Tareas clave: cobros
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
La gestión y el cobro de transacciones vencidas son unas funciones necesarias en muchas organizaciones. La mayor parte de la funcionalidad de cobros está centralizada en el formulario Cobros y en las siguientes páginas de lista relacionadas: Cobros, Actividades de cobros y Casos de cobros.
En ocasiones, una persona gestiona los cobros de una empresa de todos los clientes. En otras situaciones, un equipo de agentes de cobros trabaja en conjunto para gestionar los cobros. Si su empresa lo necesita, puede configurar agentes de cobros. Cada agente de cobros puede asignarse a una o varias secciones de clientes, que son consultas que contienen un conjunto de clientes. Por ejemplo, un agente de cobros puede ser responsable de los clientes 4000 a 4500.
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Ver información de cobros
Gestionar y organizar información de cobros para un cliente
Enviar un mensaje de correo electrónico
Cancelar una transacción
Procesar un pago de fondos insuficientes (NSF)
Liquidar transacciones
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Haga clic en estos vínculos para obtener más información sobre los conceptos tratados en este tema.
Ver información de cobros
De forma predeterminada, los usuarios de Microsoft Dynamics AX pueden tener acceso a todos los registros mostrados en las páginas de listas de cobros. Si se han creado secciones de clientes, pueden usarse para filtrar los registros. También puede configurar agentes de cobros, que son trabajadores definidos como usuarios en el formulario Relaciones del usuario. Los agentes de cobros pueden filtrar información usando secciones de clientes asignadas a ellos, o borrar el campo de filtro para ver todos los registros.
Ver información de cliente en la página de la lista Cobros
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Las columnas de la página de la lista muestran los saldos de los clientes y los importes vencidos por período de vencimiento. Esta información se almacena como una instantánea de vencimientos. Los períodos de vencimiento se determinan por la definición de período de vencimiento que se use. La definición del período de vencimiento se toma de la sección de clientes, si se ha especificado una para la consulta de secciones. Si la sección no tiene definición de período de vencimiento, se usará la definición de período de vencimiento predeterminada especificada en el formulario Parámetros de clientes.
Seleccione un cliente.
En la ficha Cobrar, haga clic en los botones de los grupos Diarios o Ver para ver transacciones, actividades o casos asociados a la cuenta del cliente seleccionado.
En la ficha Comunicar, haga clic en los botones del grupo Documentos para ver los documentos o notas adjuntos a la cuenta del cliente seleccionado.
En la ficha General, haga clic en los botones de los grupos Contactos, Configurar o Estadísticas para ver más información. Por ejemplo, para ver los días medios hasta el abono, haga clic en Estadísticas de clientes y consulte el campo Días, pagos.
Ver actividades de cobros en la página de lista de Actividades de cobros
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Actividades de cobros.
Las columnas de la página de lista muestran actividades asociadas con clientes para los que se ha creado una instantánea de vencimientos. Use actividades para realizar un seguimiento de lo que hace en relación a los cobros.
Para ver sólo las actividades abiertas, en el panel de acciones, haga clic en Mostrar actividades > Mostrar abierto. Para ver tanto las actividades abiertas como las cerradas, haga clic en Mostrar actividades > Mostrar todo.
Ver casos de cobros en la página de lista de Casos de cobros
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Casos de cobros.
Las columnas de la página de lista muestran información de los casos de cobros. Un caso de cobros tiene un tipo de categoría de caso de Cobros.
Para ver sólo los casos abiertos, en el panel de acciones, haga clic en Mostrar casos > Apertura. Para ver tanto los casos abiertos como cerrados, haga clic en Mostrar casos > Abierto y cerrado.
Ver información de cliente detallada
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
El formulario Cobros muestra transacciones y actividades del cliente, importes vencidos por período de vencimiento e información de límite de crédito.
Para ver información detallada de la transacción, en el panel de acciones, en el grupo Ver, haga clic en Transacciones > Transacciones.
Para ver o liquidar transacciones abiertas, en el panel de acciones, en el grupo Ver, haga clic en Transacciones > Liquidar transacciones abiertas.
Para ver o invertir transacciones cerradas, en el panel de acciones, en el grupo Ver, haga clic en Transacciones > Edición de transacciones cerradas.
Para ver información de la cuenta del cliente, en el panel de acciones, en el grupo Ver, haga clic en Cliente.
Para ver el extracto del cliente en Excel, en el panel de acciones, en el grupo Ver, haga clic en Extracto.
Para ver los días hasta el abono y otra información estadística, en el panel de acciones, en el grupo Ver, haga clic en Estadísticas.
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Gestionar y organizar información de cobros para un cliente
Puede gestionar y organizar información de cobros para un cliente en el formulario Cobros.
Crear una acción, tarea, cita o evento
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
Puede crear acciones, tareas, citas y eventos para representar el trabajo que realiza como un agente de cobros.
Para crear una acción, que es una unidad de trabajo completada, en el panel de acciones, en el grupo Nuevo, haga clic en Acción.
Para crear una tarea, que es una unidad que va a completarse en el futuro, en el panel de acciones, en el grupo Nuevo, haga clic en Tarea.
