Recomendaciones para identificar y clasificar flujos
Se aplica a esta recomendación de la lista de verificación de confiabilidad bien diseñada: Power Platform
| RE:02 | Identificar y clasificar los flujos de usuarios y sistemas. Utilice una escala de criticidad basada en los requisitos de su negocio para priorizar los flujos. |
|---|
Esta guía describe las recomendaciones para identificar y priorizar los flujos de carga de trabajo. Identificar y priorizar los flujos de carga de trabajo implica asignar los flujos de usuarios y los flujos del sistema para determinar su criticidad para la organización. Esta práctica garantiza que usted identifique y priorice la funcionalidad de carga de trabajo más crítica para reducir el riesgo de errores perjudiciales. No identificar y priorizar los flujos de carga de trabajo puede provocar errores en el sistema y comprometer la fiabilidad de la carga de trabajo.
Definiciones
| Término | Definición |
|---|---|
| Flujo de usuario | Las rutas o secuencias de acciones que realizan los usuarios dentro de una aplicación o sistema. |
| Flujo de sistema | El flujo de información y procesos dentro de un sistema. El sistema sigue automáticamente este flujo para habilitar flujos de usuarios o funcionalidad de carga de trabajo. |
Estrategias clave de diseño
Cuando diseña su carga de trabajo, es esencial definir los flujos de usuario y los flujos del sistema.
Los flujos de usuario trazan el movimiento de un usuario a través de su aplicación. Se centran en la interfaz de usuario, las interacciones, las decisiones y los pasos necesarios para completar una tarea. Los flujos de usuario proporcionan una perspectiva centrada en el usuario sobre la experiencia del usuario y el diseño de la interfaz.
Los flujos del sistema trazan el funcionamiento interno de su carga de trabajo. Se centran en el movimiento de datos, el procesamiento de entradas, el procesamiento de salidas y las interacciones entre componentes de cargas de trabajo, servicios back-end y API externas. Los flujos del sistema indican los detalles intrincados de cómo opera internamente la carga de trabajo.
Debe identificar y definir flujos al principio de la fase de diseño de su carga de trabajo. Le brinda una comprensión más clara de lo que afecta la fiabilidad de su carga de trabajo. Alinea estrechamente sus decisiones arquitectónicas con los objetivos de fiabilidad de su carga de trabajo.
Identificar todos los flujos de usuarios y sistemas
El resultado de identificar todos los flujos de usuarios y sistemas es un catálogo de todos los flujos en su carga de trabajo. Este proceso de identificación requiere que usted asigne cada interacción y proceso del usuario dentro de un sistema de principio a fin. Esta asignación es un requisito previo para identificar los flujos críticos. A continuación se ofrecen recomendaciones para identificar todos los flujos de usuarios y sistemas en una carga de trabajo:
Identificar contribuyentes clave. Piense en todos los que contribuyen al proceso. Esto incluye personas de su departamento y de otros departamentos que trabajan juntos en la incidencia. Conozca lo que hacen en el contexto del problema comercial que se está resolviendo.
Entreviste a las partes interesadas. Las partes interesadas pueden proporcionar información valiosa para identificar flujos e incluso pueden ayudarle a asignar y priorizar los flujos. También puede entrevistar a usuarios, analistas de negocios y equipos técnicos para recopilar información sobre las interacciones de los usuarios y las dependencias dentro de la carga de trabajo.
Descubra procesos para mejorar el uso de minería de procesos. Si su tarea se realiza completamente en el escritorio, puede usar la minería de procesos para descubrir todos los pasos que las personas de su organización realizan para completar la tarea. La minería de procesos visualiza su proceso en una representación del proceso y revela cuellos de botella y métricas para su proceso en un informe analítico.
Revisar la documentación. En la fase de diseño, es posible que no tenga documentación para revisar. Sin embargo, si existe documentación, debe utilizarla. Solicite diagramas de arquitectura del sistema, manuales de usuario y descripciones de procesos. Estos documentos pueden ayudarle a comprender la funcionalidad prevista de la carga de trabajo y sus flujos individuales.
