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Utilice las aplicaciones Solicitud de hardware y Administración de hardware

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Una vez completados los pasos de configuración e instalación, las aplicaciones están listas para Compartir y usar.

Usar la aplicación de solicitud de hardware

La aplicación Hardware Request es sencilla y fácil de usar, por lo que no es necesaria ninguna capacitación especializada del usuario para el proceso de solicitud. La aplicación lo guía a través de la creación y el envío de una solicitud para iniciar el flujo de trabajo para la aprobación en la aplicación de administración. Este artículo proporciona una breve descripción general de las funciones compatibles con la aplicación Hardware Request.

Captura de pantalla de la página de inicio de la aplicación de solicitud de hardware.

Crear una nueva solicitud para hardware

La aplicación Solicitud de hardware simplifica la forma en que usted compra y envía solicitudes de nuevo hardware. Realice estos pasos para comenzar:

  1. En la página de inicio, Seleccionar Crear nueva solicitud para ir a la página Seleccionar Desde dispositivos disponibles . Aquí verás un mosaico separado para cada tipo de producto .

    Captura de pantalla de la página de selección del tipo de dispositivo de la aplicación de Solicitud de hardware.

  2. Desde la página de selección de dispositivo, entre:

    1. Seleccionar un mosaico para ir a los productos dentro de un tipo de producto específico.
    2. Filtrar por descripción del producto en el Búsqueda rápida. . Esto reduce la cantidad de mosaicos y la cantidad de productos dentro de cada uno antes de seleccionar un tipo de dispositivo.

  3. Desde la vista de categoría de producto, puede agregar filtros por marca o subtipo, o buscar en la descripción del producto.

  4. Para cada solicitud de producto, asegúrese de indicar la cantidad. Puede ingresar la cantidad o Seleccionar más (+).

  5. Seleccionar Añadir al carrito.

  6. Repita los pasos según sea necesario para llenar el carrito con todos los artículos necesarios.

  7. Seleccionar el carrito de compras para pagar.

  8. En la página de pago, puede agregar la siguiente información:

    • Título de la solicitud : dale un nombre a tu solicitud

    • Grupo empresarial - Seleccionar su grupo empresarial

    • Solicitado en nombre de : si está solicitando para otra persona, Seleccionar su nombre en el menú desplegable

    • Detalles adicionales : proporcione cualquier detalle que pueda ser útil

  9. Revise cada solicitud de hardware y cantidad para garantizar la precisión. Tienes la opción de Seleccionar Eliminar si es necesario.

  10. Seleccione Enviar solicitud. Cuando se completa, aparece la página Solicitud enviada .

Ver requisitos de hardware

Una vez que envíe una solicitud en la aplicación Solicitud de hardware, podrá ver su progreso. Realice estos pasos:

  1. En la página de inicio, Seleccionar Ver mis solicitudes.
  2. Ver sus solicitudes. La página Mis solicitudes muestra una tabla con todas sus solicitudes. Los campos de la tabla son:
    • Nombre de solicitud
    • Aprobador
    • Estado de aprobación
    • Fase
    • Enviado en (fecha)
    • Completado el (fecha)
  3. Seleccionar el ojo para ver más detalles sobre una solicitud específica.

Ver dispositivos

También puedes ver los dispositivos que están asignados a ti. Realice estos pasos:

  1. En la página de inicio, Seleccionar Ver mis dispositivos.

  2. Ver sus dispositivos. La página Mis activos muestra una tabla con todos sus dispositivos asignados. Los campos son:

    • Nombre de dispositivo
    • Número de activo
    • Fabricante
    • Entregado el (fecha)
    • Se puede actualizar (fecha)

Usar la aplicación administración de hardware

Las solicitudes de hardware son gestionadas por un equipo en la aplicación Gestión de hardware. Esta sección cubre los escenarios de administración de hardware más probables que puede encontrar como administrador de hardware.

La aplicación de administración de hardware está diseñada para ser flexible y poder manejar una variedad de escenarios para usted. El objetivo es siempre que los datos del sistema reflejen cómo existen las solicitudes, los activos y el presupuesto en el mundo real.