Para crear una cita, que es una reunión programada, en el panel de acciones, en el grupo Nuevo, haga clic en Cita.
Para crear un evento, que es algo que ya ha ocurrido, en el panel de acciones, en el grupo Nuevo, haga clic en Evento.
Especificar el propósito de la actividad. Así es como se identifica la actividad en las listas y en la línea del asunto si la actividad está sincronizada con Microsoft Outlook. Sólo se pueden sincronizar tareas y citas con Outlook.
Especifique la información adicional y, a continuación, haga clic en el botón Crear.
La actividad se creará y aparecerá en la ficha Actividades del formulario.
Agregar transacciones y actividades a un caso
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
Use casos par organizar transacciones y actividades de cobros. Por ejemplo, si tiene que cobrar tres transacciones, puede agregarlas a un caso y, a continuación, gestionar actividades relacionadas a su trabajo de cobros para las tres transacciones juntas.
Para agregar transacciones a un caso, seleccione las transacciones en las fichas Transacciones abiertas o Todas las transacciones y, a continuación, haga clic en Asignar a caso en el panel superior.
Seleccione si asignar las transacciones a un caso nuevo o existente.
Si es un nuevo caso, seleccione Caso nuevo, especifique una descripción y seleccione una categoría de caso.
Si es un caso existente, seleccione Caso existente y seleccione un identificador de caso.
Haga clic en Asignar a caso.
Para agregar actividades a un caso, seleccione las actividades en la ficha Actividades y, a continuación, haga clic en Asignar a caso en el panel inferior.
Seleccione si asignar las actividades a un caso nuevo o existente.
Si es un nuevo caso, seleccione Caso nuevo. Especifique una descripción, seleccione una categoría de caso y seleccione si crear una actividad.
Si es un caso existente, seleccione Caso existente y seleccione un identificador de caso.
Haga clic en Asignar a caso.
Actualizar una instantánea de vencimientos
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
Para actualizar los saldos vencidos para el cliente, en el panel de acciones, en el grupo Gestionar, haga clic en Actualizar vencimiento.
La instantánea de vencimientos se recalcula. Los importes vencen a partir de la fecha actual basándose en la fecha de vencimiento de las transacciones.
Nota
Para obtener información sobre cómo actualizar una instantánea de vencimientos para todos los clientes a la vez, vea Crear una instantánea de vencimientos.
Cálculo de intereses
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
En el panel de acciones, en el grupo Gestionar, haga clic en Calcular interés.
Seleccione los parámetros y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Calcular interés y crear notas de interés.
Cambiar el estado de cobros para una transacción
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
En la ficha Transacciones abiertas o Todas las transacciones, seleccione una o varias transacciones.
Haga clic en Cambiar estado.
Seleccione el estado de cobros para la transacción.
Sin conflicto: no se ha producido ninguna acción de cobros para la transacción.
Con conflicto: el cliente le ha notificado que hay un problema con la transacción. Si la casilla Excluir de los cálculos de cuotas las transacciones en conflicto está activada en el formulario Parámetros de clientes, las cartas de cobro no se generarán para las transacciones que tengan este estado.
Con compromiso de pago: el cliente ha acordado pagar la transacción.
Resuelto: todos los problemas con la transacción se han solucionado y no es necesaria ninguna acción adicional de cobros.
Opcional: active la casilla Crear acción.
Opcional: active la casilla Enviar mensaje de correo electrónico al vendedor. Esta opción sólo está disponible si el vendedor tiene una dirección de correo electrónico configurada en la libreta de direcciones.
Haga clic en Cambiar estado.
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Enviar un mensaje de correo electrónico
En el formulario Cobros, puede enviar un mensaje de correo electrónico a través de Outlook. También puede adjuntar automáticamente información sobre los extractos de clientes o las transacciones seleccionadas como un adjunto de Microsoft Excel. Para obtener más información sobre cómo configurar los ajustes de correo electrónico, vea Configurar cobros.
Enviar un mensaje de correo electrónico a un contacto o vendedor
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
Para enviar un mensaje de correo electrónico al contacto del cliente, haga clic en el icono situado junto al campo Correo electrónico en la ficha desplegable Contacto. Si no aparece ningún icono, el registro del contacto no tiene una dirección de correo electrónico configurada en la libreta de direcciones.
Para enviar un mensaje de correo electrónico al vendedor para el grupo de ventas asociado al cliente, haga clic en el icono situado junto al campo Vendedor en la ficha desplegable Contacto. Si no aparece ningún icono, el registro del contacto del vendedor no tiene una dirección de correo electrónico configurada en la libreta de direcciones.
Se creará un mensaje de correo electrónico en Outlook.
Escriba el mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar.
Enviar un mensaje de correo electrónico con las transacciones seleccionadas al contacto del cliente o vendedor
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
En la ficha Transacciones abiertas o Todas las transacciones, seleccione una o varias transacciones.
En el panel de acciones, haga clic en la ficha Comunicar.
Para enviar un mensaje de correo electrónico al contacto del cliente, haga clic en Transacciones para contacto.