Observa qué actividades se están realizando. Si la tarea se realiza hoy de otra manera, supervise la tarea en operación. Escriba las actividades que realiza el usuario para completar las tareas en este paso del proceso de negocio. Entre en los detalles de las actividades. Al decidir sobre las actividades, tendrá que considerar la causa y el efecto de cada una, cómo se relacionan entre sí y cómo le acercan a su objetivo deseado. Identifique el punto de partida del proceso y complete las actividades que conducen al objetivo. Las actividades pueden ser secuenciales, lo que significa que una actividad no puede producirse hasta que se haya completado la anterior, o paralelas, lo que significa que dos o más actividades pueden producirse al mismo tiempo.
Identifique qué datos se necesitan y de dónde provienen. Haga una lista de todos los orígenes de datos y observe de dónde provienen los datos. ¿Procede de un sistema interno o de un origen de datos externo? ¿Cómo se autentican los usuarios para obtener los datos? ¿Existen diferentes niveles de permiso? ¿Los datos cambian según quién utiliza el sistema?
Identifique qué datos se crean o editan. ¿Se utiliza actualmente un formulario en papel o electrónico para capturar los datos? Tal formulario puede servir como un excelente punto de partida al pensar en el diseño de las pantallas y en cómo se capturan los datos. ¿Cuáles son los datos que se capturan? ¿Cómo se le llama? ¿Es este el nombre real del origen de datos o un nombre común utilizado en esta parte del negocio? Es posible que deba asignar el nombre en el origen de datos al nombre "fácil de recordar" que conocen sus usuarios.
Determinar las decisiones tomadas como parte del flujo del usuario o del sistema. Al final de esta actividad en el proceso, ¿se toma una decisión? ¿Hay alguna manera de que la solución pueda tomar la decisión automáticamente en función de los datos? ¿Hay una jerarquía para los datos? Por ejemplo, cada informe de gastos puede tener múltiples gastos, y algunos tipos de gastos requieren información adicional. ¿Se comunica esta decisión a alguien? ¿Cómo se comunica? ¿Se necesitan aprobaciones antes de que comience el siguiente paso del proceso? ¿Cómo se capturan esas aprobaciones? ¿Hay un usuario o rol específico que pueda aprobar el siguiente paso en el proceso?
Enumere los flujos identificados. Las entrevistas, la documentación y la observación deberían permitirle identificar todos los flujos de la carga de trabajo. Compile una lista de todos los flujos que identifique y clasifíquelos en flujos de usuarios (centrándose en las interacciones del usuario) y flujos de sistema (centrándose en los procesos de back-end y el movimiento de datos).
Defina los puntos de inicio y final del flujo. Para cada flujo identificado, defina claramente dónde comienza y dónde termina. Para los flujos de usuarios, documente cada interacción del usuario y su resultado esperado. Centrarse en la experiencia del usuario y el diseño de la interfaz. Para los flujos del sistema, es necesario identificar los desencadenantes subyacentes y los resultados esperados.
Desglose cada flujo. Divida cada flujo en pasos individuales, describiendo las acciones, decisiones o procesos que ocurren en cada punto. Observe cómo cada paso interactúa con otras partes del sistema, incluidas las dependencias de otros flujos o sistemas externos. Debería poder identificar cómo los flujos se integran y afectan a la carga de trabajo y la experiencia del usuario. Este enfoque dual proporciona una visión global de toda su carga de trabajo.
Documentar salidas únicas. Identifique rutas alternativas o excepciones dentro de cada flujo, como manejo de errores o bifurcación condicional. Si un flujo tiene múltiples resultados posibles, debe agregarlos al catálogo como entradas distintas. Para los flujos de usuarios, debe identificar el comportamiento previsto de la interacción. Para los flujos de sistema, debe identificar el comportamiento previsto del proceso.
