Acerca de los flujos de trabajo de solicitud de compra

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Para mover una solicitud de compra por el proceso de revisión desde el estado inicial Borrador al estado final Aprobado, debe enviarla al sistema de flujos de trabajo. Puede configurar un flujo de trabajo para solicitudes de compra en el cliente Microsoft Dynamics AX. El flujo de trabajo se puede configurar para incluir uno o más pasos de revisión.

El sistema de flujos de trabajo puede dirigir la solicitud de compra por el proceso de revisión como un documento único. Otra opción es que las líneas de la solicitud de compra se pueden enrutar individualmente a los revisores adecuados. Si las líneas de la solicitud de compra se revisan de manera individual, el proceso de revisión se debe completar para todas las líneas de la solicitud de compra antes de que se pueda completar el proceso de revisión para la solicitud de compra como un conjunto. El estado general de la solicitud de compra lo controla el estado de las líneas de solicitud de compra. El sistema de flujos de trabajo también se puede configurar para omitir las tareas de revisión y aprobar automáticamente la solicitud de compra cuando se envíe para su revisión.

Cuando el estado de la solicitud se establezca en Aprobado, se puede generar un pedido de compra para las líneas de solicitud y enviarse al proveedor para cumplimiento.

Para obtener más información sobre la manera de configurar el flujo de trabajo para solicitudes de compra, vea el tema sobre configurar flujo de trabajo de solicitudes de compra en la Ayuda de usuario de aplicación en el cliente Microsoft Dynamics AX. Para obtener más información sobre los estados de flujo de trabajo que se usan para solicitudes de compra, consulte Acerca de los estados de solicitud de compra.

Nota

Este tema incluye información acerca de las características que se añadieron o cambiaron para Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Esta información también se aplica a AX 2012 R3. Consulte la sección más adelante en este tema.

Ejemplo: flujo de trabajo de solicitudes de compra

El flujo de trabajo de solicitudes de compra representa el proceso empresarial para solicitudes de compra de su organización. El flujo de trabajo define la manera en que una solicitud de compra fluye por la organización determinando quién puede completar y aprobar solicitudes de compra. El ejemplo de la siguiente ilustración muestra la manera en que una solicitud de compra puede fluir por el proceso de revisión del flujo de trabajo. En este ejemplo, la solicitud de compra se está enrutando por el proceso de flujo de trabajo como un documento único. Las líneas de la solicitud de compra no se están enrutando de manera individual.

Proceso de revisión de solicitudes de compra

En este ejemplo, se incluyen tres roles de negocio de la organización en el flujo de trabajo:

• El usuario que solicita los artículos o servicios - El solicitante

• El agente de compras - Un aprobador

• El administrador del solicitante - Un aprobador

Nota

El solicitante es el trabajador que ha solicitado los artículos o los servicios que se encuentran en la solicitud de compra, y que recibe dichos artículos o servicios. Sin embargo, este trabajador no tiene que ser la persona que prepara la solicitud de compra. Se puede conceder permiso a otro trabajador para crear y enviar solicitudes de compra en nombre del solicitante. Este trabajador se denomina preparador. El preparador es responsable de administrar la solicitud de compra tras su envío, hasta su aprobación o cancelación. En este escenario, el solicitante no puede modificar la solicitud de compra.

En este ejemplo, la solicitud de compra sigue estos pasos en el proceso de flujo de trabajo:

1. El preparador crea una solicitud de compra y la envía para revisión.

2. El agente de compra recibe una notificación. La notificación solicita que el agente de compras compruebe la información de la solicitud de compra y rellene la información obligatoria que falta. En la información necesaria se pueden incluir el importe neto y la información del proveedor. El agente de compras también puede devolver la solicitud de compra al preparador. Una vez se hayan rellenado los campos necesarios, la solicitud de compra puede avanzar en el proceso de revisión.

   Nota

   Si el flujo de trabajo está configurado para omitir las tareas de revisión cuando una solicitud de compra no contiene errores, la solicitud de compra puede establecerse automáticamente en un estado de Aprobado.

3. El administrador del solicitante revisa y aprueba la solicitud de compra.

   La aprobación se puede enrutar al administrador del solicitante si, por ejemplo, el solicitante ha superado su límite de gasto. El administrador del solicitante puede aprobar o rechazar la solicitud de compra, o devolverla al preparador y solicitar cambios.

   Nota

   En este ejemplo, la solicitud de compra no está asignada a usuarios o grupos específicos. En su lugar, se asigna a usuarios, en función de una jerarquía de usuarios. Por tanto, el administrador del solicitante es el aprobador. Para obtener más información sobre la manera de asignar revisores a una tarea de flujo de trabajo, vea el tema sobre la configuración de una tarea manual en la Ayuda de usuario de aplicación en el cliente Microsoft Dynamics AX.

