Recomendaciones para formalizar tareas rutinarias y no rutinarias
Se aplica a esta recomendación de la lista de verificación de Excelencia Operacional Bien Diseñada: Power Platform
| OE:02 | Formalice la forma en que ejecuta tareas operativas rutinarias, según sea necesario y de emergencia mediante el uso de documentación, listas de verificación o automatización. Esfuércese por lograr coherencia y previsibilidad en los procesos y resultados del equipo adoptando prácticas y enfoques líderes en la industria, como el enfoque de "desplazamiento a la izquierda". |
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Esta guía describe las recomendaciones para formalizar tareas rutinarias y no rutinarias. Formalizar las tareas rutinarias y no rutinarias es crucial para prácticas eficientes y exitosas de gestión de la carga de trabajo. La adopción de herramientas y prácticas probadas en la industria ayuda a los equipos de carga de trabajo a optimizar la eficiencia y la coherencia y a automatizar los procesos cuando sea práctico. Esta práctica ayuda a minimizar el riesgo de no estar preparado cuando surgen problemas y garantiza que el soporte de la carga de trabajo sea eficiente. Al ser coherentes sobre cómo se gestionan las tareas rutinarias, improvisadas y de emergencia, los miembros del equipo de carga de trabajo pueden minimizar el riesgo de errores y reforzar un sentido común de propiedad.
Estrategias clave de diseño
Los procesos consistentes hacen que la calidad de su trabajo sea predecible, y la calidad del trabajo predecible hace que el soporte de la carga de trabajo sea más fluido. Para lograr coherencia en sus procesos, necesita estandarizar los procesos y documentar los procedimientos operativos estándar. La estandarización ayuda a los equipos de carga de trabajo a mantener y mejorar continuamente su carga de trabajo bajo la gobernanza general de la organización. Utilice estrategias como la automatización y los enfoques de desplazamiento a la izquierda para minimizar áreas potenciales de imprevisibilidad.
La estandarización de procesos adopta muchas formas. Aquí ofrecemos algunas recomendaciones generales:
Los procesos que estandarice deben cubrir todos los aspectos de la gestión de la carga de trabajo: confiabilidad, seguridad, rendimiento, experiencia y procesos operativos. El equipo de carga de trabajo debe tener tanta propiedad de los procesos como sea necesaria para mantener y mejorar continuamente la carga de trabajo bajo la gobernanza general de la organización.
La documentación que usted produce captura sus procedimientos operativos estándar y dicta cómo se hacen las cosas, pero la documentación nunca es definitiva. Los procedimientos deben evolucionar a medida que evolucionan su carga de trabajo y su equipo. Revise y desafíe periódicamente los estándares para asegurarse de que sean los correctos para su equipo en este momento. Su documentación debe tener plantillas y versiones controladas para garantizar la coherencia en los formatos de la documentación y que haya un registro de revisiones y actualizaciones.
Divida las tareas rutinarias, improvisadas y de emergencia en elementos de la lista de verificación que sean fáciles de entender para que los equipos de carga de trabajo puedan lograr coherencia en sus procesos y minimizar áreas potenciales de imprevisibilidad.
Un ejemplo de tarea rutinaria es el proceso de aplicar una actualización a una solución que se encuentra en el entorno de producción. Cuando determina que necesita realizar una actualización de la solución, el equipo de carga de trabajo puede crear una lista de verificación que incluya elementos como:
Pruebe la actualización en entornos de prueba y provisionales.
Cree una solicitud de gestión de cambios para implementar la actualización en producción.
Actualice la documentación, como una wiki o una base de conocimientos, para reflejar la información más reciente.
Revise la ventana de interrupción para minimizar las interrupciones a los usuarios.
Enfoque cada elemento de la lista de verificación en una tarea discreta que esté claramente definida.
Las tareas improvisadas y de emergencia dependen de cada escenario, pero los operadores aún deben comprender claramente sus funciones y responsabilidades. Necesitan saber cómo interactuar con el equipo de carga de trabajo y con otros equipos de la organización para realizar de manera eficiente ese tipo de tareas.