Visualizar con diagramas. Cree diagramas de flujo o diagramas para representar visualmente el flujo y sus pasos. Puede utilizar herramientas como Visio, diagramas de secuencia de lenguaje de modelado unificado (UML), diagramas de casos de uso, herramientas de dibujo simples o una lista descriptiva en formato de texto (consulte el Microsoft catálogo de flujo de ejemplo ).
Actualice el flujo asignación de forma iterativa. La asignación de flujos es un proceso iterativo. Los flujos pueden cambiar, dividirse o combinarse, especialmente en la fase de diseño. A medida que los flujos de carga de trabajo se definan más claramente, deberá actualizar el catálogo de flujos para que coincidan. Valide y refine sus diagramas de flujo con comentarios de las partes interesadas para garantizar la precisión y la integridad.
Identificar los procesos de negocio para cada flujo
Los procesos de negocio son una serie de tareas para lograr un resultado, como informes de gastos, administración de vacaciones anuales, cumplimiento de pedidos o control de inventario. La identificación de procesos de negocio para cada flujo implica asignar flujos a uno o más procesos de negocio. Esta asignación le ayuda a comprender la importancia de cada flujo para el negocio.
Es posible que tenga documentación o planes de negocios existentes que proporcionen una asignación de flujos a los procesos de negocios. A veces, los manuales de usuario, los materiales de capacitación o las especificaciones del sistema pueden proporcionar información sobre el uso previsto y el propósito de la carga de trabajo y sus flujos. De lo contrario, es necesario asignar los flujos a los procesos de negocio que respaldan. A continuación se ofrecen recomendaciones para identificar procesos de negocio para cada flujo:
Utilice salidas de carga de trabajo. Puede utilizar los resultados de la carga de trabajo y el desglose del flujo para correlacionar los flujos con los procesos de negocio que respaldan. Primero, revise los resultados que la carga de trabajo genera. El resultado podrían ser informes de ventas, archivos de datos o tareas completadas.
Realizar entrevistas. Hable con los miembros del equipo y las partes interesadas que interactúan con la carga de trabajo. Debe hacer preguntas específicas sobre sus tareas diarias, cómo utilizan la carga de trabajo y qué objetivos logran con ella. Los equipos técnicos suelen tener un conocimiento más profundo de la estructura de la carga de trabajo y pueden proporcionar información sobre los procesos de negocio que respalda.
Supervisar el uso de la carga de trabajo. Para las cargas de trabajo existentes, supervise la carga de trabajo y busque patrones de uso que indiquen procesos de negocio subyacentes, como la entrada de datos, el procesamiento de pedidos o la interacción con el cliente.
Conectar la salida a un proceso de negocio. Conecte los puntos desde las salidas del flujo hasta el proceso empresarial global al que dan soporte. Por ejemplo, si un paso del flujo implica procesar pedidos de clientes, entonces respalda directamente el proceso empresarial de cumplimiento de pedidos. El cumplimiento de pedidos contribuye a los objetivos comerciales de mantener la satisfacción del cliente y generar ingresos. Por último, utilice el desglose del flujo para ayudar a determinar qué flujo creó el informe de ventas.
Identificar propietarios de procesos y partes interesadas para cada flujo
El propietario del proceso de un flujo es la persona responsable de la ejecución correcta de un proceso determinado. Son responsables de ese proceso y de los flujos que lo respaldan. Debe identificar al propietario del proceso para cada flujo de carga de trabajo. También deberá identificar a las partes interesadas para cada flujo. Las partes interesadas pueden participar en la carga de trabajo, tener dependencias de un flujo o administrar una dependencia que el flujo tenga.
Es posible que tenga una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) o una matriz de Responsable, Responsable, Consultado e Informado (RACI) que ya identifica a los propietarios de procesos y a las partes interesadas. Normalmente, los propietarios de procesos son responsables de un proceso y usted consulta o informa a las partes interesadas.
