Acerca de los flujos de trabajo de facturas de servicios
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Puede establecer un flujo de trabajo para aquellas facturas de servicios que requieran su envío para ser aprobadas. Puede exigir el envío de todas las facturas de servicios o sólo el de las que reúnan unas condiciones específicas.
Nota
Si no desea que se envíe ninguna factura de servicios para su revisión, no establezca ningún flujo de trabajo para las facturas de servicios.
Incluso, aunque su organización envíe facturas de servicios para su revisión, puede crear instrucciones condicionales en el flujo de trabajo para que algunas factures se aprueben de forma automática en determinadas situaciones. Por ejemplo, puede especificar una condición en la que, si el total de la factura es inferior a 500,00, se puede aprobar la factura sin que el usuario tenga que intervenir. Además, el flujo de trabajo que establezca determina qué usuarios, si procede, deben aprobar la factura y cuándo se debe enrutar la factura a través del proceso del flujo de trabajo.
Nota
Antes de que complete los procedimientos de este tema, es necesario que esté familiarizado con las funciones de flujos de trabajo generales. Para obtener más información, consulte Flujo de trabajo para Microsoft Dynamics AX.
La configuración del flujo de trabajo varía de una organización a otra, al igual que los procesos de negocio. Por tanto, debe configurar los flujos de trabajo para que coincidan con los procesos de negocio para las facturas de servicios de su organización.
En el siguiente ejemplo, se ilustran los flujos de trabajo que suelen usar las organizaciones para llevar a cabo las aprobaciones de texto sin formatos.
Ejemplo: configurar un flujo de trabajo en el que un usuario debe aprobar las facturas de servicios
En este ejemplo, se explica cómo crear un flujo de trabajo en el que un usuario debe aprobar todas las facturas de servicios, con independencia del importe de la factura.
Haga clic en Clientes > Configurar > Flujos de trabajo de clientes.
En el panel de acciones, haga clic en Nuevo.
Seleccione Flujo de trabajo de facturas de servicios de clientes y, a continuación, haga clic en Crear flujo de trabajo.
En el editor de flujos de trabajo, haga clic en Propiedades en el panel de acciones.
Escriba las siguientes propiedades en el formulario Propiedades:
Nombre: escriba Aprobación de facturas de servicios con independencia del importe.
Instrucciones de envío: escriba Haga clic en Enviar para solicitar la aprobación de la factura.
Haga clic en Cerrar.
En el Elementos del flujo de trabajo, arrastre el elemento Aprobar factura de servicios a los elementos Inicio y Fin.
Nota
Si no arrastra el elemento Aprobar factura de servicios directamente a los elementos Inicio y Fin, deberá conectar manualmente las líneas del diagrama de flujo para asegurarse de que se ha completado el proceso.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el elemento Aprobar factura de servicios del gráfico de flujo y, a continuación, haga clic en Propiedades.
Cambie el nombre a Todas las facturas de servicios requieren aprobación.
Haga clic en Cerrar.
Haga doble clic en el elemento Todas las facturas de servicios requieren aprobación para ampliarlo. Haga clic con el botón secundario del mouse en el elemento Paso 1 y, a continuación, haga clic en Propiedades. Especifique las siguientes propiedades:
Nombre: escriba Aprobar o rechazar la factura.
Asunto del elemento de trabajo: escriba Esta factura requiere su aprobación.
Instrucciones del elemento de trabajo: escriba Haga clic en el elemento de menú Aprobar, Rechazar o Historial.
Haga clic en Asignación y seleccione el Usuario de la lista Asignar usuarios a este elemento de flujo de trabajo.
Haga clic en la ficha Usuario y asígnese el elemento de flujo de trabajo a sí mismo. Seleccione su id.de usuario en la lista Usuarios disponibles: y, a continuación, haga clic en el botón > para mover su id. a la lista Usuarios seleccionados:.
Haga clic en la ficha Límite de tiempo y escriba la siguiente información de campo:
Nombre de calendario: seleccione Fechas vencidas del calendario de trabajo.
