Configurar los parámetros de correo electrónico para el sistema de flujo de trabajo

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Puede configurar Microsoft Dynamics AX para enviar mensajes de correo electrónico a los usuarios cuando se produzcan eventos relacionados con el flujo de trabajo. Por ejemplo, los mensajes de correo electrónico se pueden enviar a los usuarios cuando se les asignan documentos para su aprobación. Complete los procedimientos de este tema para configurar los parámetros de correo electrónico para el sistema de flujo de trabajo.

Esta tarea forma parte de un proceso mayor

Este tema explica cómo configurar los parámetros de correo electrónico para el sistema de flujo de trabajo. Este es el paso 4 en el diagrama siguiente. La configuración de la funcionalidad de correo electrónico en Microsoft Dynamics AX es el proceso mayor que debe completar. Para obtener más información sobre este proceso, vea Configurar la funcionalidad de correo electrónico en Microsoft Dynamics AX.

Permitir a los usuarios que reciban mensajes de correo electrónico relacionados con el flujo de trabajo

El primer paso del proceso es habilitar a los usuarios para que reciban mensajes de correo electrónico relacionados con el flujo de trabajo. Para ello, realice el procedimiento siguiente. Debe completar este procedimiento para cada usuario de Microsoft Dynamics AX .

Nota

Si prefiere que los usuarios configuren sus propios parámetros de correo electrónico, indíqueles que hagan lo siguiente:

1. Abra el cliente Microsoft Dynamics AX.

2. Haga clic en Archivo > Herramientas > Opciones.

3. Siga los paso del 5 al 8 del procedimiento siguiente.

1. Abra el cliente Microsoft Dynamics AX.

2. Haga clic en Administración del sistema > Común > Usuarios > Usuarios.

3. Seleccione un usuario.

4. Haga clic en Opciones.

5. En el campo Correo electrónico, verifique la dirección de correo electrónico del usuario seleccionado.

6. Haga clic en Notificaciones.

7. En la sección Notificaciones de flujo de trabajo , especifique cómo desea que se notifique al usuario acerca de los eventos relacionados con el flujo de trabajo. Para ello, siga estos pasos:

   1. En la lista Tipo de notificación de elemento de línea, especifique cómo desea que el usuario reciba las notificaciones de flujo de trabajo correspondientes a los elementos de línea:

      • Agrupado: las notificaciones de elementos de línea se agrupan en una solo mensaje de correo electrónico.

      • Individual: se envía un mensaje de correo electrónico para cada artículo de línea.

   2. Si desea que el usuario reciba notificaciones en el cliente de Microsoft Dynamics AX, active la casilla de verificación Mostrar notificaciones en el cliente de Microsoft Dynamics AX.

      Si activa la casilla de verificación Mostrar notificaciones en el cliente de Microsoft Dynamics AX, también puede especificar si desea que el usuario reciba notificaciones en forma de mensajes emergentes. Si desea que el usuario recibido mensajes emergentes, active la casilla Mostrar ventanas emergentes para notificaciones.

   3. Si desea que el usuario reciba notificaciones como correo electrónico, active la casilla Enviar notificaciones en correo electrónico.

8. Haga clic en Cerrar.

9. Se volverá a abrir la página Usuarios. Seleccione otro usuario y repita los pasos del 4 al 8.

Determine el número de plantillas de correo electrónico que necesita para crear el sistema de flujo de trabajo

Determine el número de plantillas de correo electrónico que necesita para crear el sistema de flujo de trabajo. Puede crear varias plantillas de correo electrónico o solo dos plantillas de correo electrónico (según se explica a continuación). Las necesidades de su empresa lo ayudarán a determinar cuántas plantillas de correo electrónico necesita crear. Por ejemplo, puede que desee:

• Crear una plantilla de correo electrónico para cada flujo de trabajo.

• Crear una plantilla de correo electrónico para cada tipo de flujo de trabajo.