Identificar rutas de escalación para cada flujo
La identificación de rutas de escalación consiste en determinar canales para escalar problemas relacionados con un flujo. Los problemas que deben escalarse podrían ser actualizaciones urgentes, problemas de seguridad, degradaciones o incidentes técnicos. El objetivo de identificar una ruta de escalación es garantizar una resolución oportuna y eficaz de los problemas.
La ruta de escalación que usted trace debe comenzar con la persona o grupo con mayor probabilidad de resolver un problema en particular. Si esta persona o grupo no puede resolver el problema, la ruta de escalación debe identificar el siguiente punto de contacto. El siguiente punto de contacto tiene responsabilidades más amplias y puede coordinar estrategias de mitigación con más partes de la organización. El número de personas en un camino de escalación varía según el flujo y la organización. Demasiadas personas en un camino de escalación pueden ralentizar los esfuerzos de resolución.
Identificar el impacto empresarial de cada flujo
La identificación del impacto empresarial de cada flujo es esencial para comprender cómo cada flujo contribuye a los objetivos empresariales clave. El impacto empresarial podría incluir mejora del rendimiento, ahorro de costes directos o indirectos, mitigación de riesgos o transformación empresarial. Al comprender el impacto tanto positivo como negativo de cada flujo, puede priorizar los esfuerzos para garantizar la fiabilidad de los flujos que más importan para su negocio. Es importante tener en cuenta el impacto directo del error del flujo y su efecto indirecto en otros procesos interconectados. He aquí los pasos para identificar el impacto empresarial de cada flujo:
Identificar el impacto positivo. Determine los beneficios esperados cuando un flujo se ejecuta según lo previsto. Los beneficios esperados podrían incluir una mayor eficiencia y eficacia operativa, una mayor satisfacción del cliente o de los empleados, una mayor seguridad de los datos, garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios o cualquier otro efecto positivo en el negocio.
Identificar el impacto negativo. Evalúe los posibles impactos negativos si un proceso falla o no funciona como se esperaba. Considere la posibilidad de cuantificar las pérdidas específicas, como la caída de los ingresos. Incluya efectos subjetivos como daño a la reputación, erosión de la confianza del cliente o efectos adversos en otros procesos de negocio relacionados.
Defina los supuestos de capacidad y disponibilidad. Establezca supuestos sobre la capacidad y disponibilidad esperada de cada proceso. Tenga en cuenta factores como el horario comercial previsto y el porcentaje de tiempo de actividad objetivo. Si existen expectativas para el objetivo de tiempo de recuperación (RTO) o el objetivo de punto de recuperación (RPO), debe incluir estas expectativas. Estos supuestos ayudan a comprender los requisitos de fiabilidad de cada flujo.
Al evaluar sistemáticamente estos aspectos, puede obtener una visión integral de cómo cada flujo impacta el negocio y tomar decisiones estratégicas sobre la optimización de la fiabilidad.
Asignar una clasificación de criticidad a cada flujo
Una evaluación detallada de la importancia del flujo en relación con los impactos comerciales generales le permite asignar una calificación de criticidad a cada flujo. El propósito es ordenar los flujos por prioridad y asignarles una etiqueta que permita identificar los flujos críticos. Este proceso es una continuación lógica de identificación, asignación y alineación con los procesos y el impacto del negocio. Utilice las siguientes descripciones de criticidad para asignar sus calificaciones críticas:
Crítico (alta criticidad): Los flujos críticos son parte integral de las funciones centrales del negocio. Afectan directamente a aspectos críticos de una empresa, como la experiencia del cliente, las transacciones financieras, los protocolos de seguridad, la salud y la seguridad humanas. El error o la interrupción de estos flujos podría generar importantes efectos negativos inmediatos o de largo plazo. Algunos ejemplos de efectos negativos son la pérdida de ingresos, el abuso de confianza y los problemas legales. Dar prioridad a estos flujos garantiza que los aspectos más cruciales de la carga de trabajo sean sólidos y resistentes.
