía organizativa y el flujo de trabajo de planificación presupuestaria para el plan presupuestario. Una vez que haya terminado de preparar un plan presupuestario, se envía al flujo de trabajo. A continuación, el plan presupuestario, junto con las hojas de cálculo, las justificaciones y los datos adjuntos, se enruta automáticamente por la organización para su revisión y aprobación.
¿Qué desea hacer?
Crear un plan presupuestario
Crea un plan presupuestario asociado
Agregar o modificar líneas del plan presupuestario y detalles de línea
Usar hojas de cálculo y justificaciones en los planes presupuestarios
Enviar un plan presupuestario al flujo de trabajo
Crear un plan presupuestario
Antes de poder crear un plan presupuestario, un proceso de planificación presupuestaria debe estar activo. Cada proceso de planificación presupuestaria está asociada con un ciclo presupuestario, un libro mayor y una organización de gestión de presupuestos. Para ser preparador de planes presupuestarios, debe pertenecer a un grupo de usuarios de planificación presupuestaria o bien ser trabajador en un centro de responsabilidad que esté en una jerarquía organizativa presupuestaria.
Haga clic en Gestión presupuestaria de la barra de vínculos superior. En el Panel de acciones, en el grupo Nuevo, haga clic en Plan presupuestario.
Escriba o seleccione información en los campos siguientes y haga clic en Crear:
Proceso de planificación presupuestaria: seleccione un proceso activo de planificación presupuestaria.
Centro de responsabilidad: seleccione el centro de responsabilidad para el plan presupuestario. De forma predeterminada, se muestra el centro de responsabilidad.
Plan presupuestario principal: especifique el plan presupuestario principal, si hay uno.
Preparador de planes presupuestarios: seleccione el nombre del usuario que prepara el plan presupuestario. De forma predeterminada, se muestra el nombre del usuario.
Grupo de usuarios de la planificación presupuestaria: para los usuarios fuera de la organización presupuestaria asignada al proceso de planificación presupuestaria, seleccione el grupo de usuarios cuyos miembros requieren acceso al plan presupuestario.
Número del documento: el número de identificación único para el plan presupuestario.
Plan presupuestario: especifique un nombre descriptivo para el plan presupuestario.
Prioridad del plan presupuestario: seleccione la prioridad del plan presupuestario, si la organización evalúa planes presupuestarios por prioridad.
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Crea un plan presupuestario asociado
Antes de poder crear un plan presupuestario asociado, se debe configurar el proceso de planificación presupuestaria que selecciona para los planes presupuestarios asociados. Además, la jerarquía organizativa presupuestaria debe tener al menos dos niveles. Se debe activar la casilla Asociar planes presupuestarios para la etapa de planificación presupuestaria actual para las reglas de la etapa de planificación presupuestaria en el formulario Proceso de planificación presupuestaria.
Haga clic en Gestión presupuestaria de la barra de vínculos superior. En el Panel de acciones, en el grupo Nuevo, haga clic en Asociar plan.
Escriba o seleccione información en los campos siguientes y haga clic en Crear:
Proceso de planificación presupuestaria: especifique el proceso de planificación presupuestaria para el plan principal.
Centro de responsabilidad: seleccione el centro de responsabilidad para el plan presupuestario. De forma predeterminada, se muestra el centro de responsabilidad.
Plan de presupuesto principal: especifique el nombre del plan presupuestario principal.
Preparador de planes presupuestarios: seleccione el nombre del usuario que prepara el plan presupuestario. De forma predeterminada, se muestra el nombre del usuario.
Grupo de usuarios de la planificación presupuestaria: para los usuarios fuera de la organización presupuestaria asignada al proceso de planificación presupuestaria, seleccione el grupo de usuarios cuyos miembros requieren acceso al plan presupuestario.
Número del documento: el número de identificación único para el plan presupuestario.
Plan presupuestario: especifique un nombre descriptivo para el plan presupuestario.
Prioridad del plan presupuestario: seleccione la prioridad del plan presupuestario, si la organización evalúa planes presupuestarios por prioridad.
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Agregar o modificar líneas del plan presupuestario y detalles de línea
Antes de poder agregar o modificar líneas del plan presupuestario, el proceso de planificación presupuestaria que selecciona al crear el plan presupuestario se debe configurar de modo que se puedan agregar y modificar líneas del plan presupuestario. Se debe activar las casillas Agregar líneas y Modificar líneas para la etapa de planificación presupuestaria actual para las reglas de la etapa de planificación presupuestaria en el formulario Proceso de planificación presupuestaria.
Haga clic en Gestión presupuestaria de la barra de vínculos superior.
En el Panel de acciones, en el grupo Nuevo, haga clic en Plan presupuestario. O bien, seleccione un plan presupuestario existente y, en el grupo Mantener, haga clic en Editar.
En la lista Filtrar por situación, seleccione una situación. Las opciones Restricciones de la situación del formulario Configuración de planificación presupuestaria determinan el acceso de visualización y edición para cada situación del plan presupuestario. Si el botón Agregar línea no está disponible, seleccione otra situación.
En la cuadrícula Líneas del plan presupuestario, haga clic en Agregar línea.
Al agregar una línea a una situación del plan presupuestario, la línea se agrega solo a la situación del plan presupuestario actual.
Seleccione una estructura contable y agregue los valores de dimensión.