Calendario: seleccione cualquier calendario disponible de la lista.
Haga clic en Cerrar.
Cierre el editor de flujos de trabajo.
Cuando se le solicite, escriba las notas de la versión y haga clic en Aceptar.
Haga clic en Activar la versión nueva y, a continuación, haga clic en Aceptar. A partir de este momento, todas las facturas de servicios deberán enviarse para su aprobación.
Ejemplo: configurar un flujo de trabajo para facturas de servicios en las que solo se requiere la aprobación de importes de facturas elevados
En este ejemplo, se explica cómo crear un flujo de trabajo en el que un usuario debe aprobar una factura si su total es superior a 1.000,00. Las facturas con un importe total de 1.000,00 o inferior tendrán automáticamente el estado Aprobado tras su envío al flujo de trabajo.
Haga clic en Clientes > Configurar > Flujos de trabajo de clientes.
En el panel de acciones, haga clic en Nuevo.
Seleccione Flujo de trabajo de facturas de servicios de clientes y, a continuación, haga clic en Crear flujo de trabajo.
En el editor de flujos de trabajo, haga clic en Propiedades en el panel de acciones.
Escriba las siguientes propiedades en el formulario Propiedades:
Nombre: escriba El total de la factura es superior a 1.000 y requiere aprobación.
Instrucciones de envío: escriba Haga clic en Enviar para solicitar la aprobación de la factura.
Haga clic en Cerrar.
En el Elementos del flujo de trabajo, arrastre el elemento Aprobar factura de servicios a los elementos Inicio y Fin.
Nota
Si no arrastra el elemento Aprobar factura de servicios a los elementos Inicio y Fin, deberá conectar manualmente las líneas del diagrama de flujo para asegurarse de que se ha completado el proceso.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el elemento Aprobar factura de servicios del gráfico de flujo y, a continuación, haga clic en Propiedades.
Cambie el nombre a Facturas de texto sin formatos > 1.000.
Haga clic en Cerrar.
Haga doble clic en el elemento Facturas de texto sin formatos > 1.000 para ampliarlo. Haga clic con el botón secundario del mouse en el elemento Paso 1 y, a continuación, haga clic en Propiedades. Especifique las siguientes propiedades:
Nombre: escriba Aprobar o rechazar la factura.
Asunto del elemento de trabajo: escriba Esta factura requiere su aprobación.
Instrucciones del elemento de trabajo: escriba Haga clic en el elemento de menú Aprobar, Rechazar o Historial.
Haga clic en Asignación y seleccione el Usuario de la lista Asignar usuarios a este elemento de flujo de trabajo.
Haga clic en la ficha Usuario y asígnese el elemento de flujo de trabajo a sí mismo. Seleccione su id.de usuario en la lista Usuarios disponibles: y, a continuación, haga clic en el botón > para mover su id. a la lista Usuarios seleccionados:.
Haga clic en la ficha Límite de tiempo y escriba la siguiente información de campo:
Nombre de calendario: seleccione Fechas vencidas del calendario de trabajo.
Calendario: seleccione cualquier calendario disponible de la lista.
Haga clic en Condición y escriba la siguiente información de campo:
- Seleccione Ejecutar este paso únicamente si se cumplen las siguientes condiciones.
- Agregue una condición en la que Factura de servicio del cliente.Total de la factura > 1.000.
Haga clic en Cerrar.
Cierre el editor de flujos de trabajo.
Cuando se le solicite, escriba las notas de la versión y haga clic en Aceptar.
Haga clic en Activar la versión nueva y, a continuación, haga clic en Aceptar. A partir de este momento, todas las facturas de servicios deberán enviarse para su aprobación. Las que tengan importes superiores a 1.000 requerirán su aprobación y aquellas cuyo importe sea 1.000 o menos se aprobarán de forma automática.
Nota
El usuario deberá esperar un breve período de tiempo para que el proceso de aprobación automática se complete antes de que puedan registrar las facturas.