Revisar y aprobar una solicitud que requiere una compra

El flujo de trabajo del proceso de solicitud comienza con la importante decisión de aprobar o rechazar. Para tomar esta decisión, el administrador de hardware recibe la mayor cantidad de información relevante posible. Debido a que esta decisión se toma antes de la compra, usted u otros administradores de hardware pueden tomar medidas desde la aplicación Administración de hardware, Microsoft Teams o Microsoft Outlook.

Usar la aplicación Administración de hardware para solicitudes que requieran una compra

Siga estos pasos para revisar y aprobar una solicitud que requiere una compra directamente en la aplicación de Administración de hardware.

  1. Seleccionar Solicitudes en el panel izquierdo de la aplicación Administración de hardware.

  2. Seleccionar y Solicitudes abiertas para ver una lista de solicitudes abiertas (Nota: el orden predeterminado es por fecha de Enviado el (descendente) con las solicitudes más nuevas en la parte superior).

  3. Seleccionar el hipervínculo del nombre de la solicitud de la solicitud que desea revisar. Te lleva a la pestaña Solicitud de hardware General .

    Captura de pantalla de la gestión de una solicitud que requiere una orden de compra en la aplicación de administración de hardware.

    La pestaña Solicitud de hardware General proporciona una descripción general de la solicitud. La información en la página de descripción general le ayudará a tomar la decisión de aprobar o rechazar la solicitud. La descripción general incluye estas secciones:

    • Detalles
      • Name
      • Grupo empresarial
      • Enviado por
      • Requiere indicador de compra
      • Cantidad
      • Enviado en fecha/hora
      • Completado en la fecha
      • Solicitado para
      • Número de solicitud
    • Aprobación
      • Status
      • Comments
      • Aprobado por
      • Fecha de aprobación
      • Detalles adicionales: introducidos como texto libre desde la solicitud
    • Elementos
      • Descripción del Producto
      • quantity
      • price
    • Pedidos de compra
    • Activos
    • Encabezado: contiene el rastreador de estado que permite a Administrador identificar rápidamente en qué parte del proceso se encuentra la solicitud y tiene funciones ejecutables para cada paso en el proceso

  4. Seleccionar en la Revisión paso en el rastreador de estado.

  5. Actualice el estado de aprobación de Pendiente a Aprobado.

  6. Mantenga el valor predeterminado establecido en Sí para ¿Requerir compra? , ya que se trata de un escenario de compra.

  7. Seleccione Ejecutar flujo para Notificar revisión completa. Esto notifica al usuario solicitante la acción de aprobación.

  8. Seleccione Siguiente fase para avanzar al paso Comprar.

Usar Teams para solicitudes que requieran una compra

Se puede configurar para que tenga un elemento de flujo de trabajo para Aprobaciones configurado para ellos en Teams. El flujo de trabajo llega cuando se envía una solicitud de hardware junto con una notificación en Actividad. Siga estos pasos para iniciar el escenario del proceso de aprobación:

  1. Seleccionar Aprobaciones en el panel izquierdo de la aplicación Administración de hardware.

  2. Elija la solicitud a revisar y se abrirá una tarjeta con los detalles relevantes de la solicitud:

    • Estado – Solicitado en este caso (eventualmente el estado será Aprobado o Rechazado)
    • Name
    • Enviado por
    • Cantidad
    • Detalles adicionales: introducidos como texto libre desde la solicitud
    • Artículos: la lista incluye la descripción del producto, la cantidad y el precio.
    • Adjuntos: documentos relevantes para la revisión
    • Flujo de estado: muestra el momento de la acción del solicitante al aprobador
    • Comentarios: le permite a usted, como aprobador, utilizar texto libre para explicar la decisión.