Vea o realice los cambios necesarios a la información en los campos restantes, tales como Fecha de vigencia y Clase de presupuesto. A continuación, especifique la unidad o la información monetaria.
Opcional: haga clic en Detalles de línea y especifique o seleccione la información en los campos siguientes:
Id. de proyecto o Proyecto propuesto: seleccione un proyecto existente o un proyecto propuesto para la línea de presupuesto.
Número de activo fijo o Activo propuesto: seleccione un activo existente o un activo propuesto para la línea de presupuesto.
Puesto: seleccione un puesto de previsión para la línea de presupuesto.
Es recurrente: active esta casilla para indicar que la línea de presupuesto se repite cada año.
Nueva solicitud: active esta casilla para indicar que la línea de presupuesto es una solicitud nueva.
Comentario: especifique una descripción o un comentario para la línea del plan presupuestario.
Para ver los detalles de la línea seleccionada, haga clic en Detalles.
Para asignar los importes presupuestarios de las líneas seleccionadas, haga clic en Asignar presupuesto. A continuación, seleccione Asignar en períodos o Asignar a dimensiones.
Si hace clic en Asignar en períodos, seleccione la clave de período y la situación del plan presupuestario de destino.
Si hace clic en Asignar a dimensiones, seleccione la condición de asignación y la situación del plan presupuestario de destino.
En el campo Multiplicar por, especifique un valor por el que se multiplicarán los importes de divisa o las cantidades para las líneas seleccionadas.
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Usar hojas de cálculo y justificaciones en los planes presupuestarios
Microsoft Dynamics AX se puede integrar con Microsoft Word y Microsoft Excel mediante Complementos de Office para Microsoft Dynamics AX. Los usuarios pueden crear justificaciones de Word y hojas de cálculo de Excel que se vinculan de manera dinámica a las tablas en Microsoft Dynamics AX. Cuando se ruta una justificación con un plan presupuestario, los revisores pueden agregar comentarios y realizar un seguimiento de los cambios en el documento. Puede importar los datos de varias situaciones, analizar y modificar los datos, y luego volver a publicarlos en el plan presupuestario. Antes de que los usuarios puedan usar Complementos de Office para crear archivos, se deberá configurar la integración para Complementos de Office.
El autor de la plantilla crea las plantillas para las hojas de cálculo y justificaciones. Las plantillas contienen los campos de los planes presupuestarios. Las hojas de cálculo y las justificaciones que se crean mediante las plantillas contienen los datos del plan presupuestario con el que está trabajando.
Cada plan presupuestario tiene una plantilla de justificación que puede usar para crear documentos de justificación para dicho plan presupuestario. Cada etapa de la planificación presupuestaria puede tener otra plantilla que puede usar para crear una hoja de cálculo para dicha etapa. Cuando guarda la hoja de cálculo, esta se convierte automáticamente en un adjunto del plan presupuestario.
Cuando crea una justificación, puede agregar información para apoyar el plan presupuestario. Cuando se enruta la justificación y el plan presupuestario para su revisión y aprobación, los revisores pueden agregar comentarios y usar el seguimiento de cambios para agregar información a la justificación.
Cuando crea una hoja de cálculo, puede importar los datos de varias situaciones, analizar y modificar los datos, y luego volver a publicarlos en el plan presupuestario. Puede usar una plantilla de hoja de cálculo independiente para cada etapa de planificación presupuestaria, y las hojas de trabajo que cree se asociarán automáticamente al plan presupuestario antes de que se enrute para su revisión.
Importar, modificar y publicar datos del plan presupuestario mediante hojas de cálculo
Haga clic en Gestión presupuestaria de la barra de vínculos superior.
Seleccione un plan presupuestario.
En el Panel de acciones, haga clic en Hoja de cálculo. La información se exporta a la hoja de cálculo.
En Excel, puede actualizar los importes de la hoja de cálculo. A continuación, en pestaña Dynamics AX, haga clic en Publicar para importar la información actualizada al plan presupuestario.
En Microsoft Dynamics AX, en el Panel de acciones, haga clic en Actualizar para actualizar el formulario.
Crear justificaciones para planes presupuestarios
Haga clic en Gestión presupuestaria de la barra de vínculos superior.
Seleccione un plan presupuestario.
En el Panel de acciones, haga clic en Justificación.
Use las características de Word para agregar y formatear la información.
Guarde el archivo y cierre Word.
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Enviar un plan presupuestario al flujo de trabajo
Para enviar un plan presupuestario al flujo de trabajo, debe ser el preparador o un miembro del grupo de usuarios de planificación presupuestaria asignado al plan. Antes de poder enviar el plan presupuestario, se deben rellenar todos los campos obligatorios y el plan presupuestario debe contener al menos un artículo de línea. El plan presupuestario también debe tener el estado Borrador.
Haga clic en Gestión presupuestaria de la barra de vínculos superior.
Seleccione el plan presupuestario que se debe enviar al flujo de trabajo.
En la barra de mensajes del flujo de trabajo, haga clic en Enviar.
En el campo Comentario que aparece, escriba un comentario y haga clic en Enviar.
Para recuperar plan presupuestario que haya enviado al flujo de trabajo, en la barra de mensajes del flujo de trabajo, haga clic en Acciones > Recuperar.
Para ver el historial de flujo de trabajo de un plan presupuestario que haya enviado al flujo de trabajo, en la barra de mensajes del flujo de trabajo, haga clic en Acciones > Ver historial.
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