Generar una factura de flete y realizar una conciliación de flete

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Nota

Este tema se aplica a las características en el módulo Administración de transporte. No se aplica a las características en el módulo Gestión del inventario.

En este tema se explica cómo conciliar albaranes de flete con facturas de flete y cómo realizar la conciliación si existen diferencias entre estos documentos.

Puede generar una factura de flete a partir de albaranes de flete, y actualizar la factura de flete generada con los detalles de la factura del transportista que se recibe de un proveedor de flete. Use las siguientes tareas para conciliar facturas de flete:

• Conciliar las líneas de factura actualizadas con los albaranes de flete.

• Conciliar las líneas de factura no conciliadas con un código de motivo de conciliación.

• Enviar las líneas de factura para la aprobación de su pago.

Puede descartar los albaranes de flete no conciliados o los albaranes de flete que no tengan una factura del transportista. Estos albaranes de flete se descartan con un código de motivo de la conciliación.

En la ilustración siguiente se muestra cómo generar una factura de flete y realizar la conciliación de flete.

Requisitos previos

La tabla siguiente muestra los requisitos previos que deben cumplirse antes de comenzar.

Categoría

Requisito previo

Condición previa

Configure los tipos de albarán de flete, asignaciones de tipo de albarán de flete y códigos de motivo de conciliación para la conciliación de flete. Para obtener más información, vea Configurar parámetros de conciliación de flete. En el formulario Parámetros de administración de transporte, active la casilla de verificación Habilitar flujo de trabajo de factura para procesar la factura de proveedor mediante una aprobación de flujo de trabajo cuando la factura se envíe para su aprobación. Cree o modifique una carga de salida o de entrada para su envío. Para obtener más información, vea Crear o modificar una carga de salida y Crear o modificar una carga de entrada. Configure la tasa y la ruta para que una carga genere un albarán de flete. Para obtener más información, vea Asignar una tasa y una ruta a una carga. En el formulario Parámetros de administración de transporte, desactive la casilla de verificación Conciliar automáticamente y pagar la factura de flete para conciliar manualmente la factura de flete. Establezca los límites de tolerancia para aprobar o rechazar la factura de flete durante la conciliación automática de flete. Para obtener más información, vea Configurar un maestro de auditoría para la conciliación de flete.

Genere una factura de flete a partir de un albarán de flete y actualice la factura con los detalles de la factura del transportista

Use el formulario Detalles del albarán de flete para generar una factura de flete a partir de un albarán de flete. Una vez que reciba una factura de proveedor de un proveedor de flete, actualice la factura de flete generada con los detalles de la factura del transportista. Como alternativa, puede crear una factura de flete en el formulario Detalles de la factura de flete, que se basa en los detalles de la factura del transportista recibidos del proveedor de flete.

Para generar y actualizar una factura de flete, siga estos pasos:

1. Haga clic en Administración de transporte > Consultas > Área de trabajo de planificación de la carga.

   - O bien -

   Haga clic en Gestión de almacenes > Común > Área de trabajo de planificación de la carga.

2. En la ficha desplegable Cargas, seleccione una línea de carga. En el menú Información relacionada, haga clic en Detalles del albarán de flete para comprobar los detalles del albarán de flete para la línea de carga.

3. En el formulario Detalles del albarán de flete, haga clic en Generar factura para generar una factura de flete.

4. En el formulario Detalles de la factura de flete, en el campo Factura, especifique el número de factura recibido del proveedor de flete.

   Nota

   Como alternativa, en el panel superior, haga clic en Nuevo para crear una factura de flete basada en los detalles de la factura recibidos del proveedor de flete.

5. En el panel inferior, actualice los detalles de la factura de flete basados en la factura de flete recibida del proveedor de flete.

Conciliar una factura de flete con un albarán de flete

Una vez que la factura de flete generada se ha actualizado con los detalles de la factura del transportista recibidos del proveedor de flete, la factura de flete se concilia con el albarán de flete. Tras el proceso de conciliación, si el importe del albarán de flete y la factura de flete es el mismo, la factura de flete se concilia y se envía para la aprobación de su pago. Si hay un importe no conciliado, se conciliará antes de enviarlo para que se apruebe su pago.