  3. Seleccionar Aprobar para avanzar a la Compra paso.

Obtenga más información sobre las aprobaciones en . Microsoft Teams

Usar Outlook para solicitudes que requieran una compra

Se puede configurar para que los correos electrónicos se dirijan a su Bandeja de entrada de Outlook o a la de otro administrador de hardware cuando se envíe una solicitud. Siga estos pasos para iniciar este escenario de proceso de aprobación:

  1. Cuando llegue un correo electrónico de solicitud de hardware, simplemente abra el correo electrónico para revisar los detalles relevantes de la solicitud:

    • Estado – Solicitado en este caso (eventualmente Aprobado o Rechazado)
    • Name
    • Enviado por
    • Cantidad
    • Detalles adicionales: introducidos como texto libre desde la solicitud
    • Elementos
      • Descripción
      • quantity
      • price
    • Adjuntos: documentos relevantes para la revisión
    • Flujo de estado: muestra el momento de la acción del solicitante al aprobador
    • Comentarios: permite al aprobador explicar la decisión

  2. Seleccionar Aprobar para avanzar a la Compra paso.

Nota

La aprobación en sí no activa la compra automáticamente. La orden de compra se realiza por separado.

Revisar y aprobar una solicitud que no requiere una compra

Las solicitudes que no requieren la compra de paso (activos que ya están en el inventario) deben manejarse de forma ligeramente diferente. Como hay menos pasos, el proceso es más sencillo:

Usar la aplicación Administración de hardware para una solicitud que no requiera una compra

Siga estos pasos para realizar una situación en la que utilice la aplicación de administración de hardware para procesar una solicitud que no requiere una compra:

  1. Seleccionar Solicitudes en el panel izquierdo de la aplicación Administración de hardware.

  2. Seleccionar Solicitudes abiertas para ver una lista de solicitudes abiertas (Nota: el orden predeterminado es por fecha de Enviado el (descendente) con las solicitudes más nuevas en la parte superior).

  3. Seleccionar el hipervínculo del nombre de la solicitud de la solicitud que desea revisar. Lo lleva a la pestaña Solicitud de hardware General , que proporciona una descripción general de la solicitud. La información le ayudará a tomar la decisión de aprobar o rechazar la solicitud. La página de descripción general incluye estas secciones:

    • Detalles
      • Name
      • Grupo empresarial
      • Enviado por
      • Requiere indicador de compra
      • Cantidad
      • Enviado en fecha/hora
      • Completado en la fecha
      • Solicitado para
      • Número de solicitud
    • Aprobación
      • Status
      • Comments
      • Aprobado por
      • Fecha de aprobación
    • Detalles adicionales: muestra la entrada de texto libre relacionada con la solicitud
    • Elementos
      • Descripción
      • quantity
      • price
    • Pedidos de compra
    • Activos
    • Encabezado: contiene el rastreador de estado que lo ayuda a identificar rápidamente las etapas del proceso de solicitud y contiene una función ejecutable para cada paso en el proceso.

  4. Seleccionar Revisión en el rastreador de estado.

  5. Actualice el campo Estado de aprobación de Pendiente a Aprobado.

  6. Para ¿Requiere compra?, cambie el valor predeterminado de Sí a No ya que en este escenario no se requiere una compra.

  7. Seleccionar Ejecutar flujo para Notificar revisión completa. Esta acción notifica al solicitante la acción de aprobación.

  8. Seleccionar Siguiente etapa para avanzar a la Entrega paso.

Nota

Cambiar una solicitud ¿Requerir compra? del valor predeterminado Sí a No no se puede hacer en Teams ni Outlook. Para esta función se debe utilizar la aplicación Administración de hardware.

Revisar y aprobar una solicitud de inventario mixto

Cuando la solicitud incluye tanto artículos para comprar como artículos disponibles, se requiere un enfoque híbrido.

Es mejor ver la solicitud como ¿Requiere compra? Sí con elementos individuales asignados como activos existentes. Siga estos pasos para revisar y aprobar una solicitud de inventario mixto en la aplicación Administración de hardware:

  1. Agregue un comentario de aprobación para indicar al Comprador qué artículos se asignarán del inventario activo existente (por ejemplo, no se debe comprar el cargador USB-C; asignar del inventario).
  2. Vaya al bloque Activos , Seleccionar los puntos suspensivos (…) y luego Seleccionar Agregar existente activo.
  3. Ingrese el nombre del activo en Buscar registros y busque.
  4. Seleccionar el activo y luego Seleccionar Agregar. Esta acción asigna activo a la solicitud.