Si Microsoft Dynamics AX se configuró para crear pedidos de compra automáticamente, los pedidos de compra se crean después la aprobación de la solicitud de compra. Un pedido de compra se crea para cada divisa, proveedor o entidad jurídica que se identifica en las líneas de solicitud de compra. Por ejemplo, si una solicitud de compra tiene dos líneas, y cada línea cuenta con un proveedor, divisa o entidad jurídica diferentes, se crearán dos pedidos de compra.

Según la configuración de las directivas de compra para la organización, también se pueden crear pedidos de compra independientes si las líneas de solicitud de compra tienen diferentes solicitantes, tipos de línea o categorías de compras.

Si Microsoft Dynamics AX no se ha configurado para crear pedidos de compra automáticamente, el agente de compras deberá seleccionar manualmente las líneas de la solicitud de compra y crear los pedidos de compra.

Nota

Para obtener información acerca de la configuración de reglas que permiten generar pedidos de compra automáticamente para solicitudes de compra aprobadas, consulte el tema sobre la configuración de las reglas de consolidación de demanda y creación de pedidos de compra en la Ayuda para el usuario de la aplicación del cliente Microsoft Dynamics AX.

Nuevo o cambiado para Microsoft Dynamics AX 2012 R2

En Microsoft Dynamics AX 2012 R2, se introdujo el concepto de propósito de solicitud. Un propósito de solicitud permite mayor flexibilidad sobre la manera en que se puede cumplir la demanda de solicitud. Cuando se crea una solicitud, puede asignarle uno de los dos propósitos: consumo o reabastecimiento. En función del propósito, la demanda de la solicitud se puede cumplir mediante un pedido de compra, un pedido de transferencia, un pedido de producción o un kanban. Para obtener más información acerca de los propósitos de solicitud y cómo estos afectan al proceso de solicitud, consulte Acerca de las solicitudes de compra (Enterprise Portal).

Solicitudes con el propósito de consumo

Nota

Una solicitud que tiene un propósito de consumo en Microsoft Dynamics AX 2012 R2 es equivalente a una solicitud de compra en Microsoft Dynamics AX 2012.

La demanda que se crea mediante una solicitud con un propósito de consumo siempre se cumple mediante un pedido de compra. Si Microsoft Dynamics AX se configuró para crear pedidos de compra automáticamente, los pedidos de compra se crean después la aprobación de la solicitud de compra. Un pedido de compra se crea para cada divisa, proveedor o entidad jurídica que se identifica en las líneas de solicitud de compra. Por ejemplo, si una solicitud de compra tiene dos líneas, y cada línea cuenta con un proveedor, divisa o entidad jurídica diferentes, se crearán dos pedidos de compra.

Según la configuración de las directivas de compra para la organización, también se pueden crear pedidos de compra independientes si las líneas de solicitud de compra tienen diferentes solicitantes, tipos de línea o categorías de compras.

Si Microsoft Dynamics AX no se ha configurado para crear pedidos de compra automáticamente, el agente de compras deberá seleccionar manualmente las líneas de la solicitud de compra y crear los pedidos de compra.

Nota

Para obtener información acerca de la configuración de reglas que permiten generar pedidos de compra automáticamente para solicitudes de compra aprobadas, consulte el tema sobre la configuración de las reglas de consolidación de demanda y creación de pedidos de compra en la Ayuda para el usuario de la aplicación del cliente Microsoft Dynamics AX.

Solicitudes con el propósito de reabastecimiento

La demanda que se creada mediante una solicitud con el propósito de reabastecimiento se puede cumplir mediante un pedido de compra, un pedido de transferencia, un pedido de producción o un kanban. Microsoft Dynamics AX se debe configurar para incluir demanda de solicitud en la planificación maestra. Después de configurar esta información, el método de cumplimiento de la demanda que se crea mediante una solicitud con el propósito de reabastecimiento se determina automáticamente según las directivas de origen configuradas para los artículos de la organización y planificadas mediante la planificación maestra.

Nota

Para obtener más información sobre cómo configurar la planificación maestra de modo que se considerará automáticamente la demanda de solicitud cuando el propósito de solicitud es reabastecimiento, consulte la sección sobre la configuración de la planificación maestra para las solicitudes en la Ayuda para el usuario de la aplicación del cliente Microsoft Dynamics AX 2012 R2.

Consulte también

Creación y mantenimiento de solicitudes de compra

Acerca de las solicitudes de compra (Enterprise Portal)

Visualización del historial de solicitudes de compra (Enterprise Portal)