Para conciliar las líneas de la factura de flete con los albaranes de flete, siga estos pasos:

1. Haga clic en Administración de transporte > Consultas > Detalles de la factura de flete.

2. En el formulario Detalles de la factura de flete, seleccione la factura de flete actualizada y, a continuación, haga clic en Conciliar los albaranes de flete y las facturas para abrir el formulario Conciliación de albaranes de flete y facturas.

   Nota

   Active la casilla de verificación La factura está lista para la conciliación automática para conciliar la factura de flete automáticamente. Si una factura de flete se rechaza durante la conciliación automática de flete, puede conciliar la factura de flete manualmente.

3. En la ficha desplegable Detalles del albarán de flete no conciliado, seleccione una línea del albarán de flete y, a continuación, haga clic en Conciliar para conciliar los detalles de la línea de la factura de flete con el albarán de flete.

4. Opcional: en la ficha desplegable Detalles del albarán de flete conciliado, puede seleccionar un albarán de flete conciliado y, a continuación, hacer clic en Quitar conciliación para mover el albarán de flete conciliado a la ficha desplegable Detalles del albarán de flete no conciliado.

5. En la ficha desplegable Detalles de la factura, seleccione la línea de la factura de flete.

6. Haga clic en Enviar para aprobación para enviar la línea de factura para su aprobación. En el panel inferior, haga clic en Conciliación de línea de detalles para ver la factura de flete conciliada.

Conciliar facturas de flete y albaranes de flete no conciliados con un código de motivo de conciliación

Durante el proceso de conciliación, si la totalidad o parte de la factura de flete no coincide con los detalles del albarán de flete, debe conciliar la línea de la factura de flete con un código de motivo de conciliación como, por ejemplo, aprobar o rechazar, y, a continuación, enviarlo para que se apruebe su pago. La factura de flete se envía para la aprobación del pago solo cuando todas las líneas de la factura de flete tienen asignado un código de motivo de conciliación.

Conciliar una factura de flete no conciliada

Para conciliar la factura de flete manualmente si el importe de la factura de flete difiere del albarán de flete, siga estos pasos:

1. En el formulario Conciliación de albaranes de flete y facturas, en la ficha desplegable Detalles de la factura, seleccione la línea de la factura de flete no conciliada y, a continuación, haga clic en Enviar para aprobación para abrir el formulario Conciliar factura.

2. Seleccione un código de motivo de conciliación para conciliar la línea de la factura de flete.

3. Opcional: haga clic en Dividir importe de la factura y divida el importe que se debe conciliar. Puede aprobar o rechazar los importes divididos con códigos de motivo de conciliación.

4. En el formulario Conciliación de albaranes de flete y facturas, seleccione la línea de la factura de flete y, a continuación, haga clic en Enviar para aprobación para enviar la línea de la factura de flete para su aprobación.

Descartar albaranes de flete no conciliados

Para descartar albaranes de flete no conciliados si los albaranes de flete no tienen una factura del transportista con la que conciliarlos, siga estos pasos:

1. Haga clic en Administración de transporte > Consultas > Conciliar los albaranes de flete y las facturas. Especifique los criterios para los albaranes de flete y, a continuación, haga clic en Aceptar.

   - O bien -

   Haga clic en Administración de transporte > Consultas > Detalles de la factura de flete. Seleccione la factura de flete y, a continuación, haga clic en Conciliar los albaranes de flete y las facturas.

2. En el formulario Conciliación de albaranes de flete y facturas, en la ficha desplegable Detalles del albarán de flete no conciliado, seleccione los albaranes de flete no conciliados y, a continuación, haga clic en Descartar para abrir el formulario Conciliación del albarán de flete.

3. En el formulario Conciliación del albarán de flete, seleccione un código de motivo de conciliación y, a continuación, haga clic en Aceptar para descartar el albarán de flete seleccionado.

Paso siguiente

Tareas clave: pagos de proveedores

Información técnica para administradores del sistema

Si no tiene acceso a las páginas que se usan para completar esta tarea, póngase en contacto con el administrador del sistema y proporcione la información que se indica en la tabla siguiente.

Categoría	Requisito previo
Claves de configuración	Haga clic en Administración del sistema > Configurar > Licencias > Configuración de licencias. Expanda la clave de licencia de Comercio y seleccione la clave de configuración de Administración de almacenes y transporte.