Rechazar una solicitud

Después de la revisión, se puede decidir que no se debe continuar con una solicitud. La solicitud puede ser duplicada, un error o exceder el presupuesto. En este caso deberá rechazar la solicitud. Esto garantiza que no se realice ninguna compra ni ninguna otra acción. Puede rechazar una solicitud en Teams, Outlook o la aplicación de Administración de hardware directamente.

Usar la aplicación Administración de hardware para rechazar una solicitud

Siga estos pasos para rechazar una solicitud directamente en la aplicación Administración de hardware:

  1. Seleccionar Solicitudes en el panel izquierdo de la aplicación Administración de hardware.

  2. Seleccionar Abrir solicitud para ver una lista de solicitudes (Nota: el orden predeterminado es por fecha de "Enviado el" (descendente) con las solicitudes más nuevas en la parte superior).

  3. Seleccionar el hipervínculo del nombre de la solicitud de la solicitud que desea revisar. Lo lleva a la pestaña Solicitud de hardware General , que proporciona una descripción general de la solicitud. La información le ayudará a tomar la decisión de aprobar o rechazar la solicitud. La página de descripción general incluye estas secciones:

    • Detalles
      • Name
      • Grupo empresarial
      • Enviado por
      • Requiere indicador de compra
      • Cantidad
      • Enviado en fecha/hora
      • Completado en la fecha
      • Solicitado para
      • Número de solicitud
    • Aprobación
      • Status
      • Comments
      • Aprobado por
      • Fecha de aprobación
    • Detalles adicionales: muestra la entrada de texto libre relacionada con la solicitud
    • Elementos
      • Descripción
      • quantity
      • price
    • Pedidos de compra
    • Activos
    • Encabezado: contiene el rastreador de estado que lo ayuda a identificar rápidamente las etapas del proceso de solicitud y contiene una función ejecutable para cada paso en el proceso

  4. Seleccionar la Revisión paso en el rastreador de estado.

  5. Actualice el campo Estado de aprobación de Pendiente a Rechazado.

  6. Seleccione Ejecutar flujo para Notificar revisión completa. Esta acción notifica al usuario que realiza la solicitud de la acción de aprobación.

Usar Teams para rechazar una solicitud

Los administradores de hardware tienen un elemento de flujo de trabajo para Aprobación en Teams que llega cuando se envía una solicitud, junto con una notificación en Actividad. Para comenzar con el proceso de rechazar una solicitud de hardware a través de Teams, siga estos pasos:

  1. Seleccionar Aprobaciones en el panel izquierdo de Teams.

  2. Seleccione la solicitud a revisar; se abrirá una tarjeta con los detalles relevantes de la solicitud:

    • Estado: muestra Solicitado en este caso (eventualmente Aprobado o Rechazado)
    • Name
    • Enviado por
    • Cantidad
    • Detalles adicionales: muestra la entrada de texto libre relacionada con la solicitud
    • Artículos: enumera los productos con descripción, cantidad y precio.
    • Archivos adjuntos: muestra documentos relevantes para revisar
    • Flujo de estado: muestra el momento de la acción del solicitante al aprobador
    • Comentarios: permite al aprobador explicar la decisión

  3. Seleccione Rechazar.

Usar Outlook para rechazar una solicitud

Los administradores de hardware reciben un correo electrónico en su bandeja de entrada de Outlook que llega cuando se envía una solicitud y está lista para su revisión. Para rechazar una solicitud de hardware a través de Outlook, siga estos pasos:

  1. Abra la solicitud para revisar el correo electrónico. El correo electrónico tiene los detalles relevantes para la solicitud:
    • Estado – Solicitado en este caso (eventualmente Aprobado o Rechazado)
    • Name
    • Enviado por
    • Cantidad
    • Detalles adicionales: muestra la entrada de texto libre relacionada con la solicitud
    • Artículos: enumera la descripción del producto, la cantidad y el precio.
    • Archivos adjuntos: muestra documentos relevantes para su revisión
    • Flujo de estado: muestra el momento de la acción del solicitante al aprobador
    • Comentarios: permite al aprobador explicar la decisión
  2. Seleccione Rechazar.