Para enviar un mensaje de correo electrónico al vendedor asociado al grupo de ventas del cliente, haga clic en Transacciones para vendedor.
Se creará un mensaje de correo electrónico en Outlook. Se incluye información de las transacciones en un adjunto en formato de Excel.
Escriba el mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar.
Enviar un mensaje de correo electrónico con un extracto adjunto a un contacto
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
En el panel de acciones, haga clic en la ficha Comunicar.
Haga clic en Informe para contacto.
Seleccione los criterios y especifique la fecha de vencimiento para el intervalo de transacciones que incluir en el extracto.
Opcional: active la casilla Incluir transacciones liquidadas para incluir tanto las transacciones abiertas como las liquidadas y, a continuación, especifique una fecha inicial de las transacciones liquidadas.
Haga clic en Abiertos.
Se creará un mensaje de correo electrónico en Outlook. Se incluye información de las transacciones en un adjunto en formato de Excel. El extracto incluye transacciones para el mismo conjunto de empresas que aparecen en el formulario Cobros. Se usará la dirección del extracto, si se ha especificado una para el cliente.
Escriba el mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar.
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Cancelar una transacción
Si no puede cobrar a un cliente, puede cancelar la deuda incorrecta. La transacción de cancelación se crea en un diario general, y puede contener hasta tres tipos de líneas de diario. Para obtener más información, consulte Acerca de los cobros y Acerca de las entradas predeterminadas para transacciones de cancelación. Para obtener más información sobre cómo configurar un nombre de diario para transacciones de cancelación y una cuenta de cancelación, vea Configurar cobros.
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
En la ficha Transacciones abiertas o Todas las transacciones, seleccione una o varias transacciones y, a continuación, haga clic en Cancelar.
Especifique una fecha de cancelación.
Opcional: escriba un código de motivo y un comentario.
Haga clic en Aceptar.
Un usuario autorizado para registrar transacciones también puede registrar el diario.
Una vez registrada la transacción de cancelación, puede liquidarla. Para obtener más información, consulte el apartado sobre liquidación de transacciones de este tema.
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Procesar un pago de fondos insuficientes (NSF)
Si se devuelve un pago del banco porque no hay fondos suficientes, puede cancelar el pago especificado en Microsoft Dynamics AX. En función de la configuración del formulario Cuentas bancarias de la cuenta bancaria afectada, puede que se cree una transacción de cargos para el cliente.
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
En la ficha Transacciones abiertas o Todas las transacciones, seleccione una transacción de pago y, a continuación, haga clic en Pago NSF.
El pago se cancelará. Si se aplica una cuota NSF para el cliente, se creará una transacción de cargos en un diario de pagos. El importe de la cuota se basa en la configuración de los cargos automáticos. Los cargos automáticos que se aplican para los pagos NSF se especifican en función del grupo de cargos seleccionado en el formulario Cuentas bancarias de la cuenta bancaria afectada.
Nota
Si el pago se ha creado en una entidad jurídica distinta a la entidad en la que se ha registrado, las transacciones se crearán en la entidad jurídica del pago.
Un usuario autorizado para registrar transacciones también puede registrar la transacción de cargos.
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Liquidar transacciones
En algunos casos, un pago o nota de crédito se especifica para un cliente y no se liquida inmediatamente con la factura correspondiente. Para asociar pagos con facturas, puede marcar las transacciones para liquidación.
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
En la ficha Transacciones abiertas o Todas las transacciones, seleccione las transacciones para liquidar y, a continuación, haga clic en Liquidar.
Las transacciones se marcarán para liquidación en el formulario Liquidar transacciones abiertas.
Haga clic en Actualizar. Se actualizará el saldo del cliente.
Cierre el formulario Liquidar transacciones abiertas.
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Reembolsar a un cliente
Si el saldo de un cliente es igual o superior al importe del campo Reembolso mínimo del formulario Parámetros de clientes, puede reembolsar el saldo al cliente.
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
En la ficha Transacciones abiertas o Todas las transacciones, seleccione una o varias transacciones.
En el panel de acciones, en el grupo Diarios, haga clic en Reembolsar.
En el formulario Reembolso, haga clic en Aceptar.
El importe de crédito se transfiere a la cuenta de proveedor del cliente y se procesa como un pago normal. Si un cliente no dispone de cuenta de proveedor, el programa creará automáticamente una cuenta de proveedor plantilla para dicho cliente.
Para ver la transacción de reembolso, use el formulario Reembolso. (Haga clic en Clientes > Informes > Transacciones > Pagos > Reembolso.)
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Volver a imprimir un documento
Si está trabajando en una emisión con un cliente, puede tener que volver a imprimir un documento original.
Haga clic en Clientes > Común > Cobros > Cobros.
Haga doble clic en una cuenta de cliente.
En la ficha Transacciones abiertas o Todas las transacciones, seleccione una transacción y, a continuación, haga clic en Volver a imprimir.
En el formulario Documento original, haga clic en Imprimir vista previa y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En el formulario Diario, haga clic en Aceptar.
En el formulario del informe, haga clic en el icono para imprimir el documento.
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