Por ejemplo, un tarea improvisado podría implicar la activación de una nueva configuración o característica ambiente, o el uso de componentes de código para experiencias de desarrollador. Es posible que no exista una lista de verificación completa para probar este tipo de recurso. Sin embargo, debe haber listas de verificación generales para agregar nuevos recursos o características a sus entornos y estándares que cubran las pruebas de rendimiento, seguridad y confiabilidad en cada etapa.
Asimismo, su plan de respuesta a emergencias debe definir claramente las funciones y responsabilidades y los procesos y procedimientos generales. Debe cumplir con este plan en situaciones de emergencia para asegurarse de manejarlas de manera eficiente.
Las operaciones improvisadas y de emergencia también son buenas oportunidades para aprender cómo mejorar sus procedimientos operativos estándar. Pídale al equipo de carga de trabajo que reflexione sobre las formas en que las operaciones podrían haber sido más fluidas y determine si una actualización de los procesos existentes podría ser beneficiosa en el futuro.
Adopte prácticas probadas en la industria para minimizar el tiempo que su equipo dedica a inventar procesos y estándares. Seguir prácticas ágiles con Scrum, organizar su trabajo a través de tableros Kanban y adoptar un espíritu de desplazamiento hacia la izquierda son ejemplos de prácticas que son efectivas para organizaciones de cualquier tamaño. Muchas organizaciones maduras utilizan procedimientos operativos estándar controlados por versiones, wikis, manuales de nuevos empleados y manuales de operaciones para imponer la coherencia.
Confíe en la experiencia de su equipo para decidir qué prácticas se adaptan a la gestión del ciclo de vida de su carga de trabajo. Aprenda de otros equipos sobre los estándares que implementaron con éxito para comprender cómo determinadas prácticas encajan en su estructura organizacional.
Incorpore requisitos organizacionales y funciones transversales en sus procedimientos operativos estándar. Es posible que su organización tenga estándares para algunos procesos que debería adoptar, como la gestión y el soporte de cambios. Sin embargo, es posible que también tenga la posibilidad de desarrollar sus propios estándares para otros procesos, así que busque formas de incorporar los estándares requeridos en sus procesos. Es probable que los procesos que posee se crucen con los procesos de otros equipos, por lo que debe esforzarse por alinear los estándares en la medida de lo posible.
Documente dónde divergen los procesos del equipo de carga de trabajo y de otros equipos para garantizar que el equipo de carga de trabajo pueda trabajar mejor con otros equipos cuando haya puntos de intersección. Los equipos de seguridad central pueden utilizar herramientas y procedimientos diferentes a los del equipo de carga de trabajo, y los equipos pueden colaborar más fácilmente si son conscientes de esas diferencias.
Utilice la automatización para lograr coherencia. Automatice tareas repetitivas y propensas a errores humanos para aliviar la carga de gestión de su equipo. Busque oportunidades para automatizar procesos, como generar tickets de gestión de servicios de TI. Obtenga más información en Recomendaciones para implementar la automatización.
Compensación: La codificación de procedimientos operativos estándar puede conllevar el riesgo de conducir al estancamiento o la complacencia. Se deben seguir estándares, pero no deben ser rígidos ni estáticos. Esfuércese por encontrar un equilibrio entre el cumplimiento estricto y la tolerancia a la innovación para que sus procesos puedan evolucionar de forma segura con el tiempo.
Facilitación de Power Platform
Si bien no existen productos que faciliten directamente la formalización de procesos y procedimientos, Power Platform publica una guía completa sobre este tema. Microsoft Utilice esta guía para comprender las prácticas recomendadas y probadas en la industria y considerar cómo aplicarlas a su carga de trabajo.
Power Platform Well-Architected también proporciona una guía detallada sobre los procesos y procedimientos que deben codificarse para garantizar que su carga de trabajo y su equipo funcionen de acuerdo con los estándares de la industria:
- Recomendaciones para implementar la automatización
- Recomendaciones para habilitar la automatización en su carga de trabajo
- Recomendaciones para formalizar las prácticas de gestión del desarrollo de software
- promover una cultura ágil dentro de tu equipo