Comprar

Una vez aprobada la solicitud, está lista para comprar. Cualquier artículo que requiera compra se agrega a una Orden de compra en el sistema de compras de su empresa. Para que la aplicación de Gestión de hardware refleje la realidad de esa orden de compra, actualice la solicitud con la información de la orden de compra. Realice estos pasos:

  1. Seleccionar los puntos suspensivos (…) en el mosaico Órdenes de compra en la solicitud y Seleccionar + Agregar nueva orden de compra.

  2. Ingrese los campos y Seleccionar Guardar.

    Campos obligatorios para una compra:

    • Nombre (Nota: el nombre de la Orden de compra puede coincidir con la Solicitud)
    • Grupo empresarial: muestra el grupo que es financieramente responsable de la compra.
    • Presupuesto: muestra dónde se asignarán los fondos.

    Campos opcionales para una compra:

    • Número de orden de compra (asignado externamente)
    • Cantidad
    • Solicitud de hardware
    • Moneda

  3. Una vez ingresada la orden de compra, ejecute el flujo de notificación para comunicar la finalización de la etapa. En la descripción general, seleccione Comprar dentro del flujo de trabajo y luego seleccione Ejecutar flujo para Notificar compra completa. En la ventana que aparece, Seleccionar Ejecutar Flow nuevamente.

  4. Avance el flujo de trabajo seleccionando Comprar en el flujo de trabajo y luego Seleccionar Siguiente etapa.

Recibir

Una vez recibido el envío de los productos solicitados, usted está listo para crear activos, comunicar la recepción y avanzar en el flujo de trabajo en la aplicación de Gestión de Hardware. Siga estos pasos para actualizar la solicitud:

  1. Seleccionar Solicitudes en el panel izquierdo de la aplicación Administración de hardware.
  2. Crear activos para los bienes recibidos.
    1. Seleccione Recibir dentro del flujo de trabajo
    2. Seleccione Ejecutar flujo para Crear recursos
    3. En la ventana, Seleccionar Ejecutar flujo nuevamente
  3. Comunicar el evento de recepción al solicitante.
    1. Seleccione Recibir dentro del flujo de trabajo
    2. Seleccione Ejecutar flujo para Notificar revisión completa
    3. En la ventana, Seleccionar Ejecutar flujo nuevamente
  4. Avanzar en el flujo de trabajo.
    1. Seleccione Recibir en el flujo de trabajo
    2. Seleccione Fase siguiente
    3. Seleccione Recibir en el flujo de trabajo
    4. Seleccione Ejecutar flujo para Notificar revisión completa
    5. En la ventana, Seleccionar Ejecutar flujo nuevamente

Entregar

Ahora que los activos están a mano, es hora de entregarlos. Una vez que el solicitante esté en posesión de los activos, siga estos pasos para actualizar la solicitud:

  1. Seleccionar Solicitudes en el panel izquierdo de la aplicación Administración de hardware.
  2. Crear activos para cada artículo entregado.
    1. Seleccione Entregar dentro del flujo de trabajo
    2. Seleccione Ejecutar flujo para Establecer activos como entregados
    3. Seleccione de nuevo Ejecutar flujo en la ventana que aparece
  3. Comunicar el evento de entrega al solicitante.
    1. Seleccione Entregar dentro del flujo de trabajo
    2. Seleccione Ejecutar flujo para Notificar entrega completa
    3. En la ventana que aparece, introduzca Entregado en fecha
    4. Seleccione Ejecutar flujo de nuevo
  4. Avanzar en el flujo de trabajo.
    1. Seleccionar Entregar en el flujo de trabajo y seleccione Siguiente fase

