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Empezar a usar la aplicación Reserva de citas

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Hay varios tipos de usuarios que interactúan de alguna manera con la aplicación Solicitud y administración de hardware:

  • Proveedor de citas: como proveedor de citas, utiliza la aplicación para configurar y administrar las franjas horarias de sus citas y gestionar las reservas relacionadas. Los delegados también se pueden asignar a proveedores de citas para supervisar el proceso de reserva de citas.
  • Solicitante: como solicitante, utiliza la aplicación para reservar y administrar citas con los proveedores de citas.
  • Administrador o gerente: como administrador o gerente, usa la aplicación de reserva de citas para administrar las franjas horarias de citas en nombre de otros usuarios y todas las reservas.

Configurar y administrar espacios de citas

Como proveedor de reuniones, puede establecer su disponibilidad para reservas y gestionar sus citas.

Para crear espacios para crear citas, siga estos pasos:

  1. Vaya a la aplicación de reserva de citas y seleccione Programar espacios para citas.

  2. En la pantalla Horario de cita, seleccione una fecha en el calendario. Captura de pantalla de la configuración de espacios para citas en la aplicación de reserva de citas.

  3. En el lado derecho de la pantalla, elija el intervalo de tiempo que desea poner a disposición de los Solicitantes, seleccione Agregar.

  4. En la pantalla Agregar espacio para citas, haga selecciones en el menú desplegable para:

    • Tipo de cita
    • Reunión mediante

  5. Seleccione Enviar**.

Nota

Si selecciona En persona en el menú desplegable Reunión a través de, también debe especificar los valores de los campos Ubicación (edificio) y Número de sala.

Para eliminar espacios para crear citas, siga estos pasos:

  1. Vaya a la aplicación de reserva de citas y seleccione Programar espacios para citas.
  2. En la pantalla Horario de cita, seleccione una fecha en el calendario.
  3. Seleccione Quitar en la parte derecha de la pantalla.

Reservar y gestionar citas

Como Solicitante, puede reservar y gestionar sus citas. Para reservar una cita, siga estos pasos:

  1. Vaya a la aplicación de reserva de citas y seleccione Reserva cita nueva.

  2. Abra la pantalla Nuevo reserva y especifique los valores siguientes:

    • Solicitante
    • Tipo de cita
    • Proveedor de reuniones en línea (opcional)
    • Reunión vía (opcional)

  3. Seleccionar Mostrar cita para mostrar todos los espacios para citas disponibles según lo que seleccionó en el paso anterior.

  4. Seleccione Seleccionar para la fecha y hora que quiera reservar.

  5. Visualiza los detalles de la cita en la pantalla de Reservas.

  6. (Opcional) También puede agregar texto en el campo Comentarios.

  7. Seleccione Enviar.

Reservar una cita con un proveedor de reuniones desencadena flujos que inician una serie de acciones:

  • Notificación por correo electrónico de reserva de cita: se envía automáticamente una notificación por correo electrónico tanto al Solicitante como al Proveedor de la reunión
  • Invitaciones de contacto de Outlook: las invitaciones a reuniones de Outlook se crean automáticamente tanto para el solicitante como para el proveedor de la reunión.
  • Agregar nuevo contacto: se crea un nuevo registro de Solicitante en la tabla Contacto si aún no existe ninguno.

Como Solicitante o Proveedor de reuniones, puede cancelar la reserva de una cita. Para cancelar una cita, siga estos pasos:

  1. Vaya a la aplicación de reserva de citas y seleccione Administrar reservas existentes.
  2. En la pantalla Administrar reserva, especifique el Solicitante. Captura de pantalla de la selección del nombre del solicitante en la página Administrar reserva en la aplicación Reserva de citas.
  3. Seleccione Mostrar citas reservadas.
  4. Elija la reserva de cita que desea cancelar y selecciona Administrar cita.
  5. En la pantalla Detalles de la cita, seleccione Cancelar cita. Captura de pantalla de la pantalla Detalles de la cita en la aplicación Reserva de citas.
  6. En la pantalla de Confirmación hay una opción para introducir el motivo de la cancelación. Seleccione Sí, cancelar para confirmar la cancelación. Esto activa el Flujo de invitaciones de Outlook canceladas que cancela las invitaciones a reuniones de Outlook y envía notificaciones por correo electrónico tanto al solicitante como al proveedor de la reunión.
  7. En la pantalla Éxito, seleccione Volver al inicio.

Para reprogramar una reserva de cita existente, siga estos pasos:

  1. Vaya a la aplicación de reserva de citas y seleccione Administrar reservas existentes.
  2. Seleccione el Solicitante del menú desplegable en la pantalla Administrar reserva.
  3. Seleccione Mostrar citas reservadas.
  4. Elija la reserva de cita que desea reprogramar y selecciona Administrar cita.
  5. En la pantalla de Confirmación hay una opción para introducir el motivo de la cancelación. Seleccione Sí, reprogramar para confirmar la cancelación.
  6. En la pantalla Nueva reserva, elija el nuevo horario de cita y seleccione Seleccionar.
  7. En la pantalla Reserva, puede ver los detalles de la cita y agregar cualquier comentario adicional en el campo Comentarios.
  8. Seleccione Enviar. Esto desencadena el flujo de Invitación de Outlook reprogramada que reprograma las invitaciones a reuniones de Outlook y envía notificaciones por correo electrónico tanto al solicitante como al proveedor de reuniones.
  9. En la pantalla Éxito, seleccione Volver al inicio.