Importante (criticidad media): Los flujos importantes cumplen parte de una función comercial pero no interactúan directamente con operaciones comerciales críticas ni las afectan. Por ejemplo, si un problema interrumpe un flujo de procesamiento de datos interno, puede volver a intentar el procesamiento de datos sin efectos externos inmediatos. Estos flujos son esenciales para el buen funcionamiento, pero ofrecen un amortiguador en términos de efecto inmediato sobre los clientes o las finanzas, lo que permite gestionar las respuestas a los problemas.
Productividad (baja criticidad): Los flujos de productividad no tienen un efecto directo o significativo en las funciones centrales del negocio ni en la experiencia del cliente. Los ejemplos incluyen procesos auxiliares y casos de uso de equipos pequeños, como transferir archivos periódicamente para realizar copias de seguridad del almacenamiento o procesar encuestas de comentarios. Si bien estos flujos contribuyen al sistema general, es poco probable que su interrupción cause problemas operativos o de negocio inmediatos importantes y, a menudo, existe una solución manual.
Si sigue este enfoque estructurado para asignar la criticidad, puede priorizar los recursos de manera efectiva y concentrarse en mantener y mejorar la fiabilidad y efectividad de sus flujos más críticos.
Compensación: Las mayores expectativas de confiabilidad a veces coinciden con mayores costos operativos y carga de gestión para los operadores. Asegúrese de que las partes interesadas comprendan los posibles aumentos de costes de la mejora de la fiabilidad de los flujos críticos.
Ejemplo de catálogo de flujo
El siguiente ejemplo proporciona un escenario completo e ilustra puntos importantes para ayudarle a identificar, asignar y priorizar sus flujos. La carga de trabajo de ejemplo es una aplicación de línea de negocio para informes de gastos, que permite a los empleados completar formularios de gastos, a los gerentes revisar y aprobar los gastos y a los auditores revisar informes semanales.
Flujo de usuarios 1: Rellenar el formulario de gastos
Descripción del flujo: Los empleados utilizan la aplicación para completar el formulario de gastos.
Procesos de negocio: Este flujo permite completar y enviar el formulario de gastos , pero es asincrónico, lo que lo hace menos crítico.
Propietario del proceso: Administrador de la empresa
Partes interesadas: empleados, gerente de línea, administración de la empresa
Rutas de escalamiento: Equipo de aplicación, equipo de plataforma
Impacto en el negocio: este flujo es importante para que los empleados reclamen gastos, pero no influye directamente en el flujo de ingresos principal del negocio ni tiene un impacto directo en el cliente. Cuando los empleados no pueden crear declaraciones de gastos debido a la falta de disponibilidad de este flujo, no tiene un impacto negativo en los ingresos o la reputación de la empresa. Los empleados pueden presentar los gastos más adelante. Un tiempo de inactividad prolongado podría generar recargos en la tarjeta de crédito si no se realizan los pagos de los gastos. Sin embargo, la alta disponibilidad no es esencial para este proceso. Los administradores comerciales especificaron un requisito de disponibilidad del 90 % para este proceso y están de acuerdo con el tiempo de inactividad fuera del horario comercial por motivos de mantenimiento.
Índice de criticidad: Productividad (Baja)
Flujo de usuarios 2: Revisar y aprobar gastos
Descripción del flujo: Los gerentes de línea del empleado revisan y aprueban el reclamo de gastos.
Procesos de negocio: Este flujo admite la revisión y aprobación de reclamos de gastos, pero es un proceso asincrónico.