Completa

Actualice la solicitud para reflejar que el proceso está completo. Realice estos pasos:

  1. Seleccionar Solicitudes en el panel izquierdo de la aplicación Administración de hardware.
  2. Comunicar la finalización al solicitante.
    1. Seleccione Completar dentro del flujo de trabajo
    2. Seleccione Ejecutar flujo para Notificar solicitud completa
    3. Seleccione de nuevo Ejecutar flujo en la ventana que aparece
  3. Completar el flujo de trabajo.
    1. Seleccione Completar en el flujo de trabajo
    2. Introduzca Completado en fecha y luego seleccione Finalizar

Reasignación de una solicitud

Puede que sea necesario reasignar una solicitud a un aprobador diferente al seleccionado de forma predeterminada al enviarla a través de la aplicación de solicitud. Puede completar la acción desde la aplicación de administración de hardware o Teams.

Usar la aplicación Administración de hardware para reasignar una solicitud

Siga estos pasos para reasignar una solicitud a un aprobador diferente:

  1. Seleccionar Solicitudes en el panel izquierdo de la aplicación Administración de hardware.

  2. Seleccionar Asignar para que aparezca la ventana Asignar solicitud de hardware .

    Nota

    Dependiendo del tamaño de la ventana, es posible que necesite seleccionar los puntos suspensivos (…) para ver Asignar.

  3. Para Asignar a, Seleccionar Usuario o Equipo. Para el usuario o equipo, puede ver todo o filtrar para ver solo usuarios o solo equipos.

  4. Una vez realizada una selección para la reasignación, Seleccionar Asignar.

Usar Teams para reasignar una solicitud

Siga estos pasos para reasignar una solicitud a un aprobador diferente en Teams:

  1. En el tarjeta, Seleccionar Reasignar.
  2. Comience a escribir el nombre en Reasignar a (se realizan sugerencias en función de la entrada).
  3. Una vez seleccionado un nombre, haga clic en Seleccionar Confirmar para completar la reasignación.

Notificar que el hardware es elegible para actualización

A cada activo se le asigna una fecha de Actualización elegible el . La fecha se calcula en base a:

  • Plazo de actualización (meses) en la política de actualización del producto
  • Entregado el fecha del activo

Periódicamente se ejecuta un flujo para Notificar actualización de activos elegibles. Para los activos activos que superan su fecha de actualización, se envía una notificación para informar al propietario del activo. El activo en sí también se actualiza para reflejar la fecha en la que se envió la notificación. Pasado ese tiempo se podrá solicitar la reposición del activo, según la directiva. Una vez que se entrega el reemplazo, el activo anterior se puede actualizar al estado Retirado.

Importación masiva para compra al por mayor

Para crear activos comprados al por mayor, utilice la integración en línea de Excel. Importe de forma masiva estos activos y asocie la importación a una orden de compra por motivos de acumulación de presupuesto sin necesidad de una solicitud.

Obtenga información sobre solicitudes y activos de hardware

La aplicación está construida con un puñado de informes impulsados por Power BI que le permiten monitorear actividades de solicitud, presupuestos y activos para permitir operaciones eficientes. Seleccionar Paneles de control y luego Informes en el panel izquierdo para comenzar.

Panel de solicitud de hardware

El Panel de solicitudes de hardware ofrece una vista gráfica de la actividad de las solicitudes. Seleccione el período del menú desplegable (Hoy, Ayer, Esta semana, Semana pasada…) para el filtro de fecha Enviado el que desee. Los gráficos se actualizan con las vistas de:

  • Por estado
  • Por fase
  • Actividad por cuenta
  • Actividad por cantidad

Captura de pantalla de el panel de solicitudes de hardware en la aplicación Administración de hardware.

Informe de administración de hardware

Cambie la vista de Panel de solicitudes físicas a Informe de gestión de hardware para ver informes detallados con totales y gráficos en el encabezado para:

  • Presupuesto
  • Solicitudes de
  • Activos