  En esta situación, todos los flujos de trabajo de un tipo determinado usarían la misma plantilla de correo electrónico. Consulte Tipos de flujo de trabajo para ver una lista de todos los tipos de flujo de trabajo que puede crear.

• Crear dos plantillas de correo electrónico.

  En esta situación, una plantilla de correo electrónico la utilizarían todos los flujos de trabajo que se usan en toda la organización. La otra plantilla de correo electrónico la utilizarían todos los flujos de trabajo específicos de la empresa. Vea Tipos de flujo de trabajo para obtener más información sobre cómo se usa cada tipo de flujo de trabajo.

Crear plantillas de correo electrónico

Una vez que haya determinado cuántas plantillas de correo electrónico necesita crear, puede crear las plantillas. Para obtener instrucciones acerca de cómo hacer esto, vea Configurar la funcionalidad de correo electrónico en Microsoft Dynamics AX.

Usar marcadores de posición

Al crear plantillas de correo electrónico, se recomienda usar marcadores de posición. Cuando se generan mensajes de correo electrónico, estos marcadores de posición se sustituirán por el texto específico del flujo de trabajo.

Por ejemplo, supongamos que ha especificado el marcador de posición %subject% en la plantilla de correo electrónico. En este ejemplo, cuando el correo electrónico se genera y se envía a los usuarios, el marcador de posición se reemplazará automáticamente por el texto encontrado en el campo Asunto del elemento de trabajo. Del mismo modo, si escribe %message% en la plantilla de correo electrónico, que marcador de posición se sustituirá por el texto que se encuentra en el campo Instrucciones del elemento de trabajo.

Para obtener más información sobre cómo insertar marcadores de posición en plantillas de correo electrónico, vea Configurar la funcionalidad de correo electrónico en Microsoft Dynamics AX.

Especificar cuándo se usará cada plantilla de correo electrónico

Al configurar las propiedades de un flujo de trabajo, puede seleccionar la plantilla de correo electrónico que se debe usar para generar los mensajes de correo electrónico para el flujo de trabajo. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Configuración de las propiedades de un flujo de trabajo.

Si no selecciona una plantilla de correo electrónico al configurar un flujo de trabajo, se usará una plantilla predeterminada. Para especificar qué plantilla de correo electrónico es la plantilla predeterminada complete los siguientes procedimientos.

Especificación de la plantilla de correo electrónico predeterminada para los flujos de trabajo de toda la organización

Algunos flujos de trabajo se usan para procesar documentos que están asociados con toda la organización. Complete el siguiente procedimiento para especificar la plantilla de correo electrónico predeterminada que se usará para generar las notificaciones de los flujos de trabajo de toda la organización.

Para obtener una lista de los flujos de trabajo de toda la organización, vea Tipos de flujo de trabajo.

1. Haga clic en Administración del sistema > Configurar > Flujo de trabajo > Parámetros del flujo de trabajo.

2. Seleccione una plantilla de correo electrónico de la lista.

   La lista mostrará las plantillas de correo electrónico que se han creado al activar la casilla Mostrar los correos electrónicos del sistema en el formulario Plantillas de correo electrónico.

3. Haga clic en Cerrar para guardar los cambios.

Especificación de la plantilla de correo electrónico predeterminada para los flujos de trabajo de una organización específica

Algunos flujos de trabajo se usan para procesar documentos que están asociados con una organización específica como, por ejemplo, una entidad jurídica. Complete el siguiente procedimiento para especificar la plantilla de correo electrónico predeterminada que se usará para generar las notificaciones de los flujos de trabajo de una organización específica.

Para obtener una lista de los flujos de trabajo propios de las distintas organizaciones, vea Tipos de flujo de trabajo.

1. Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Flujo de trabajo > Parámetros del flujo de trabajo.

2. Seleccione una plantilla de correo electrónico de la lista.

   La lista mostrará las plantillas de correo electrónico que se han creado al desactivar la casilla Mostrar los correos electrónicos del sistema en el formulario Plantillas de correo electrónico.

3. Haga clic en Cerrar para guardar los cambios.