Propietario del proceso: Administrador de la empresa
Partes interesadas: empleados, gerente de línea, administración de la empresa
Ruta de escalamiento: Equipo de aplicación, equipo de plataforma
Impacto en el negocio: Este flujo permite a los gerentes de línea revisar y aprobar reclamos de gastos y solicitar más detalles. La alta disponibilidad de este flujo no es crítica, ya que los superiores inmediatos tienen siete días para aprobar las declaraciones de gastos. Cuando los empleados no pueden crear declaraciones de gastos debido a la falta de disponibilidad de este flujo, no tiene un impacto negativo en los ingresos o la reputación de la empresa. Los empleados pueden presentar los gastos más adelante. Un tiempo de inactividad prolongado podría generar recargos en la tarjeta de crédito si no se realizan los pagos de los gastos. Sin embargo, la alta disponibilidad no es esencial para este proceso. Los administradores comerciales especificaron un requisito de disponibilidad del 90 % para este proceso y están de acuerdo con el tiempo de inactividad fuera del horario comercial por motivos de mantenimiento.
Índice de criticidad: Productividad (Baja)
Flujo de usuarios 3: introducir y registrar transacciones
Descripción del flujo: Los administradores comerciales deben revisar los gastos y registrar las transacciones para que se pague el crédito Tarjetas.
Procesos de negocio: Este flujo soporta el pago de cargos de crédito tarjeta.
Propietario del proceso: Administrador de la empresa
Partes interesadas: administración de la empresa, equipo de plataforma, equipo de datos
Ruta de escalamiento: Equipo de plataforma, equipo de datos, ingeniero de guardia del equipo de plataforma
Impacto en el negocio: Este flujo es fundamental para pagar los gastos, y la falta de pago podría generar cargos de crédito tarjeta. Sin embargo, suele pasar suficiente tiempo entre la presentación de los gastos y el vencimiento del pago. Los administradores comerciales especificaron un requisito de disponibilidad del 90 % para este proceso y están de acuerdo con el tiempo de inactividad fuera del horario comercial por motivos de mantenimiento.
Índice de criticidad: medio
Flujo de sistema 4: Crear un informe de gastos semanal
Descripción del flujo: Se crea un informe semanal de gastos para que el director financiero lo revise. El informe se genera y se publica en Power BI y se envía una notificación al director financiero.
Procesos de negocio: Este flujo apoya la revisión de gastos.
Propietario del proceso: CFO
Partes interesadas: Administración de empresas, todos los equipos técnicos
Ruta de escalamiento: ingeniero de guardia del equipo de aplicaciones, ingeniero de guardia del equipo de plataformas, ingeniero de guardia del equipo de datos
Impacto en el negocio: la falta de disponibilidad de este flujo no afecta los ingresos ni la reputación de la empresa. Los administradores comerciales especificaron un requisito de disponibilidad del 90 % para este proceso y están de acuerdo con el tiempo de inactividad fuera del horario comercial por motivos de mantenimiento.
Índice de criticidad: medio
Flujo de usuarios 5: Gastos de auditoría
Descripción del flujo: Los auditores externos realizan auditorías justo a tiempo de los gastos para verificar si los informes cumplen con los requisitos de cumplimiento.
Procesos de negocio: Este flujo apoya directamente los procesos de cumplimiento y auditoría. Sin esta funcionalidad, la empresa podría enfrentarse a multas por parte de auditores externos.
Propietario del proceso: Equipo de la plataforma
Partes interesadas: equipo de plataforma, equipo de operaciones, administradores comerciales
Ruta de escalamiento: Ingeniero de guardia del equipo de la plataforma
Impacto en el negocio: Este flujo requiere alta disponibilidad porque los auditores externos pueden solicitar informes de gastos sin previo aviso ni notificación. Si este flujo no está disponible, podría dar lugar a multas. Se trata de un proceso clave para el que la empresa espera un tiempo de actividad del 99,9 %, incluso en horario laboral ampliado.
Índice de criticidad: Alto
Facilitación de Power Platform
Plantéese el uso de minería de procesos y minería de tareas en Power Automate incluyendo una representación del proceso, una poderosa herramienta que puede ayudarle a visualizar y analizar sus procesos de negocio.
Aprenda a convertir sus ideas en una solución completamente funcional planeando un proyecto de Power Apps.
Lista de comprobación de fiabilidad
Consulte el conjunto completo de recomendaciones.